Coachingfragen und Antworten (November 2012) Die Top 3 zum Thema Mitarbeitergespräche

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1 Coachingfragen und Antworten (November 2012) Die Top 3 zum Thema Mitarbeitergespräche In Absprache mit meinem Vorgesetzten habe ich in unserem Kalender 30 Minuten für unser gemeinsames Mitarbeitergespräch vorgesehen, das seither allerdings regelmäßig wichtigeren Dingen zum Opfer fällt. Ich fühle mich dadurch inzwischen ziemlich verunsichert. Wie wichtig bin ich ihm als seine Assistentin? Wie bedeutsam waren denn die Termine, denen Ihr Zweiergespräch zum Opfer gefallen ist, für Ihren Chef? Sie als seine rechte Hand können das doch sicherlich gut einschätzen und wissen, inwieweit Sie das persönlich nehmen müssen. Wie hat er sich danach Ihnen gegenüber verhalten? Wie präsent ist ihm der Termin mit Ihnen? Auf welche Reaktion von Ihnen könnte er vielleicht warten? Mein Tipp: Kommunikation ist keine Einbahnstraße, und Sie sind nicht das Opfer des Terminkalenders Ihres Vorgesetzten. Als seine wichtigste Mitarbeiterin würde ich entsprechend auf mich aufmerksam machen - sachlich und charmant zugleich. Unterbreiten Sie ihm zwei Vorschläge und lassen ihn entscheiden, welcher ihm lieber ist. Dann tragen Sie diesen Termin ein und erinnern ihn rechtzeitig an Ihr gemeinsames Gespräch. Mein erstes Mitarbeitergespräch mit meinem Vorgesetzten steht an. Ich bin deswegen nervös und möchte mich gut darauf vorbereiten. Wie gehe ich am besten vor, und an was muss ich unbedingt denken? Überlegen Sie sich, was passieren müsste, damit Sie das Gespräch mit Ihrem Chef als erfolgreich bezeichnen würden. Auf welche konkreten Fragen hätten Sie gern eine Antwort? Was läuft aus Ihrer Sicht gut und worin sehen Sie Veränderungsbedarf? Wie viel Gedanken haben Sie sich bereits über Ihre eigenen beruflichen Ziele im nächsten Jahr gemacht? Und welche Weiterbildung fassen Sie ins Auge? Mein Tipp: Planen Sie ausreichend Zeit - auch für Ihren Chef gut erkennbar - im Kalender ein und machen Sie sich im Vorfeld schriftlich Gedanken über das, was Sie von Ihrem Vorgesetzten wissen möchten. Wie gut fühlt er sich von Ihnen gemanaged? Wo sieht er noch Verbesserungspotenzial in der Zusammenarbeit? Welches konkrete Weiterbildungsangebot bringt Sie beruflich voran? (Vorabrecherche im Internet!). Je konkreter Sie wissen was Sie selbst möchten und das auch klar kommunizieren, desto professioneller und erfolgreicher verläuft das Gespräch - für Sie und für Ihren Vorgesetzten. Und vergessen Sie nicht: Auch für Ihren Chef ist es das erste Mitarbeitergespräch mit Ihnen - nutzen Sie Ihre Chance, wichtige Weichen für das nächste Jahr zu stellen. Viel Glück!

2 Wir pflegen bei uns im Unternehmen einen freundschaftlichen Ton und sind alle per du. Auch unseren Chef duzen wir. Zielvereinbarungsgespräche gibt es ebenso wenig wie fachliche oder persönliche Weiterbildung, die unser Chef als Privatangelegenheit ansieht. Meine Kollegen und ich sehen das anders. Gern würde ich unserem Chef die Vorteile darlegen, die Weiterbildung auch für ihn hat. Wie gewinne ich ihn für ein Gespräch dazu und wie machen das andere in meiner Situation? So ein Gespräch verlangt sowohl eine sehr gute Vorbereitung Ihrerseits als auch ein sehr gutes Timing. Überlegen Sie sich genau, was Ihren Chef beeindrucken würde und worin er auch für sich einen Nutzen aus Ihrer Fortbildung erkennen kann. Machen Sie ihm einen konkreten Vorschlag für ein Fachseminar, sorgen Sie dafür, dass die Vertretung in Ihrer Abwesenheit gesichert ist und schlagen ihm die Teilung der Kosten für das Seminar vor. Womöglich findet er Ihre Idee richtig gut. Nur wer fragt gewinnt! Mein Tipp: Zu Ihrer zweiten Frage würde ich Ihnen raten: Werden Sie Mitglied in einem Verband für Office Professionals. Im Internet erfahren Sie alles über geeignete Möglichkeiten (bsb, EUMA, etc.) Hier erhalten Sie für einen geringen Jahresbeitrag viele Anregungen zu aktuellen fachlichen und persönlichen Weiterbildungsmöglichkeiten und zum Austausch mit anderen Office Managerinnen vor Ort AvH Consulting Andrea van Harten European Business Coach Personalberaterin Europasekretärin

3 Coachingfragen und Antworten (September 2012) Wie viel Loyalität darf meine Chefin von mir verlangen? Ich fühle mich zunehmend von ihr unter Druck gesetzt. Das so wichtige und über die Zeit entstandene Vertrauen, das die Basis eines guten und effektiven Teamworks zwischen Chef und Assistenz darstellt, wird in diesem Fall auf die Probe gestellt. Die Beurteilung verschiedener Vorkommnisse erfolgt nicht mehr einvernehmlich, und dadurch fragen Sie sich immer häufiger, wie Sie denn nun richtig und professionell agieren, um Ihre eigene Reputation zu wahren. Mein Tipp: Ergreifen Sie die Initiative und bitten Sie Ihre Vorgesetzte um ein Gespräch, in dem Sie ihr konkret an Beispielen aufzeigen, weshalb Sie aus den Vorgängen andere Schlüsse ziehen und dass Sie das emotional sehr bedrückt. Vielleicht handelt es sich "nur" um ein Kommunikationsproblem, das sich damit auflöst und das Klima zwischen Ihnen beiden wieder bereinigt. In diesem Fall hätten Sie ihr deutlich gezeigt, wie souverän und gleichzeitig umsichtig Sie mit dieser für Sie großen beruflichen und persönlichen Belastung umgegangen sind. Meine Kollegin wurde zur Office Managerin befördert, obwohl ich fachlich besser ausgebildet bin. Ich verstehe das nicht. Die Enttäuschung hierüber leuchtet auf den ersten Blick ein. Hier sind offenbar nicht die fachlichen Qualifikationen ausschlaggebend gewesen - die scheinen alle vorhanden zu sein. Diese Schlüsselfunktion wurde jedoch wie so häufig auf der Grundlage der vorhandenen Soft Skills besetzt. Ihre Kollegin weist in den so wichtigen sozialen Kompetenzen wie Kommunikation, Teamfähigkeit, Konfliktmanagement, etc. eine hohe Sensibilität auf, die die Vorgesetzten überzeugten, ihrer Kollegin diese Funktion zu übertragen. Mein Tipp: Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um ein Feedbackgespräch zu Ihnen und Ihrer Leistung. Setzen Sie mit ihm Ziele fest, an deren Erreichung Sie gemessen werden können und wollen. Womöglich ergeben sich für Sie dadurch Karrierechancen in Ihrem Unternehmen, mit denen Sie jetzt noch gar nicht rechnen und die Ihrer Persönlichkeit und Ihren Talenten sehr viel besser entsprechen. Ich hätte schon längst eine Gehaltserhöhung verdient, traue mich aber in der angespannten Wirtschaftslage nicht, meinen Chef darauf anzusprechen. Ihre Arbeitsleistung spiegelt Ihrer Ansicht nach offenbar den finanziellen Gegenwert nicht mehr wider, und Sie fühlen sich dadurch benachteiligt - sicherlich, wenn womöglich nur Sie als Assistentin bisher bei Gehaltserhöhungen außen vor geblieben sind.

4 Mein Tipp: Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie mehr auf Ihre Leistung aufmerksam machen können, so dass sie auch entsprechend gewürdigt wird - in Ihrem Fall idealerweise finanziell. Präsentieren Sie Ihrem Chef Projekte, die sie bearbeitet haben, anschaulich und weisen Sie ihn darauf hin, dass Sie dafür verantwortlich zeichnen und mit Freude daran gearbeitet haben. Das macht Sie selbstbewusster. Notieren Sie alle Ihre erfolgreichen Projekte (i.d.r. sind das wesentlich mehr als man zunächst annimmt), und beim nächsten Mitarbeitergespräch sprechen Sie das Thema Gehalt aus Überzeugung selbst an, weil Sie es sich auf Ihre persönliche Prioritätenliste gesetzt haben. Toi, toi, toi! 2012 AvH Consulting Andrea van Harten European Business Coach Personalberaterin Europasekretärin

5 Coachingfragen und Antworten (Mai 2012) In einem großen international agierenden Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland arbeite ich (29) seit 3 Monaten als Vorstandssekretärin für einen Amerikaner (49). Es klappt schon ganz gut - jedoch kommt es immer wieder zu Missverständnissen mit ihm z.b. bei Arbeitsabläufen und der Prioritätensetzung im Arbeitsalltag. Ich bin zunehmend verunsichert, mache dadurch Fehler und ärgere mich über mich selbst. Wie gewinne ich meine Stärke zurück, um meinen Job verantwortungsvoll auszuüben? Ihre derzeitige Situation zeigt sehr deutlich, mit welchen komplexen Herausforderungen Assistentinnen, die in internationalen Firmen arbeiten, konfrontiert sind - und das wird durch die globalisierten Märkte zukünftig "ganz normal" werden. Um erfolgreich zu sein, verlangen internationale Teams nach großem interkulturellen Verständnis und möglichst sehr guten Sprachkenntnissen, denn die entscheidenden Botschaften sind häufig zwischen den Zeilen versteckt. Mein Tipp: Bitten Sie Ihren Chef um ein persönliches Gespräch und seine Meinung zur bisherigen Zusammenarbeit mit Ihnen. Auch ihm wird sehr daran gelegen sein, dass Sie als Team hervorragend funktionieren. Sicherlich hat er auch die ein oder andere Idee dazu, wie Sie beide Ihren Tagesablauf und Ihre Kommunikation künftig besser gestalten können. Recherchieren Sie vor dem Gespräch nach möglichen Seminaren zu interkulturellen Kompetenzen und schlagen ihm Ihre Teilnahme vor - in beiderseitigem Interesse. Im Übrigen empfehle ich auch hier wieder einmal mehr den intensiven Erfahrungsaustausch mit Kolleginnen in ähnlicher Situation zu pflegen z.b. durch das aktive Netzwerken in den Berufsverbänden für Assistent/Innen (bsb e.v, EUMA Germany e.v.). Regionalgruppen beider Verbände gibt es bestimmt auch in Ihrer Nähe. Mein Chef ist kürzlich in den Vorstand aufgerückt und hat mich aus der zweiten Führungsebene auf die erste mitgenommen - allerdings bleibe ich mit meinem Schreibtisch weiterhin in meinem ehemaligen Dreierbüro mit zwei Kolleginnen, die auf Bereichsleiterebene für zwei Chefs im gleichen Geschäftszweig arbeiten. Durch meine neue Position verschlechtert sich die Stimmung zwischen uns dreien stetig. Wie ändere ich das? Für Sie drei stellt die neue Konstellation eine große Veränderung dar. Bisher waren Sie alle für Vorgesetzte auf derselben Hierarchieebene zuständig. Diese Zugehörigkeit verband, war vertraut und fühlte sich gut an. Die gegenseitige Urlaubsvertretung war gesichert, und den täglichen Stress standen Sie jeweils gemeinsam durch. Durch Ihre neue Funktion verändert sich das bisherige Gefüge im Büro, und auf Veränderung reagieren wir alle erst einmal ablehnend. Ihre Kolleginnen wissen nicht, inwieweit Sie alle noch ein Team sind, und Sie wiederum finden sich erst nach und nach in Ihre neue Rolle ein, die sich inhaltlich auch sehr verändern wird. Die Unsicherheit ist also auf beiden Seiten groß. Mein Tipp: Verabreden Sie sich mit Ihren beiden Kolleginnen zu einem Mittagessen außerhalb des Büros und schildern Sie Ihre Beobachtungen und auch Ihren Wunsch nach einem guten Arbeitsklima. Fragen Sie, inwiefern sich Ihr Verhalten in deren Augen durch die neue Position verändert hat und nehmen Sie das Feedback dankend an. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Sie Ihren Kolleginnen verdeutlichen, dass es Ihre neue Position erfordert, dass Sie sich bis zu einem gewissen Grad inhaltlich und räumlich abgrenzen und bitten Sie um Verständnis dafür. Eine weitere Idee in Ihrer Situation könnte ein Teamcoaching sein, von dem Sie alle drei profitieren würden. Durch Perspektivwechsel beispielsweise erzielt der Coach bei den Beteiligten ein gutes Verständnis für die jeweils andere Position.

6 Die letzten 5 Jahre habe ich (38) meinen Job als Vorstandsassistentin (PA/Personal Assistant) allein geschafft. Durch die Erweiterung des Verantwortungsbereichs meiner Chefin (nun zuständig für ganz Europa) benötigen wir eine zusätzliche Arbeitskraft, die ich aussuchen und für mich als Back-up einarbeiten soll. Wie gehe ich am klügsten vor? Gehen Sie vor allem ruhig und überlegt vor. Ihre Chefin verlässt sich auf Sie und Ihren guten Spürsinn in dieser Angelegenheit. Ihr ist es wichtig, dass ihr Büro reibungslos funktioniert - auch mit einer zweiten Assistentin. Notieren Sie sich daher, welche Eigenschaften (fachlich und persönlich) eine Kollegin haben sollte, mit der Sie gern zusammen arbeiten würden. Sollte sie in Ihrem Alter oder jünger sein? Welche Ausbildung setzen Sie voraus? Möchten Sie vielleicht lieber mit einem Assistenten arbeiten? Benötigen Sie ganztags Unterstützung oder kann es eine Teilzeitkraft sein? usw. Dadurch bekommen Sie eine konkretere Vorstellung von dem neuen Arbeitsplatz. Nun stellt sich die Frage, ob Sie mit Hilfe der Personalabteilung womöglich eine geeignete Person im Hause finden, und wenn nicht, dann sollten Sie sich überlegen, ob Sie eine Anzeige schalten oder sich mit einer Personalberatung Ihres Vertrauens in Verbindung setzen. Zweiteres hätte den Vorteil, dass Sie durch die Beratung einer unparteiischen Person wertvolle Impulse und Denkanstöße erhalten, die Sie noch zielstrebiger suchen lassen. Mein Tipp: Gehen Sie mit potenziellen Kandidaten (m/w) offen ins Gespräch und vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl. Die Chemie zwischen Ihnen muss stimmen, dann lässt sich auch der größte Stress im Büro gut ertragen AvH Consulting Andrea van Harten European Business Coach Personalberaterin Europasekretärin