Paul Wenzel (Hrsg.) Personalwirtschaft mit SAP R/3

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1 Paul Wenzel (Hrsg.) Personalwirtschaft mit SAP R/3

2 Edition Business Computing Herausgegeben von Prof. Dr. Paul Wenzel Die Reihe Edition Business Computing bietet Anwendern, Entseheidern, Beratern sowie Trainern und Dozenten praxisorientierte LeiWiden fur den effizienten Einsatz systemintegrierter Software im Unternehmen. Die Beitrage zeigen Beispiele und L6sungen zur Verbesserung betrieblie her Ablaufe und zur Optimierung von Gesehaftsprozessen. Es geht u. a. um Themen wie SAP R/3-Anwendungen, ABAP /4, SAP-MIS/EIS, Gesehaftsprozessoptimierung mit BAAN- und Navision-Systemen, Business Workflow, Internetapplikationen. Besonderen Vorzug der Reihe ist die spezifisehe Verbindung von Betriebswirtsehaft und Informatik in der angewandten Form einer praxisnahen Wirtsehaftsinformatik, die sieh als unabhangig versteht gegenuber Firmen und Produkten und nieht zuletzt dadureh praxisgereehte Hilfestellung anbieten kann

3 Paul Wenzel (Hrsg.) Pe rso n a Iwi rtsc haft mit SAP R/3 Personalstammdaten, Organisationsmanagement, Personalentwicklung- und beschaffung, Zeitwirtschaft, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisemanagement, Internetanbindung Mit 158 Abbildungen PRAXIS II VIEWEG+ TEUBNER

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet uber < abrufbar. "SAP",R/3, mysap, mysap.com, mysap CRM, mysap SCM, ABAP /4, SAP-GUI,SAP APO, IDES, BAPI, BW, ECC, SAP Business Information Warehouse, SAP Business WorkfloW sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, NeurottstraBe 16, D Walldorf. Der Herausgeber bedankt sich fur die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, das Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels verwenden zu durfen. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafur presserechtlich verantwortlich. Fur aile Screen-Shots des vorliegenden Titels gilt der Hinweis: Copyright SAP AG. Microsoft, Windows, Windows NT, EXCEL, VISIO, SQL-Server sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Oracle ist eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corporation. Bei der lusammenstellung der Informationen zu diesem Produkt wurde mit grobter Sorgfait gearbeitet. Trotzdem sind Fehler nicht vollstandig auszuschlieben. Verlag, Herausgeber und Autor konnen fur fehlerhafte Angaben und deren Foigen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung ubernehmen. Bei der lusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit grobter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem konnen Fehler nicht vollstandig ausgeschlossen werden. Autoren und Verlag konnen fur fehlerhafte Angaben und deren Foigen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung ubernehmen. Fur Erganzungen, Fehlerhinweise und sonstige Anmerkungen sind Autoren und Verlag dankbar. Hochste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser liel. Bei der Produktion und Auslieferung unserer Bucher wollen wir die Umwelt schon en: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. 1. Auflage 2001 Korrigierter Nachdruck 2009 Aile Rechte vorbehalten Vieweg+Teubner I GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2001 Vieweg+ Teubner ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschutzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne lustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfaltigungen, Obersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden diirften. Umschlaggestaltung: KunkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. ISBN-13: e-isbn-13: : /

5 Inhaltsubersicht Inhaltsverzeichnis... VI Vorwort... XIII Einfuhrung Personalstammdatenverwaltung Organ isationsstru ktu r u nd -management Personalentwicklung Personalbeschaffung Zeitwirtschaft Lohn- und Gehaltsabrechnung Reisemanagement HR-Internetanbindung h Business-Document-Management mit SAP Business Workflow, IXOS Archive und dem World Wide Web am Beispiel der Personalbeschaffung per Internet v

6 Inhaltsverzeichnis I Vorwort XIII EinfOhrung... 1 Personalstammdatenverwaltung PersonalmaBnahmen Onfotyp 0000) Organisatorische Zuordnung Onfotyp 0001) Daten zur Person Onfotyp 0002) Anschriften Onfotyp 0006) Basisbezuge (0008) Bankverbindungen Infotyp (0009) Externe Oberweisungen Infotyp (0011) Familie/ Bezugsperson Onfotyp 0021) Kostenverteilung (0027) Versicherungen Infotyp (0037) Direktversicherung (0026) VI

7 Inhaltsverzeichnis Organisationsstruktur u. -management Unternehmensstruktur Personalstruktur Mitarbeitergruppe Mitarbeiterkreis Personalabrechnungskreis Organisationsstruktur Datenpflege Fallbeispiel: Organisationseinheiten hinzufugen Fallbeispiel: Stelle erganzen Fallbeispiel: Auswerten einer Organisationseinheit Personalentwicklung Qualifikationen und Anforderungen Laufbahn- und Nachfolgeplanung Personalkostenplanung Individuelle Entwicklungsplane Beurteilungssysteme Veranstaltungsmanagement VII

8 Inhaltsverzeichnis Personalbeschaffung Vakanz und Ausschreibung Erfassung der Bewerberdaten Bewerbervorgange Auswahl eines Bewerbers Fallstudien zur Bewerberauswahl Fallstudie: Bewerbervorgange pflegen Fallstudie: Autom. Erstellen von Bewerberkorrespondenz Fallstudie: Beurteilung eines Bewerbers nach Einstellungstest Fallstudie: Auswahl des geeignetsten Bewerbers Fallstudie: Bewerber werden zuruckgestellt Fallstudie: Bewerber werden abgelehnt Fallstudie: Bewerber Vertrag anbieten Fallstudie: Bewerber ubernehmen Zeitwirtschaft Zeitauswertung im System HR Anbindung an vorgelagerte Systeme Unterscheidung Zeiterfassungssystem - Zeitwirtschaft Lohn- und Gehaltsabrechnung Zeittypen VIII

9 Inhaltsverzeichnis Arbeitszeitplan (Schichtplan) Tagesprogramm Arbeitspausenplan Arbeitszeitplan Elemente des Arbeitszeitplanes Erfassen von Zeitdaten Allgemeine Anwesenheiten pflegen Erfassen von Abwesenheiten Auswerten von Zeitdaten Fallbeispiel: Jahreskalender andern Fallbeispiel: Anwesenheitskontingente anlegen Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnungsanpassung Lohnartenschlusselung Lohnartengenerierung Aliquotierung Abrechnungsverlauf Praktische Anwendung Fallbeispiel: Simulieren, Freigeben und Starten einer Abrechnung Fallbeispiel: Entgeltnachweise und Dberweisungen erstellen Fallbeispiel: Auswertungen und Beitragsnachweise fur die Sozialversicherung Fallbeispiel: Arbeiten zum Jahreswechsel Fallbeispiel: Oberleitung an die Module FI und CO IX

10 Inhaltsverzeichnis R elsemanagement Geschaftsvorgange einer Reise Zentrale Prilfung und Genehmigung Automatische Abrechnung u. Auszahlung Korrektur einer gebuchten Reise Flexible Geschaftsprozesse Funktionen der Reiseerfassung Funktionen der Reiseplanung Global Distribution System Reisekostenabrechnung Voraussetzungen der Reisedatenerfassung Pauschalabrechnung und Einzelnachweise Anlage einer Reise Erfassung der Vorschilsse Abzilge und Kostenaufteilung der Reise Eingabe der Zwischenziele einer Reise Festlegen der Reiseprivilegien HR-Internetanbindung Mitarbeiterverzeichnis Bewerbungsstatus Zeitnachweis Veranstaltungskalender Veranstaltung buchen x

11 Inhaltsverzeichnis Anhang: Business-Document-Management mit SAP Business Workflow, IXOS Archive und dem World Wide Web am Beispiel der Personalbeschaffung per Internet Einleitung Der Personalbeschaffungsprozess st-Analyse der Bewerberverwaltung Personalbedarf Bewerbungseingang Ersterfassung Priifung des Bewerbers Entscheidung der Fachabteilung Schlussaktivitat Anforderungen an das Soli-Konzept Soli-Konzept der opt. Bewerberverwaltung Hard- und Software umgebung Nutzenpotentiale t o Implementierung des Prototypen Grundlagen zu lacs Bestandteile einer Internet Anwendung Vorarbeit zur Implementierung XI

12 Inhaltsverzeichnis 2.4 Entwicklung der Internet Anwendung Customizing in R/ Testdaten in R/3 pflegen Erstellung der SAP System R/3 Transaktion Einbindung des Web-Archiving Generieren der Service Beschreibung Anlegen von Sprachressourcen Andern der HTML-Templates Integration und Erweiterung des Bewerberworkflows Resu mee Anhang: Die Flowcharts der SOLL-Konzeption Literaturverzeichnis Autorenverzeichnis Stichwortverzeichnis XII

13 Vorwort Vorwort Der SchlOssel zur Sicherung und Verbesserung der Wettbewerbsfahigkeit liegt heute in der Informationstechnologie. Die Globalisierung der Markte, immer korzere Produktlebenszyklen und zunehmender Kostendruck zwingen die Unternehmen zu einer vorausschauenden Konzeption ihrer Strukturen und zu einem effizienten Management ihrer Geschaftsprozesse und Human Resources. Dieses Buch wurde von den Studenten/-innen der Wirtschaftsinformatik der Fachhochschule Konstanz als Projekt-Vorlage zu SAP R/3, Release 4.5B, zusammengestellt. Durch eine praxisnahe Bearbeitung der R/3-Komponente "Human Resources (HR)" werden die nachfolgenden Teilbereiche sehr anschaulich vorgestellt: HR-EinfOhrung Personalstammdatenverwaltung Organisationsstruktur und -management Personalentwicklung Personalbeschaffung Zeitwirtschaft Lohn- und Gehaltsabrechnung Reisemanagement HR-Internetanbindung Dabei werden neue SAP-Begrifflichkeiten, wie u. a. Bewerberworkflow, Laufbahnplanung, Reise- und Veranstaltungsmanagement, Studio und viele andere Neuerungen vorgestellt. Begleitend zu diesem Buch stehen einige Video-Sequenzen auf einem Web-Server an des Verlags, im Bereich "OnlinePLUS" for den interessierten Leser bereit (siehe hierzu Beispieldateien Seite XVI). Die anzuwahlende Adresse im Internet lautet: XIII

14 Vorwort.Datei-Name" Nach der Einwahl uber einen Browser, z. B. MS-Internet Explorer, Netscape Navigator, stobt man auf eine Datenbankubersicht mit Beispieldateien, die den Interessenten in die einzelnen Teilbereiche der SAP-Software leitet und weitere elektronische Dateien zur VerfOgung stellt (siehe hierzu Beispieldateien Seite XVI). Q Dargestellt mit dem Symbol und dem "Datei-Namen.scm" neben den jeweiligen Textstellen erkennt der Leser, dass es weiterfohrende Informationen und Erganzungen zum beschriebenen Sachverhalt im Internet - unter der o. g. Adresse - gibt. Insbes. langere Einstellungen im System und Prozessablaufe werden per Screencam-Film, HTML-Shows und PowerPoint-Prasentationen anschaulich gezeigt. Fast aile betrieblichen Anwendungsmodule, insbes. HR. FI. CO, AM, MM, PP, SD und Workflow, werden mit Fallbeispielen videogestotzt vorgestellt. damit der User einen deutlich groberen und umfassenderen Oberblick uber die R/3- Anwendungen erhalt. Erganzt wird dieses Buch durch weitere Bande mit SAP-Themen, deren Inhaltsspektrum folgende betrieblichen Anwendungsbereiche abdecken: Betriebl iche Anwendungen des Systems SAP R/3 mit einer SAP-EinfOhrung, Customizing, ABAP/4, AcceleratedSAP (ASAP) und Projektsystem (PS); Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling; Logistik mit Material- und Fertigungswirtschaft, Qualitatsmanagement sowie "Vorkonfigurierte SAP-Systeme - LIVE MAS TER"; Vertrieb, Workflow, Optische Archivierung und Internetanbindung. Dieses Buch bietet einen umfassenden Funktionsuberblick uber die Moglichkeiten in Release 4.5B des R/3-Systems, der uber eine Bedienungsanleitung hinausgeht. Die angegebenen Menupfade konnen sich bei anderen Releases andern, oftmals sind mehrere Wege uber das Menu zum gleichen liel moglich. Ais Bedienungsanleitung sei auf die SAP-Online-Dokumentation verwiesen. XIV

15 Vorwort Danksagungen Von Seiten der Autoren und nicht zuletzt der Hochschule gilt unser Dank der SAP AG, Walldorf, fur die grobzugige Oberlassung der Software R/3, der vielen Beschreibungen, UnterstUtzungen und Hinweisen zum System R/3, die in diesem Buch praxis- bzw. systemnah eingearbeitet wurden. Danken mochten wir auch Herrn Dipl.-Inf. Michael A. Pade von der Fa. IXOS AG, Munchen, der uns mit seinem aktuellen Beitrag uber "Personalbeschaffung per Internet" (Anhang) sehr unterstutzt hat. Fur die geschatzte Mitarbeit und das enorme Engagement der 14 Autoren, insbes. der Wirtschaftsinformatik-Studenten/-innen der Fachhochschule Konstanz (siehe Autorenverzeichnis, S. 198), bedanke ich mich herzlichst. Zuletzt danken wir besonders meiner lieben Frau Martina (StR) und unserem Vater Wendlin Wenzel (StD a.d., Hainburg), die in vielen Tagen und Wochen das Lektorat fur dieses Werk ubernommen haben. Paul Wenzel, Konstanz im Dezember 2000 (Mail: xv

16 Vorwort Q Beispieldateien, die per Intemet abrufbar sind, unter: Q Kapitel3 Kapitel6 "Dale i-name" "PP10_2_5_1.scm" "PP10_3_2.scm" Kapitel4 "pp_5_3.scm" "PP_5_ 4.scm",;z.W _2_1.scm" Kapitel7 "LuG_1.scm" "LuG_2.scm" "LuG_3.scm" Kapitel5 "PB_5_1.scm" "PB_5_2.scm" "PB_5_3.scm" "PB_5_ 4.scm" "PB_5_5.scm" "PB_5_6.scm" "PB_5J,scm" "PB_5_8.scm" "PB_5_9.scm" "PB_5_10.scm" "PB_5_11.scm" "PB_5_12.scm" Kapitel8 "RA_8_1.scm" "RA_8_2.scm" "RA_8_3.scm" Anhang o ABAP-Programme o HTML-Templales o Mime-Files o Service-Files "IXOS_1.ppt" "IXOS_2.ppt" "readme.txt' XVI