Release 2.4. Technische Anleitung zu Untis-Hamburg. Stand: Version: 1.0

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1 Release 2.4 Technische Anleitung zu Untis-Hamburg Stand: Version: 1.0 Erstellt durch: Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) Amt für Verwaltung, Stundenplansoftware Freie und Hansestadt Hamburg

2 Inhalt 1 Installation des Release 2.4 von Untis-Hamburg Starten der Installation des Release 2.4 von Untis-Hamburg Expertentipp: Rücksichern der untis.ini Schritte zur Initialisierung von Untis-Hamburg Berechtigung für die Nutzung von Untis Benutzerverwaltung: Neue Stundenplaner anlegen Initiale Befüllung der Untis-Hamburg-Datenbank Vorhandene Daten öffnen / Lizenzdaten ändern Neuen Stundenplan anlegen / Lizenzdaten eingeben Einstellung der Schuldaten Stundenplan in Untis-Hamburg-Datenbank speichern Anmelden in Untis-Hamburg Bedienungshinweise Datenübernahme aus anderen Stundenplanprogrammen Datenübernahme aus einer bisherigen Untis-Nutzung Sicherung von Stundenplandaten Import von Fächern und Fächerfaktoren Import der Anrechnungsgründe (F-Zeiten) Automatisches Anlegen der A-Zeiten Excel-Export von Berichten an allgemeinbildenden Schulen Einwahl von Zuhause Übermittlung des Berichts zur Ausfallstatistik Konfiguration der Rechner für die Datenübermittlung Eingabe der Jahrgangsstufe bzw. der Schulform Anlegen des Berichtsschuljahres Erstellung der Vertretungsplanung Auslösen des Berichtsdatentransfers Support Informationen Online Frequently asked Questions (FAQs) Störungsmeldungen Fragen zu Untis-Hamburg Anträge zu WebUntis-Hamburg Multiplikatoren Seite 2 / 19

3 1 Installation des Release 2.4 von Untis-Hamburg Die Installation von Release 2.4 ersetzt ein vorhandenes Release Die Installation läuft dabei wie im folgenden Kapitel 1.1 beschrieben ab und dauert ca. 10 min. 1.1 Starten der Installation des Release 2.4 von Untis-Hamburg Die Installation erfolgt in der Regel automatisch über Nacht. Für Desktops (Standgeräte) gilt: Fahren Sie Ihren Rechner am Tag vor dem Installationstermin wie gewohnt herunter. Für Notebooks gilt: Wenn Sie eine Nachtinstallation wünschen, melden Sie sich am Tag vor dem Installationstermin aus Windows ab. Belassen Sie Ihr Notebook nun angeschaltet in der Docking Station am Verwaltungsnetz. Sollte die Installation nicht über Nacht erfolgt sein 2, erscheint kurz nach der Anmeldung folgendes Fenster: Vor dem Starten der Installation schließen Sie bitte die Anwendung Untis Hamburg Wählen Sie nun Sofort installieren oder eine gewünschte Verzögerungszeit und bestätigen mit OK. Sofern Sie nicht mit OK bestätigen, wird die maximale Verzögerungszeit von acht Stunden zugrunde gelegt. Die Installation beginnt entsprechend Ihrer Auswahl. Die Installationsdauer beträgt ca. 10 min. In dieser Zeit ist das folgende Fenster sichtbar. Bitte warten Sie ab, bis dieses Fenster verschwunden ist. Der Installationvorgang ist damit abgeschlossen. Sie finden das Programm nun unter <<Start Alle Programme Untis Hamburg 2.4.1>>. 1 Das Release 2.3 ist im Startmenü als Untis Hamburg aufgeführt. Die letzte Ziffer zählt kleine technische Änderungen während der Release-Entwickung hoch. 2 Die Installation über Nacht ist z.b. nicht möglich, wenn ein Anwender am Rechner angemeldet ist. Seite 3 / 19

4 1.2 Expertentipp: Rücksichern der untis.ini Bei Installation des neuen Releases 2.4 von Untis-Hamburg wird eine neue Untis-Initialisierungsdatei ( untis.ini ) erstellt. Dadurch gehen einige persönliche Einstellungen verloren, z.b. die Liste der zuletzt geöffneten Stundenpläne sowie ggf. von Ihnen festgelegte Pfade zur Dateiablage. Sollten Sie die alten Einstellungen aus Release benötigen, so können Sie diese auf folgendem Weg zurücksichern: Öffnen Sie den Windows Explorer und geben %appdata% in die Adressleiste ein: Betätigen Sie die Return-Taste. Der Alias %appdata% wird wie folgt aufgelöst: Name, Vorname Navigieren Sie nun in den Verzeichnisordner...\Microsoft\AppV\Client\VFS\ B7-98DE-52AE5A2DACC3\AppData\gp- Untis Kopieren Sie von dort die Datei <<untis.ini>> in den Ordner...\Microsoft\AppV\Client\VFS\8238E28A A CF6BCBA4D9\AppData\gp- Untis Dieser Zielordner wird nach dem ersten Aufruf und Beenden des neuen Releases 2.4 erstellt. Seite 4 / 19

5 2 Schritte zur Initialisierung von Untis-Hamburg 2.1 Berechtigung für die Nutzung von Untis Alle Berechtigungen, die für bisherige Releases von Untis-Hamburg eingerichtet sind, gelten weiter. Somit ist für eingerichtete AnwenderInnen von Untis-Hamburg keine Aktion erforderlich. Sie starten Untis-Hamburg wie gewohnt. Wie schon in den Releases 1.2 und 2.2 steht ihnen die Multiuser- Funktionaltiät zur Verfügung, d.h. sie können Stundenpläne in der Datenbank ihrer Schule ablegen und mit den ebenfalls berechtigten Kollegen gemeinsam daran arbeiten. Neue StundenplanerInnen können Untis-Hamburg verwenden, sobald ihre Schulleitung sie dafür berechtigt hat. Dies ist im Folgenden beschrieben. Nur für die Schulleitung ist wichtig: Damit ein/e AnwenderIn Untis-Hamburg nutzen kann, sind drei Schritte erforderlich: Schritt 1: Schritt 2: Die/der AnwenderIn muss mit einem Windows-Account im FHHNET ausgestattet sein. Mit diesem Account kann sie/er sich an jedem Verwaltungsrechner anmelden. Dies ist für die meisten der an Ihrer Schule vorgesehenen BenutzerInnen von Untis-Hamburg bereits im Zuge der letzten Rollouts erfolgt. Der Windows-Account im FHHNET muss für die Nutzung von Untis-Hamburg freigeschaltet sein. Dies ist notwendig, damit Untis-Hamburg startet und die Verbindung mit der Datenbank ihrer Schule im Rechenzentrum hergestellt wird. Auch dies ist für die meisten der an Ihrer Schule vorgesehenen BenutzerInnen bereits erfolgt. Änderungen des Anwenderkreises kann die Schulleitung wie bisher beauftragen: Allgemeinbildende Schulen bei Schul-IT: Mail: Intranet: Dort finden Sie unter Antragsformular Benutzeraccount das Formular dafür. Berufliche Schulen bei HI 33 IT-Auftraege Berufliche Schritt 3: Die AnwenderInnen lt. Schritt 2 müssen innerhalb von Untis-Hamburg eingerichtet sein: Für die Schulleitung geschieht dies automatisch durch die Fachliche Leitstelle. Bei Änderungen in der Besetzung der Schulleitung, wenden Sie sich bitte an das folgende Funktionspostfach - allgemeinb. Schulen: stundenplan-bsb@bsb.hamburg.de - berufl. Schulen: stundenplan-hibb@hibb.hamburg.de. Alle weiteren Untis-BenutzerInnen müssen durch die Schulleitung mit Ihrem Windows-Loginnamen als PlanerInnen in Untis-Hamburg eingetragen werden. Dies ist im folgenden Abschnitt beschrieben. Sind alle drei Schritte vollzogen, was für die meisten Anwender schon seit den vorigen Untis- Hamburg-Releases der Fall sein sollte, ist der Zugriff auf die Anwendung möglich. Untis- Hamburg übernimmt die Windows-Anmeldung automatisch und fordert keine weitere Kennworteingabe (Single Sign On). 3 Schulleitung und PlanerInnen haben innerhalb von Untis-Hamburg gleiche Berechtigungen. Lediglich das Recht Benutzerverwaltung ist der Schulleitung vorbehalten. 3 In Release 1.2 musste man beim Windows-Login auf die Groß-/Kleinschreibung achten, damit Untis den Login-Namen richtig erkennt. Dies ist ab Release 2.2 nicht mehr erforderlich. Seite 5 / 19

6 2.2 Benutzerverwaltung: Neue Stundenplaner anlegen Dieser Abschnitt beschreibt detailliert den o.g. Schritt 3 zur Anlage neuer PlanerInnen in Untis-Hamburg durch die Schulleitung. Als Schulleitungsmitglied gehen Sie in Untis-Hamburg wie folgt vor, um PlanerInnen anzulegen: musterma Geben Sie Ihren Loginnamen ein und melden sich in Windows an. Starten Sie Untis Hamburg: Der Programmaufruf erfolgt über Start Alle Programme Untis Hamburg Untis Hamburg Es öffnet sich der Begrüßungsbildschirm, Willkommen bei Untis, den Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen unten rechts beenden können. SL-Loginname stvsl-loginn. Öffnen Sie das Menü: Module Multiuser Benutzerverwaltung Benutzer Nun können Sie die PlanerInnen Ihrer Schule hinzufügen, soweit noch nicht erfolgt. Die Anwender lt. Schritt 2 (s.o.) und ihre Loginnamen haben die Schulleitungen / stv. Schulleitungen bereits mit separater Mail im März d.j. mit Rollout des Release 1.2 erhalten! Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Neu Es öffnet sich der Dialog <<Neuer Benutzer>> Tragen Sie den Loginnamen des Planers ein 4 und wählen die Benutzergruppe aus dem Drop-Down-Menü Benutzergruppe Achtung: Die Auswahl gelingt ausschließlich über das Drop Down-Menü! Bestätigen Sie mit OK Nach diesem dritten, letzten Schritt kann der/die PlanerIn nun Untis- Hamburg verwenden. Wiederholen Sie das Vorgehen für alle einzurichtenden PlanerInnen. Wichtige Hinweise für die Schulleitung zur Benutzerverwaltung: Bei personellen Veränderungen der Planer an Ihrer Schule denken Sie bitte daran, die An- bzw. Abmeldung ggf. für alle o.g. drei Schritte durchzuführen. 4 Es ist keine Kennwortvorgabe mehr erforderlich, wie im früheren Release 1.2. Seite 6 / 19

7 2.3 Initiale Befüllung der Untis-Hamburg-Datenbank Ab Release 1.2 unterstützt Untis-Hamburg die Zusammenarbeit mehrerer PlanerInnen an einem Stundenund Vertretungsplan durch die Multiuser-Funktionalität. Dies funktioniert auf Basis einer zentralen Untis- Hamburg-Datenbank für jede Schule. In der Datenbank können alle Stunden- und Vertretungspläne der Schule gespeichert werden. Jeder Plan entspricht dabei dem Inhalt einer gpn-datei. Zusätzlich ist in der Datenbank gespeichert, wer auf sie Zugriff hat. Das Hinzufügen von StundenplanerInnen durch die Schulleitung ist im vorigen Kapitel beschrieben. Zu Beginn der Arbeit mit Untis-Hamburg muss die Datenbank initial befüllt werden. Die initiale Befüllung sollte einmalig durch die Schulleitung oder eine(n) von ihr benannte(n) PlanerIn erfolgen. Viele Schulen werden diese initiale Befüllung der Datenbank bereits mit einem vorigen Release vorgenommen haben. Falls nicht, benötigen Sie für die initiale Befüllung der Untis-Hamburg-Datenbank Ihrer Schule - die Lizenzdaten: Die Lizenzdaten haben Sie mit separater Postsendung von Gruber & Petters im Zuge des Rollouts des Schulungsreleases Ende 2013 bereits erhalten. - eine.gpn-datei: Möchten sie den Inhalt einer vorhandenen gpn-datei in die Datenbank übernehmen, fahren Sie mit dem folgenden Kapitel fort. Falls Sie noch keine Daten in einer.gpn Datei gespeichert haben, legen Sie zunächst eine solche Datei neu an. Fahren Sie hierzu direkt mit Kapitel fort. Schulen mit mehreren Standorten Wurden bisher an verschiedenen Standorten Stundenpläne erstellt, so müssen diese zunächst in eine gpn-datei zusammengeführt werden. o o War an allen Standorten bereits Untis im Einsatz, so kann die Zusammenführung in Untis durchgeführt werden. Das Vorgehen hierzu ist in der Anleitung Untis für Hamburg, Kap. 11 Zusammenführen mehrerer Standorte detailliert beschrieben. Dieses Dokument erhalten Sie unter folgendem Link: Waren andere Stundenplanprogramme im Einsatz (z.b. Planatics, Konrex, davinci), so unterstützen wir Sie gemeinsam mit Gruber & Petters bei der Datenübernahme und Zusammenführung in Untis. Wenn Sie daran Interesse haben, wenden Sie sich bitte zunächst an den User Help Desk (s. Kap. 5 Support ). Sofern bisher noch keine Stundenplandaten vorliegen, beginnen Sie mit einer neuen Datei lt. Kapitel und speichern diese in die Untis-Hamburg Datenbank (s. Kapitel 2.3.4). Ihre Standorte bilden Sie dort mit Hilfe von Abteilungen ab (s. Anleitung Untis für Hamburg, Kap.11.3 Definition von Abteilungen sowie Untis Multiuser Handbuch, Kap. 8, Arbeiten mit Abteilungen ) Seite 7 / 19

8 2.3.1 Vorhandene Daten öffnen / Lizenzdaten ändern Wenn Sie bereits Daten in einer.gpn Datei gespeichert haben, z.b. bei der Untis-Schulung oder der Arbeit mit dem vorigen Release, dann übertragen Sie diese auf das Laufwerk D:\ und dort z.b. in einen neu anzulegenden Ordner Untis-Hamburg. Nun können Sie Ihre gpn-datei in Untis-Hamburg über das Menü Datei Öffnen auswählen und laden. Öffnen Sie nun das Lizenzdatenfenster über Einstellungen Lizenzdaten und prüfen die Korrektheit der Lizenzdaten bzw. tragen dort die von Gruber & Petters per Post erhaltenen Lizenzdaten ein. Eintrag löschen Eintrag frei editierbar Beachten Sie bitte, dass Sie die Lizenzdaten zeichen- und leerstellengenau so eingeben müssen, wie Sie sie auf dem Lizenzblatt vorfinden. Geben Sie die Schulbezeichnung und die Lizenznummern ein. Entfernen Sie den Eintrag beim Ablaufdatum. Im Feld Land wählen Sie Deutschland, als Region Hamburg. Die fünfstellige Kunden-Nummer finden Sie rechts oben auf dem Lizenzblatt. Die Fußzeile ist frei editierbar. Sie wird z.b. auf Berichten mit ausgegeben. Nach dem erfolgreichen Eingeben der Lizenzdaten bestätigen Sie mit Ok Hamburg einfügen Kunden-Nr. einfügen Sie werden gefragt, ob Sie die Datei nun speichern wollen. Wählen Sie Ja Fahren Sie anschließend fort mit Kapitel Einstellung der Schuldaten. Seite 8 / 19

9 2.3.2 Neuen Stundenplan anlegen / Lizenzdaten eingeben Um einen neuen Stundeplan anzulegen, wählen Sie das Menü Datei Neu. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem Sie die Lizenzdaten eingeben, die Sie mit separater Postsendung bereits erhalten haben. Beachten Sie bitte, dass Sie die Lizenzdaten zeichen- und leerstellengenau so eingeben müssen, wie Sie sie auf dem Lizenzblatt vorfinden (2 Zeilen für die Schulbezeichnung, 3 Felder Lizenznummern). Geben Sie die Schulbezeichnung und die Lizenznummern ein. Das Feld Ablaufdatum bleibt leer. Im Feld Land wählen Sie Deutschland, als Region Hamburg. Die fünfstellige Kunden-Nummer finden Sie rechts oben auf dem Lizenzblatt. Die Fußzeile ist frei editierbar. Sie wird z.b. auf Berichten mit ausgegeben. Nach dem erfolgreichen Eingeben der Lizenzdaten bestätigen Sie mit Ok Sie werden gefragt, ob Sie die Datei nun speichern wollen. Wählen Sie Ja Daraufhin öffnet sich die Navigation für das Abspeichern von Dateien. Navigieren Sie zu einem Ablageort, z.b. legen Sie auf Laufwerk D:\ einen neuen Ordner <<Untis- Hamburg>>.an, wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Untis Datei (z.b. Stundenplan_2013_2014) und drücken Sie <Speichern>. Sie haben nun eine Untis Datei mit der Endung.gpn angelegt. Seite 9 / 19

10 2.3.3 Einstellung der Schuldaten Für eine ordnungsgemäße Funktion von Untis-Hamburg sind folgende Schuldaten erforderlich: Öffnen Sie das Menü Einstellungen Schuldaten Allgemeines Tragen Sie dort Ihre vierstellige Schulnummer (5xxx) sowie das Kürzel der Schulart Ihrer Schule ein: Y Gymnasium S Stadtteilschule G Grundschule F Sonder- und Förderschule, ReBBZ B Berufliche Schule Der Eintrag Region <<Hamburg>> ist vorausgefüllt: Ändern Sie falls erforderlich Beginn und Ende des gewünschten Schuljahres unter Verwendung des eingebauten Kalenders. Bestätigen Sie mit OK Stundenplan in Untis-Hamburg-Datenbank speichern Die initiale Befüllung sollte einmalig durch die Schulleitung oder eine(n) von dieser benannten PlanerIn erfolgen. Anschließend können alle PlanerInnen auf die in die Datenbank gespeicherten Stundenplandaten zugreifen. Voraussetzungen für die Befüllung der Untis-Hamburg-Datenbank: Eine gpn-datei liegt vor und ist in Untis-Hamburg geöffnet. Die Lizenzdaten und die Schuldaten sind angepasst, siehe Kap bis Gehen Sie nun wie folgt vor: Öffnen Sie das Menü: Datei In Datenbank speichern Erstellen Sie eine neue Version durch Anklicken des Buttons Neu Seite 10 / 19

11 2.4 Anmelden in Untis-Hamburg Verbesserung der Anmeldung ab Release 2.2: Geben Sie die Versions-Nr. 1 sowie einen beschreibenden Text ein. Bestätigen Sie 2x mit OK Ihre Daten werden nun in die Untis-Datenbank gespeichert. Ergänzende Hinweise zur Versionierung finden Sie in der Anleitung Untis für Hamburg 2.4 auf der Webseite von Gruber & Petters Im Login-Dialog ist nun die Verwaltung von Schuljahren und Versionen möglich. Ab Release 2.2 von Untis-Hamburg müssen Sie beim Windows-Login nicht mehr auf die Groß-/Kleinschreibung achten. Haben Sie bereits mit einem vorigen Release von Untis-Hamburg gearbeitet, so starten Sie Untis wie gewohnt. Sofern Sie zum ersten Mal mit Untis-Hamburg arbeiten, öffnet sich der Begrüßungsbildschirm, den Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche unten rechts <<Schließen>> beenden können. Öffnen Sie nun das Menü Datei Login Nach ca. 10 sec. öffnet sich der Login-Dialog, s. Abb. rechts. Wählen Sie entsprechend der initialen Befüllung Schuljahr und Versionsnummer. aus. Das Feld Benutzer enthält Ihren Loginnamen. Dieser kann nicht verändert werden. Ist Ihr Loginname nicht angezeigt, so ist Ihr Untis-Benutzer nicht korrekt eingerichtet. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Schulleitung. Bestätigen Sie mit OK Nun werden die Daten der ausgewählten Version aus der Datenbank auf Ihren Rechner geladen. Ihr Loginname Beginnen Sie nun mit der Stunden- bzw. Vertretungsplanung. Unterstützung dabei bieten auch die Untis- Handbücher sowie die Untis-Hilfe und der Eingabeassistent, die Sie jederzeit über? Hilfethemen resp.? Eingabeassistent öffnen können. Seite 11 / 19

12 3 Bedienungshinweise 3.1 Datenübernahme aus anderen Stundenplanprogrammen Haben Sie bereits ein anderes Stundenplanprogramm im Einsatz (z.b. Planatics, Konrex, davinci), so unterstützen wir Sie gemeinsam mit Gruber & Petters bei der Datenübernahme nach Untis. Wenn Sie daran Interesse haben, wenden Sie sich bitte zunächst an den User Help Desk (s. Kap. 5 Support ). 3.2 Datenübernahme aus einer bisherigen Untis-Nutzung Wie Sie eine gpn-datei aus der Arbeit mit dem vorigen Release übernehmen, wurde in Kapitel erläutert. Aber auch wenn Sie vor Untis-Hamburg schon Untis eingesetzt haben, können Sie mit Untis-Hamburg auch Ihre bisherigen gpn-dateien grundsätzlich genauso öffnen, wie in Kapitel beschrieben. Öffnen Sie aber keine gpn-datei, die Sie für das zurückliegende Schuljahr noch benötigen, da Untis-Hamburg die Absenzgründe automatisch an den mit dem Gesamtpersonalrat vereinbarten Standard anpasst, der für das Schuljahr 2014/15 gültig wird. Verwenden Sie zur Initialbefüllung von Untis-Hamburg-Multiuser sicherheitshalber immer eine Kopie Ihrer gpn-datei! 3.3 Sicherung von Stundenplandaten Seit Einführung von Release 1.2 verwendet Untis-Hamburg eine zentrale Untis-Hamburg-Datenbank pro Schule, in der alle Stundenplandaten dieser Schule gespeichert werden können. Die von der/dem StundenplanerIn in Untis eingegebenen Daten werden bei Arbeit mit der Datenbank nach jedem Arbeitsschritt sofort in die Datenbank geschrieben. Eine Sicherung der Daten in gpn-dateien ist nicht mehr erforderlich. Eine Backup-Sicherung der Datenbanken erfolgt täglich durch Dataport. 3.4 Import von Fächern und Fächerfaktoren Um neu mit Untis beginnenden Schulen das Anlegen der Fächer zu erleichtern, sind für Hamburg folgende Vorlagen vorbereitet worden. Gymnasien: hh_gym_fächer.txt Stadtteilschulen: hh_sts_fächer.txt Sofern Sie nicht bereits mit einem der vorigen Releases den Import in die gpn-datei vorgenommen haben, können diese wie folgt importiert werden. Wählen Sie Menü Datei Import/Export Import DIF-Datei Fächer Markieren Sie als Trennzeichen Tabulator Bestätigen Sie mit OK Geben Sie nun folgendes Verzeichnis ein - am besten kopieren Sie sich den genannten Pfad aus diesem Dokument (Strg+C) in die Dialogbox Import DIF-Datei Fächer in das untere Feld Dateiname (Strg+V). %ALLUSERSPROFILE%\Microsoft\AppV\Client\Integration\8238E28A A CF6BCBA4D9\Root\ Für die Grundschulen wird keine gesonderte Tabelle zur Verfügung gestellt, alle Fächer haben jahrgangsunabhängig den Faktor 1,35 und Sprachförderung 1,20 Seite 12 / 19

13 3.5 Import der Anrechnungsgründe (F-Zeiten) Die Anrechnungsgründe können unter heruntergeladen werden. Speichern Sie die Datei auf ein lokales Laufwerk, z.b. D:\. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei anrechnungsgründe.zip und entpacken Sie diese. Importieren Sie die Textdatei über den Menüaufruf Datei Import/Export Import DIF-Datei Anrechnungsgründe Wählen Sie als Trennzeichen zwischen den Feldern den Tabulator und bestätigen mit OK. Im sich öffnenden Verzeichnisbaum navigieren Sie zu der soeben extrahierten Datei anrechnungsgründe.txt und bestätigen mit Öffnen Folgende Anrechnungsgründe werden geladen, s. Abbildung rechts: Diese Liste ist erweiterbar. Seite 13 / 19

14 3.6 Automatisches Anlegen der A-Zeiten Ab Release 2.2 können die teilbaren und unteilbaren A-Zeiten der Lehrer automatisch erstellt werden. Auch das Ausrechnen des Soll/Woche kann für teilzeitbeschäftige Lehrer wenn erwünscht automatisch erfolgen. Ausrechnen des Soll/Woche: Bei teilzeitbeschäftigten Lehrern kann unter Stammdaten Lehrer im Feld Soll/Woche der Soll-Wert automatisch ausgerechnet werden. So ergibt sich beispielsweise bei einem 50% beschäftigten Lehrer der Eintrag von 23,285 Werteinheiten (100% = 46,57). Anlegen der A-Zeiten: Folgende Anrechnungsgründe werden automatisch erstellt: Für die unteilbaren A-Zeiten: A1 KonF (A1 - Konferenz und Fortbildung ) Für die teilbaren A-Zeiten: A2 AufVertr (A2 - Aufsicht und Vertretungen) Hierbei liegen folgende Werte zugrunde: Schulform unteilbare A-Zeit teilbare A-Zeit Grundschule 1,8 2,0 Sonderschule 1,8 2,0 Gymnasium 1,8 2,0 Stadtteilschule 2,5 2,0 Berufliche Schule 3,0 2,0 Das Anlegen der A-Zeiten wird im Anrechnungsfenster über die Schaltfläche <<A-Zeiten anlegen>> gestartet: Module Wertrechnung Anrechnungen Für die Berechnung der teilbaren A-Zeit ist ausschließlich der Soll-Wert des Lehrers relevant. Seite 14 / 19

15 3.7 Excel-Export von Berichten an allgemeinbildenden Schulen Untis bietet die Möglichkeit eines Excel-Exports von Berichten. Bei den allgemeinbildenden Schulen ist Excel jedoch nicht lokal sondern nur in der Citrix-Umgebung verfügbar. Es kann vom lokal installierten Untis nicht direkt erreicht werden. Hilfsweise schreibt Untis Ihnen die Exportdaten in die Windows-Zwischenablage. Für den Export von Berichten nach Excel führen Sie bitte folgende Schritte durch: Gehen Sie auf Berichte Auswahl... und wählen Sie den Bericht an, den Sie in Excel exportieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche <<Excel-Ausgabe>> in der Hauptsymbolleiste und treffen Sie die gewünschten Einstellungen zur Ausgabe. Untis erkennt, dass kein Excel installiert ist, speichert die Daten in die Zwischenablage und gibt folgende Meldung aus: Excel ist nicht installiert oder kann nicht verwendet werden. Wollen Sie den Bericht in die Zwischenablage kopieren? Bestätigen Sie diese Untis-Frage und den folgenden Untis-Hinweis jeweils mit OK Starten Sie nun Ihr Excel in der Citrixumgebung. Fügen Sie die Berichtsdaten aus der Zwischenablage in Excel ein, indem Sie im Menü Start auf Einfügen klicken. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination <<Strg + V>> zum Einfügen verwenden. 3.8 Einwahl von Zuhause Ab Release 2.2 ist der Zugriff auf die Untis-Datenbank auch von Zuhause mittel VPN-Einwahl möglich. Es werden sowohl kabelgebundene als auch WLAN-Verbindungen unterstützt. Hierzu wählen Sie sich bitte wie gewohnt von Zuhause ein. Bitte beachten Sie, dass das Laden eines mittleren Stundenplans aus der Untis-Datenbank mehrere Minuten dauern kann. Während dieser Zeit darf keine andere Interaktion erfolgen. Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen laufend den Ladestatus an. Seite 15 / 19

16 4 Übermittlung des Berichts zur Ausfallstatistik Für die Übermittlung der Berichtsdaten zur Ausfallstatistik sind folgende Schritte durchzuführen: 1. Konfiguration der Rechner für Datenübermittlung: - Eingabe der schulspezifischen Zugangsdaten, die Sie mit dem vorliegenden Schreiben erhalten haben. - Erfolgt einmalig und nur für die Rechner, von denen die Datenübermittlung durchgeführt werden soll. 2. Eingabe der Jahrgangsstufe bzw. Schulform: - Erfolgt einmalig pro Klasse. 3. Anlegen des Berichtsschuljahres: - Erfolgt einmalig je Schuljahr. 4. Erstellung der Vertretungsplanung - laufend 5. Auslösen des Berichtsdatentransfers - Erfolgt wöchentlich. Diese Schritte werden im Folgenden ausführlich erklärt. 4.1 Konfiguration der Rechner für die Datenübermittlung Für die schulspezifische Übermittlung der Berichtsdaten zur Ausfallstatistik an die BSB müssen Sie Ihr lokales Untis-Hamburg auf Ihrem Verwaltungsrechner einmalig vorab konfigurieren. Hierzu öffnen Sie in Untis den Menüpunkt Datei Import/Export WebUntis und wählen Einstellungen. Im sich öffnenden Dialogfenster, s. folgende Seite, geben Sie die schulspezifischen Zugangsdaten ein, d.h. den Schulnamen und das Passwort, die Sie in KW 34 per Post 5 erhalten haben. Die allgemeingültigen Einträge haben wir für Sie bereits erstellt. Diese müssen genau der nachfolgenden Abbildung entsprechen: 5 Expertentipp für Schulen, die WebUntis nutzen: Die Berechtigungsprüfung der Schule bei der Berichtsdatenübermittlung wird von WebUntis vorgenommen. Aus diesem Grund wird hier der WebUntis-Account Untis verwendet. Er hat in WebUntis nur das eine Recht Zugriff über Untis. Sie haben auf Ihre Anforderung hin zusätzlich einen Admin-Account für WebUntis erhalten. Verwenden Sie hier in jedem Fall den Account Untis, nicht den Admin- Account. Seite 16 / 19

17 Bestätigen Sie nun mit OK. 4.2 Eingabe der Jahrgangsstufe bzw. der Schulform Untis-Hamburg fasst die Berichtsdaten für die allgemeinbildenden Schulen nach Jahrgangsstufen bzw. für die berufsbildenden Schulen nach Schulformen zusammen. Geben Sie daher bitte vorab die Jahrgangsstufen bzw. Schulformen für jede Klasse ein. Allgemeinbildende Schulen: Unter Stammdaten Klassen in der Spalte Stufe wird die Jahrgangsstufe eingetragen. Ist dort keine Jahrgangsstufe oder 0 eingegeben, so werden die Unterrichte dieser Klassen nicht berücksichtigt. Berufliche Schulen: Die Schulform wird unter Stammdaten Klassen in der Spalte Schulform ausgewählt. Ist bei Berufsschulen im Feld Schulform kein Eintrag, so wird die Klasse nicht ausgewertet. Bei der Schulform BFS muss vom Anwender noch in teilqualifiziert und vollqualifiziert unterschieden werden. Hierzu wird bei der Schulform BFS unter Stammdaten Klassen in der Spalte Statistik ein t respektive ein v eingetragen. Im Bericht erscheint BFS/v bzw. BFS/t. 4.3 Anlegen des Berichtsschuljahres Bevor Sie den ersten Datentransfer auslösen muss weiterhin einmal je Schule und Schuljahr das Berichtsschuljahr angelegt werden. Wählen Sie hierzu: Datei Import/Export WebUntis. Betätigen Sie nun die Schaltfläche Stammdaten. Nun ist im Übertragungssystem das Schuljahr Ihres aktuell geöffneten Stundenplans angelegt. Seite 17 / 19

18 4.4 Erstellung der Vertretungsplanung Untis-Hamburg erzeugt die Berichtsdaten zur Ausfallstatistik basierend auf den laufend im Untis- Vertetungsmodul eingepflegten Inhalten. Hinweise zur Vertretungsplanung: Erstellen Sie im Untis-Hamburg-Vertretungsmodul Ihren Vertretungsplan wie es im Schulungsmodul Vertretungsplanung gezeigt wurde. Detaillierte Bedienungshinweise, Abbildungen der Dialogfenster und Beispiele sowie alle Vertretungskategorien finden Sie zudem in der Anleitung Untis für Hamburg von Gruber und Petters in Kap. 9: Dieses Dokument finden Sie auf der Webseite von Gruber und Petters unter der Internetadresse Grundschulen erhalten außerdem spezifische Hinweise zur Handhabung der Vertretungsplanung in dem Dokument Anleitung Vertretungsplanung Grundschulen für Hamburg. Auch dieses Dokument finden Sie auf der Webseite von Gruber und Petters unter der Internetadresse Auslösen des Berichtsdatentransfers Zur wöchentlichen Übermittlung der Berichtsdaten wählen Sie Datei Import/Export WebUntis und betätigen die Schaltfläche Ausfallstatistik. Allgemeinbildende Schulen senden die Ausfallstatistikdaten am Freitagnachmittag. Berufsbildende Schulen senden die Ausfallstatistikdaten am Montagvormittag. Sollte der Berichtstag ein Ferien-, Feier- oder Brückentag sein, so übermitteln Sie die Berichtsdaten am letzten Schultag zuvor. Hinweis: Falls Sie noch einzelne Korrekturen nach dem Absenden der Berichtsdaten vornehmen, so können Sie die Daten erneut übermitteln. Es werden nur die Daten des letzten Übermittlung übernommen. Hinweis: Die Berichte zur Ausfallstatistik können Sie in Untis aufrufen unter Berichte Auswahl Vertretungsplanung Ausfallstatistik. Seite 18 / 19

19 5 Support 5.1 Informationen Online Der Hersteller Gruber & Petters stellt auf seiner Website umfangreiche Informationen zu Untis bereit: Unter anderem finden Sie dort: Handbücher, Anleitungen und Dateien zum Download: U.a. Formular zur kostenpflichtigen Bestellung weiterer gedruckter Handbücher Support-Forum/Support Forum Hamburg: Frequently asked Questions (FAQs) Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Untis-Hamburg haben wir für Sie zusammengestellt. Diese finden Sie unter dem Link Störungsmeldungen Bei Störungen und Problemen in Untis-Hamburg wenden Sie sich bitte immer mit dem Stichwort Stundenplansoftware/Untis an den zentralen User Help Desk(UHD) bei Dataport, bei dem Sie auch bisher alle Störungen gemeldet haben. Sie finden die für Sie geltende Nummer auf Ihrem Rechner unter Start Alle Programme Dataport-Toolbox auf dem Reiter <<Rechnerinfo>> unter <<Störungsannahme>>. Fachliche Anfragen werden vom UHD bei Dataport an den BSB Fachsupport weitergeleitet, der daraufhin kurzfristig mit Ihnen Kontakt aufnimmt. 5.4 Fragen zu Untis-Hamburg Bei Fragen zu Untis-Hamburg wenden Sie sich bitte ebenfalls mit dem Stichwort Stundenplansoftware/ Untis an den zentralen UHD bei Dataport,.s. vorstehendes Kapitel. 5.5 Anträge zu WebUntis-Hamburg Sofern Sie WebUntis-Hamburg nutzen wollen, wenden Sie sich bitte an folgende Adresse. Allgemeinbildende Schulen bei Schul-IT: o Mail: stundenplan-bsb@bsb.hamburg.de Berufliche Schulen bei HI 33 o Mail: Stundenplan-HIBB@hibb.hamburg.de 5.6 Multiplikatoren Die Firma Gruber&Petters bietet auf Basis einer Vereinbarung mit der BSB die Unterstützung durch Multiplikatoren an. Diese Unterstützung können Sie auf der Webseite von Gruber&Petters unter anfordern. Melden Sie sich möglichst frühzeitig dazu an, dies garantiert Ihnen rasche Hilfestellung. Sollten sich die Anfragen zu Schuljahresbeginn häufen, kann es zu Wartezeiten kommen. Seite 19 / 19