Aufgaben Geschäftsstelle igkg-sz

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1 igkg-schwyz Interessengemeinschaft Kaufmännische Grundbildung Schwyz Geschäftsstelle Postfach Schwyz Telefon E-l Webseite Aufgaben Geschäftsstelle igkg-sz Version: Aufgaben Geschäftsstelle Seite 1 von 10

2 Geschäftsstelle igkg-schwyz Die Geschäftsstelle (GS) unterstützt Vorstand, Ausschuss, Mitglieder, Kurskommission, Chefexperte, usw. in administrativen und organisatorischen Arbeiten. Entschädigung: gem. Arbeitsvertrag, wird vom Ausschuss festgelegt Was Aufgaben Wann Neue Lernende und Praktikanten Neue Lehrbetriebe ük-terminierung ük 1 SOG ust Die Daten der neuen Lehrgeneration sind auf DBLAP2 ersichtlich. Diese in Perigon erfassen (Lernende und Lehrbetriebe) Die SOG-Praktikanten werden von der HMS gemeldet, in Perigon erfassen ük-klasseneinteilungen Lernende und Lehrbetriebe zusätzlich auf einer Excel-Liste erfassen (für Korrespondenz). Mit Perigon sind keine Serienbriefe möglich. Dossier für alle LL erstellen Die LL, die das QV abgeschlossen haben müssen im Perigon auf Passiv gestellt und die Guppen-Zuordnungen gelöscht werden. Auf Ausbildnerkurs und Mitgliedschaft aufmerksam machen. Daten mit ük-leiter für das ganze Schuljahr absprechen Kursräume und Restaurants reservieren ük-terminplan auf Webseite Einladung / Hausaufgaben an Praktikanten per Post, Klassenliste erstellen E-l-Adressen der LL und Ausbildner klassenweise an Ectaveo melden, damit Accounts erstellt werden können LLD bestellen und bereitstellen (mit ük 3a, 3b und 3c ergänzen), Ordner bereitstellen Aufgaben Geschäftsstelle Seite 2 von 10 Sommer Laufend Frühling 2 Wo vor ük Okt /

3 ük 1 und ük 1a und ük 2 SOG ük3b und ük 3c Herbst ük 3 SOG Klassenliste erstellen E-l-Adressen der LL und Ausbildner klassenweise an Ectaveo melden, damit Accounts erstellt werden können LLD bestellen und bereitstellen (mit ük 3a, 3b und 3c ergänzen), Ordner bereitstellen Klassenlistn erstellen (Achtung: evt. Abbrüche), Ordner bereitstellen Okt / Herbst Kurz vor Kurs Okt/ Okt Okt/ Aufgaben Geschäftsstelle Seite 3 von 10

4 ük 4 uar ük 4 SOG ük 5 SOG Klassenliste erstellen (Achtung: evt. Abbrüche) Co-PEX für QV-Simulation suchen und dokumentieren Eingang der ALP kontrollieren, Fehlendes nachfordern Alle Unterlagen müssen im Doppel eingereicht werden. Praxisbericht unterzeichnet, ALS ersichtlich, mind. 4 Wahlpflichtleistungsziele ausgewählt., Ordner bereitstellen Eingang ALP kontrollieren, Fehlendes nachfordern ruar / Okt / / Aufgaben Geschäftsstelle Seite 4 von 10

5 ük 2 ük 3 ük6 SOG Klassenliste erstellen (Achtung: evt. Abbrüche) Noten Werkschau 1 in System eintragen Rücksendung der Bewertungen an die Lehrbetriebe Klassenliste erstellen (Achtung: evt. Abbrüche) Noten Werkschau 2 in System eintragen Rücksendung der Bewertungen an die Lehrbetriebe / / Aufgaben Geschäftsstelle Seite 5 von 10

6 ük3a / QV / PEX Klassenliste erstellen (Achtung: evt Abbrüche), Ordner erstellen Kandidatenliste vom Amt mit unserer Excel- Liste vergleichen, evt. offene Fragen mit Prüfungsleiter klären Termin für PEX-Rapport in Absprache mit Chef-PEX, Lokal reservieren, PEX vorinformieren und anfragen, ob sie weiterhin prüfen möchten. Bei neuen PEX-Kompetenz-Liste ausfüllen lassen. Anfrage Räume für mündliche Prüfungen Raum für Korrekturen schriftliches QV reservieren (ref. Kirchenzentrum Schwyz) Die schriftlichen Prüfungen finden in den beiden Berufsfachschulen statt. AfB reserviert Räume. KONVINK-Logins überprüfen/aktualisieren Einladung PEX-Rapport Unterlagen für PEX-Rapport gem. Vorgaben Chef-PEX vorbereiten PEX-Teams zusammenstellen Terminumfage bei PEX Beim Amt Anzahl Aufsichtspersonen in Schwyz / zusammen mit ük3 Zusammen mit ük Aufgaben Geschäftsstelle Seite 6 von 10

7 u. Lachen für das schriftliche QV erfragen PEX anfragen: Teilnahme Korrekturen und Aufsicht schriftliches QV Prüfungsräume reservieren/bestätigen Zuteilung der Kandidaten auf die PEX-Team (anhand der auf der PEX-Kompetenzliste angegebenen Wahlpflichtleistungsziele) 5 Kandidaten = 1 Tag 3 Kandidaten = ½ Tag Teilname an PEX-Rapport Abgabe der PEX-Aufgebote ALP s und Prüfungsunterlagen Nach dem PEX-Rapport nicht anwesende PEX mit Unterlagen bedienen Prüfungspläne (PEX-Aufgebote) mündl. QV ans Amt für Berufsbildung (Esther Lüthy) einreichen (inkl. Kopie an Chef-PEX). Die LL werden vom AfB aufgeboten. PEX für Aufsicht schriftl. Prüfung mit Infos bedienen und aufbieten PEX für Korrekturen schriftl. Prüfung aufbieten Nach den mündl. Prüfungen: PEX schicken Prüfungsunterlagen an GS Eingang prüfen, nachrechnen, kontrollieren, Kommentar zu Abzügen muss vorhanden sein Noten in DBLAP2 eintragen Korrekturen schriftlich vorbereiten. Korrektur-Teams bilden Lösungen durchspielen, Aufgaben den Teams zuordnen Kleber mit PEX-Teams (für die Unterschriften) Korrekturen schriftl. Prüfung nachrechnen und kontrollieren Noten in DBLAP2 eintragen Die PEX reichen ihre Spesenformular der GS ein, kontrollieren und von Chef-PEX visieren lassen PEX, die zurücktreten, dem Amt melden, damit die Verabschiedung vorbereitet werden kann.(evt. durch Chef-PEX) Mithilfe bei der Rekrutierung von neuen PEX, Bewerbungs-Formulare ausfüllen lassen. Abklärung der angebotenen Kurse EHB Prüfungen in die LL-Dossier ablegen und diese dem AfB übergeben. Anfangs Anfangs Anfangs 1 Tag / ab Herbst Aufgaben Geschäftsstelle Seite 7 von 10

8 Neue Mitglieder Nach Vorgaben Chef-PEX: Evt. PEX-Reflexion organisieren Evt. QV-Auswertungen erstellen Neue Mitglieder im Perigon erfassen Begrüssungsschreiben mit Statuten und Geschäftsbericht Mitgliederversammlung Teilnahme an Sitzung IGKG-Schweiz 2 3 Sitzungen Termin an VS-Sitzung im Herbst festlegen, Lokal reservieren, Essen bestellen Zahlen und Unterlagen für Geschäftsbericht des Präsidenten zusammentragen Traktandenliste, Einladung Mitglieder muss 20 Tage vor der MV verschickt werden Jahresrechnung u. Präsenzliste für MV vorbereiten Protokoll schreiben, wird mit der Rechnung für den Jahresbeitrag verschickt Rechnungen Mitgliederbeitrag erstellen Mitglieder, die erst nach der MV eintreten, Rechnung nachschicken. 2 3 x jährlich Zusammenkunft der Kurskommissionen in Bern oder Zürich Herbst Aufgaben Geschäftsstelle Seite 8 von 10 1 Sitzung Tagung Chef-Experten Bern Ausschuss 2 3 Sitzungen Vorstand 2 3 Sitzungen Runder Tisch In Schwyz u. Lachen Kurskommission 1 2 Sitzungen Anzahl LL melden für den Jahresbeitrag Sitzungen nach Bedarf, mind. 2 x jährlich, vor den Vorstandssitzungen Lokal reservieren, Traktanden, Einladung Unterlagen und Präsenzliste drucken Protokollführung Sitzungen nach Bedarf, mind. 2 x jährlich, Lokal reservieren, Traktanden, Einladung Unterlagen und Präsenzliste drucken Protokollführung Termine festlegen, Räume reservieren LB einladen per l Präsenzliste und evt. Unterlagen drucken Doodle, Terminabklärung, Lokal reservieren Einladung, Präsenzliste und Unterlagen drucken Protokollführung Administrative Unterstützung der Kuko Evt. weitere Aufträge der Kuko erledigen / Nach MV / / / / jährlich

9 ük-leiter-sitzungen 2 3 Sitzungen Training QV mündlich SOG Doodle, Terminabklärung, Lokal reservieren Einladung, Präsenzliste und Unterlagen drucken Protokollführung 2 PEX anfragen Termin (1/2 Tag im, nach SOG ük6) Raum reservieren Kursausschreibung an Praktikumsbetriebe Kurseinladungen und Rechnungen verschicken Teilnehmerliste an Kursleitende PEX Unterlagen Übungsfälle drucken Ausbildnerkurse Terminabklärung Datensicherung und Archiv Rechnungswesen Buchhaltung 2 Kurse à 1 Tag Absprache mit Kursleiter Räume reservieren in Schwyz + Freienbach Restaurant reservieren Ausbildnerkurs ausschreiben, per l an LB und auf Webseite Kurseinladung Evt. LLD bestellen Kurordner erstellen und an den Kursort liefern, Kursausweise für Teilnehmende Abacus und Perigon sowie Office-Dateien regelmässig sichern und aufbewahren Aktenablage Fristgerechte Zahlung der Rechnungen, Rechnungen scannen für Präsident und Finanzdelegierter und im E-Banking zur Visierung vorbereiten ESR-Daten im E-Banking abholen, Datei in Perigon einlesen, Zahlungseingang kontrollieren, Liste der Offenen Posten erstellen, evt. Mahnungen Perigon-Daten in Abacus einlesen Belege kontieren, ablegen und in Abacus: verbuchen Liste der Jahres-Abgrenzungen erstellen, buchen AHV Abrechnung UVG-Lohnmeldungen Lohnausweise erstellen Prov. Jahresabschluss / Budget für Ausschuss inkl. Kommentar Budgetabweichungen Termin und Raum Revision, Einladung an Revisoren, Präsident und / / 2 Wo / / Kurz Nach Kurs Monatlich monatlich / Aufgaben Geschäftsstelle Seite 9 von 10

10 Homepage Finanzdelegierter Definitiver Abschluss und Budget für Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung Abrechnungen Sitzungsgelder und Spesen inkl. Auszahlung Kurse Mitgliederbeitrag ük-subventionen: Liste des Kantons überprüfen (Stand ) und für ausserkantonale separat einfordern Betreuung und Aktualisierung der Webseite igkgschwyz / Nach MV Ende Generell Büro- und Verbrauchsmaterial bestellen Laufend Auskunftserteilung per Telefon und l Laufend Diese Auflistung ist nicht abschliessend und wird ergänzt Aufgaben Geschäftsstelle Seite 10 von 10