Immobilienhandbuch VBS. Register 8 Dokumenten-Management. 8.1 Ablage 8.2 Weiterführende Dokumente 8.3 Verbindlichkeit 8.4 Änderungsmanagement

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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Immobilienhandbuch VBS Register 8 Dokumenten-Management 8.1 Ablage 8.2 Weiterführende Dokumente 8.3 Verbindlichkeit 8.4 Änderungsmanagement VERSION 1.2 AUTOR Projektkommission Immobilien VBS DATEINAME 8_Dokumentenmanagement_1.2.doc HERAUSGEGEBEN DURCH armasuisse Immobilien Blumenbergstrasse Bern FREIGEGEBEN DURCH Runder Tisch Zusammenarbeit FREIGABEDATUM 6. März 2008

2 Inhaltsverzeichnis 8.1 Ablagestruktur weiterführende Dokumente (Managementsysteme) der Rollenträger Verbindlichkeit Änderungsmanagement Ablauf Verfügbarkeit / Verteilung 5 Änderungsnachweis Datum Freigabe Version Beschreibung der Version Erstversion für Grundausbildung IM VBS XXI Kap. 8.1 neuer Pfad und Bild eingefügt, neue Regelung Änderungsmanagement Kap. 8.4 div. Anpassungen betreffend Verteilung, Form, Häufigkeit 2/6

3 8.1 Ablagestruktur Das Immobilienhandbuch wird durch armasuisse Immobilien verwaltet und im Internet der armasuisse publiziert. Dort hat jedermann freien Zugriff auf alle Dokumente des Immobilienhandbuches. 3/6

4 Die Originaldateien werden durch armasuisse Immobilien im Dokumentenmanagementsystem DOCMAS verwaltet (Pfad siehe Ablageplan). 8.2 weiterführende Dokumente (Managementsysteme) der Rollenträger Weiterführende Regelungen zu verschiedenen Themen im Immobilienmanagement sind in den einzelnen Managementsystemen der Rollenträger geregelt. Eigentümervertreter - armasuisse Immobilien siehe Managementsystem armasuisse Mieter im Verteidigungsbereich siehe Planungshandbuch (Übergangsversion) Mieter und Betreiber armasuisse siehe Managementsystem armasuisse Betreiber LBA weiterführende Dokumente befinden sich im Zusammenhang mit den Projekten Log@V und Business Excelence im Aufbau 8.3 Verbindlichkeit Die Bestimmungen im Immobilienhandbuch VBS sind für alle Beteiligten verbindlich. 4/6

5 8.4 Änderungsmanagement Ablauf Der Normalablauf für Änderungen ist wie folgt: Änderungsbedarf melden an armasuisse Immobilien, FB 812, Adrian Goetschi Anpassungen, Überarbeitungen und Ergänzungen durch FB 812 (Adrian Goetschi) und/oder Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch Freigabe / Genehmigung der Mutation durch Runder Tisch Zusammenarbeit Verteilung in papierform an definierte Kontaktstellen bei den Rollenträgern (BE, SM V, SM BABS usw.) Interne Verteilung bei den Rollen individuell Verfügbarkeit / Verteilung Internet sämtliche freigegebenen Dokumente Verantwortlich für Internetaufschaltung ist FB 811 mit Unterstützung der Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch 5/6

6 DOCMAS sämtliche Originaldokumente Pflege der Dokumente durch die Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch Rhythmus Was Wie Wann Wer Kleinkorrekturen redaktionelle Änderungen Formlose Bearbeitung Laufend (DOCMAS) Info quartalsweise an Runder Tisch Zusammenarbeit armasuisse Immobilien (A. Goetschi) Unterstützung Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch Anpassungen Überarbeitungen Ergänzungen Bearbeitung durch Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch Bei Bedarf Beauftragung und Genehmigung durch RT Zusammenarbeit Versand der Upgrade-Dokumente an Kontaktstellen dito Anpassen Internet-Version Papierform Bei Korrekturen Neue Dokumente max. quartalsweise Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch Übersetzung französisch DOCMAS Papier Internet nach Freigabe der deutschsprachigen Dokumente max. quartalsweise Arbeitsgruppe Immobilienhandbuch 6/6