DIE E-BILANZ KOMMT 2012

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1 DIE E-BILANZ KOMMT 2012 Praxisprobleme und Handlungsempfehlungen bei der Umsetzung Referent: Sebastian Koch Steuerberater Partner 26. Oktober

2 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Elemente und Umfang Stammdaten-Modul (GCD-Modul) Jahresabschluss-Modul (GAAP-Modul) Mussfeld und Mussfeld, Kontennachweis erwünscht Mindestumfang Die Übermittlung aller als Mussfeld und Mussfeld, Kontennachweis gekennzeichneten Positionen ist (unabhängig von Rechtsform, Sparten o. ä.) als Mindestumfang des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes im Sinne des 5b EStG zwingend. Es wird elektronisch geprüft, ob formal alle Mussfelder im Datensatz enthalten sind. Sofern sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position leer (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln. Der Auszug aus der Summen-/Saldenliste der in diese Position einfließenden Konten im XBRL-Format kann vom Steuerpflichtigen mitgeliefert werden (Angaben: Kontonummer, Kontobezeichnung, Saldo zum Stichtag). Summenmussfelder/Rechnerisch notwendige Positionen Werden im Datenschema rechnerisch in eine Oberposition verknüpfte Positionen übermittelt, so sind auch die zugehörigen Oberpositionen mit zu übermitteln. Oberpositionen, die über rechnerisch verknüpften Mussfeldern stehen, sind als Summenmussfelder gekennzeichnet. Da der übermittelte Datensatz auch im Übrigen den im Datenschema hinterlegten Rechenregeln genügen muss, werden Positionen, die auf der gleichen Ebene wie rechnerisch verknüpfte Mussfelder stehen, als Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden gekennzeichnet. Diese Positionen sind dann zwingend mit Werten zu über-mitteln, wenn ohne diese Übermittlung die Summe der Positionen auf der gleichen Ebene nicht dem Wert der Oberposition entspricht, mit denen diese Positionen rechnerisch verknüpft sind. 2

3 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Mindestumfang Auffangpositionen Ein Steuerpflichtiger, der eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchführung ableiten kann, kann zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der Daten alternativ die Auffangpositionen nutzen. Das Mussfeld ist in einem solchen Fall mit dem NIL-Wert zu übermitteln. Auffangpositionen sollen die Einführung der E-Bilanz für die Unternehmen erleichtern und sind daher für einen Zeitraum von 5-6 Jahren in die Taxonomie eingefügt worden. Wenn eine in der Taxonomie vorgegebene Differenzierung durch Mussfelder in den Buchungskonten abgebildet wird, besteht kein Wahlrecht zwischen der Nutzung der Auffangposition und der als Mussfeld oder Mussfeld, Kontennachweis erwünscht gekennzeichneten Position. Damit gehen ein Mussfeld bzw. die Mussfelder einer Auffangposition vor. Quelle: BMF-Schreiben vom 28. September 2011 Übermittlung mit NIL Nach Rz. 16 des BMF-Anwendungsschreibens vom sind die in den Taxonomien als Mussfeld gekennzeichneten Positionen zwingend zu befüllen (Mindestumfang). Es wird elektronisch geprüft, ob formal alle Mussfelder in den übermittelten Datensätzen enthalten sind. Sofern sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, weil die Position in der ordnungsgemäßen individuellen Buchführung nicht geführt wird oder nicht ableitbar ist, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position leer (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln. Quelle: FAQ-Liste der Finanzverwaltung vom Ableitbarkeit? Ein Wert ist grundsätzlich aus der Buchführung ableitbar, wenn er sich aus den Buchführungsunterlagen im Sinne des 140 AO ergibt. Die Ableitbarkeit erfasst die Buchführung als Ganzes. Die Ableitung kann demnach aus dem Hauptbuch oder aus den Nebenbüchern, z.b. aus dem Beteiligungsverzeichnis, oder z.b. durch eine maschinelle Auswertung von Buchungsschlüsseln erfolgen. In der Einführungszeit der E-Bilanz wird es ausreichen, die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch, d.h. die Werte wie sie sich aus den im Unternehmen geführten Kontensalden des Hauptbuches ermitteln lassen, vorzunehmen. Dabei ist auf das ordnungsmäßige individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens abzustellen. Quelle: FAQ-Liste der Finanzverwaltung vom

4 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Zuordnung auf Taxonomiepositionen Was ist zu tun, wenn sich aus der eigenen Buchführung ein Posten ergibt, der sich nicht mit der gleichen Bezeichnung in der Taxonomie wieder findet? Beispiel 1: Kontobezeichnung Taxonomiebezeichnung Kontobezeichnung Aushilfslöhne" -> Zuordnung zur Taxonomieposition Löhne für Minijobs" Kontobezeichnung Fremdarbeiten (Vertrieb)" -> Zuordnung zur Taxonomieposition Provisionen Beispiel 2: Posten (Konto) bezieht sich auf mehr als eine Taxonomieposition Der Wert ist anteilig zuzuordnen soweit sich diese Werte ableiten lassen. Deckt keine der differenzierten Positionen der Taxonomie den Sachverhalt zutreffend ab, so können die Auffangpositionen für die Zuordnung genutzt werden. Falls ein ggf. in der Buchführung vorhandener höherer Informationsgrad erhalten bleiben soll, ist es aber - auf freiwilliger Basis - möglich, zu jeder Position die in ihren Wert einfließenden Kontensalden inkl. Kontenbezeichnung mit zu übermitteln, um Nachfragen zu vermeiden. Für die Einreichung der Kontensalden gibt es einen eigenen Berichtsbestandteil in der Taxonomie. Quelle: FAQ-Liste der Finanzverwaltung vom

5 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Übermittlungsvarianten Übermittlungsvariante A StB Bilanz + GuV Übermittlungsvariante B HGB Bilanz & GuV + Strukturierte Überleitungsrechnung Gliederungstiefe entspricht steuerlichem Mindestumfang XBRL Auch wenn lediglich die nach HGB aufgestellte Bilanz übermittelt wird, so ist diese - als auch die Überleitungsrechnung - im XBRL-Standard zu übertragen. Die HGB-Taxonomie wird immer zur Mindestanforderung! 5

6 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Alternativen zur Übermittlungsvariante B Mussfeldtiefe Überleitung auf allen Positionen und Ebenen HGB Bilanz & GuV + Strukturierte Überleitungsrechnung Gliederungstiefe entspricht steuerlichem Mindestumfang XBRL HGB Bilanz & GuV + Strukturierte Überleitungsrechnung Mussfeldtiefe Überleitung aller Positionen auf die steuerlichen Mussfelder Überleitung = Deltawertermittlung und Differenzierung 6

7 ANFORDERUNGEN DER E-BILANZ Überleitungsrechnung Δ 04 Δ 03 Δ kumuliert Δ 02 Δ kumuliert Deltawerte aus der Überleitungsrechnung Δ 00 Δ 01 Δ 00 Δ kumuliert Handelsbilanz t

8 LÖSUNGSANSÄTZE Übersicht Übermittlung des XBRL-Datensatz Umsetzungsmöglichkeiten 8

9 Übermittlung des XBRL - Datensatz LÖSUNGSANSÄTZE Integrierte Steuerbuchführung Umsetzungsmöglichkeiten Anforderungen an die E - Bilanz Parallele Buchungskreise Parallele Konten Parallele Ledger Geschäftsvorfall Geschäftsvorfall Geschäftsvorfall HGB Steuer HGB- Konten Steuer- Konten Ledger HGB Ledger Steuer Kontenplan Zusatzkontierung 9

10 Übermittlung des XBRL - Datensatz LÖSUNGSANSÄTZE Externes Überleitungsprogramme Umsetzungsmöglichkeiten Anforderungen an die E - Bilanz Finanzbuchhaltung Externes Überleitungsprogramm bspw. Excel Überleitungsrechnung handelsrechtlicher Buchungsstoff Nebenbuch Dokumentation der Wertabweichungen Kontenmapping HGB-Daten GAAP Rechnungslegungs. vorschriften XBRL-Dokument Datenpools SQL Access Eingabe / Übernahme der Stammdaten GCD Allg. Informationen Finanzamt 10

11 Übermittlung des XBRL - Datensatz LÖSUNGSANSÄTZE Outsourcing Umsetzungsmöglichkeiten Anforderungen an die E - Bilanz Unternehmen handelsrechtliche Jahresbuchhaltung Susa oder XBRL Übernahme der Daten ASCII-Import (Excel, TXT) Mapping / Kontenüberleitung Externer Dienstleister DATEV pro Ledger Handelsrecht Erstellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses XBRL elektronischer Bundesanzeiger handelsrechtliche Offenlegung (optional) Voraussetzung: Der Kontenrahmen wurde an die Mindestanforderungen der Taxonomie angepasst Finanzamt XBRL Ledger Steuerrecht E-Bilanz E-Bilanz Überleitung auf die steuerlichen Werte und Erstellung der Steuererklärungen Elster Plausibilisierung Steuerformulare Steuerformulare 11

12 PROJEKTVORGEHENSWEISE Phase 1 Phase 2 Phase 3 Projektvorbereitung Analyse Konzeption Projekt-Kick-Off Mappinganalyse Untersuchung des Buchungsverhaltens Analyse des Kontenplans und der Bilanzierungsrichtlinie Kontenplanstrukturierung Konzeption Steuer-Reporting Festlegung der Zielrichtung und Termine Aufbereitung der handelsrechtlichen Informationen Schnittstellenidentifikation von Vor- und Folgesystemen Analyse der Auswirkungen von BilMoG Konzeption Prozessveränderungen Aufbereitung Einzelabschlüsse nach Steuerrecht Projektplanung und Meilensteindefinition Aufbereitung der steuerlichen Informationen Definition der betroffenen ERP- Module Entscheidung und Umsetzungsplanung DV-technische Feinkonzeption Erstellung Bilanzierungsrichtlinie Projektabgrenzung in organisatorischer und technischer Hinsicht Analyse der organisatorischen Auswirkungen Erarbeiten von Handlungsempfehlungen Analyse der IT-Konfiguration Konzeption Schnittstellen 12

13 PROJEKTVORGEHENSWEISE Mapping: Zuordnungsvarianten Quell-Position: ReWe Ziel-Position: Taxonomie Variante 1: Genau ein Konto des Kontenplans wird auf genau eine Taxonomie-Position überführt Konto Sammelposten GWG 1 zu 1 - Zuordnung Position B. A GWG-Sammelposten Quell-Position Ziel-Position unproblematisch Variante 2: Mehrere Konten des Kontenplans werden auf genau eine Taxonomie-Position überführt Konto Deutsche Bank Konto Dresdner Bank Konto Kreissparkasse n zu 1 - Zuordnung Position B. A Guthaben bei Kreditinstituten Quell-Position Ziel-Position unproblematisch 13

14 PROJEKTVORGEHENSWEISE Mapping: Zuordnungsvarianten Fortsetzung 1 Quell-Position: ReWe Ziel-Position: Taxonomie Variante 3: Genau ein Konto des Kontenplans wird auf mehrere Taxonomie-Positionen überführt Konto Beteiligungen Die Kenntnis der Einzelsachverhalte ist notwendig! 1 zu n - Zuordnung Quell-Position Ziel-Position Position B. A Beteiligungen an Personengesellschaften Position B. A Beteiligungen an Kapitalgesellschaften Keine Aufteilung möglich, sofern die Rechtsform der Gesellschaft nicht aus der Bezeichnung einzelner Buchungen ersichtlich ist. Die Kenntnis des Aufteilungsschlüssels ist notwendig! Der Aufteilungsschlüssel kann sich im Zeitverlauf ändern Anpassungen notwendig! Änderung des Buchungsverhaltens notwendig! 14

15 PROJEKTVORGEHENSWEISE Mapping: Zuordnungsvarianten Fortsetzung 2 Quell-Position: ReWe Ziel-Position: Taxonomie Variante 4: Mehrere Konten des Kontenplans werden auf mehrere Taxonomie-Positionen überführt Konto Bauten Konto Wohnbauten Konto Gebäude Die Kenntnis der Einzelsachverhalte ist notwendig! Die Kenntnis des Aufteilungsschlüssels ist notwendig! Der Aufteilungsschlüssel kann sich im Zeitverlauf ändern Anpassungen notwendig! n zu m - Zuordnung Quell-Position Ziel-Position Position B. A Bauten auf eigenen Grundstücken Position B. A Bauten auf fremden Grundstücken Keine Aufteilung möglich, sofern die Eigentumsverhältnisse weder aus dem Kontennamen noch aus der Bezeichnung einzelner Buchungen ersichtlich sind.? 15

16 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 16

17 HAFTUNGSAUSSCHLUSS UND WEITERGABEBESCHRÄNKUNG Dieses Dokument wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, ist aber weder dazu geeignet noch bestimmt, konkreten Beratungsbedarf zu decken. Wir raten deshalb dringend dazu, die in diesem Dokument enthaltenen Informationen nicht zur Grundlage von Entscheidungen jedweder Art zu machen, ohne zuvor einschlägigen professionellen Rat bei der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingeholt zu haben. Entsprechend übernehmen die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie deren gesetzliche Vertreter, Partner, Angestellte und sonstigen Mitarbeiter keinerlei Verantwortung oder Haftung für die Folgen einer Verwendung dieses Papiers ohne entsprechende Beratung. Bitte wenden Sie sich an die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, um die Inhalte dieses Dokumentes und deren Nutzbarkeit für Sie vor dem Hintergrund Ihrer konkreten Situation zu erörtern. Copyright: BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Alle Rechte vorbehalten Die Wiedergabe, Vervielfältigung und/oder Bearbeitung sämtlicher Inhalte und Darstellungen des Beitrages sowie jegliche Weitergabe oder sonstige Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gestattet. BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts, ist Mitglied von BDO International Limited, einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Nachschusspflicht, und gehört zum internationalen BDO Netzwerk voneinander unabhängiger Mitgliedsfirmen. BDO ist der Markenname für das BDO Netzwerk und für jede der BDO Mitgliedsfirmen. 17