Die E-Bilanz Aktuelle Informationen zur praktischen Umsetzung

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1 1 1. Grundlagen Die E-Bilanz Aktuelle Informationen zur praktischen Umsetzung Die Einführung der elektronischen Übermittlung von Bilanzdaten an das Finanzamt, die sogenannte E-Bilanz, beschäftigt uns schon seit geraumer Zeit. Der 5b EStG, der alle Unternehmen, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 oder 5a EStG ermitteln, verpflichtet, eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz zu übermitteln, wurde bereits durch das Steuerbürokratieabbaugesetz vom 20. Dezember 2008 eingeführt. Der geplante Termin zur verpflichtenden Übermittlung hat sich seitdem mehrfach verschoben. In unseren Mandantenrundschreiben der Monate Februar und Oktober 2011 hatten wir Sie bereits über den damaligen Entwicklungsstand informiert. Prinzipiell ist die E-Bilanz schon jetzt Pflicht: 5b EStG ist erstmals für die Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2011 begonnen haben, also für das derzeit laufende Wirtschaftsjahr. Laut des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 28. September 2011 (BStBl I 2011, 855) wird es jedoch von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Abgabe der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für dieses Jahr noch in Papierform erfolgt. Daher muss eine elektronische Übermittlung erst für das Wirtschaftsjahr 2013 bzw. 2013/2014 (vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr) vorgenommen werden. Eine Übergangsregelung existiert u. a. für von der Körperschaftsteuer befreite Körperschaften mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit ihren Betrieben gewerblicher Art. Diese Steuerpflichtigen müssen die Bilanz erst für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, elektronisch übermitteln. Es ist zu betonen, dass die E-Bilanz nur bilanzierende Betriebe betrifft. Wird der Gewinn aus diesen steuerpflichtigen Betätigungen durch eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt, hat 5b EStG keinerlei Bedeutung. Darüber hinaus existiert auch für Unternehmen mit ausländischen Betriebsstätten eine Übergangsregelung mit gleicher Frist. Allerdings gilt dies nur für die auf die ausländischen Betriebsstätten selbst entfallenden Ergebnisse. Wir werden im Folgenden auf die Form der Übermittlung und die zu übermittelnden Daten eingehen und anschließend Ansätze für die praktische Umsetzung anführen. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen einen Blick in die Zusammenstellung der im Zusammenhang mit dem Projekt E-Bilanz häufig gestellten Fragen. Diese kann u. E. bei vielen bestehenden Unklarheiten hilfreich sein (Link: 2. Wie hat die Übermittlung zu erfolgen? Aus den zu übermittelnden Daten (vgl. Punkt 3.) ist zunächst ein XBRL-Datensatz zu erzeugen. Dieser Standard findet bereits bei der Offenlegung im elektronischen Bundesanzeiger Anwendung. Die Erzeugung des Datensatzes kann auf zwei Wegen erfolgen: Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen die direkte Erzeugung aus den Daten des Buchhaltungsprogramms. Zu bedenken ist hier allerdings, dass in der Buchhaltung in den meisten Fällen lediglich handelsrechtliche Zahlen erfasst sind. Angesichts von - gerade nach dem BilMoG - immer deutlicheren Unterschieden zwischen handels- und steuerrechtlichen Wertan-

2 2 sätzen, müssten daher entweder steuerrechtliche Abweichungen ebenfalls buchhalterisch erfasst werden oder manuelle Korrekturen möglich sein. Die zweite Möglichkeit ist die Erzeugung in unserem Hause. Dafür müssten die notwendigen Buchhaltungsdaten (z. B. in Excel) exportiert und an uns übermittelt werden. Wir würden auf Basis dieser Daten und nach ggf. erforderlichen Änderungen und/oder Ergänzungen die E- Bilanzdaten zeitgleich mit den betrieblichen Steuererklärungen an das Finanzamt übermitteln. Auch wenn der Datensatz nicht durch uns erzeugt werden sollte, ist eine Kontrolle von unserer Seite vor Übermittlung der Daten unbedingt anzuraten, insbesondere damit eine Übereinstimmung mit den Angaben in den Steuererklärungen gewährleistet ist. Die Übermittlung erfolgt authentifiziert über ELSTER. Es werden auch Erfassungstools zur händischen Eingabe der E-Bilanzdaten angeboten - jedoch nicht von Seiten der Finanzverwaltung, da diese eine vollelektronische Kette von der Buchführung bis zur Verarbeitung im Finanzamt anstrebt. 3. Welche Daten sind zu übermitteln? Die Übermittlungspflicht betrifft Inhalte der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie ggf. der Überleitungsrechnung bei den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechenden handelsrechtlichen Wertansätzen. Betroffen sind nicht nur die laufenden Bilanzen zum Schluss des Wirtschaftsjahres, sondern auch aperiodische Bilanzen wie Eröffnungs-, Zwischen- (z. B. bei Gesellschafterwechsel in einer Personengesellschaft), Liquidationsbilanzen oder anlässlich einer Umwandlung. Bei Personengesellschaften sind auch ggf. vorhandene Ergänzungs- und Sonderbilanzen sowie eine Kapitalkontenentwicklung für die einzelnen Gesellschafter zu übermitteln. Hierfür besteht allerdings wieder eine Übergangsregelung, daher ist die Übermittlung nach Taxonomie erst für das Wirtschaftsjahr 2015 bzw. 2015/2016 verpflichtend Taxonomie Die Taxonomie stellt das amtlich vorgeschriebene Schema für den Datensatz dar. Sie enthält ein Stammdaten-Modul (GCD), das dem Finanzamt Informationen zum Dokument und zum Unternehmen liefert, und ein Jahresabschluss-Modul (GAAP). Es werden folgende Taxonomien unterschieden: - Die Kerntaxonomie für die Mehrzahl der Unternehmen (sozusagen die Normalfälle ), - Ergänzungs- /Branchentaxonomien für Unternehmen, für die besondere Buchführungspflichten existieren, z. B. Pflegeeinrichtungen (PBV) oder Wohnungsunternehmer (WBV), - Spezialtaxonomien für Banken und Versicherungen. Im GAAP-Modul werden die folgenden Berichtsbestandteile vorgegeben: - Bilanz (d. h. entweder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz) - Gewinn- und Verlustrechnung - Ergebnisverwendung - Kapitalkontenentwicklung (nur für Personengesellschaften)

3 3 - Steuerliche Gewinnermittlung a) für Einzelunternehmen und Personengesellschaften b) bei Personengesellschaften (hier werden ggf. im Teil a vorzunehmende Gewinnkorrekturen, z. B. nach 3 Nr. 40 EStG oder 8b KStG, rückgängig gemacht) c) für besondere Fälle (z. B. Betriebe gewerblicher Art, wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) - Steuerliche Modifikationen (Umgliederung oder Überleitungsrechnung) - Detailinformationen zu Positionen (z. B. Kontensalden zu einer Position). Darüber hinaus existieren weitere Berichtsbestandteile, die zur freiwilligen elektronischen Übermittlung von weiteren Informationen genutzt werden können (z. B. Anlagespiegel). Die Finanzverwaltung hat die Taxonomien als Excel-Visualisierung unter zum Download bereitgestellt. Eine übersichtlichere Darstellung der Taxonomien finden Sie unter Für die Kerntaxonomie wählen Sie die HGB-Taxonomie Version 5.1, Kerntaxonomie aus. Die Konten der Buchführung sind den entsprechenden Positionen der Taxonomie zuzuordnen. Dies kann sowohl einfach (1:1) als auch summarisch (d. h. mehrere Konten werden einer Position zugeordnet) erfolgen. Problematisch ist der Fall, dass nach der Taxonomie zwingend zu unterscheidende Sachverhalte auf einem einzigen Konto erfasst werden. Hier können Auffangpositionen (vgl. Punkt 3.3.) einen Ausweg darstellen, anderenfalls müssten nachträglich Umbuchungen vorgenommen werden. Die letztere Möglichkeit sollte jedoch unbedingt vermieden werden, da sie mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Eine rechtzeitige Änderung der Buchhaltungsanweisungen (vgl. Punkt 4.) ist hier von essenzieller Bedeutung. Wir weisen darauf hin, dass die Verpflichtung zur Übermittlung einer E-Bilanz lediglich die fristgerechte und vollständige Übermittlung an sich beinhaltet. Fehlerhafte Zuordnungen von Konten werden daher nicht sanktioniert. Für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung haben die übermittelten E-Bilanzdaten keinerlei Bedeutung. Gerade angesichts drohender Rückfragen im Rahmen der automatischen Plausibilitätsprüfung im Finanzamt sollte dennoch die Zuordnung nach bestem Wissen zutreffend erfolgen Mindestumfang Es müssen zwingend alle als Mussfeld und Mussfeld, Kontennachweis erwünscht bezeichneten Positionen übermittelt werden. Bei Letztgenannten kann ein Auszug aus der Summenund-Saldenliste über die in diese Position einfließenden Konten direkt beigefügt werden (dies ist auch bei anderen Taxonomiepositionen möglich). Eine Pflicht hierzu besteht demnach nicht, allerdings ist bei Nichtlieferung mit Rückfragen seitens der Finanzverwaltung zu rechnen. Sofern Positionen übermittelt werden, die rechnerisch in eine Oberposition verknüpft sind, so sind auch diese Oberpositionen zu übermitteln (Summenmussfelder). Mussfeld-Positionen müssen einen Wert enthalten, auch wenn die ihnen zugeordneten Konten nicht bebucht wurden - in diesem Fall ist sie als leer zu übermitteln (NIL-Wert). Positionen mit der Bezeichnung Rechnerisch notwendig, falls vorhanden sind dann mit Werten zu übermitteln, wenn ohne diese Übermittlung die Summe der Positionen auf der gleichen

4 4 Ebene nicht dem Wert der Oberposition entspricht, mit denen diese Positionen rechnerisch verknüpft sind Auffangpositionen Die sogenannten Auffangpositionen enthalten in ihrer Bezeichnung i. d. R. die Formulierung nicht zuordenbar. Sie können dann genutzt werden, wenn eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann. Bsp.: Ein Unternehmen erfasst alle Umsätze - unabhängig davon, ob sie steuerfrei, nicht steuerbar oder welchem Steuersatz sie unterliegen - auf einem einzigen Erlöskonto. Die Taxonomie gibt diverse, nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen differenzierte Mussfelder für Umsatzerlöse vor. Aus dem Saldo des Erlöskontos kann die Aufteilung auf die verschiedenen Mussfelder nicht abgeleitet werden. Lösung a: Das Unternehmen ändert vorab sein Buchungsverhalten und bucht die Umsatzerlöse entsprechend den Mussfeldern der Taxonomie bzw. bucht die Umsätze im Rahmen der Jahresabschlusserstellung aufwändig um. Lösung b: Die Mussfelder bei den Umsatzerlösen werden als leer übermittelt, stattdessen fließt die Summe der gesamten Erlöse in die Position Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen ein. (Rückfragen des Finanzamts hierzu sind wahrscheinlich!) Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein Wert grundsätzlich aus der Buchführung ableitbar, wenn er sich aus den Buchführungsunterlagen i. S. d. 140 AO ergibt. Dies schließt z. B. auch die maschinelle Auswertung von Buchungsschlüsseln mit ein. In der (nicht näher definierten) Einführungszeit der E-Bilanz soll es für die Nutzung der Auffangpositionen jedoch ausreichen, dass die Werte nicht aus den Kontensalden des Hauptbuchs ableitbar sind. Sofern in der Taxonomie keine Auffangposition eingerichtet wurde (was jedoch überwiegend der Fall sein sollte), kann ein Wert auf der Ebene der nächst höheren Oberposition übermittelt werden (soweit rechnerisch zulässig). 4. Empfehlungen für die praktische Umsetzung Die von vielen Seiten ausgesprochene Empfehlung lautete, dass betroffene Unternehmen das Wirtschaftsjahr 2012 (bzw. 2012/2013) als Testjahr nutzen sollten, in dem die Buchführung bereits den Erfordernissen der E-Bilanz angepasst wurde. Somit bestünde genügend Vorlaufzeit, um mögliche Probleme in den internen Abläufen oder auf technischer Seite aufzudecken und zu lösen. Spätestens jedoch zum sich nähernden Beginn des Wirtschaftsjahres 2013 (bzw. 2013/2014) sollte eine eingehende Auseinandersetzung mit den technischen und buchhalterischen Anforderungen durch die E-Bilanz erfolgen. Hinsichtlich der technischen Seite ist eine Kontaktaufnahme mit dem Anbieter der Finanzbuchhaltungssoftware - sofern noch nicht geschehen - unabdingbar. Es muss insbesondere gewährleistet werden, dass die Buchführungsdaten in einen XBRL-Datensatz umgewandelt bzw. an uns exportiert werden können. Auch sollte ggf. der Kontenrahmen aktualisiert werden, damit alle für die Ermittlung der E-Bilanzdaten notwendigen Konten hinterlegt sind. Für die Umsetzung in der Buchführung sollte zuerst anhand der Taxonomie überprüft werden, inwieweit die bisher für die verschiedenen Geschäftsvorfälle benutzten Konten mit der Taxonomie übereinstimmen. In der Regel sind die verwendeten Kontenrahmen an sich deutlich detaillierter als die Mussfelder der Taxonomie. Wichtig ist jedoch festzustellen, welche Geschäftsvorfälle nach der Umstellung anders gebucht werden sollen als bisher.

5 5 Hierfür sollte generell eine Strategie hinsichtlich der E-Bilanz feststehen. Prinzipiell könnte man eine Minimalstrategie verfolgen, d. h. das Buchführungsverhalten nicht ändern und ggf. in großem Maße Auffangpositionen verwenden. Wir raten von dieser Strategie jedoch generell ab, da Rückfragen seitens des Finanzamtes sehr wahrscheinlich sind (was mitunter deutlich höhere Kosten verursachen kann als eine einmalige Umstellung). In nachhaltig extremen Fällen könnte dies ein wichtiger Faktor für die Anordnung einer Betriebsprüfung sein. Es ist somit eine sehr unternehmensspezifische Entscheidung, in welchem Umfang die Abläufe im Rahmen der Buchführung geändert werden sollen. Wir empfehlen jedoch, Umstellungen aufgrund der E-Bilanz soweit wie möglich jetzt vorzunehmen und die Inanspruchnahme von Auffangpositionen zu vermeiden. Diejenigen Anpassungen, die mit hohem Aufwand verbunden sind, könnten ggf. auf ein Folgejahr verschoben werden. Die E-Bilanz bietet einen idealen Anlass, um die Abläufe im Rahmen der Buchführung generell einer genaueren Betrachtung zu unterziehen und ggf. zu optimieren. Gerade Missstände, die sich im Laufe der Zeit eingeschlichen haben (z. B. inkonsequentes Buchungsverhalten) können durch neue, eindeutige Buchungsanweisungen behoben werden. Vor diesem Hintergrund stehen wir Ihnen gerne für die Umsetzung des Projektes E-Bilanz, insbesondere natürlich für die rechnungswesenbezogenen Aspekte, beratend zur Seite. Da die Erstellung Ihrer Steuererklärungen überwiegend in unserem Hause erfolgt, ist die Verständigung auf eine gemeinsame Strategie von großer Wichtigkeit. Kiel, 31. Oktober 2012 Karin Siewert