iphone und ipad im Unternehmenseinsatz. Praxisbericht. Philip Büchler Technologiemanagement SBB Informatik

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1 iphone und ipad im Unternehmenseinsatz. Praxisbericht. Philip Büchler Technologiemanagement SBB Informatik

2 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

3 1 Einleitung Mobile Endgeräte sind integraler Bestandteil verschiedenster Geschäftsprozesse bei der SBB. Die rund mobilen Endgeräte werden wie folgt eingesetzt ca 1/3 Fahrpersonal ca 1/3 Arbeitsplatz ca 1/3 verteilt auf 12 mobile Systeme SBB Informatik Technologiemanagement

4 2 Ausgangslage: iphone und ipad in der SBB Consumergeräte wie Smartphones und Tablets verändern das Endgeräteportfolio in den nächsten Jahren. Gerätetyp IST 1-2Jahre 5 Jahre Tendenz Featurephones Smartphones Tablets Notebooks Industriegeräte Total Stand: Mai Industriegeräte Notebooks Tablets Smartphones Feature Phones SBB Informatik Technologiemanagement

5 2 Ausgangslage: iphone und ipad in der SBB BYOD existiert bei der SBB de facto bereits seit «BYOD» CEO Lösung für Top-Kader «mobile Office» BYOD-Strategie Mai Dez Feb Okt Technologiebeurteilung Marktlaunch des iphone in der Schweiz. Im «Warenkorb» der SBB gibt es nur Symbian und Windows Mobile Geräte. ianywhere wird als OTA Sync-Lösung eingesetzt. SBB IT prüft die Möglichkeiten der iphone Integration Sandbox-App («mobile Office») ermöglicht eine risikoarme Einbindung privater iphone ohne grosse Investition. Rasche Verbreitung privater iphone für die Synchronisation von Mails. Marktlaunch des ipad. Einsatzmöglichkeiten für das ipad in der SBB werden geprüft. CEO will das ipad als Arbeitsmittel nutzen. Ein erster «online Prototyp» für die Sitzungsunterlagen der Konzernleitung entsteht. Analyse von verschiedenen Integrationsszenarien und Lösungen. Offline-Dokumente sind eine zentrale «muss-anforderung» Entscheid: Wiederverwendung bestehender Infrastruktur. Im Rahmen «papierloser Sitzungen» werden Synergien gefunden und ein Service für das ipad angeboten SBB Informatik Technologiemanagement

6 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Wenn der CEO das ipad nutzen will, ist das auch eine Chance für die Unternehmens-IT. SBB Informatik Technologiemanagement

7 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Wenn der CEO das ipad nutzen will, ist das auch eine Chance für die Unternehmens-IT. SBB Informatik Technologiemanagement

8 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Eine klare Positionierung zum Einsatz von privaten Endgeräten ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Entwicklung der BYOD-Strategie der SBB erfolgte rückblickend betrachtet in drei Hauptschritten. 1 Scope der Endgeräte bestimmen 2 Nutzen & Risiken beurteilen 3 Richtlinien definieren Welche Endgerätetypen? (Notebooks, Tablets, Smartphones) Welche Betriebssysteme? (Windows, Windows Phone, ios, Android) Einsatzgebiete, Zielgruppen und Funktionsumfang beschreiben. Risiken identifizieren und Massnahmen bestimmen. Nutzen bestimmen (qualitativ und quantitativ) Verpflichtungen des Benutzers (implizite und explizite) Umgang mit lokalen Daten Kostenbeteiligungen und Support definieren Rechtliche Aspekte berücksichtigen Unterstützung von Tablets und Smartphones mit ios Nutzen in drei möglichen BYOD Varianten beurteilt. Eine Konzernweisung und eine Nutzungsrichtlinie regeln den Umgang mit privaten ipad SBB Informatik Technologiemanagement

9 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Die SBB verfolgt die Variante «fördern» als innovatives Angebot für das Top-Management wie auch für die Mitarbeitenden. Zielgruppen Funktionen Konzernleitung (10) Den Konzernleitungsmitglieder steht das ipad als IT- Arbeitsmittel für die Vorbereitung und Durchführung der Konzernleitungssitzungen sowie zur Bearbeitung von Mail und Kalender zu Verfügung. Rollout / Nutzung ab Oktober 2011 Top-Kader (100) Für die Top-Kader der SBB stehen Sitzungsvorbereitung und Durchführung von Geschäftsleitungssitzungen sowie ebenfalls die Nutzung von Mails und Kalender im Vordergrund. Rollout / Nutzung ab Q1/2012 «Knowledge-Worker» (ca. 600 Benutzer bis Ende 2012) Diese breite Zielgruppe umfasst z.b. Linienvorgesetzte, Projektleiter oder Fachspezialisten, welche mobil arbeiten. Der Fokus der ipad Nutzung hängt dabei stark vom jeweiligen Aufgabengebiet und Arbeitsmodus ab. Bestellbarer Service ab Q1/2012 out of BYOD-scope: «Fieldworker» (ca ) Diese Zielgruppen (z.b. Zugbegleiter, Lokführer) erhalten spezifische, auf die jeweiligen Geschäftsprozesse ausgerichtete Endgeräte aus dem internen «Warenkorb». 1) Mail, Kalender und Kontakte Automatisch synchronisiert, bzw. via push-mail. (analog Blackberry / Mobile-Office) 2) Intranet und e-news Online Zugriff auf Webseiten und News aus dem SBB-Intranet. 3) Dokumente aus dem DMS Zugriff und lokale Synchronisation von Dokumenten aus dem DMS. Die Dokumente stehen anschliessend auch offline zu Verfügung. 4) Business- und Office-Anwendungen via Citrix Nutzung eines SBB IT-Workplaces inkl. allen Businessanwendungen. (Teilweise eingeschränkte User-Experience aufgrund fehlender Eingabemöglichkeiten wie Hardware-Tastatur und Maus.) SBB Informatik Technologiemanagement

10 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Eine Konzernweisung und eine Nutzungsrichtlinie regeln den Umgang mit privaten ipad SBB Informatik Technologiemanagement

11 Und was meint der CEO dazu? Anwendungsfall: «Papierlose Konzernleitungssitzung» SBB Informatik Technologiemanagement

12 5 Die technische Lösung Die technische Lösung musste Anforderungen aus verschiedenen Bereichen berücksichtigen. Die drei Hauptstakeholder hatten die folgenden, teilweise widersprüchlichen Anforderungen: 1 Anwender 2 IT Operations 3 IT Security Steter Zugriff auf Mails Hoher Benutzungskomfort Zugriff auf Apps & News-Inhalte aus dem Internet Zugriff auf Unternehmensressourcen Offline Dokumente Keine Installation auf dem Standard-Arbeitsplatz (Windows 7) Minimaler Supportaufwand Lediglich Support der SBB Services (kein Backup, itunes, etc.) Schutz der Daten auf dem Endgerät Starke Authentisierung Möglichkeit Policies auch im Betrieb durchzusetzen. Möglichkeit zu lokaler oder entfernter Löschung Push-Mail und «on demand» Remote Access in das Firmennetz Geräte werden privat beschafft und gehören dem Anwender Verwendung von Enterprise Mobility Management «BYOD» SBB Informatik Technologiemanagement

13 2 Lösungsübersicht Technische Lösung 1 Anwendersicht «always on» Services: Apps, , Internet «on demand» Services: VPN, Citrix, Intranet, Dokumente 2 IT Sicht Internet Apple PNS DMZ Public Networks Wifi & GSM Microsoft TMG & Pointsharp SSL VPN Juniper Junos Afaria Relay Intranet Microsoft Exchange Citrix Afaria Web Content Management System Certificate Authority Document Management System Bereits vorhandene Komponenten Zu integrierende Komponenten SBB Informatik Technologiemanagement

14 5 Die technische Lösung Der aktive Umgang mit Risiken bedeutet auch ein Trade-off zwischen Sicherheit und Bedienbarkeit. Risikoanalyse: Verlust vertraulicher Daten ist das Top Risiko beim Einsatz mobiler Endgeräte (analog anderer Unternehmen). Betriebs- und Compliance- Risiken können durch das Betriebsmodell «BYOD» auf den Benutzer übertragen werden. Umgesetzte Sicherheitsmassnahmen: Passwortschutz mit 4 Zahlen «Geräte-Wipe» nach fünfmaliger Falscheingabe des Passwortes. «Device Lock» nach 5 Min Zwei-Faktor-Authentifizierung «Remote-Wipe» SBB Informatik Technologiemanagement

15 6 «Lessons learned» und Ausblick «Lessons learned» Anwender Top Management Commitment ebnete viele Wege. Intensive Betreuung durch VIP-Support ist essentiell. Veränderte Prozesse rund um das papierlose Arbeiten müssen Top-Down vorgelebt werden. Anwender schätzen den Service sehr (alle Informationen ständig bei sich zu haben, leichtes Gerät, Informationen leichter auffindbar) Markt und Lösungsanbieter Der Markt ist extrem volatil. Investitionen in Infrastruktur sollten gut überlegt sein. Die Verwendung bestehender Infrastrukturen ermöglichte eine rasche Umsetzung. Dies war wichtiger als eine 100% Lösung. «Enterprise Mobility Management» (EMM) ist ein Hype-Thema. Vertrauen sie nicht auf White-Paper von Lösungsanbieter. IT Betrieb Klare Vorgaben und Steuerung der zu verwendenden Endgeräte Limitation von BYOD. Mit der Einführung wurde ein Consumer-Device zu einem zentralen Arbeitsmittel des Top-Kaders. Das stellt den Betrieb immer wieder vor Herausforderungen. SBB Informatik Technologiemanagement

16 6 «Lessons learned» und Ausblick Der Ausbau und die Ausbreitung der bestehenden Lösungen ist zentraler Bestandteil der Roadmap. SBB Informatik Technologiemanagement

17 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Philip Büchler Domänenarchitekt SBB Informatik Technologiemanagement

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