Kostenstellen- und Auftragszeiten in TimeServer

Transkript

1 1. Erfassungsoptionen - Hardware Terminal - Software Terminal - Meldungsbearbeitung + Schnellerfassung (s. 4.) en in TimeServer 2. Anzeige und Abrechnung - Anwesenheit auf Kostenstelle - Lohnartensummen in der Meldungsbearbeitung und auf Konten 3. Auswertung Kostenstellenzeiten - in der Kontenwartung - Kostenstellenexport 4. Auswertung Auftrags- und Kostenstellenzeiten Auftrags- und Projektzeiten 1. Erfassungsoptionen Die Erfassung an Hardware Terminal erfolgt gemäss den Spezifikationen der Hardwarehersteller. I.d.R. können diese Terminal parametriert bzw. kundenspezifisch eingerichtet werden. Mit TimeServer können die Optionen realisiert werden, die die am Markt befindlichen Systeme hergeben. Das Einbuchen der Zeitstempelungen ist für Kostenstellenwechsel wie Auftragswechsel realisiert; dabei übernimmt TimeServer die Abrechnung der Echtzeitbuchungen ab der jeweiligen Buchungszeit bis zum nächsten Wechsel. Eine Kostenstellen- oder Auftrags- Ende Buchung ist nicht erforderlich. Die Erfassung am Software Terminal hat folgendes Aussehen: nach der Anmeldung gibt es folgende Funktionen (- die maximalen Funktionsausprägungen entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Software Terminals selbst -): Bei der Anwahl von Auftrag öffnet sich folgendes Fenster: TIME GmbH Dokumentation Seite 1/11

2 In der Maximalausprägung werden + Kostenstellen + Auftrag + Tätigkeit abgefragt Diese Ausprägung kann jedoch Kunden spezifisch z.b. auch auf nur Kostenstelle reduziert werden. Über die Knöpfe rechts neben den Feldern kann nachgeschlagen werden. In der Nachschlagefunktion können die vorgegebenen Werte übernommen werden. Die Schlüssel können alphanumerisch vorgegeben sein; Schlüssel und Bereitstellung der Daten werden in gemeinsamer Vorgehensweise mit dem Kunden festgelegt. Die Nachschlagefunktionen beziehen sich jeweils gezielt auf die drei Merkmale:. Kostenstellen. Auftrag. Tätigkeit soweit alle drei Merkmale konfiguriert sind. Die Liste ist endlos. TIME GmbH Dokumentation Seite 2/11

3 In der Meldungsbearbeitung von TimeServer finden Sie folgende Möglichkeiten Uhrzeit Buchung Kostenstelle Terminal Auftrag Sie sehen die KW = Kostenstellenbuchung des Mitarbeiters um 06:48 Uhr auf Kostenstelle am Terminal 3. In der Abrechnung hat TimeServer für diese erste Buchung des Tages dann die zugehörige KO (Kommen-) Buchung automatisch mit erzeugt; der Mitarbeiter hatte sich also am Hardware Terminal nur an der Kostenstelle anzumelden und um 16:22 wieder Gehen zu buchen. Über den Knopf Auftragszeit öffnet sich ein weiteres Fenster, indem weitere Buchungen auch nachträglich erfasst werden können. In der nebenstehenden Buchung 08:10 Uhr Kostenstellenwechsel auf Kostenstelle Musterbau können Sie nachschlagen, wenn Ihnen die Nummer (ID) der Kostenstelle entfallen ist. Mit Klick auf? neben dem(n) Feld(ern) TIME GmbH Dokumentation Seite 3/11

4 öffnet sich das(die) Fenster der Kostenstellen mit Kurzbezeichnung und Bezeichnung, in dem Sie den Musterbau auswählen und übernehmen. Die daraus resultierende Buchung ist im Meldungsfenster ersichtlich. 2. Anzeige und Abrechnung TimeServer zeigt die gemachten Buchungen mit Operator Nummer und Terminal Nummer (T) an. Unten sehen Sie, dass die nachträglich gebuchte Kostenstellenbuchung auf Kostenstelle vom Operator 98 und nicht am Terminal gemacht wurde (Buchung hat keinen Eintrag in Spalte T). TIME GmbH Dokumentation Seite 4/11

5 Ein Kostenstellewechsel wird in der An- Abwesend- Übersicht ebenfalls auf Anwesend mitgeführt. Die Sortierung dieser Übersicht kann auch nach Kostenstellen erfolgen. Die Abrechnung von Lohnartensummen, die in der Regel in der Nacht erfolgt, zeigte die gesamte Zeit lt. den ursprünglichen Terminal - Buchungen zunächst auf der angegebenen Kostenstelle. Nach der Nachbuchung sehen Sie die minuten- bzw. taktgenaue Zuordnung des Kostenstellenwechsels; immer werden auch die Pausen entsprechend der Vorgaben lagegerecht eingerechnet. Genauso werden auch Zuschläge gleich welcher Art zeitlagegerecht mit den zugehörigen Kostenstellensummen ausgewiesen. TIME GmbH Dokumentation Seite 5/11

6 Mitarbeiter und Tag spezifische Darstellung aller Lohnartensummen: Die Kostenstellenwechselzeiten sind deutlich ausgewiesen: Die entstandenen Lohnartensummen sind nicht nur in der Meldungsbearbeitung sondern auch auf den Zeitkonten der Mitarbeiter ersichtlich und auswertbar. Ansicht in der Kontenwartung: Die weiteren Lohnarten sind ggf. auf anderen Konten ersichtlich. TIME GmbH Dokumentation Seite 6/11

7 3. Auswertung Kostenstellenzeiten In der Kontenwartung können Sie die Bewegungen auf Kostenstellen selektieren: Die Selektionsmerkmale im unteren Rahmen können Sie auch kombiniert anwenden. Hier: Sie sehen dann auch nur die selektierten Bewegungen (Reiterkarte) TIME GmbH Dokumentation Seite 7/11

8 Den Kostenstellenexport auf EXCEL definieren Sie ad hoc nach Ihren Anforderungen wie oben beschrieben. Je Einstellung können Sie die Daten selektiv - berechnen - exportieren und - über EXCEL ansehen und bearbeiten. Über das Excl. Konto (Exclusiv) in der Schnittstelleneinstellung können Sie steuern, inwieweit Sie z.b. unproduktive Fehlzeiten rechnerisch außen vor lassen wollen bzw. vice versa die produktiven Zeiten. Nachfolgend zwei Beispiele für die Darstellung im EXCEL: Auszug aus der Detaildarstellung KST PERSNR NAME Gruber F 0,00 9,50 0, Hauser R 0,00 7,50 10, Hendrich Wol 0,00 8,65 8, Kirchner And 8,00 9,15 9, Lukan Ro 0,00 0,00 0, Pernik K 8,00 12,10 9, Sattler 8,00 11,80 10, Schellho 0,00 8,66 8, SUMME 24,00 67,36 58, Atzl Rei 8,00 8,78 9, Duregger 8,00 8,75 6, Knoll Ma 8,00 10,76 10, Osterauer Jo 8,00 8,75 8, Pierzl Heide 5,00 6,91 7, Radlherr 8,00 9,28 9, Schneide 8,00 8,65 8, SUMME 53,00 61,90 60,90 TIME GmbH Dokumentation Seite 8/11

9 Auszug aus der verdichteten Darstellung (Kostenstellen Export) KST ,00 16,00 16,00 0,00 0,00 0, ,00 8,00 4,71 0,00 0,00 0, ,00 34,31 28,03 15,66 0,00 0, ,00 17,33 17,33 7,66 0,00 0, ,00 8,00 8,00 0,00 0,00 0, ,00 16,00 16,00 0,00 0,00 0, ,00 24,68 32,66 3,83 0,00 0, ,00 25,00 25,00 8,00 0,00 0, ,00 40,00 40,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 22,50 22,50 24,00 0,00 0, ,00 40,33 33,66 18,50 4,50 0, ,00 60,66 60,66 26,83 0,00 0, ,00 80,00 80,00 7,33 0,00 0, ,00 64,50 64,50 5,83 4,50 0, ,00 84,16 96,06 22,75 0,00 0, ,00 8,66 8,66 4,08 0,00 0, ,00 17,33 17,33 7,66 0,00 0,00 571,10 Im Beispiel haben wir am die Summe im EXCEL berechnen lassen. Das soll zeigen: die Zahlen werden formatgetreu nach EXCEL übertragen und Sie können mit den Werten vollständig weiter arbeiten. TIME GmbH Dokumentation Seite 9/11

10 5. Auftrags- und Kostenstellenzeiten Mit TimeServer können Sie entscheiden, inwieweit Sie Auftragszeiten alternativ zur Kostenstellenerfassung bzw. parallel zur Kostenstellenerfassung durchführen wollen. Wählen Sie Auftragserfassung alternativ, dann kann die obige Darstellung unter Kostenstellen einfach durch Austauschs des Begriffs d.h. Sie behandeln einfach Aufträge wie Kostenstellen zur Vorgehensfestlegung ausreichen. Als Erfassungslösung können Sie die gleichen Oberflächen wie für Kostenstellen gezeigt verwenden: Hardware Terminal Software Terminal Meldungsbearbeitung und zusätzlich steht Ihnen die Schnellerfassung zur Verfügung Nach der ersten Zeile vorbelegte Felder (änderbar ab Datum) Abweichende Erfassung (Regelzeile) bis Auftrag KOST Der Sinn der Schnellerfassung ist die Übernahme von z.b. Wochenberichten die auf Papier erfasst wurden. D.h. in der Regel besteht eine Erfassungszeile aus drei Feldern (Regelzeile); dabei werden in der oben gezeigten Darstellung auch die führenden Nullen automatisch hinzugefügt (SAP Schnittstellenumfeld). Die aus obiger Erfassung generierten Buchungen sehen Sie nach der Übernahme der erfassten Buchungen in der Meldungsbearbeitung mit automatisch generierten Kommen und Gehen Zeiten. Die Abrechnung zeigt dann auch die entsprechenden Zeitsegmente. TIME GmbH Dokumentation Seite 10/11

11 Hinweis: Die Anzahl der entstehenden Zeitsegmente ist bei einer derartigen Differenzierung der Erfassung natürlich weit höher, als bei undifferenzierter Abrechnung. Das kann erheblichen Einfluss auf Ressourcenverbrauch, d.h. erhöhte Anforderungen an die Hardware hinsichtlich Prozessor und Plattenplatz haben. Ein Auswertungsbeispiel: KOST Auftrag Firma : 400 TIME - SERVER Lohnartensummen-Verteilung :13 Seite : 1 ============================================================================== Stammkostenstelle: Datumsbereich: Kosten- Arbeits-stelle Projekt-Nr. Stunden Pers-Nr. LNA Datum aa 1, ,83 Stunden Projekt-Nr.: aa Zwischensumme: 1, aa 2, ,00 Stunden Projekt-Nr.: aa bb 1, ,42 Stunden Projekt-Nr.: bb Zwischensumme: 3, Gesamtsumme: 5,25 Im Bereich der Auftrags- und Kostenstellenorganisation sind die Organisationsformen in Unternehmen vielfältig. Wir sind daher überzeugt, dass jede elektronische Erfassung und Auswertung sinnvoll, zielführend und kosteneffizient mit zusätzlicher Beratung und ggf. Anpassung im Unternehmen umgesetzt werden sollte. TIME GmbH Dokumentation Seite 11/11