Erfolgreiche Einführung von bei der Stadtwerke Eschwege GmbH Pragmatische Übermittlung der E-Bilanz

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1 Mit der Entwicklung des Produktes hat die HKS Informatik GmbH eine ganzheitliche Lösung entwickelt, die den Kunden pragmatisch in den Phasen der Kontenzuordnung zu den Taxonomie-Elementen (Mapping) bis hin zur Übermittlung des Datensatzes zur Finanzbehörde unterstützt. Im Vordergrund steht dabei, die Umsetzung mit minimalem Umstellungsaufwand zu erreichen. Für die erfolgreiche E-Bilanz-Umsetzung hat die HKS Informatik GmbH ein Phasenmodell entwickelt, das besonders auf die Bedürfnisse der Energiewirtschaft zugeschnitten ist. Abbildung 1: HKS-Phasenmodell Umsetzung E-Bilanz Für diese effiziente Vorgehensweise haben sich die Stadtwerke Eschwege entschieden. Die Anwenderinnen Frau Weber, Prokuristin/Kaufm. Leiterin und Frau Franke, Mitarbeiterin Controlling konnten sich dabei auf die gewohnte ąć-umgebung verlassen, da diese die Daten für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung enthält. Die in ąć vorgehaltenen Strukturen der Sachkonten für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung entsprechen den handelsrechtlichen Gliederungsschemata gem. 266 und 275 HGB. Da sich die Anwenderinnen zunächst mit der Fragestellung konfrontiert sahen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung nunmehr neu anzulegen sind, benötigten sie eine effiziente Methode zur Identifizierung neuer Sachkonten. Die Identifizierung neuer Sachkonten setzt voraus, dass der Steuerpflichtige eine bedarfsgerechte Taxonomie-Struktur generieren kann. unterstützt den Anwender insoweit, als dass dieser mit Hilfe von Filtern z. B. auf Rechtsform, Branche oder Muss-Elemente eine bedarfsgerechte und strategiekonforme Taxonomie-Struktur erhält, die problemlos in ąć importiert und weiterverarbeitet werden kann. 1 von 5

2 Diese Anforderung ergibt sich aus dem unternehmensindividuellen Mitwirkungsumfang gegenüber der Finanzbehörde. Hinsichtlich der zu übertragenen Daten an die Finanzbehörde hat HKS Informatik GmbH eine Bandbreite an Positionierungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen identifiziert. Entscheidet sich das Unternehmen für eine geringe Umstellung seiner Finanzbuchhaltung, da ausschließlich Muss-Positionen übertragen werden, so kann diese Position als Minimalstrategie bezeichnet werden. Ausgehend von dieser Strategie kann der Informationsgrad gegenüber der Finanzbehörde erhöht werden, indem auf die ausschließliche Übertragung von sogenannten Auffangpositionen verzichtet wird und möglichst alle Muss-Positionen in dem geforderten Detaillierungsgrad berichtet werden. Maximale Transparenz erlangt der Steuerpflichtige, indem nicht nur alle Kann-Positionen übertragen, sondern auch freiwillig weitere Bestandteile wie beispielsweise die Kontennachweise zu den einzelnen Taxonomie-Positionen an die Finanzbehörde übermittelt werden. Allerdings erkauft sich der Steuerpflichtige diese Maximalstrategie durch einen erheblichen Umstellungsaufwand. Von dieser Positionierung ausgehend kann der Steuerpflichtige den Informationsgrad und damit den Verwaltungsaufwand reduzieren. Im Rahmen einer sogenannten Neutralstrategie übermittelt der Kunde neben einer aussagekräftigen Berichterstattung der Muss-Positionen zusätzliche ausgewählte Kann-Positionen. Letztendlich muss der Kunde seinen optimalen Weg für sich definieren. ist von Grund auf flexibel und unterstützt den Kunden in allen gewählten Strategien. Durch den einfachen Zuschnitt der Taxonomie in sowie der effizienten Bearbeitung in ąć kann sich der Kunde innerhalb der obengenannten Strategien dynamisch bewegen. Je nachdem, ob die finanzielle Berichterstattung lediglich den Mindestumfang der Taxonomie oder gar vollständig oder teilweise Kann-Elemente enthalten soll, ergibt sich ein bestimmter Zuschnitt der Taxonomie. Die Befüllung mit NIL-Werten der entsprechenden Muss- Felder erfolgt automatisch durch das Programm. Die HKS-Berater konnten somit problemlos in die gewünschte Taxonomie-Struktur generieren, die Frau Weber und Frau Franke für die Betreuung ihrer Gesellschaft benötigen. Auf diese Weise wurde klar, welche Konten noch in ihrer Finanzbuchhaltung angelegt werden mussten. Nach der umgesetzten Aktualisierung des Kontenplans verknüpften die HKS-Berater gemeinsam mit Frau Weber und Frau Franke diesen mit der amtlichen Taxonomie-Struktur (Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz). Auf diese Weise wurde die Überführung der Sachkonten in die Taxonomie-Struktur transparent und konnte ohne großen Aufwand weiterverarbeitet und verändert werden. Ergebnis dieser Analysephase ist eine transparente Masterstruktur, die die Verknüpfungen der derzeitigen Konten mit der Taxonomie-Struktur aufzeigt (Umsetzung der Kontenzuordnung). Ein praktisches Beispiel für die konkrete Zuordnung von Sachkonten zu den Taxonomie-Elementen ist in der Abbildung 2 dargestellt. Abbildung 2 Masterstruktur in ąć (Auszug) Das Projekt wurde von einer auf die Energiewirtschaft spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft begleitet. Die Steuerberater konnten ohne großen Aufwand die Zuordnung der Sachkonten zu den Taxonomie- 2 von 5

3 Elementen beurteilen und zielgerichtet auf unternehmensindividuelle Fragestellungen eingehen. Durch diese sinnvolle Arbeitsteilung konnten die Anwenderinnen einerseits ein umfangreiches Verständnis für den identifizierten Veränderungsgrad für ihre Sachkontenstruktur erlangen und andererseits durch die punktuelle Inanspruchnahme eines Steuerberaters optimale Zielerreichung bei der Auflösung von steuerrechtlichen Spezialfragestellungen sicherstellen. Zudem konnten sich dabei die Anwenderinnen in der gewohnten Umgebung von ąć auf der Basis ihrer Strukturen bewegen. Durch diese transparente Vorgehensweise konnten die Anwenderinnen das Projekt E-Bilanz als ganzheitlichen Ansatz schnell erfassen und weitere interne Prozessschritte zur erfolgreichen Übermittlung identifizieren. Eine wesentliche Maßnahme bestand darin, nach der erfolgreichen Installation von eine Testvalidierung auf Basis des Wirtschaftsjahres 2011 vorzunehmen. Durch das reibungslose Zusammenspiel von ąć und (siehe Abbildung 3) konnten so die durch das Mapping modifizierten Datensätze effizient in importiert werden und erfolgreich durch das intergierte Prüfprogramm ERiC validiert werden (strategiekonforme Umsetzung in der IT inkl. Testplan und Schulung). Abbildung 3: Zusammenspiel von ąć und Von grundsätzlicher Bedeutung ist die Frage der Transformation des Datensatzes hinsichtlich seines Bilanzierungsstandards. Bisher hatten die Stadtwerke Eschwege die Bilanz und GuV nach Maßgabe des deutschen Handelsrechts verarbeitet und wünschten sich einen pragmatischen Ansatz zur Überführung in einen steuerrechtlichen Bilanzierungsstandard. Die dazu erforderlichen Überleitungsrechnungen des Steuerberaters der Stadtwerke Eschwege sollten das theoretische Fundament für die Transformation des Datensatzes nach steuerrechtlicher Maßgabe bilden. Die HKS Informatik GmbH hat eine praxisorientierte Struktur in ąć entwickelt, um diese Ansprüche zu befriedigen. 3 von 5

4 Abbildung 4: Datenstruktur zur Abbildung der steuerrechtlichen Bilanz und GuV in ąć Aus der Abbildung 4 wird deutlich, dass sich die steuerrechtliche GuV und Bilanz zum einen aus dem handelsrechtlichen Datensatz, der aus der Finanzbuchhaltung ausgelesen wird, und zum anderen aus der Überleitungsrechnung des Steuerberaters herleiten lässt. Für eine Umsetzung dieser Überleitungsrechnung in ąć ist wichtig, dass die Sachkontenstruktur nur jene Sachkonten der GuV und Bilanz enthält, die die Überleitungsrechnung betreffen. Die Überleitungsbuchungen (Soll/Haben) werden in ąć als Korrektur erfasst. Als organisatorische Empfehlung kann angemerkt werden, dass die steuerrechtlichen Überleitungsbuchungen einheitlich in einer erweiterten Buchungsperiode (ggfs. 13. oder 14. Monat) bzw. auf einer Sonderkostenstelle einheitlich erfasst werden sollten. Eine kostenstellenscharfe Umbuchung hat sich als nicht praktikabel und nachhaltig erwiesen. Die in der Abbildung 4 hergeleitete steuerrechtliche Bilanz und GuV kann mit der vom Steuerberater erstellten steuerlichen Bilanz und GuV abgestimmt werden. Durch den bereits voreingestellten Datenexport stehen somit die steuerliche Bilanz sowie GuV automatisch für den Import in bereit. 4 von 5

5 Erfolgreiche Einführung von bei der Stadtwerke Das Zusammenspiel von und einerseits sowie der besondere Aufbau von Dateistrukturen in ąć andererseits sind somit als ganzheitliche Lösung bei den Stadtwerken Eschwege umgesetzt worden. Diese integrierte Lösung bietet Frau Weber und Frau Franke die notwendige Nachhaltigkeit und Stabilität, um nicht nur periodisch zu berichten, sondern zielgerichtet und effizient auf Neuerungen z. B. durch Veränderungen in künftigen Taxonomien zu reagieren (Optimierung des laufenden Versands; Anpassen der Strategie). ąć unterstützt den Anwender, indem unterschiedliche Taxonomie-Stände gespiegelt werden können. Auf diese Weise wird der Veränderungsgrad zwischen den unterschiedlichen Strukturen transparent und unterstützt den Anwender in der Analysephase, um z. B. die unterschiedlichen Anforderungen der Finanzbehörde im Zeitablauf (Taxonomie-Version 5.0 und Taxonomie-Version 5.1) zu vergleichen. Am wurde das Projekt zur Zufriedenheit der Kundeninnen abgeschlossen. Kundenmeinung [Frau Weber]: hat uns überzeugt. Das Zusammenspiel von ąć und funktioniert reibungslos. Das Gesamtkonzept unterstützt uns zielgerichtet, effizient und stabil in der Übertragung der E-Bilanz. Das Vorgehen der HKS Informatik GmbH war zügig und unkompliziert. Die enorme Komplexität, die das Thema E-Bilanz zunächst mit sich gebracht hat, ist ein ganzes Stück handhabbarer für uns geworden, da wir nicht nur ein Softwareprodukt erhalten haben, sondern eine verlässliche Lösung. Ausblick: Die Unternehmen sehen sich zunehmend dem steigenden Druck bei der Veröffentlichung der finanziellen Finanzberichterstattung konfrontiert. Die Anforderungen durch Behörden steigen im Rahmen der elektronischen Berichterstattung weiter an. Die Aufbereitung der notwendigen Daten stellt eine wachsende Herausforderung für die Unternehmen dar, die aufgrund knapper Ressourcen einer effizienten Bearbeitung bedarf. Die HKS Informatik GmbH entwickelt wie alle Produkte stets weiter. Im Fokus der zukünftigen Weiterentwicklung steht die ganzheitliche elektronische Berichterstattung im Sinne eines effizienten Berichtsgenerators (Disclosure Management) für: den Bundesanzeiger die E-Bilanz den Geschäftsbericht, um den Kunden nachhaltig zu unterstützen. Heidi Weber, Prokuristin/Kaufm. Leiterin Stephanie Franke, Controlling 5 von 5