Rundschreiben 535/2016. An die Landkreise in Hessen

Transkript

1 Rundschreiben An die Landkreise in Hessen 535/2016 Frankfurter Str Wiesbaden Telefon (0611) Durchwahl (0611) Telefax-Zentrale (0611) PC-Fax-Zentrale (0611) PC-Fax-direkt (0611) zentrale: info@hlt.de -direkt: ruehl@hlt.de Datum: Az. : Rü/Ke/902.00; L021.1 Beschleunigungserlass hinsichtlich der Aufstellung und Prüfung von doppischen Jahresabschlüssen für Haushaltsjahre bis einschließlich 2015 verlängert Mit dem neuen Beschleunigungserlass gewährt das HMdIS den hessischen Kommunen die aus der Vergangenheit bekannten Erleichterungen hinsichtlich der Aufstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen bis einschließlich Haushaltsjahr 2015 Sehr geehrte Damen und Herren, mit Erlass vom 30. Juli 2014 (IV 4-15 i 01.01) hatte das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) Erleichterungsmöglichkeiten hinsichtlich der Aufstellung und Prüfung von doppischen Jahresabschlüssen für die Haushaltsjahre bis einschließlich 2013 eingeräumt. Nach Aussage des HMdIS sei es mit diesen Erleichterungsmöglichkeiten gelungen, Rückstände bei der Aufstellung doppischer Jahresabschlüsse durch die hessischen Kommunen zu einem erheblichen Teil aufzuarbeiten. Jedoch sieht das HMdIS auch aktuell den Bedarf für Erleichterungsmöglichkeiten hinsichtlich der Aufstellung kommunaler Jahresabschlüsse für die Haushaltsjahre nach Vor diesem Hintergrund hat das HMdIS die im Erlass vom 30. Juli 2014 eingeräumten Erleichterungsmöglichkeiten in Bezug auf die Aufstellung doppischer Jahresabschlüsse durch die hessischen Kommunen per Erlass vom 29. Juni 2016 (Beschleunigungserlass) auf die Haushaltsjahre 2014 und 2015 ausgedehnt. Erleichterungsmöglichkeiten für die Jahresabschlüsse nach 2015 hat das HMdIS jedoch in diesem Zusammenhang definitiv ausgeschlossen. Mit dem nun vorliegenden Beschleunigungserlass können die bereits im entsprechenden Vorläufererlass aufgezeigten Möglichkeiten zur beschleunigten Aufstellung doppi-

2 scher Jahresabschlüsse bis einschließlich des Haushaltsjahres 2015 unter modifizierten Maßgaben genutzt werden. Insbesondere kann der Gemeindevorstand bzw. Kreisausschuss im Rahmen des ihm zustehenden Ermessens folgende Möglichkeiten zur Beschleunigung der Aufstellungsarbeiten nutzen: Hinsichtlich der Ermittlung bzw. dem Ansatz und der Ausweisung von Forderungen, Rechnungsabgrenzungsposten, Sonderposten und Verbindlichkeiten können nach den Verhältnissen der jeweiligen Kommune auch weiterhin angemessene Wertgrenzen bestimmt werden. Ausgenommen hiervon sind unverändert Verbindlichkeiten aus Krediten und kreditähnlichen Rechtsgeschäften. In 39 Abs. 1 GemHVO (Gemeindehaushaltsverordnung Hessen) und dort unter den Nrn. 3 9 wurde normiert, dass Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und unbestimmte Aufwendungen für folgende Sachverhalte zu bilden sind: Bezüge- und Entgeltzahlungen für die Freistellungszeiten im Rahmen der Altersteilzeitarbeit, Aufwendungen für im Haushaltsjahr unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen für Gegenstände des Sachanlagevermögens, welche innerhalb von 12 Monaten nachgeholt werden sollen, Rekultivierung und Nachsorge von Abfalldeponien, Sanierung von Altlasten, unbestimmte Aufwendungen in künftigen Haushaltsjahren bei Umlagen nach dem Finanzausgleichsgesetz (FAG) vom 23. Juli 2015 aufgrund von ungewöhnlich hohen Steuereinnahmen des Haushaltsjahres, welche in die Berechnung der Umlagegrundlagen einbezogen werden sowie ungewisse Verbindlichkeiten im Rahmen von Steuerschuldverhältnissen, drohende Verpflichtungen aus Bürgschaften, Gewährleistungen und anhängigen Gerichtsverfahren und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Nach dem nun vorliegenden Beschleunigungserlass vom 29. Juni 2016 kann auf die Bildung der vorgenannten Rückstellungen bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses 2016 verzichtet werden. Ferner müssen Pauschal- und Einzelwertberichtigungen erst mit dem auf den 31. Dezember 2016 aufzustellenden Jahresabschluss vorgenommen werden. Vor diesem Zeitpunkt müssen auch fehlerhafte Zuordnungen von Forderungen und Verbindlichkeiten nicht korrigiert und hiermit im Zusammenhang stehende Umbuchungen nicht durchgeführt werden. Überdies kann die Wertberichtigung von Forderungen dauerhaft als pauschale Einzelwertberichtigung gemäß der Altersstruktur des Forderungsbestandes erfolgen, womit Einzel- und Pauschalwertberichtigung entbehrlich werden. 36 GemHVO regelt bekanntlich die Möglichkeiten zur Vereinfachung der Inventur. In den Hinweisen zur vorstehend genannten Norm ist unter Nr. 3 bestimmt, dass die Buchbestände der Anlagenbuchhaltung regelmäßig, z. B. in einem drei- bis fünfjährigen Rhythmus, mit den tatsächlich vorhandenen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens abzustimmen sind. Der nun vorliegende Beschleunigungserlass sieht vor, dass diese Abstimmung der Buchbestände mit den tatsächlich vorhandenen Ver- 2

3 mögensgegenständen bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses 2017 unterbleiben kann. Dies soll auch für Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens mit Ausnahme der flüssigen Mittel gelten. 4 GemHVO verpflichtet die hessischen Kommunen unter anderem zur Aufstellung von Teilhaushalten, in welchen die Produktbereiche, die Produktgruppen und die Produkte darzustellen sind. Diese Teilergebnishaushalte und Teilfinanzhaushalte sind nach vorgegebenen Produktbereichen oder nach der örtlichen Organisation produktorientiert zu gliedern. 48 Abs. 1 GemHVO legt fest, dass entsprechend den Teilhaushalten auch Teilrechnungen aufzustellen sind. Diese Teilergebnisrechnungen sind nach 48 Abs. 2 GemHVO jeweils um die tatsächlich angefallenen Beträge zu den in den Teilergebnishaushalten ausgewiesenen Leistungsmengen und Kennzahlen zu ergänzen. Nach dem aktuellen Beschleunigungserlass kann auf die Angabe der vorgenannten Leistungsmengen und Kennzahlen bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses 2018 verzichtet werden. Hinsichtlich der Bestandteile und Anlagen des Jahresabschlusses regelt der aktuelle Beschleunigungserlass vom 29. Juni 2016 analog zum Vorgängererlass, dass die Kommune die mit Verordnung vom 27. Dezember 2011 geänderten Vorschriften der GemHVO auch bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen anwenden kann, welche vor dem Inkrafttreten der fraglich Änderungsverordnung aufzustellen gewesen wären. Ferner wird festgelegt, dass der Gemeindevorstand bzw. Kreisausschuss den Jahresabschluss für ein Haushaltsjahr auch dann aufzustellen hat, wenn die Prüfung und die sich anschließenden Entlastungsverfahren von Jahresabschlüssen vorangegangener Haushaltsjahre noch nicht abgeschlossen sind. Hintergrund für diese Vorgabe ist, dass nach 114 Abs. 1 HGO (Hessische Gemeindeordnung) die Gemeindevertretung bzw. der Kreistag ( 52 HKO) über den vom Rechnungsprüfungsamt geprüften Jahresabschluss, zusammengefassten Jahresabschluss und Gesamtabschluss bis spätestens 31. Dezember des zweiten auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres zu beschließen und zugleich über die Entlastung des Gemeindevorstands bzw. des Kreisausschusses zu entscheiden hat. Weiterhin regelt der vorliegende Erlass für den Fall, dass der Gemeindevorstand bzw. der Kreisausschuss die Aufstellung von mehreren Jahresabschlüssen technisch in einem Beschluss zusammenfasst, dass die erforderlichen Daten für jedes Haushaltsjahr getrennt anzugeben sind. Nach 112 Abs. 2 HGO besteht der Jahresabschluss bekanntermaßen aus der Vermögensrechnung (Bilanz), der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung. Diesbezüglich erklärt der aktuelle Beschleunigungserlass die Muster 15, 16, 17 und 20 zur GemHVO für verbindlich. In 4 Abs. 3 GemHVO wird normiert, dass jeder Teilergebnishaushalt die auf ihn entfallenden Aufwendungen und Erträge sowie die entsprechenden Kosten und Erlöse aus interner Leistungsverrechnung zu enthalten hat. Für jeden Teilergebnishaushalt ist ein Teilabschluss zu bilden, welcher um das Ergebnis der internen Leistungsbeziehungen ergänzt werden muss. Diese Vorgabe gilt gem. 48 Abs. 1 GemHVO auch für die entsprechenden Teilrechnungen. Mit dem Beschleunigungserlass wird festgelegt, dass auf die Darstellung der vorgenannten Kosten und Erlöse aus der internen Leistungsverrechnung bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses 2017 verzichtet werden kann. 3

4 Nach 112 Abs. 3 HGO ist der Jahresabschluss durch einen Rechenschaftsbericht zu erläutern. In 51 Abs. 1 GemHVO wird festgelegt, dass in diesem Rechenschaftsbericht der Verlauf der Haushaltswirtschaft und die Lage der Gemeinde unter dem Gesichtspunkt der Sicherung der stetigen Erfüllung der Aufgaben so darzustellen sind, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird. Dabei sind die wesentlichen Ergebnisse des Jahresabschlusses und erhebliche Abweichungen der Jahresergebnisse von den Haushaltsansätzen zu erläutern und eine Bewertung der Abschlussrechnungen vorzunehmen. In dem Rechenschaftsbericht sollen auch folgende Angaben enthalten sein: 1) Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien, 2) eine Darstellung der Vorgänge von besonderer Bedeutung, die nach dem Schluss des Haushaltsjahres eingetreten sind, 3) die voraussichtliche Entwicklung mit ihren wesentlichen Chancen und Risiken von besonderer Bedeutung, wobei zugrundeliegende Annahmen anzugeben sind, 4) wesentliche Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlich durchgeführten Investitionen. Nach dem aktuellen Beschleunigungserlass kann der nach 112 Abs. 3 HGO aufzustellende Rechenschaftsbericht auf die Darstellung der wesentlichen Geschäftsvorfälle und -entwicklungen begrenzt werden. Gemäß 112 Abs. 4 Nr. 1 HGO ist dem Jahresabschluss als Anlage ein Anhang beizufügen, in dem die wesentlichen Posten des Jahresabschlusses erläutert werden und Übersichten über das Anlagevermögen, die Forderungen und die Verbindlichkeiten sowie eine Übersicht über die in das folgende Jahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen enthalten sind. 50 Abs. 1 GemHVO legt diesbezüglich fest, dass in diesem Anhang die wesentlichen Posten der Vermögensrechnung, der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung zu erläutern sind. Ferner müssen diejenigen Angaben aufgenommen werden, welche zu den einzelnen Posten dieser Rechnungen vorgeschrieben sind. Nach 50 Abs. 2 GemHVO hat der Anhang überdies folgende Angaben zu enthalten: die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Abweichungen von den bisher angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden mit einer Begründung; die sich dadurch ergebenden Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sind gesondert darzustellen, Angaben über die Einbeziehung von Zinsen für Fremdkapital in die Herstellungskosten, Haftungsverhältnisse, die nicht in der Vermögensrechnung (Bilanz) auszuweisen sind, Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen ergeben können, insbesondere aus Vereinbarungen über besondere Finanzierungsinstrumente und deren Entwicklungen, in welchen Fällen aus welchen Gründen die lineare Abschreibungsmethode nicht angewendet wird, 4

5 Veränderungen der ursprünglich angenommenen Nutzungsdauer von Vermögensgegenständen, Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsgeschäften, eine Übersicht über die fremden Zahlungsmittel ( 15); dabei können die Angaben über diese Mittel aus mehreren Bereichen zusammengefasst dargestellt werden, wenn es sich jeweils um unerhebliche Beträge handelt, die durchschnittliche Zahl der Beamten und Arbeitnehmer, die während des Haushaltsjahres zur Gemeinde in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis standen, die Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen der Mitglieder der Gemeindevertretung und des Gemeindevorstandes; gehörten Personen diesen Gemeindeorganen nicht über das gesamte Haushaltsjahr an, ist neben ihren Namen der Zeitraum der Zugehörigkeit anzugeben. Der Beschleunigungserlass erlaubt diesbezüglich bis einschließlich 2015 nun, nur die wesentlichen Posten des Jahresabschlusses zu erläutern sowie die Angaben nach 50 Abs. 2 GemHVO nur vorzunehmen, soweit die entsprechenden Sachverhalte auch bei der entsprechenden Kommune vorliegen. Ferner soll bis zu den Haushaltsjahren 2015 eine Darstellung im Anhang in komprimierter Form genügen. Hinsichtlich der Prüfung der Jahresabschlüsse führt das HMdIS aus, dass die Rechnungsprüfungsämter nach Vorlage der Jahresabschlüsse ein erhebliches Arbeitsvolumen zu bewältigen haben werden, was insbesondere die Rechnungsprüfungsämter der Landkreise betreffen dürfte. Die vorhandene Personalausstattung sei nicht ausreichend, um die große Anzahl von Jahresabschlüssen in einem angemessenen Zeitraum in der seitherigen Intensität zu prüfen. Diesbezüglich äußert das HMdIS die Auffassung, dass die Einbeziehung von sachverständigen Dritten (z. B. Wirtschaftsprüfer) zu einer entsprechenden Entspannung beitragen könne. Die Landkreise seien nach 129 HGO berechtigt, sich für die Prüfungstätigkeit für kreisangehörige Gemeinden entstehende Kosten von diesen durch Prüfungsgebühren ausgleichen zu lassen. Dabei könnten auch die Kosten für einbezogene sachverständige Dritte berücksichtigt werden. 130 Abs. 1 HGO legt bekanntermaßen fest, dass das Rechnungsprüfungsamt bei der Durchführung von Prüfungen unabhängig ist. Der Gemeindevorstand bzw. der Kreisausschuss kann hiernach keine Weisungen erteilen, welche den Umfang, die Art und Weise oder das Ergebnis der Prüfung betreffen. Aus dieser Unabhängigkeit ergebe sich nach den Ausführungen des HMdIS bei der Durchführung von Prüfungen für die Rechnungsprüfungsämter die Möglichkeit, diese Aufgabe unter Berücksichtigung des Verhältnisses zwischen Personalressourcen und Arbeitsvolumen in einem angemessenen Zeitraum zu erfüllen. Beispielsweise könne das Rechnungsprüfungsamt bei der gleichzeitigen Prüfung mehrerer Jahresabschlüsse einer Gemeinde bei den Einzelabschlüssen jeweils andere Prüfungsschwerpunkte festlegen. Auch durch die Absenkung der Stichprobenquote könne eine Beschleunigung der Prüfung erreicht werden. Nach 133 HGO kann das HMdIS im Interesse der Weiterentwicklung des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens im Einzelfall von den Regelungen über die Haushaltssatzung, den Haushaltsplan, den Stellenplan, die Jahresrechnung, den Jahresabschluss, die örtliche Rechnungsprüfung, zum Gesamtdeckungsprinzip, zur Deckungsfähigkeit und zur Buchführung sowie zu anderen Regelungen, die hiermit im Zusammenhang stehen, Ausnahmen erlassen. Mit dem vorliegenden Beschleuni- 5

6 gungserlass wird diese Möglichkeit zur Zulassung von Ausnahmen nochmals explizit betont. Der Erlass zur Beschleunigung der Aufstellung und Prüfung von doppischen Jahresabschlüssen für die Haushaltjahre bis einschließlich 2015 vom 29. Juni 2016 ist diesem Rundschreiben als Anlage beigefügt. Mit freundlichen Grüßen Daniel Rühl Referatsleiter Anlage 6