Universal Music Group: Das beste Instrument für Planer

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2 Universal Music Group Branche Medienbranche Produkte und Services Musik, Merchandising, Künstlermanagement Website SAP-en und -Services SAP Business Planning and Consolidation Partner SAP Consulting Seit Jahren steht Universal Music ganz oben im Musikgeschäft. Doch die Konkurrenz ist hellwach. Um die Topplatzierung dauerhaft zu halten, ist eine vorausschauende Konzernsteuerung das A und O. Mit SAP Business Planning and Consolidation gelingt das. Die Finanzabteilung führt mit der Anwendung die Planung und das Reporting zusammen und kommt heute in kürzester Zeit zu präziseren Ergebnissen. 2 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

3 Den Ton angeben Die Universal Music Group steht in ihrem Geschäft auf Platz eins der Charts. Und das weltweit. In 59 Ländern ist das vertreten, die Künstler der zahlreichen Labels sind in jedem Winkel der Erde bekannt. Hier stehen aktuelle Größen wie David Guetta oder Rihanna unter Vertrag, aber auch so legendäre Bands wie The Rolling Stones oder U2. Neben dem reinen Musikgeschäft ist Universal Music auch in anderen Bereichen tätig: Mit Bravado gehört beispielsweise der weltweit führende Vermarkter von Merchandising-Rechten zum Konzern. Die lange Tradition des Medienunternehmens startete in Deutschland mit der Gründung der Deutschen Grammophon Gesellschaft Und Deutschland ist nun der Vorreiter eines Projekts, das Universal Music weltweit nachhaltig stärken soll. Universal Music ist das größte Major-Label der Welt. Entsprechend hoch sind unsere Ansprüche auch in Sachen IT. Boris von Wiedebach, VP Finance & Controlling, Universal Music Germany 3 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

4 Ein Hit nach dem anderen Vor einiger Zeit hatte die Universal Music Group bereits ihre IT in den weltweiten Landesgesellschaften umgestellt. Seitdem steuert der Konzern sein Rechnungswesen fast vollständig mit SAP ERP und SAP NetWeaver Business Warehouse. Bis auf die Planung: In diesem Bereich blieben die Prozesse bislang noch auf einem veralteten Stand, die Mitarbeiter nutzten eine selbst entwickelte Insellösung. Sie war umständlich und vor allem nicht in die SAP-Anwendungen integriert. Eine Zusammenarbeit über Abteilungen oder gar Gesellschaften hinweg war entsprechend aufwendig. Die Finanzabteilung der deutschen Tochtergesellschaft suchte daher nach einer, die den Kreis schließt und alle finanzwirtschaftlichen Prozesse auf einheitlicher Basis verbindet. Wir wollten aktuelle Zahlen mit den Planwerten in einem System vereinen und so das operative Geschäft mit Berichtswesen und Planung in Einklang bringen, sagt der Prozessverantwortliche Boris von Wiedebach. Die Planung sollte schneller laufen, die Vorbereitung und Betreuung der Planungsrunden schlanker werden und die Fehlerquote sinken. Eine entscheidende Grundlage, um das auch künftig an der Spitze des Musikgeschäfts zu halten. Eine bessere Planung hilft uns dabei, der Dauerbrenner im Musikgeschäft zu bleiben. Boris von Wiedebach, VP Finance & Controlling, Universal Music Germany 4 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

5 IT in Harmonie Die eigenentwickelte Planungsanwendung des s war nicht mehr zeitgemäß, eine Standardsoftware sollte her. Dabei sollten die Planungsprozesse integrativ und ohne Systembrüche und Schnittstellen zu den bereits definierten Prozessen gestaltet werden. Wartung und Support sind bei einer etablierten in der Regel ebenfalls erheblich einfacher und mit weniger Aufwand verbunden. Der Musikkonzern setzt in der IT auf eine SAP- Strategie, die Entscheidung für SAP Business Planning and Consolidation war daher nur folgerichtig. Für Finanzchef Boris von Wiedebach war die Sache ohnehin eindeutig: Nur eine integrierte SAP- konnte unsere Anforderungen erfüllen. Der Finanzleiter erklärte die neue Software zur Chefsache. Gemeinsam mit dem Fachbereich Finanzen trieb er das Projekt voran. Weil das neue System zum entscheidenden Werkzeug für die Controller werden würde, sollten sie eigenständig die Anforderungen definieren. Wir haben ein Team aus Controllern, einem Koordinator zwischen IT und Fachbereich und externen Beratern zusammengestellt. Die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Boris von Wiedebach, VP Finance & Controlling, Universal Music Germany 5 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

6 Alle Register gezogen Federführend bei der war der freie Berater Christian Neuhaus. Der SAP-Spezialist hat Universal Music schon in der Vergangenheit tatkräftig unterstützt. Gemeinsam mit zwei Beratern von SAP Consulting entwickelte er den Blueprint für die und band von Anfang an den Fachbereich mit ein: Drei Controller von Universal Music sorgten dafür, dass die praktischen Anforderungen an SAP Business Planning and Consolidation effizient umgesetzt wurden. Während der Einführung testeten sie den Proof of Concept auf Herz und Nieren und halfen so dabei, das Projekt jederzeit sicher in der Spur zu halten. Die Einführung verlief sehr pragmatisch im besten Sinne! Unsere haben wir schnell erreicht, erklärt Projektleiter Neuhaus. Die der Planungsfunktionen war nach vier Monaten abgeschlossen parallel zu einer umfassenden ERP-Einführung im Hause Universal Music. Ein Faktor für den raschen Erfolg war der benutzerfreundliche Aufbau der. SAP Business Planning and Consolidation ermöglicht es den Controllern, in ihrer gewohnten Excel-Umgebung zu arbeiten bei voller Integration in die SAP-Landschaft. Einarbeitung, Schulungen und Changemanagement waren daher kaum ein Thema. Startbereit in kürzester Zeit, das trifft es ganz gut, sagt Neuhaus. Finanzleiter von Wiedebach war direkt im Projekt beteiligt. So konnten wir noch während der schnelle Entscheidungen treffen, ohne den langen Dienstweg gehen zu müssen. Prioritäten haben wir so ganz reibungslos angepasst. 4 Monate Kernimplementierungszeit 6 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

7 Duett aus Ist- und Planzahlen Istdaten sind die Basis für fundierte Planungen und sollten schnell bereitstehen. Bislang allerdings mussten sich die Controller von Universal Music die Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammensuchen. Das konnte schon einmal 30 Minuten dauern. Ein Aufwand, der heute entfällt. SAP Business Planning and Consolidation aggregiert die Istdaten automatisch aus dem Data-Warehouse und zeigt sie gemeinsam mit den Plandaten in einem einzigen System an. Was die Controller ermitteln, landet ebenfalls im Data-Warehouse und steht so sofort auch anderen Anwendungen und Mitarbeitern zur Verfügung. Dank dieser zentralen Datenhaltung bleiben die Informationen unternehmensweit jederzeit aktuell und konsistent. Menschliche Fehler werden minimiert, die Datenqualität ist gesichert. Einen Großteil der Arbeit können die Planer direkt in ihrer gewohnten Excel-Umgebung erledigen. Sie brauchen sich nicht erst umzugewöhnen, sondern können sofort loslegen. Die Bedienung ist einfach und weitgehend selbsterklärend. Und: Die ist deutlich leistungsfähiger als die frühere Software, Ergebnisse liegen früher vor. Wie bei einem Mischpult haben unsere Planer heute alle wichtigen Werkzeuge auf einen Blick vor sich. Boris von Wiedebach, VP Finance & Controlling, Universal Music Germany 7 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

8 Verstärker für Controller Von der Absatz- bis zur Planung der Gewinn- und Verlustrechnung: Wir wissen heute jederzeit, wo wir stehen, und können bessere Entscheidungen treffen, sagt Boris von Wiedebach. Die Integration in die SAP- Landschaft reduziert Fehler und schafft Transparenz: So kann Universal Music die eigene Finanzleistung besser mit den Zielwerten vergleichen. Der Musikkonzern vertreibt vorrangig Alben, also Produkte mit einem kurzen Lebenszyklus. Entsprechend häufig muss die Planung aktualisiert, müssen immer wieder neue Stammdaten angelegt werden. Deshalb ist die höhere Geschwindigkeit der ein entscheidender Vorteil: Planungsläufe sind heute deutlich detaillierter als früher und gehen trotzdem rund 20 Prozent schneller. Ergebnisse stehen drei bis fünf Tage früher bereit. Alternativ können unsere Controller heute in der gleichen Zeit wie früher weitaus detailliertere Planungsberichte erstellen, ergänzt von Wiedebach. 20 % schnellere Absatzplanung 8 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

9 Universal Music Group Der große Auftritt folgt Nach dem erfolgreichen Start in Deutschland hat Universal Music inzwischen auch die Landesgesellschaften in Österreich und der Schweiz ins System integriert. Diese nutzten bislang gar keine eigenständige, integrierte Planungslösung. Und das ist erst der Anfang. Inzwischen steht fest: Die soll als Vorbild für den gesamten Konzern dienen. SAP Business Planning and Consolidation wird so künftig die Planung von Universal Music weltweit antreiben. CMP23173 (12/12) 2012 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Dann können wir unsere Zahlen konzernweit konsolidieren in viel kürzerer Zeit und mit deutlich weniger Aufwand als je zuvor, freut sich Boris von Wiedebach. Bildquelle Universal Music Group. Urheberrechtlich geschützt. 9 / SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

10 2012 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen ( SAP Konzern ) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite