Nutzen- und Wirkungscontrolling für die Maßnahmen des IT-Investitionsprogramms. - Vorgehen -

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1 Nutzen- und Wirkungscontrolling für die Maßnahmen des s - Vorgehen - Version: 1.0 Datum: 28. September 2009 Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ZIELE DES DOKUMENTS AUSGANGSSITUATION UND MOTIVATION VORGEHEN ZUM NUTZEN- UND WIRKUNGSCONTROLLING Ableitung und Festlegung der Controlling-Ziele Struktur und Aufbau der Kennzahlen Erfassung der Kennwerte bei den Maßnahmen des IT- Investitionsprogrammes Auswertung der Kennwerte für das Nutzen- und Wirkungscontrolling Verwendung der Kennwerte für Controlling und Prognose im zukünftigen IT-Großprojekt- Management ABLAUFPLAN UND NÄCHSTE SCHRITTE SONSTIGE FESTLEGUNGEN Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 2 von 11

3 1 Einleitung Der Deutsche Bundestag hat am 13. Februar 2009 das Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung beschlossen. Das Gesetz umfasst Investitionen des Bundes im Umfang von 4 Mrd. Euro, von denen 500 Mio. Euro für Maßnahmen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik bereitgestellt werden (). Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik wurde mit der Bewirtschaftung des s im Rahmen der IT-Steuerung des Bundes beauftragt. In den Sitzungen des IT-Rates am 29. Januar, 02. März und 26. März 2009 wurden die Grundlagen für die Umsetzung des s gelegt, die ressortübergreifenden Maßnahmen sowie die haushalterische Abwicklung vereinbart und die Vorgaben für das Programmcontrolling und das Berichtswesen festgelegt. Als weiterer Schritt soll ein Nutzen- und Wirkungscontrolling für die Maßnahmen des s konzipiert und implementiert werden. Mit diesem Nutzenund Wirkungscontrolling ist es möglich, die Verwendung der Mittel im Sinne des IT- Investitionsprogramms und die Erreichung der Ziele dieses s nachzuweisen. 2 Ziele des Dokuments In diesem Dokument werden die geplanten Eckpunkte eines Nutzen- und Wirkungscontrollings für die Maßnahmen des s in Form eines Vorgehensvorschlages beschrieben. Weiterhin wird ein Bezug zur Maßnahme B IT-Großprojektmanagement hergestellt, da das Nutzen- und Wirkungscontrolling und das IT-Großprojektmanagement viele Synergiemöglichkeiten eröffnen. So soll auch eine Erfahrungsdatenbank mit Prognosewerkzeugen für das zukünftige IT-Großprojektmanagement aufgebaut und initial mit den Daten der Maßnahmen aus dem gefüllt werden. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 3 von 11

4 3 Ausgangssituation und Motivation Ziel des Nutzen- und Wirkungscontrollings ist es, die Verwendung der Investitionsmittel im Sinne der Ziele des s sicherzustellen und dokumentieren zu können. Es besteht die einmalige Chance, im Rahmen des Nutzen- und Wirkungscontrollings des es Kenndaten für eine ausgewählte Anzahl von Maßnahmen zu erheben und daraus eine Erfahrungsdatenbank aufzubauen, um parallel zum das zukünftige IT-Großprojekt- Management nachhaltig zu verbessern. Dies ist besonders wichtig, da IT- Großprojekte und IT-Programme ein signifikant höheres Risiko bergen, zu scheitern. Für die Konzeption und Umsetzung des Wirkungs- und Nutzen-Controllings sowie für die Auslegung und den Aufbau einer Erfahrungsdatenbank ist eine unabhängige und fundierte Herangehensweise geboten. Deshalb wird die Konzeption des Wirkungsund Nutzen-Controllings und der Aufbau eines Controlling- und Prognose-Systems für das IT-Großprojekt-Management auf Basis einer Erfahrungsdatenbank durch die TU Clausthal wissenschaftlich begleitet und unterstützt. 3.1 Vorgehen zum Nutzen- und Wirkungscontrolling Ableitung und Festlegung der Controlling-Ziele In einem ersten Schritt wurden die Top-Ziele für das Wirkungs- und Nutzencontrolling sowie für das IT-Großprojekt-Management abgeleitet. Als Ausgangspunkt dienten hierbei insbesondere die Vorgaben des IT-Rates für das im Rahmenkonzept vom 29. Januar 2009 sowie die relevanten Kenndaten für Projekte hinsichtlich Aufwand, Zeitdauer, Funktionalität, Qualität etc. Abbildung 1 zeigt die abgeleiteten Top-Ziele zwischen den Bereichen und IT-Großprojektmanagement, wobei hier bereits mögliche Synergien durch gemeinsame Top-Ziele in beiden Bereichen sichtbar sind: Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 4 von 11

5 Abbildung 1: Ableitung der Top Ziele für Nutzen und Wirkungscontrolling und IT Großprojektmanagement Die Top-Ziele für Wirkungs- und Nutzen-Controlling der PG Invest im sind: 1. Zeitnahe Sicherung und Schaffung von möglichst vielen Arbeitsplätzen in der deutschen IT-Wirtschaft 2. Hohe Sichtbarkeit und positive Wahrnehmung der IT-Maßnahmen in der Öffentlichkeit 3. Stärkung der Zukunftsfähigkeit des deutschen IT-Standorts durch Innovation und Kompetenzaufbau 4. Reduzierung des Energieverbrauchs und schonende Ressourcennutzung in der IT des Bundes 5. Vereinheitlichung und Stärkung der Leistungsfähigkeit der IT des Bundes 6. Verbesserung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes in der IT des Bundes sowie Stärkung der deutschen IT-Sicherheitswirtschaft Die Top-Ziele Nr. 3-6 des Wirkungs- und Nutzen-Controllings im sind ebenfalls Top-Ziele für das zukünftige Management von IT-Großprojekten, so dass sich hier bereits erste Synergieeffekte ableiten lassen. Weitere Top-Ziele des zukünftigen IT-Großprojektmanagements sind: Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 5 von 11

6 7. Verbesserung der Vorhersagbarkeit des Aufwandes 8. Verbesserung der Vorhersagbarkeit der Zeitdauer 9. Verbesserung der Vorhersagbarkeit des Funktionalitätsumfang 10. Verbesserung der Vorhersagbarkeit der Qualität Struktur und Aufbau der Kennzahlen Die Top-Ziele werden mit Hilfe des wissenschaftlich fundierten Verfahrens Goal- Question-Metrik weiter detailliert und verfeinert (siehe Abbildung 2). Schließlich werden Metriken eine Metrik ist ein Messverfahren für eine qualitative oder quantitative Eigenschaft definiert. Mit Hilfe dieser Metriken kann das Erreichen der Teilziele und damit auch der Top-Ziele bewertet werden. Im Rahmen der weiteren Detaillierung und Konkretisierung werden die Teilziele und die zugehörigen Metriken, Kennzahlen und Metadaten definiert. Durch diesen Ansatz wird eine Standardisierung der Kennzahlen für die IT-Projekte erreicht. Dies vermindert den Aufwand bei der Erfassung der Kennwerte bei den IT-Projekten, da diese standardisierten Kennwerte möglichst automatisiert erfasst werden können. Darüber hinaus ist nur auf Basis von standardisierten Kennzahlen das angestrebte Prognose- System für das zukünftige IT-Großprojekt-Management realisierbar. Abbildung 2: Zielableitung und Aufbau der Erfahrungsdatenbank Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 6 von 11

7 3.1.3 Erfassung der Kennwerte bei den Maßnahmen des IT- Investitionsprogrammes Wie Abbildung 3 zeigt, werden die einzelnen Maßnahmen des s den Teilzielen zugeordnet. Die Zuordnung einer Maßnahme zu einem Teilziel bedeutet, dass diese Maßnahme zur Erfüllung des Teilzieles und damit des übergeordneten Top-Ziels beiträgt. Diese Zuordnung erfolgt in Abstimmung mit den Ansprechpartnern für das und den Projektleitern der Maßnahmen. Abbildung 3: Zuordnung der IT Maßnahmen zu den Teilzielen Wie in Abbildung 5 dargestellt, werden für eine Reihe von Maßnahmen jeweils halbjährlich im Zeitraum Mitte 2009 bis Ende 2011 die Kennwerte abgefragt und anonymisiert in der Erfahrungsdatenbank abgelegt. Die Kennwerte sollen im Rahmen von gemeinsamen Sitzungen zwischen wissenschaftlichen Mitarbeitern der TU Clausthal und den Projektleitern der IT-Maßnahmen erfasst werden. Dies sichert die gebotene Unabhängigkeit und Transparenz der Datenerhebung und ermöglicht bei offenen Fragestellungen eine direkte Rückkopplung zwischen den wissenschaftlichen Mitarbeitern und den Projektleitern. Die Ansprechpartner für das werden vorab informiert. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 7 von 11

8 Für zukünftige IT-Großprojekte werden die Kennwerte über die Projektmanagementinfrastruktur, die durch BIT/BVA zur Verfügung gestellt wird, automatisiert erfassbar und nach Freigabe durch den Projektleiter elektronisch in die Erfahrungsdatenbank übertragbar sein Auswertung der Kennwerte für das Nutzen- und Wirkungscontrolling Für das Nutzen- und Wirkungscontrolling sind insbesondere die Top-Ziele Nr. 1-6 aus Kapitel relevant. Für die Top-Ziele wird aus den erhobenen Kenndaten halbjährlich ein aggregierter Bericht für die PG Invest und den IT-Rat erstellt. Dieser Bericht zeigt für das gesamte und die einzelnen Maßnahmenblöcke im die erreichte Wirkung und den erreichten Nutzen des s in Bezug zu den Top-Zielen Verwendung der Kennwerte für Controlling und Prognose im zukünftigen IT-Großprojekt-Management Sind ausreichend viele Kenndaten in der Erfahrungsdatenbank vorhanden, so können aus den Kennwerten und den zugehörigen Metainformationen typische Verlaufskurven für bestimmte Kennzahlen berechnet werden. Auf Basis dieser empirisch belastbaren Verlaufskurven lassen sich dann Abschätzungen, Prognosen und Plausibilitätskontrollen für zukünftige IT-Projekte durchführen. So können zum Beispiel mit Hilfe der Kennwerte für den Aufwand und den zugehörigen Metainformationen, beispielsweise die zeitliche Phase, in der im IT-Projekt dieser Aufwand anfiel, typische Verlaufskurven für den Projektaufwand abgeleitet werden. Auf Basis dieser Verlaufskurven kann dann die Prognose des zu erwartenden Aufwandes von laufenden IT-Projekten verlässlicher vorhergesagt werden (siehe Abbildung 4). Die Erfahrungsdatenbank und das zugehörige Controlling-, Prognose- und Plausibilitäts-System kann nicht nur für ein zentrales Projekt-Controlling hilfreich sein, sondern insbesondere auch direkt die Projektleiter bei ihrer täglichen Planung und Steuerung der IT-Großprojekte unterstützen. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 8 von 11

9 Abbildung 4: Prognose System für das IT Großprojekt Management Die Datenbank soll zentral vom BIT/BVA verwaltet werden. Die Erfassung und Übermittlung der Kennwerte in die Erfahrungsdatenbank als auch die Controlling-, Prognose- und Plausibilitäts-Unterstützung (für zukünftige IT-Großprojekte) sollen direkt in die zur Verfügung gestellte Projektmanagementinfrastruktur des BIT/BVA integriert werden. Dabei sind alle Daten in der Erfahrungsdatenbank anonymisiert, insbesondere im Hinblick auf die Projekte und beteiligten Personen. Da die Erfahrungsdatenbank sensible Daten enthält, ist es wichtig, dass diese Daten sicher verwaltet und der Zugriff auf diese Daten nur für autorisierte Zugriffe ermöglicht wird. 3.2 Ablaufplan und nächste Schritte Die zeitliche Umsetzung des Nutzen- und Wirkungscontrollings ist durch die Laufzeit des definiert. Über einen Zeitraum von 2009 bis 2011 werden ausgewählte Maßnahmen des s in halbjährlichen Berichtszeiträumen evaluiert. Zusätzlich soll parallel auch der Aufbau der Erfahrungsdatenbank erfolgen, wie der Ablaufplan und die entsprechenden Meilensteine in Abbildung 5 zeigen. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 9 von 11

10 Q START Q2 Q : Vorgehen Nutzencontrolling an IT-Rat Mess- & Analysepunkt 1 (Berichtszeitraum: Q3/4 09) Q Mess- & Analysepunkt 2 (Berichtszeitraum Q1/2 10) Q Q4 Q1 Q2 Q3 Q : Konzept Nutzencontrolling an IT-Rat Q2 2010: Konzept Erfahrungsdatenbank an IT-Rat 2010 Mess- & Analysepunkt 3 (Berichtszeitrum Q3/4 10) Q Mess- & Analysepunkt 4 (Berichtszeitraum Q1/2 11) Q Q1 Q2 Q3 Q Mess- & Analysepunkt 5 Prof. (Berichtszeitrum Dr. Rausch Q3/4 11) Q ENDE Q1 Q2 Q3 Q Abbildung 5: Zeitlicher Ablauf und Meilensteine Als nächste Schritte sind vorgesehen: 1. Ausarbeitung des Konzeptes und Vorstellung im IT-Rat am Dazu sind die entsprechenden Metriken, Kennzahlen und Metadaten der Kennzahlen in Abstimmung mit den Projektleitern, den Ansprechpartnern für das und der PG Invest festzulegen sowie in Abstimmung mit den Projektleitern, den Ansprechpartnern für das IT- Investitionsprogramm und der PG Invest ein konkreter Messplan zu erarbeiten, bei welchen Maßnahmen welche Kennwerte erhoben werden und dem IT- Rat in der Sitzung am zur Zustimmung vorzulegen. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 10 von 11

11 2. Nach Zustimmung des IT-Rates zum Konzept am erfolgt die Erhebung der Messdaten vor Ort bei den IT-Maßnahmen durch wissenschaftliche Mitarbeiter der TU Clausthal und die Projektleiter der Maßnahmen. Dauer bis zu einem halben Tag pro Mess- und Analysepunkt (siehe Abbildung 5) pro Maßnahme, bei kleineren Maßnahmen deutlich weniger fortlaufend die Erstellung von halbjährlichen Nutzen- und Wirkungscontrolling- Berichten für den Berichtszeitraum 2009 bis 2011, erstmals zum der Beginn der Konzepterstellung für Erfahrungsdatenbank mit Prognose- Werkzeugen zur Unterstützung des IT-Großprojekt-Managements durch die TU-Clausthal und das Bundesverwaltungsamt 4 Sonstige Festlegungen Das Nutzen- und Wirkungscontrolling ist eine Ergänzung zum bereits vereinbarten Programmcontrolling und Berichtswesen. Die Vorgaben zum Berichtswesen aus dem Bewirtschaftungsschreiben des BMF vom 27. Februar 2009 sowie die Beschlüsse des IT-Rates aus seiner Sitzung vom 26. März 2009 zum Programmcontrolling, Berichtswesen und zur haushalterischen Abwicklung gelten uneingeschränkt weiter. Nach Beschluss durch den IT-Rat bilden die in diesem Dokument genannten Eckpunkte zum Nutzen- und Wirkungscontrolling den verbindlichen Rahmen für die Erarbeitung des Konzeptes. Stand: BMI PG-Invest Version 1.0 Seite 11 von 11