Handbuch für Bauherren zur Nutzung des digitalen Baugenehmigungsverfahrens im Kreis Lippe

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1 Handbuch für Bauherren zur Nutzung des digitalen Baugenehmigungsverfahrens im Kreis Lippe Stand: 0/09 Support Für Fragen stehen zur Verfügung: ITEBO GmbH Conject Herr Illemann Tel.: Hotline Tel.: Frau Eißing Tel.: Mail: Mail: Servicedesk Tel.: Mail: I

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... II Einleitung... 3 Übersicht Erste Schritte... 4 Einladung in einen Projektraum... 5 Registrierung in der Plattform... 6 Aufruf der Bauplattform... 8 Login merken... 8 Aufruf von Dokumenten in der Plattform... 9 Dokument betrachten/herunterladen... 0 Dokument hochladen... Einzelnes Dokument hochladen... Mehrere Dokumente hochladen... Kommunikation... 3 Nachricht versenden... 4 Nachricht mit Dateianhang versenden... 5 Auskunft... 6 Lippe_Bauherren.docx Seite / 7

3 Einleitung Kern des Virtuellen Bauamtes ITeBAU ist die internetbasierte conject-bauplattform, auf die alle am Baugenehmigungsprozess Beteiligten entsprechend ihrer Rechte zugreifen können, wie z. B. der Entwurfsverfasser, der Bauherr, das Bauamt, interne und externe beteiligte Ämter u. a. Hier werden alle dazugehörenden Dokumente und Kommunikationen ( s) von den Beteiligten digital abgelegt. Daraus resultiert eine digitale Akte. Werden neue Dokumente eingestellt, erfolgt automatisch eine Benachrichtigung aller Beteiligten. An dem virtuellen Bauamt können sie aktiv teilnehmen, indem sie sich zusammen mit ihrem Entwurfsverfasser (Architekt) für die Teilnahme am digitalen Verfahren entscheiden und Ihm die Vollmacht erteilen Ihre Bauantragsunterlagen digital einzureichen. Sie haben auch die Möglichkeit nur passiv an dem Verfahren teilzuhaben indem Sie die jeweils aktuellen Auskünfte zum Stand Ihres Bauantrags, etc. online abfragen. Weiterhin werden Sie z.b. über relevanten Schriftverkehr oder auch die Entscheidungen der Bauaufsichtsbehörde per informiert. Diese Dokumente können Sie dann in der Bauplattform einsehen und selbstverständlich auch von dort herunterladen. Dieses Angebot des Kreises Lippe ist für Sie, abgesehen von ggf. anfallenden Verbindungsgebühren, kostenlos. Einzige Voraussetzung für die Nutzung von ITeBAU ist ein Internetanschluss. Weiterführende Informationen, Checklisten, Formulare, usw. zum Thema virtuelles Bauamt haben wir für Sie auf unseren Internetseiten ( unter dem Suchbegriff itebau (Link: virtuelles Bauamt) zusammengestellt. Im Folgenden werden die Grundfunktionalitäten der Bauplattform beschrieben. Lippe_Bauherren.docx Seite 3 / 7

4 Übersicht Erste Schritte Die untenstehende Abbildung zeigt die ersten Schritte, um einen elektronischen Baugenehmigungsprozess in die Wege zu leiten. Herunterladen der Bevollmächtigung - Bevollmächtigung für die Teilnahme am elektronischen Baugenehmigungsverfahren herunterladen: -Link zur Vollmacht- Ausfüllen und Unterschreiben - Ausfüllen der Bevollmächtigung - Unterschrift durch Entwurfsverfasser und Bauherren Übermittlung der Bevollmächtigung - Übermittlung der Bevollmächtigung an das Bauamt - Per Post oder Fax (053 / 6-60) Einladung durch das Bauamt - Sie erhalten eine Einladung in den Projektraum per - Einladungslink öffnen Registrierung/ Login - Einmalige Registrierung unter Angabe von Kontaktdaten, Benutzername und Passwort oder - Login mit Benutzername und Passwort Nutzung virtuelles Bauamt - Antragsunterlagen (Pläne, Berechnungen etc.) im Ordner Antragsunterlagen einsehen. - Informationen über den Fortgang des Verfahrens erhalten. - Baugenehmigung, etc. einsehen und herunterladen Information an das Bauamt Nachreichen von Dokumenten Lippe_Bauherren.docx Seite 4 / 7

5 Einladung in einen Projektraum Wenn Sie einen Bauantrag digital abwickeln möchten, erhalten Sie zunächst eine Einladung in den Projektraum über eine . Klicken Sie einfach in der Einladungsmail auf den Link Einladung annehmen. Anschließend öffnet sich ihr Internetbrowser und Sie können sich wie in Kapitel beschrieben einmalig registrieren oder wie in Kapitel 3 beschrieben in die Plattform einwählen. Der Projektraum steht ihnen nun sofort zur Verfügung. Lippe_Bauherren.docx Seite 5 / 7

6 Registrierung in der Plattform Vor einer erstmaligen Nutzung der Bauplattform ist zunächst ein Systemcheck ihres Computers notwendig. Diesen finden Sie auf Systemvoraussetzungen-f%C3%BCr-conjectPM. Klicken Sie auf Registrieren und folgen Sie der Anleitung. Tipp: Legen Sie den Link zur Plattform unter Favoriten ab ( damit Sie ITeBAU künftig schnell aufrufen können. Lippe_Bauherren.docx Seite 6 / 7

7 Geben Sie zunächst Ihre Kontaktdaten ein. Geben Sie Benutzername (kann später nicht mehr geändert werden) sowie Passwort () ein [Erläuterungen dazu werden Ihnen beim Klick in das jeweilige Feld eingeblendet] und füllen die Zeile unter der grau hinterlegten Buchstabenreihe mit selbiger () aus. Markieren Sie die beiden obersten Kästchen bzgl. AGB etc. und schließen die Registrierung (3) ab. Sie sind nun in der Plattform registriert und können sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in die Plattform einwählen. 3 Lippe_Bauherren.docx Seite 7 / 7

8 Aufruf der Bauplattform Rufen Sie die Bauplattform im Internet unter: auf und melden Sie sich mit ihrem Login (Benutzername und Passwort) in der Plattform an (über den Aktivierungslink in der öffnet sich diese Seite automatisch). Login merken Um das mindestens einmalige Einwählen am Tag, um den ersten Projektraum zu öffnen, zu umgehen, kann man sich das Login auf seinem Arbeitsplatzrechner merken lassen. Hierzu beim Login, nach Angabe des Benutzernamens und Passworts den Haken bei Auf diesem Computer merken setzen. Bei jedem weiteren Aufruf der conject-plattform sind Sie nun immer direkt im Projektraum, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Auch wenn Sie sich am nächsten Tag wieder in die Plattform einloggen möchten, brauchen Sie Benutzername und Passwort nicht erneut eingeben. Beim Aufruf der Plattform sind sie sofort in ihrem Account angemeldet. Lippe_Bauherren.docx Seite 8 / 7

9 ACHTUNG: Wenn Sie diese Einstellung vorgenommen haben müssen Sie darauf achten, ihre Projekträume nicht über abmelden zu verlassen, da ansonsten das Merken des Logins wieder gelöscht wird und Sie sich beim nächsten Aufruf erneut anmelden müssen! Schließen Sie Projekträume dann immer über das Windows-Fenster-Schließen-Symbol (siehe grüner Pfeil) und nicht über abmelden (siehe roter Pfeil)! Aufruf von Dokumenten in der Plattform Innerhalb der Bauplattform werden alle Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur dargestellt. 3 Über Dokumente () kommen Sie in die Dokumentenansicht des Projektraumes. Hier sind die eingestellten Dokumente () in einer übersichtlichen Struktur angezeigt (3). Lippe_Bauherren.docx Seite 9 / 7

10 Dokument betrachten/herunterladen Um sich Dokumente anzusehen können diese sehr schnell heruntergeladen und betrachtet werden. 3 Über die Ordnerstruktur das Dokument, das betrachtet werden soll, anwählen (). Dann über die Schaltfläche Herunterladen () das Dokument speichern oder im Acrobat Reader öffnen (3). Die Dokumente können alternativ auch durch direktes Anklicken geöffnet werden! Lippe_Bauherren.docx Seite 0 / 7

11 Dokument hochladen Sie können Dokumente wie folgt in den Projektraum einstellen (Hochladen). 3 Wechseln sie über die Dokumentenstruktur () in den Ordner Antragsunterlagen (). Über die Schaltfläche Neu (3) haben Sie die Möglichkeit ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen. Einzelnes Dokument hochladen Nach Auswahl Neu > Dokument () haben Sie die Möglichkeit, ein einzelnes Dokument hochzuladen. Es öffnet sich eine Maske: Klicken Sie auf Datei auswählen () und wählen mit dem Explorer (3) das Dokument aus. Wählen Sie anschließend Öffnen (4) und Hochladen (5). Lippe_Bauherren.docx Seite / 7

12 Mehrere Dokumente hochladen Über die Ordnerstruktur das Dokument, das betrachtet werden soll, anwählen (). Dann über die Schaltfläche Herunterladen () das Dokument speichern oder im Acrobat Reader öffnen (3). Die Dokumente können alternativ auch durch direktes Anklicken geöffnet werden! Lippe_Bauherren.docx Seite / 7

13 Kommunikation In der Kommunikation lassen sich die Nachrichten in verschiedenen Ansichten nach einzelnen Nachrichten und nach kompletten Vorgängen anzeigen. Lippe_Bauherren.docx Seite 3 / 7

14 Über die Anzeige Vorgänge () werden zusammengehörige Nachrichten in einer Art Konversation zusammengefasst dargestellt. Sie erkennen dies daran, dass vor der Nachricht eine Zahl steht, welche die Anzahl der einzelnen Nachrichten zu diesem Thema anzeigt (). Wenn sie die Nachricht anklicken, werden alle Nachrichten zusammen in einer Ansicht dargestellt. Nachricht versenden Mit dem Icon Kommunikation () in die Kommunikation wechseln und die Nachricht über Schaltfläche Neu > Nachricht () starten. Empfänger aus der Liste An/Cc auswählen (3), eine Nachricht mit Betreff verfassen (4) und über den Button senden (5) verschicken. Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung per über die neue Nachricht. Es können auch Anlagen an Nachrichten gehängt werden. (Sie erhalten Benachrichtigungen direkt in ProBAUG; siehe 5. Benachrichtigungsfenster) Lippe_Bauherren.docx Seite 4 / 7

15 Nachricht mit Dateianhang versenden Um eine Nachricht mit Anhang zu versenden wählen Sie die Datei () und Versenden mit >Nachricht (). Den/Die Empfänger aus der Liste An/Cc auswählen (3), eine Nachricht mit Betreff verfassen (4) und über den Button senden (6) verschicken. Die Datei ist automatisch als Anhang in der Nachricht enthalten (5). Die Empfänger erhalten die inkl. der Datei als Anhang. Lippe_Bauherren.docx Seite 5 / 7

16 Auskunft Innerhalb des Projektraumes steht der Link -Verfahrensinformationen- zur Verfügung, über den sie eine Web-Auskunft aufrufen und sich einen Überblick zum Stand des Verfahrens verschaffen können. Durch einen Klick auf den Link -Verfahrensinformationen- werden sie automatisch auf die die hier dargestellte Auskunftsseite weitergeleitet. Die wichtigsten Informationen zu Ihrem Bauantrag sind hier in einer Kurzübersicht für Sie übersichtlich zusammengefasst worden: allgemeine Informationen Stand des Verfahrens Vollständigkeit des Antrags Sachbearbeiter, Bauamt Kontaktdaten) Beteiligte Übersicht über die angeforderten bzw. eingegangenen Stellungnahmen und des relevantesten Schriftverkehrs. Lippe_Bauherren.docx Seite 6 / 7

17 Um ihnen eine Einordnung des jeweiligen Standes Ihres Verfahrens, innerhalb des gesamten Baugenehmigungsverfahrens zu ermöglichen, werden hier die regelmäßig vorkommenden Verfahrensstände, mit ggf. vorhandenen (gesetzlich vorgegebenen) Fristen, dargestellt. Diese Verfahrensstände können Sie mit dem momentanen Status Ihres Bauantrags abgleichen und sich so jederzeit über den aktuellen Stand informieren. Status: Propjektraum angelegt Vollmacht eingegangen, Projektraum für das Einstellen der Antragsunterlagen vorbereitet. bis zu Wochen Stratus: Vorprüfung Antragsunterlagen eingereicht ( Entwurfsverfasser ist eingegangen), die Unterlagen werden auf Vollständigkeit (nicht inhaltlich) geprüft. bis zu Monate Status: Fachbehördenbeteiligung Eingangsbestätigung wurde erstellt (ggf. mit Nachforderung von Unterlagen), Kommunen/Fachbehörden prüfen den Antrag in Bezug auf deren Rechtsgebiete (z.b. Erschließung, Immissionsschutz, etc.) bis zu ) 6 - Wochen Status: Antragsprüfung Alle Stellungnahmen der beteiligten Fachbehörden sind eingegangen, der Antrag wird abschließend baurechtlich geprüft und ggf. die Genehmigung erteilt. Status: Genehmigung Baugenehmigung wurde erteilt, jedoch noch nicht mit den Bauarbeiten begonnen. ) Frist beginnt mit Vollständigkeit des Antrags (nur bei Einfachen Baugenehmigungsverfahren ( 64 Abs. BauO NRW 08) innerhalb eines Bebauungsplans oder mit positivem Vorbescheid) Lippe_Bauherren.docx Seite 7 / 7