FUTURA. Planen und Beschaffen

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1 FUTURA Planen und Beschaffen

2 FUTURA Planen und Beschaffen Unternehmenslösungen decken oftmals nicht die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen ab. Für die Fachbereiche Planen, Beschaffen und Realisieren bieten wir über die üblichen Unternehmenslösungen hinaus die Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Ihr Lieferantenmanagement zu verbessern. Bedarfe werden unter Mitwirkung von verschiedensten Beteiligten definiert. Daher müssen die Kommunikation und die Vorgänge zwischen allen Beteiligten durchgängig integriert werden. Das Ziel ist, allen Beteiligten einen jeweils aktuellen Informationsstand zu bieten, mehrfache Eingaben von Daten zu vermeiden und ein transparentes Controlling zu gewährleisten. Dabei wickeln Sie Ihre Bedarfe aus SAP ebenso ab, wie solche aus sogenannten Vorsystemen (AVA-Programmen oder Microsoft Excel). Sie bestimmen selbst die Ausprägung der Schnittstellen in Ihre Unternehmenslösung, wie z.b. nach SAP, da diese Ihren Ansprüchen entsprechend skalierbar sind. Als führendes IT-Consulting- und Dienstleistungsunternehmen und SAP Alliance Partner verfügen wir über die technischen Lösungen sowie das nötige Know-how, diese entsprechenden Anforderungen zu realisieren. Mit FUTURA in Verbindung mit der Beschaffungsplattform 4build.com bieten wir Ihnen eine äußerst leistungsstarke und komfortable Lösung, die Sie in den Phasen Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung begleitet und zusätzlich die optimale Kommunikation aller am Ausschreibungsprozess Beteiligten garantiert.

3 Sie möchten das Internet zur Optimierung Ihrer Planungs- und Ausschreibungsprozesse nutzen? Alle Planungsbeteiligten, auch die externen, sollen optimal in Ihre Arbeitsprozesse eingebunden werden? Sie möchten ein qualifiziertes Bieter- und Lieferantenmanagement durchführen? Für Ihre Auftragnehmer sollen Aufmaße und Leistungsmeldungen online möglich sein? Sie möchten Ihre Mängelverwaltung optimieren und transparenter gestalten? Die Antworten hierauf gibt Ihnen die Lösung 4build.com von autinform. Durch eine Vielzahl von komplexen Kundenprojekten sind wir es gewohnt, durchgängige Prozesse abzubilden. Das Internet verstehen wir als Kommunikationsmedium, mit dem Sie insbesondere andere Projekt- oder Prozessbeteiligte optimal vernetzen können, ohne dass diese eine speziell installierte Software benötigen. Die Beschaffungslösung 4build.com, ein internetbasiertes Supplier Relationship Management (SRM)-System, stellt die Kommunikation zwischen den Geschäftsteilnehmern her und sorgt für die Durchführung der elektronischen Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen. Dabei lassen sich Bedarfe sowohl aus Backend- Systemen wie beispielsweise SAP R/3, aus Microsoft Excel oder auch über GAEB (Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen) einlesen. 4build.com ist einfach in der Handhabung und wird vollständig über ein Browser-Interface bedient. Alle Prozess- und Projektbeteiligten wie Bauherr und Investor, Instandhalter, Materialeinkäufer, Planer, Projektingenieur und Kalkulator, Bieter bzw. Lieferant bedienen sich 4build.com zur Kommunikation und zur Abwicklung der Planungs-, Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse. FUTURA Planen und Beschaffen

4 Noch komfortabler wird es, wenn Sie in Verbindung mit der FUTURA-AVA arbeiten. Per Mausklick wird die Ausschreibung über die interne Schnittstelle in 4build.com eingestellt. Damit ein Bedarf überhaupt definiert werden kann, müssen Planer durch einen Bauherrn, Investor oder Bedarfsträger beauftragt zunächst eine Planung erstellen. Daraus liest der Ausschreiber den Bedarf ab und erstellt Leistungsverzeichnisse. Beim Versand können Sie Ihren Bietern bzw. Lieferanten später neben den Leistungsverzeichnissen auch sämtliche Planunterlagen sowie Baubeschreibungen via Internet zur Verfügung stellen. Bieter bzw. Lieferanten können entweder online arbeiten oder GAEB- und Excel-Dateien auf ihre lokalen Rechner herunterladen. Die eingehenden Gebote sichten Sie übersichtlich online in verschiedenen Preisspiegelvarianten. Nach den ersten technischen Verhandlungsrunden ist es möglich, direkt aus der Ausschreibung eine Auktion zu starten. Der Aufwand für den Ausschreiber reduziert sich auf wenige Mausklicke, da alle notwendigen Daten bereits aus dem Ausschreibungsprozess übernommen werden. Funktionen auf einen Blick Ausschreibung per Internet Bieter- und Lieferantenverwaltung Austausch der LV s über GAEB oder Excel Online- Angebotsabgabe Austausch von Dokumenten und Zeichnungen Bidirektionale Abrechnung Überführung der Ausschreibung in die Auktion Fünfsprachig und mehrwährungsfähig Nach einer durchgängigen und mehrjährigen Betriebszeit gehört 4build.com zu den etablierten und führenden Beschaffungsplattformen. Über die Vergabe wird der entsprechende Bieter bzw. Lieferant ebenso informiert. Später hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, seine Aufmaße bzw. Leistungsmeldungen online abzugeben. Hierfür kann er die REB Aufmaßformeln verwenden. Äußerst transparent kann der Auftraggeber anschließend diese Aufmaße prüfen und korrigieren. Der Auftragnehmer hat unmittelbaren Zugriff auf das Prüfergebnis. Darüber hinaus können Sie bei der Leistungsprüfung jeder Position beliebige Dokumente oder Bilder beifügen, so dass Sie z.b. eine Mängeldokumentation aufbauen können. In Verbindung mit der FUTURA-AVA wird das Aufmaß (DA11) über die interne Schnittstelle eingelesen und steht dann weiteren Funktionalitäten dieser Lösung, z.b. dem Controlling, zur Verfügung.

5 Wie erstellen und versenden Sie heute Ausschreibungen? Werden Sie bei Ausschreibungen durch externe Planer unterstützt? Wie haben Sie als Ausschreiber bisher die Angebote in Ihren Preisspiegel übertragen? Wie prüfen Sie Rechnungen Ihrer Auftragnehmer? Wie verwalten Sie heute Baumängel? Wie dokumentieren Sie die entsprechende Mängelbeseitigung? Im Dienstleistungsbereich handelt es sich meist um komplexe Ausschreibungen. Damit eine Ausschreibung entstehen kann, müssen in der Regel viele Planungsbeteiligte mitwirken. Zur Planungskoordination werden die Unterlagen (Pläne und Baubeschreibungen) meist auf dem Postweg in Umlauf gebracht. Nach dem Erhalt der koordinierten Planung liest der Ausschreiber oder Kalkulator den Bedarf aus dem Plan ab und erstellt Leistungsverzeichnisse. Der Ausschreiber oder Einkäufer veröffentlicht die Ausschreibung später an einen beschränkten oder offenen Bieteroder Lieferantenkreis. Im öffentlichen Vergabeprozess sind die Spielregeln noch wesentlich komplexer. Hier müssen EU-Schwellenwerte und u.a. Teilnehmerwettbewerbe berücksichtigt werden. Zur Erstellung von Ausschreibungen werden häufig AVA-Programme (Ausschreibung - Vergabe - Abrechnung) oder z.b. Microsoft Excel verwendet. Bei einer Änderung der Planung während des Ausschreibungsprozesses müssen Sie selbst Sorge dafür tragen, dass Bieter bzw. Lieferanten hierüber informiert werden. Vom Planer muss die Änderung zum Ausschreiber, Kalkulator, Einkäufer und letztendlich zu den Bietern bzw. Lieferanten transportiert werden. Dieser komplexe Kommunikationsweg funktioniert ohne Hilfsmittel nicht immer erfolgreich. Oftmals hinkt die Ausschreibung dadurch der aktuellen Planung hinterher und der neue Planungsstand kann später nur über Nachträge erreicht werden. Eine Budgetüberschreitung ist in der Regel die Folge. Nach dem Versand Ihrer Ausschreibung erhalten Sie die Angebote entweder in gedruckter oder digitaler Form zurück. Zeitaufwendig müssen Sie diese Gebote in einem Preisspiegel gegenüberstellen. FUTURA Planen und Beschaffen

6 Immer wieder kommt es dabei vor, dass die Angebote im GAEB-Format per Diskette für Ihr System nicht lesbar sind und aufwendige manuelle Nacharbeiten erfordern. Von den Auftragnehmern erhalten Sie Rechnungen, denen Aufmaße beiliegen. Mit großem Aufwand prüfen Sie diese Aufmaße und erteilen daraufhin Ihre Freigaben. Die Erfassung und Verwaltung von Baumängeln ist in der Regel ebenfalls sehr zeitintensiv. Je komplexer das Projekt, desto schwieriger wird es, das Mängelmanagement im Griff zu behalten. Mit dem Einsatz von FUTURA sowie der Nutzung des Mediums Internet über 4build.com optimieren Sie Ihre Planungs-, Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse nachweislich. Ihr Vorteil bei FUTURA unterstützt Sie komfortabel und sicher in den Phasen der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. 4build.com integriert sämtliche an der Planung und Realisierung Beteiligten. Dadurch sind alle Voraussetzungen gegeben, dass die Ausschreibung ebenso aktuell wie die Planung ist. Ihr Controlling haben Sie damit lückenlos im Griff. Darüber hinaus erhalten Sie jederzeit die vollständige Transparenz über den Status der Ausschreibungen und der abgegebenen bzw. ausstehenden Angebote und des Preisspiegels. Das System garantiert eine Dokumentation aller Prozessschritte.

7 In der Gesamtarchitektur Ihrer Beschaffungslösungen bieten Ihnen 4build.com und FUTURA die Werkzeuge zur Abwicklung Ihrer Bedarfe aus Ihrer SAP-Lösung oder auch aus Non-SAP-Systemen. Durch die Beschaffungs- und Kommunikationsplattform 4build.com vernetzen Sie alle Projekt- und Prozessbeteiligten via Internet. Ihre externen Partner beispielsweise benötigen hierzu keine speziell installierte Software. FUTURA Planen und Beschaffen

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9 Das passende Werkzeug für jeden Bedarf Die internetbasierte Lösung 4build.com von autinform unterstützt als Anfrage-, Ausschreibungs-, Auktions- und Abrechnungssystem auf der Basis von Leistungsverzeichnissen den kompletten Beschaffungsprozess. Bedarfe werden in unterschiedlicher Software definiert. Zum einen werden sie in SAP, zum anderen in klassischen AVA-Systemen (Ausschreibung Vergabe Abrechnung) oder schlicht in Microsoft Excel erzeugt. Unsere Standard-Lösung können wir sehr einfach für Ihre besonderen Anforderungen anpassen. Dabei können Bedarfe, z.b. aus SAP R/3 oder aus Non-SAP-Systemen als GAEB- oder Microsoft Excel-Dateien direkt in die Lösung 4build.com hochgeladen werden. In Verbindung mit FUTURA, der lokalen Lösung, werden die Ausschreibungen sehr komfortabel per Mausklick über eine interne Schnittstelle in 4build.com eingestellt. Die AVA ist ein standardisiertes Werkzeug zur Erstellung von mehrstufigen LVs außerhalb von SAP. Dabei haben Sie die Möglichkeit, ein Stamm-LV aufzubauen, das Positionen und Artikel beinhaltet. Den Positionen des Stamm-LVs können Sie beliebig viele Preise mit jeweils vier verschiedenen Preisanteilen zuordnen. Positionen aus bereits realisierten Projekten kopieren Sie ganz einfach per Drag & Drop in Ihr Projekt-LV. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Positionen aus Textbibliotheken wie z.b. STLB Dynamische BauDaten, Heinze BauOffice, sirados oder Mittagtexte einzulesen. Der Einsatz von FUTURA und 4build.com garantiert Ihnen die Optimierung Ihrer vorhandenen Arbeitsprozesse in den Fachabteilungen und führt dadurch unmittelbar zu Kosteneinsparungen. FUTURA Planen und Beschaffen

10 FUTURA - die durchgängige Lösung Entwickeln und Kalkulieren Standortanalyse Projekt-Scoring Projektkalkulation Finanzierungsplanung Renditeprüfung Risikobewertung Planen und Realisieren Ausschreibung-Vergabe-Abrechnung Digitales Gebäudemodell Kostencontrolling Renditesteuerung Risikomanagement Nutzen und Betreiben Vermietungsplanung Baubestandsmanagement Bauwerkserfassung Instandhaltungsplanung Rahmenvertragsverwaltung Portfoliomanagement Sanieren und Modernisieren Sanieren und Renovieren Revitalisieren Renditeprüfung Kostencontrolling

11 autinform GmbH & Co KG Kreuzberger Ring Wiesbaden Telefon (0611) Telefax (0611) autinform GmbH & Co KG Geschäftsstelle Hamburg Kibbelsteg Hamburg Telefon (040) Telefax (040) :: 2003 by TGTdesign autinform.de