E- Bilanz in SAP Business One Häufig gestellte Fragen und Antworten. Product and Solution Management SAP Business One, SAP AG, November 2012

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1 E- Bilanz in SAP Business One Product and Solution Management SAP Business One, SAP AG, November 2012

2 Was ist unter E-Bilanz zu verstehen? Der Gesetzgeber verfolgt unter dem Motto "Elektronik statt Papier" und den im Rahmen des "Steuerbürokratieabbaugesetzes" eingeführten Maßnahmen das Ziel, eine vollelektronische Unternehmenssteuererklärung einzuführen und als Regelverfahren der Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung zu etablieren. Hierzu gehören neben den Inhalten der Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung auch Stammdaten zum Unternehmen und den Gesellschaftern. Alle Daten werden dann als elektronische Bilanz im sogenannten XBRL Format standardisiert übermittelt. Die gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Bilanz ist 5b Einkommensteuergesetz(EStG). Welche Unternehmen müssen eine E-Bilanz erstellen? Alle bilanzierenden Unternehmen ohne jegliche Größenklassenunterschide, die ihren Gewinn nach den 4 Abs. 1, 5 oder 5a Einkommensteuergesetz ermitteln, sind nach Ablauf der Nichtbeanstandungsfirst verpflichtet, ihre Bilanzdaten künftig elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln ( 5b Einkommensteuergesetz). Ab wann müssen die Daten zwingend elektronisch übermitteln? Die Änderung durch das Steuerbürokratieabbaugesetz in Deutschland gemäß 5b EStG greift zum ersten mal, für Geschäftsjahre, die nach dem beginnen. Der Gesetzgeber räumt aber hier eine Übergangsfrist ein und es ist für das Geschäftsjahr 2012 möglich die Bilanz sowie Gewinn und Verlustrechnung Anfang 2013 in Papierform einzureichen. Nach Ablauf der "Nichtbeanstandungsregelung" gemäß 5b EStG sind bilanzierende Unternehmen zwingend verpflichtet, für Geschäftsjahre, die nach dem beginnen, den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln. Zum ersten Mal zwingend muss die E-Bilanz für das Geschäftsjahr 2013 erstellt werden. Die Erstellung und Übermittlung erfolgt dann in der Regel am Anfang des folgenden Geschäftsjahres Gibt es weitere Ausnahmen? In folgenden Fällen wird eine elektronische Abgabe erst für Geschäftsjahre die nach dem beginnen verpflichtend: Sonder- u. Ergänzungsbilanzen Kapitalkontenentwicklungen für Personenhandelsgesellschaften Ausländische Betriebsstätten von inländischen Unternehmen Ausländische Unternehmen mit inländischen Betriebsstätten Steuerbegünstigte Körperschaften, die für ihren wirtschaftlichen Betrieb bilanzieren Juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art 2012 SAP AG. All rights reserved. 2

3 3 Welche Inhalte müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden? Verpflichtend müssen ab dem Geschäftsjahr 2013, folgende Daten elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, handelsrechtlich mit Überleitungsrechnung der Wertansätze aus der Handelsbilanz zur Steuerbilanz oder eine Steuerbilanz mit Gewinn und Verlust Ergebnisverwendung von Kapitalgesellschaften Steuerliche Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften Stammdaten zum Unternehmen und den Gesellschaftern Verpflichtend müssen ab dem Geschäftsjahr 2015, folgende Daten elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden: Kapitalkontenentwicklungen und Ergebnisverwendungen von Personenhandelsgesellschaften Die Übertragung der folgenden Daten ist nicht verpflichtend und geschieht auf freiwilliger Basis: Kapitalflussrechnung, Anlagenspiegel, Eigenkapitalspiegel Anhang, Lagebericht, Haftungsverhältnisse, Berichte des Aufsichtsrates, Beschlüsse und Erklärungen Wie wird die E-Bilanz übertragen und was ist XBRL? Die E-Bilanz wird elektronisch auf Basis von XBRL übertragen. XBRL (extensible Business Reporting Language) definiert einen offenen international verbreiteten Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen. Es wird mit XBRL ermöglicht Daten in standardisierter Form aufzubereiten und mehrfach zu nutzen. XBRL kommt bereits bei der Veröffentlichung von Unternehmensinformationen im elektronischen Bundesanzeiger zum Einsatz. Was ist eine Taxonomie bzw. E-Bilanz-Taxonomie? Ähnlich einem Kontenrahmen, besteht eine Taxonomie aus einem gegliederten Datenschema wie Bilanz- sowie Gewinn und Verlustrechnungspositionen. Die E-Bilanz-Taxonomie ist eine nach 5b EstG amtlich vorgeschriebene Datensatzgliederung. Die E-Bilanz-Taxonomie unterteilt sich nach einem so genannten Stammdatenmodul und einem GAAP-Modul.

4 4 Was für Taxonomien gibt es? Es gibt neben der Kerntaxonomie welche Branchenneutral ist, Spezial und Ergänzungstaxonomien. Die Spezialtaxonomien sind vorgesehen für Banken und Versicherungen. Ergänzungstaxonomien sind für die Wohnwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen sowie Land- u. Forstwirtschaft vorgesehen. Welche Taxonomie wird in SAP Business One unterstützt? Grundsätzlich können Sie alle Taxonomien verwenden. Aufgrund der hohen Komplexität werden von Seiten der SAP nur Vorlagen zur Kerntaxonomie geliefert. Hat die E-Bilanz Auswirkungen auf die steuerliche Betriebsprüfung? Mit der E-Bilanz und der damit verbundenen Vergleichbarkeit der Daten, erhält die Finanzverwaltung die Möglichkeit steuerliche Betriebsprüfungen effizienter zu gestalten und zeitnah durchzuführen. Auf lange Sicht wird es der Finanzverwaltung durch die neue Datenübermittlung erleichtert prüfungsrelevante Fälle zu identifizieren. Was sind Auffangpositionen? Auch wenn Anpassungen im Kontenrahmen vorgenommen wurden und die Änderungen im Buchungsverhalten berücksichtigt wurden, wird es unter Umständen nicht möglich sein, direkt nach Umstellung auf die E-Bilanz alle Anpassungen im Buchungssystem standardisiert ablaufen zu lassen. Die Finanzverwaltung hat daher eingeräumt die sogenannten Auffangpositionen zu nutzen. Wenn der in der Taxonomie vorgegebene Detailierungsgrad nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann, können Auffangpositionen genutzt werden. Wird externe Beratung benötigt und zu welchem Zeitpunkt sollte diese einbezogen werden? Die Umstellung auf die E-Bilanz stellt ein größeres Projekt in ihrer Unternehmung dar, daher hängt es von Ihrem internen Wissensstand zum Thema E-Bilanz und ob intern für die Erstellung und Ermittlung der Steuerbilanz ein ausreichendes steuerliches Fachwissen vorliegt ab ob externe Beratung benötigt wird. Liegt nur teileweises oder kein ausreichendes Wissen in den Bereichen E-Bilanz, Steuerbilanz oder Handelsbilanz mit steuerrechtlicher Überleitungsrechnung vor, sollten sie direkt von Beginn des Projektes zur Umstellung ihren Steuerberater oder die für die Bilanzerstellung verantwortliche Person mit einbeziehen.

5 5 Welche Auswirkungen hat die Einführung der E-Bilanz auf die Buchhaltung? Abhängig von der jetzigen Bilanzgliederung kann die Einführung der E-Bilanz umfangreiche Änderungen beinhalten. Für den Fall das in einer Unternehmung keine großen Änderungen vorgenommen werden, sollte unter Umständen die Einführung der E-Bilanz zum Anlass genommen werden derzeitige Strukturen, Gliederungen und Prozesse zu überarbeiten. In jedem Fall sollten in den Prozess der Umstellungen die für die Bilanzerstellung verantwortlichen Mitarbeiter, Mitarbeiter der Buchhaltung naher Abteilungen und ihre Steuerberater mit einbezogen werden. Im Rahmen der E-Bilanz müssen die Daten unter Umständen, anders wie bisher im HGB-Abschluss, in einigen Teilbereichen detailliert ausgewiesen werden. Es sollte an dieser Stelle unbedingt geprüft werden welcher Detailierungsgrad in ihren Unternehmen benötigt wird oder ob für sie mit Hilfe der sogenannten Auffangpositionen, wie bisher weiter arbeiten können? Um sich entsprechend vorzubereiten und zum Einleiten der richtigen Maßnahme, sollten im Unternehmen, in Rücksprache mit ihrem Steuerberater oder der für die Bilanzerstellung verantwortlichen Person, folgende Fragen beantwortet werden: Gibt es unterjährige Buchungen die Einfluss auf die steuerliche Gewinnermittlung haben? Wie sieht der aktuelle Jahresabschlusserstellungsprozess aus? Wer stimmt die Konten ab und wer erstellt die Jahresabschlussbuchungen? Wer erstellt die handelsrechtliche Bilanz sowie Gewinn und Verlustrechnung? Wer erstellt den steuerrechtlichen Jahresabschluss bzw. die Überleitungsrechnung vom Handelsrecht auf das steuerliche Ergebnis? Sind die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz vollständig dokumentiert? Welchen Detailierungsgrad haben zurzeit die Finanzberichte und welcher wird zukünftig benötigt? Wird neben der Handelsbilanz und Steuerbilanz noch ein weiterer Abschluss(IFRS/ US GAAP) im Unternehmen erstellt? Soll die E-Bilanz selbst erstellt und übermittelt werden oder wird der Steuerberater damit beauftragt? Liegt für die Erstellung und Ermittlung der Steuerbilanz ein ausreichendes steuerliches Fachwissen vor? In welchen Bereichen müssen die Mitarbeiter geschult werden um sich optimal für die E-Bilanz vorzubereiten?

6 6 Werden neue Konten bzw. ein neuer Kontenrahmen benötigt? Grundsätzlich sollte hier zuerst geprüft werden ob sie aufgrund des höheren Detailierungsgrades neue Konten benötigen oder ober sie bereits mit Hilfe des genutzten Kontenrahmens und der automatisierten Kontenfindung den erforderlichen Detailierungsgrad abdecken können. Sollten sie hier weiter Konten benötigen sollte eine Erweiterung des Kontenrahmen in Absprache mit ihrem Steuerberater oder der für die Bilanzerstellung verantwortlichen Person geschehen. Um jedoch die Umstellung auf die E-Bilanz zu erleichtern, erlaubt der Gesetzgeber die Nutzung von sogenannten Auffangpositionen. Wenn sich der durch ein Mussfeld vorgegebene Detailierungsgrad, für bestimmte Sachverhalte aus der Buchführung nicht ableiten lässt, können Auffangpositionen genutzt werden. Im Fall es werden neue Konten benötigt, ab wann sollte der bestehende Kontenrahmen ergänzt werden? Um spätere Umbuchungen zu vermeiden, sollten diese bereits zu Beginn des neuen Geschäftsjahres ergänzt werden. Geschieht dies zu einem späteren Zeitpunkt empfehlen wir über bestehende Systemberichte die entsprechenden Konten und Buchungen zu analysieren um im Anschluss manuelle Umbuchungen vorzunehmen. Wie können wir sicher sein, dass der von uns genutzte Kontenrahmen den Anforderungen der E-Bilanz genügt? Grundsätzlich kommt es hier auf die richtige Zuordnung ihrer Konten zu der E-Bilanz Taxonomie an. Daher sollten Sie mit ihrem Steuerberater oder der für die Bilanzerstellung verantwortlichen Person Rücksprache halten und prüfen ob ihre Einstellungen den Anforderungen genügen. Im Fall, das die E-Bilanz außerhalb von SAP Business One erstellt wird, wie müssen dann die Daten bereitgestellt werden? Im Fall die Steuerbilanz oder die Handelsbilanz mit Überleitungsregel wird wie gewohnt mit Hilfe des Steuerberaters erstellt und von diesem im Anschluss als E-Bilanz übermittelt, so können die Finanzdaten über die SAP Business One Datev-Schnittstelle an den Steuerberater übertragen werden. Sollte der Steuerberater noch zusätzliche Information zur Übermittlung der GCD Stammdaten benötigen, so müssen diese zusätzlich übermittelt werden. Die meisten am Markt verfügbaren E-Bilanz-Tools arbeiten nach einem ähnlichen Schema und ermöglichen zum Teil einen Import der Daten. Die genaue Handhabung sollten aber mit dem jeweiligen Hersteller geklärt werden.

7 7 Wie bzw. wo erhalte ich den benötigten Kontenrahmen und Konten? Für neue Kunden wird bereits ein überarbeiteter SKR03 bzw. SKR04 im SAP Business One System vorinstalliert und kann entsprechende bei der Implementierung ausgewählt werden. Für Bestandskunden werden wir entsprechende Übersichtslisten bereitstellen, in denen die Änderungen zum bisherigen Kontenrahmen dokumentiert sind. Auf diese Weise ist es auf einfache Art möglich den bestehen Kontenrahmen abzugleichen. Auch wenn die Kontenrahmen bzw. die Änderungen hierzu zur Verfügung gestellt werden, so ist es dennoch nötig diese mit ihrem Steuerberater oder der für die Bilanzerstellung zuständigen Person abzustimmen. Wie werden wir bei der Umstellung auf die E-Bilanz in Bezug auf buchungsrelevante Fragen von SAP Unterstützt? Als Softwarehersteller dürfen wir sie leider nicht steuerlich bzw. buchhalterisch Beraten. Bei allen steuerlichen und buchhalterischen Fragen die sich durch die Umstellung auf die E-Bilanz ergeben, wenden sie sich bitte an ihren Steuerberater oder die für die Bilanzerstellung verantwortliche Person. Wie kann sichergestellt werden, dass im System Umsatzerlöse nach der der Umstellung auf die E-Bilanz nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten gesplittet werden? Falls neue Erlöskonten benötigt werden, so können sie diese in dem von ihnen genutzten Kontenplan ergänzen und die Zuordnung über unsere Sachkontenfindung steuern. Die bisherige Sachkontenfindung in SAP Business One deckt die meisten Geschäftsvorfälle ab und ermöglicht eine detaillierte automatisierte Erlöstrennung nach steuerlichen Gesichtspunkten. Sollte es bedingt durch den Geschäftsbetrieb Sonderfälle geben, die nicht mit der derzeitigen Kontenfindung abgedeckt sind, kann ab Januar 2013 bei Teilnahme am Produkt Ramp Up auf die neue SAP Business One Version 9.0 umgestellt werden. Die dort implementierte Matrix zur Sachkontenfindung ermöglichst es selbst Sonderfälle zu steuern. Wenn es nicht möglich ist direkt auf die neue SAP Business One Version 9.0 umzustellen, müssen Umsätze die sich aus derartigen Sonderfällen ergeben ggf. manuell umgebucht werden. Neben der Steuerung der Erlöse und der damit verbundenen Zuordnung nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten, können die Erlöse auch erst am Geschäftsjahresende auf die entsprechenden Konten manuell umgebucht werden. Zur Ermittlung der steuerlichen Werte können die vorhandenen Standard Berichte wie z.b. der Umsatzsteuerabstimmungsbericht genutzt werden. Falls weitgehende Änderung in der Buchhaltung nicht möglich sind, so können Erlöse auch ohne weitere Detaillierung kumuliert auf den sogenannten Auffangpositionen ausgewiesen werden.

8 8 Wenn wir uns entschließen die Erlöskonten in der Sachkontenfindung zu ändern, wie können wir sicher sein das wir alle Konten in den jeweiligen Ebenen wie Lager, Artikelgruppe oder Artikel geändert haben? Wenn in ihrem Unternehmen interne Richtlinien und Prozessprozessbeschreibungen vorliegen, prüfen sie bitte wie die Kontenfindung in Ihrem Unternehmen definiert wurde. Mit Hilfe der bestehenden Finanzberichte, prüfen Sie bitte welche Erlöskonten bisher bei Ihnen genutzt wurden. Eine weitere Hilfestellung, gibt die Funktion Expresskonfiguration ab der Version Über die Konfigurationsverwaltung können Sie einen Bericht der aktuellen Konfigurationseinstellungen ausgeben. Bitte sehen sie hierzu auch den Hinweis " E-Bilanz: Auswirkungen auf die Sachkontenfindung in Bezug auf Erlösbuchungen" in dem wir Ihnen Abfragen zur Verfügung stellen. Die Abfragen zeigt, welches Erlöskonto in welcher Kontenfindung (z.b. Lager, Artikelgruppe oder Artikel) hinterlegt wurde. Wie müssen bei Erstellung einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung für die Gewinn und Verlustrechnung, die notwendigen Umgliederungen und Wertanpassungen vorgenommen werden? Als Softwarehersteller dürfen wir sie leider nicht steuerlich bzw. buchhalterisch Beraten. Bei allen steuerlichen und buchhalterischen Fragen die sich durch die Umstellung auf die E-Bilanz ergeben, wenden sie sich bitte an ihren Steuerberater oder die für die Bilanzerstellung verantwortliche Person. Die von Ihnen oder ihrem Steuerberater angepassten Salden werden dann mit Hilfe der Taxonomieknoten mit der E-Bilanz übertragen. Wird SAP weitere Informationen und Dokumentation für die Erstellung bzw. Übermittlung der E-Bilanz zur Verfügung stellen? Wie jedes Jahr stellen wir unseren Kunden und Partnern ein aktuelles Dokument mit Hilfestellung zur Erstellung des Jahresabschlusses bereit. Für den Jahresabschluss des Geschäftsjahres 2013 wird das Dokument um das Kapitel E-Bilanz im kommenden Jahr ergänzt. Neben den Erweiterungen in diesem Dokument wird es auch eine Prozess Beschreibung für den Jahresabschluss direkt im SAP Business One System geben, diese kann dort Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Die im System hinterlegte Beschreibung kann zusätzlich individuell von unseren Kunden und Partnern auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden kann.

9 9 Wie wird die E-Bilanz übertragen und entstehen hier zusätzliche Kosten? Für die Übertragung der E-Bilanz Taxonomie, wird die von der Finanzverwaltung bereitgestellte ERiC Software Komponente benötigt. In SAP Business One wird die ERiC Software Komponente bereits seit mehreren Jahren in unserem ElsterModul verwendet und ist fester Bestandteil der Softwareauslieferung. Wird die E-Bilanz aus dem SAP Business One System heraus übertragen, werden daher keine zusätzliche Kosten durch die Nutzung der ERiC Komponente auf den Nutzer zukommen. Sollte diese Komponente in einer anderen Software als SAP Business One genutzt werden, so unterliegt dieses den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters und sollte entsprechend geprüft werden. Welche Möglichkeiten gibt es die E-Bilanz zu übermitteln? Wird der Jahresabschluss von ihrem Steuerberater auf dessen System erstellt, so ist es naheliegend wenn die Übermittlung direkt über das Steuerbüro durchgeführt wird. Ist es geplant die Daten von ihrem eigenen System zu übermitteln, so kann die Übertragung mit Hilfe der im Elster Modul vorhandenen ERiC Software Komponente durchgeführt werden. Aber auch in diesem Fall sollten sie ihre Daten vom Steuerberater auf Richtigkeit überprüfen lassen. Ab wann kann mit welcher Änderung in der SAP Business One Software gerechnet werden? Komponenten wie neue Kontenpläne und Konten sowie neue Finanzberichtsvorlagen werden Ende 2012 zur Verfügung stehen, damit Anfang 2013 mit der Umstellung begonnen werden kann. Beachten Sie, dass sie Änderungen im Kontenrahmen bzw. bei der Buchungserfassung bereits zum vornehmen sollen, da diese Daten für den Jahresabschluss 2013 benötigt werden. Die Auslieferung der notwendigen Erweiterungen zum Übertragungsmodul ist ab Mitte 2013 geplant. Wie kann ich meine Konten den Taxonomie Knoten zuordnen? Die Zuordnung der Konten erfolgt in SAP Business One über die Finanzberichtsvorlagen. Die Konten können wie z.b. in einer HGB Bilanz Struktur über doppelklick und Auswahlliste der jeweiligen Position einfach zugeordnet werden. Welche Möglichkeiten gibt es die Zuordnung zu überprüfen? Wie jede andere Finanzberichtsvorlage kann die E-Bilanz auch in den Standard Berichten verwendet werden und dort ausgeführt werden. Der dortige Bericht kann dann zum Abgleich genutzt werden. Zu Vergleichszwecken können sie auch die von ihnen bisher genutzten Vorlagen nutzen.