Bundesministerium der Finanzen Herrn Heinz-Ulrich Lüttger Referatsleiter IV A4 Wilhelmstr Berlin

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1 Verband der Auslandsbanken Savignystr Frankfurt Bundesministerium der Finanzen Herrn Heinz-Ulrich Lüttger Referatsleiter IV A4 Wilhelmstr Berlin Kontakt: Markus Erb Andreas Kastl (TEL) (FAX) andreas.kastl@vab.de per an: iva4@bmf.bund.de und heinz.ulrich.luettger@bmf.bund.de 7. Mai 2013\ME Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Sehr geehrter Herr Lüttger, bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom 9. April 2013 erlauben wir uns, Ihnen unsere Stellungnahme zu dem Entwurf für ein BMF-Schreiben zu den o.g. Grundsätzen zukommen zu lassen. Grundsätzlich begrüßen wir es sehr, dass in diesem Entwurf die Auffassung der Finanzverwaltung zu steuerlichen und außersteuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unter Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme zusammengefasst und aktualisiert werden soll. Sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) von 1995, die Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) von 2001 als auch die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung bedürften einer Aktualisierung, insbesondere vor dem Hintergrund des Fortschritts im Bereich der Informationstechnologie (IT). Hierzu haben wir Ihnen nachfolgend unsere Anmerkungen nebst Änderungsvorschlägen aufbereitet. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen gez. Markus Erb gez. Andreas Kastl Verband der Auslandsbanken in Deutschland e.v. Association of Foreign Banks in Germany Interessenvertretung ausländischer Banken, Kapitalanlagegesellschaften, Finanzdienstleistungsinstitute und Repräsentanzen Representation of interests of foreign banks, investment management companies, financial services institutions and representative offices Eingetragen im Register der Interessenvertreter der Europäischen Kommission, Registrierungsnummer:

2 A) Allgemeine Anmerkungen Der Entwurf orientiert sich unseres Erachtens zum einen nicht vollständig an dem neuesten Stand der Informationstechnik und zum anderen werden zusätzliche Anforderungen an die Steuerpflichtigen gestellt. So wird in heutigen Buchführungssystemen nur noch selten die Begriffe Hauptbuch und Grundbuch verwendet. Dementsprechend stellen Journale und Primanoten in heutigen Buchführungssystemen lediglich eine (von vielen) Auswertungsmöglichkeiten dar. Darüber hinaus lässt der Wortlaut des Entwurfs den Eindruck gewinnen, dass gegenwärtig häufig genutzte Verfahren und Begrifflichkeiten, wie bspw. Stapelerfassung, Stapelverarbeitung und Dialogverbuchung, nicht erfasst werden und somit der neueste Stand der Technik nicht berücksichtigt wird. Zudem möchten wir auf die Arbeiten der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) hinsichtlich eines Entwurfs der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz (GoBIT) hinweisen, in denen sowohl Anliegen der Finanzverwaltung als auch der Wirtschaft berücksichtigt worden waren. Möglicherweise können Bestandteile dessen im finalen BMF- Schreiben zu den GOBD ebenfalls Berücksichtigung finden. B) Detailanmerkungen zu den Textziffern Zu Tz. 2: Verantwortlichkeit Der Wortlaut des Entwurfs sieht bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren beim Steuerpflichtigen. In dieser Textziffer sollte klargestellt werden, dass Pflichten als solche eben nicht ausgelagert werden können, sondern lediglich deren organisatorische und technische Erfüllung durch Dritte. VORSCHLAG: Der Wortlaut der Textziffer 2 sollte folgendermaßen geändert werden: ( ) Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungsund Aufzeichnungsfunktionenpflichten auf Dritte (z.b. Steuerberater oder Rechenzentrum).( ) Zu Tz. 9.1: Maschinelle Auswertbarkeit - Ausweitung des Umfangs einer maschinellen Auswertbarkeit für Zwecke des Datenzugriffs Der Entwurf sieht eine Erweiterung des Umfangs maschineller Auswertbarkeit vor, in dem nunmehr Daten, die durch eine reine Volltextsuche oder durch eine Prüfungsmöglichkeit im weitesten Sinne analysiert werden können, von 2

3 der Vorlagepflicht des 146 Abs. 6 AO erfasst werden. Während bisher bereits dann eine maschinelle Auswertbarkeit bei Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben war, wenn diese mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, soll dies nun auch dann der Fall sein, wenn bloß die Möglichkeit einer Volltextsuche besteht. Durch die weite Auslegung des Begriffs der maschinellen Auswertbarkeit ist die Vorlagepflicht nun nicht mehr auf Buchhaltungsdaten und ihre unterstützenden Rechenwerke (Datenbanken oder Rechenwerke zur Ermittlung von steuerrelevanten Daten) beschränkt, sondern umfasst praktisch alle elektronischen Unterlagen, also beispielweise auch mit Textverarbeitungsprogrammen erstellte Briefe, PDF-Dokumente und letztlich auch elektronisch erfasste Abbilder (scannen) von ausgedruckten Dokumenten. Zum einen ist es nicht ersichtlich, inwiefern die Ausweitung der maschinellen Auswertbarkeit eine Betriebsprüfung signifikant zu vereinfachen oder beschleunigen vermag. Zum anderen verliert letztlich der Begriff der maschinellen Auswertbarkeit in der Praxis gänzlich seine Bedeutung als einschränkendes Merkmal zur Auswahl der vorzulegenden steuerrelevanten Daten, da diese bislang zumeist mit einer Auswertbarkeit unter der IDEA- Software (Interactive Data Extraction and Analysis) gleichgesetzt wurde. Des Weiteren sollte jene Anforderungen genauer von Seiten der Finanzverwaltung spezifiziert werden, die eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen sollen. Diese Formulierung ist sehr vage und führt zu Unklarheiten in der Praxis. VORSCHLAG: Die vorgesehene Ausweitung des Umfangs einer maschinellen Auswertbarkeit für Zwecke des Datenzugriffs sollte geprüft werden. Zudem bedürfen die Anforderungen, die eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen sollen, einer Klarstellung und Spezifizierung. Zu Tz. 9.2: Elektronische Aufbewahrung - Verpflichtung zur Archivierung in Ursprungsformaten Im Entwurf wird die in der Vergangenheit von Seite der Steuerpflichtigen häufig kritisierte Forderung festgeschrieben, dass die im DV-System erstellten Dokumente und eingehenden Daten (z.b. im EDI-Verfahren) im jeweilige Ursprungsformat elektronisch aufzubewahren sind. Es erschließt sich nicht, weshalb bei Ausgangsrechnungen oder Verträgen, die mittels einer Textverarbeitung erstellt wurden, das Dokument im Ursprungsformat vorgehalten bleiben muss, wenn bereits eine Kopie des ausgedruckten Dokuments ordnungsgemäß elektronisch aufbewahrt wird. Demgegenüber steht jedoch ein ganz erheblicher organisatorischer Aufwand des Steuerpflichtigen, diese meist dezentralen Prozesse zu erfassen und durch entsprechende interne Anweisungen eine zusätzliche elektronische Archivierung sicher zu stellen. 3

4 Gleiches gilt für die vorgesehene Indexierung und Archivierung von Daten in ihrem Ursprungsformat, wie bspw. jene Datensätze aus dem EDI-Verfahren, wenn diese Daten in ein Inhouse-Format konvertiert werden. Die steuerrelevanten Daten sind für den Prüfer im Inhouse-Format nachvollziehbar und können mit den tatsächlichen Geschäftsvorfällen abgeglichen werden. Auch in diesem Fall stellt die Speicherung der Ursprungsdaten (letztlich eine Verdoppelung der gleichen Daten) u.e. keinen Mehrwert in der Steuerprüfung dar. Diese Archivierung kann aber insbesondere wegen der geforderten eindeutigen Indizierung technische Probleme verursachen, deren oft aufwendige EDV-Lösung entsprechende Kosten auslöst. Ein entsprechender Identitätsnachweis lässt sich u. E. auch über eine Verfahrensdokumentation führen. Darüber hinaus geht diese Forderung auch an der Prüfungspraxis vorbei, da die Ursprungs- bzw. Zwischenformate in der Regel nicht Gegenstand der Prüfung sind. VORSCHLAG: In Textziffer 9.2 sollte der dritte Absatz wie folgt geändert werden: ( ) Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, Verträge, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren, insofern keine Kopie des ausgedruckten Dokuments elektronisch aufbewahrt wird. ( ) Zu Tz. 9.4: Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel - Anforderungen an Archivsysteme im Falle eines Systemwechsels Der Entwurf sieht Voraussetzungen dafür vor, dass im Falle eines technisch oder betriebswirtschaftlich notwendigen Systemwechsels (z. B. Abschaltung eines Altsystems, Datenmigration) die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist durch die Steuerpflichtigen vorzuhalten ist. Hierbei ist festzuhalten, dass Systemwechsel notwendige betriebliche Prozesse darstellen, um die Effizienz, Produktivität und somit die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmungen zu gewährleisten. Die Auslagerung von Daten in Archivsysteme ist bei Systemwechseln häufig die einzige technische Möglichkeit, die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, ohne das Altsystem kostenintensiv aufrecht erhalten zu müssen. Die Anforderung an das Archivsystem, wonach es in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen wie das ehemalige Produktivsystem ermöglichen muss, ist häufig in der Praxis nicht erfüllbar. In diesen Fällen sollte es ausreichen, wenn das Archivsystem gleichwertige Auswertungen ermöglicht, mit denen die Vorgaben der elektronischen Betriebsprüfung erfüllt werden können. VORSCHLAG: In Textziffer 9.4 sollte die Nr. 2. folgendermaßen geändert werden: 4

5 2. Das neue System, das Archivsystem oder das andere System muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglichen, mit denen die Vorgaben der elektronischen Betriebsprüfung erfüllt werden können als wären die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten noch im Produktivsystem. Zu Tz. 10: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit - Kenntnisse des sachverständigen Dritten Gemäß des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss eine Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann ( 145 Abs. 1 AO sowie Tz. 3.1). Zu den Anforderungen an den IT-Sachverstand sieht der Entwurf vor, dass zwar ein allgemeiner DV-Sachverstand erwartet werden kann, nicht jedoch spezielle, produktabhängige System- oder Programmierkenntnisse. Diese limitierten Anforderungen spiegeln unseres Erachtens nicht die Praxis und Eigenorganisation der Finanzverwaltung wieder. Bei der Funktionalität und Komplexität der heutigen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme ist es unerlässlich, dass sich der Prüfer zumindest in die Grundfunktionen des jeweiligen ERP-Programmes und teilweise sogar in detaillierte Teilbereiche einarbeitet. Diesem Erfordernis trägt die Finanzverwaltung auch Rechnung, da sie die Betriebsprüfer umfangreich in diesem Bereich schult. Allerdings wird hierbei der Schulungsschwerpunkt auf in Deutschland häufig verwendete Programme bzw. Systeme gelegt (z.b. SAP und DATEV). Dadurch kommt es in der Praxis zu einer faktischen Ungleichbehandlung der Steuerpflichtigen, die diese ERP-Systeme nicht verwenden. Denn bei diesen Systemen benötigt die Auswertung daher mehr Zeit als bei Systemen, die im Rahmen der Schulungen aufgegriffen werden. In der Praxis kann unter Umständen an die Unternehmen der Vorwurf getragen werden, dass sich ein Prüfer mit dem verwendeten ERP-System nicht innerhalb der als angemessen angesehenen Zeitspanne einen Einblick verschaffen kann. Dies könnte in Konsequenz als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gewertet werden und könnte somit zu einer Verwerfung der Buchführung als Ganzes führen. Die Finanzverwaltung erkennt durch Ihre Schulungspraxis an, dass es erheblich mehr als nur eines allgemeinen DV-Sachverstands bedarf, um die notwendigen Auswertungen im Rahmen einer Betriebsprüfung durchzuführen. Eine punktuelle Schwerpunktsetzung, die aus Sicht der Finanzverwaltung sinnvoll sein mag, darf nicht dazu führen, dass ERP-Systeme, die nicht als Schulungsschwerpunkte erfasst werden, durch ein Absenken der Forderung an den Sachverstand des Dritten, in die Gefahr geraten, den ansonsten hohen Anforderungen an die Ordnungsgemäßheit der Buchführung nicht zu entsprechen. Vor diesem Hintergrund ist es durchaus kritisch anzusehen, dass Betriebpsrüfer einen bestimmten und auf Betriebsprüfer zugeschnit- 5

6 tenen Funktionsumfang bei einem ERP-Programm schon quasi voraussetzen, wie es bspw. in SAP durch die Rollenkonfiguration Tax Auditor ermöglicht wird. Steuerpflichtige wie die Auslandsbanken, die eher Nischenprodukte verwenden, werden somit einem gewissen Anpassungsdruck ausgesetzt. Insbesondere im Kreise unserer Mitgliedsinstitute sind in den meisten Fällen keine deutschen Standard-ERP-Produkte vorzufinden, sondern vor allem ERP-Programme bzw. IT-Systeme aus dem jeweiligen Herkunftsland des Stammhauses. Um einer Ungleichbehandlung im Vergleich zu inländischen Instituten vorzubeugen, sollte dieser Umstand natürlich berücksichigt werden. VORSCHLAG: In Textziffer 10 sollte der fünfte Absatz wie folgt geändert werden: ( ) Von einem sachverständigen Dritten kann zwar Sachverstand hinsichtlich der Ordnungsvorschriften der 145 bis 147 AO und ein allgemeiner DV-Sachverstand erwartet werden, der zwar keine nicht jedoch speziellen, produktabhängigen System- oder Programmierkenntnisse umfasst, jedoch zumindest eine Einarbeitung in die Grundfunktionen des jeweiligen ERP-Programmes und teilweise sogar in detaillierte Teilbereiche ermöglicht. Zu Tz Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen Der Entwurf sieht eine Verpflichtung auf Seiten der Steuerpflichtigen vor, wonach diese auf ihre Kosten auf Verlangen der Finanzverwaltung entsprechende Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen haben. Unseres Erachtens besteht in heutigen Betriebsprüfungen kein Bedarf mehr, alle digitalisierten Unterlagen ausdrucken zu müssen, da die Betriebsprüfer regelmäßig per Datenzugriff bzw. Datenträgerüberlassung die notwendigen Daten beziehen und verarbeiten können. Ein Ausdruck von Unterlagen in begründeten Einzelfällen hingegen ist zumutbar. VORSCHLAG: In Textziffer 10.2 sollte Satz 2 wie folgt geändert werden: ( ) Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die bestimmte Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise, jeweils im Rahmen des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit, auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. 6