Mitarbeiter-Fördergespräch.

Transkript

1 Mitarbeiter-Fördergespräch 1

2 Die Bedeutung des Fördergesprächs Feedback ist sowohl für Mitarbeiter wie auch für Führungskräfte von grosser Bedeutung. Verbesserung von Ergebnissen geht nur über Feedback Mitarbeiter sollten wissen, wie sie gesehen werden, mit welchen Leistungen man zufrieden ist, welche Stärken und Schwächen vorhanden sind und welche Massnahmen ergriffen werden können, um Verbesserungen einzuleiten Führungskräfte sollten sich intensiver als im Tagesgeschäft mit den Mitarbeitern, ihren Leistungen, Stärken und Schwächen auseinandersetzen, über Entwicklungsmassnahmen nachdenken und zu einem Überblick über die Potenziale der Mitarbeiter kommen Das Jahresgespräch ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse des Jahres. Im Jahresgespräch erfahren Mitarbeiter nichts grundsätzlich Neues, nichts, das nicht vorher schon besprochen worden wäre.

3 Übersicht Mitarbeiter-Jahresgespräch / Fördergespräch Rückblick Vorschau 1. Zufriedenheit 2. Ziel-Erreichung 3. Ergebnis- Analyse 4. Leistungs- Bewertung 5. Entwicklungs- Maßnahmen 6. Ziele Im Rückblick auf die vergangene Periode werden die Themen Zufriedenheit des Mitarbeiters, Zielerreichung, Ergebnis-Analyse und Leistungs-Bewertung behandelt. In der Vorschau auf die kommende Periode geht es um Maßnahmen zur Weiterentwicklung und um neue Zielsetzungen 3

4 Zielsetzungen des Jahresgesprächs Befragen Sie die Mitarbeiter nach ihrer Zufriedenheit. Fragen Sie, wie die Motivationsfaktoren gesehen werden: Arbeit selbst, Zukunftsperspektiven, Zusammenarbeit mit Führungskraft. Analysieren Sie die erreichten Ergebnisse: Haben wir das erreicht, was wir uns vorgenommen haben? Analysieren Sie Ursachen für Minderleistungen oder Mehrleistungen Analysieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Organisation / der Prozesse. Halten Sie Maßnahmen fest Besprechen Sie die Leistungen des Mitarbeiters. Geben Sie eine Bewertung der Leistungen ab. Das gibt dem Mitarbeiter Sicherheit, wie die Leistung gesehen wird Prüfen Sie Möglichkeiten zur Weiter-Entwicklung der Mitarbeiter. Was sollte getan werden, um die Leistungsfähigkeit zu verbessern? Zielsetzungen: Was nehmen wir uns für die kommende Periode vor? Leistungsorientierte Entlohnung: Wird der Mitarbeiter leistungsgerecht bezahlt? Das Jahresgespräch dient der Standort- Bestimmung und der Stärkung des gegenseitigen Vertrauens. 4

5 Wichtig ist eine konstruktive, vertrauensvolle Atmosphäre. Das Vertrauen sollte während des ganzen Jahres aufgebaut worden sein. Das geht nicht im Schnellverfahren im Jahresgespräch und schon gar nicht mit Psycho-Tricks. Vertrauen

6 Zufriedenheit Bereiche 1 Arbeit selbst 2 Arbeits-Umgebung, Büroausstattung, Arbeitsmittel 3 Information 4 Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen / Kunden / Lieferanten 5 Unternehmen allgemein 6 Gehalt & Sozialleistungen 7 Entwicklungs-Chancen 8 Zusammenarbeit mit der Führungskraft 9 Sonstiges Verbesserungs-Möglichkeiten Zufriedenheit und Motivation sind die Grundlagen von guten Leistungen. Alle Punkte der Checkliste durch, damit nichts vergessen wird. Mitarbeiter sollten möglichst offen sprechen. Mehr siehe Kapitel Mitarbeiter-Führung sowie Motivation 6

7 Ziele Ergebnisse: Ertrag Umsatz Begeisterte Kunden Führungs- Kraft Einzigartige Produkte Begeisterte Mitarbeiter Perfekte Prozesse Die wichtigsten Unternehmens-Ziele: Erfolg durch Umsatz und Ertrag Begeisterte Kunden Einzigartige Produkte Umsatz und Ertrag Begeisterte Mitarbeiter Perfekte Prozesse 7

8 Ziel-Erreichung / Ergebnisse Bereich 1. Ziel / Soll 2. Zielerreichung / Ist 3. Ursachen 1 Kunden Zufriedenheits-Grad 2 Produkte Hohe Qualität; Reklamationen 3 Mitarbeiter Mitarbeiter-Zufriedenheit 4 Prozesse Durchlaufzeit, Sicherheit 5 Finanzen Verschwendungen reduzieren 6 Besondere Leistungen Von den Zielsetzungen der vergangenen Periode ausgehen: Was hatten wir uns vorgenommen? Besondere Leistungen herausheben. Ursachen für Soll-Ist- Abweichungen ergründen 8

9 3. Ergebnis-Analyse Leistungs- Verhalten Motivation, Zufriedenheit Internes Umfeld, Zusammenarbeit Ziel- Erreichung Ergebnisse Prozesse Externe Einflüsse Abweichungen von den Zielen können viele Ursachen haben. Es kommt darauf an, die richtigen Ursachen zu finden. 9

10 4. Leistungs-Bewertung Ziele Kunden Produkte Mitarbeiter Prozesse Finanzen Leistungs- Bewertung Entweder Ziel-Erreichung oder Bewertung des Leistungs-Verhaltens Leistungs-Verhalten Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein Qualität / Zuverlässigkeit Fachkompetenz / Entscheidungsund Urteilsfähigkeit Verantwortung / Engagement Zusammenarbeit / Kommunikation Kunden-Orientierung Führung 10

11 Leistungs-Bewertung (Beispiel) Kriterien Bewertung 1 Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein 100 % 2 Qualität / Zuverlässigkeit 95 % 3 Fachkompetenz / Entscheidungs- und Urteilsfähigkeit 110 % 4 Verantwortung / Engagement 100 % 5 Zusammenarbeit / Kommunikation 105 % 6 Kunden-Orientierung 90 % 7 Führung / Die Leistungs-Bewertung ist wertvolles Feedback für Mitarbeiter. Mehr siehe Kapitel Leistungs-Bewertung 11

12 5. Entwicklungs-Maßnahmen Ent- wicklungs- Massnahmen Organisations- Entwicklung Persönliche Weiterentwicklung Aus der Ist-Analyse heraus Entwicklungs- Massnahmen definieren, sowohl Entwicklung der Organisation wie auch Weiter-Entwicklung der Mitarbeiter 12

13 Organisations-Entwicklung (Beispiel) Maßnahmen 1 Entwicklung von Test-Systemen zur Qualitäts-Kontrolle von Software-Applikationen 2 Abstimmungsgespräche zwischen Abteilung X und Abteilung y in vierzehntägigem Rhythmus 3 4 Verantwortlich NN. NN. (Bis) Wann NN. NN. Bemerkungen Die Ergebnisse der Mitarbeiter- Gespräche geben einen guten Überblick darüber, wo wir die Organisation noch verbessern können 13

14 Mitarbeiter-Entwicklung 1 Kriterien Müller Meier Schulz Effizienz / Selbstorganisation / Kostenbewusstsein 2 Qualität / Zuverlässigkeit 3 Fachkompetenz / Entscheidungsund Urteilsfähigkeit 4 Verantwortung / Engagement 5 Zusammenarbeit / Kommunikation 6 Kunden-Orientierung 7 Führung Eine Übersichtstabelle über die Beurteilungen aller Mitarbeiter geben uns Überblick über notwendige Maßnahmen zur Personal-Entwicklung 14

15 Persönlicher Entwicklungs-Plan(Beispiel) H. Müller Entwicklungsplan bis.. Zielsetzung Wie? (Bis) Wann Bemerkungen 1 Erlernen Software- Paket XY 2 Zertifizierung im Projekt-Management nach System XY Selbst-Studium Zertifizierungs-Kurs 7 Für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen x.y. x.y. 15

16 Ziele aufschlüsseln in Teilaspekte 1. Ziel 1 Kunden 2 Produkte 3 Mitarbeiter 4 Prozesse 5 Finanzen 6 Gesamtwert Zielsetzungen für die kommende Periode 2. Messwert / Key Performance Indicator Die Zielerreichung messen am Ende des Jahres 3. Zielerreichung in Prozent 4. Gesamt- Punkte Ziele bekommen je nach Wichtigkeit eine Punktzahl Zielsetzungen sind die Ergebnisse, die der Mitarbeiter dem Unternehmen abliefern soll. Meist relativ gleich zu den Zielen des vergangenen Jahres 16

17 Leitlinien Mitarbeiter-Jahresgespräch 1 Bemühen Sie sich jederzeit um hohe Führungsqualität / den richtigen Führungsstil 2 Vereinbaren Sie klare Ziele, teilen Sie Mitarbeiter Ihre Erwartungen klar mit 3 Erläutern Sie die Unternehmensziele 4 Sorgen Sie dafür, dass Sie ausreichend Gelegenheit haben, Leistungen der Mitarbeiter zu beobachten 5 Bauen Sie Vertrauen zu den Mitarbeitern auf 6 Analysieren Sie Soll-Ist-Abweichungen zeitnah und geben Sie Hilfestellung, falls nötig 7 Geben Sie Mitarbeitern ausreichend Unterstützung, um die Ziele zu erreichen 8 Erläutern Sie Ziele und Sinn des Jahresgespräches 9 Händigen Sie die Unterlagen für das Jahresgespräch rechtzeitig aus 10 Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Besprechung der Zufriedenheit 11 Analysieren Sie die Ergebnisse des vergangenen Jahres 12 Bewerten Sie die Zielerreichung / Geben Sie Mitarbeitern Feedback über die erreichten Ergebnisse 13 Dokumentieren Sie Vorschläge zur Organisations-Entwicklung 14 Dokumentieren Sie den persönlichen Entwicklungsplan für Mitarbeiter 15 Besprechen und dokumentieren Sie Ziele für das kommende Jahr 16 Lassen Sie Mitarbeiter zu Wort kommen, hören Sie zu, stellen Sie offene Fragen, reagieren Sie konstruktiv auch bei schwierigen Themen Mit diesen Leitlinien kann fast nichts mehr schiefgehen! 17

18 Check Jahresgespräch Gegenseitiges Vertrauen, offene Atmosphäre Alle Punkte zur Mitarbeiter-Zufriedenheit geklärt Ergebnisse des vergangenen Jahres analysiert Mitarbeiter akzeptiert die Leistungs-Bewertung Verbesserungsmöglichkeiten Organisation Maßnahmen Weiterentwicklung Mitarbeiter Zielsetzungen kommendes Jahr definiert Super, alles perfekt! Zufriedenheit mit dem Gespräch 18

19 Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle Unternehmen wie auch Mitarbeiter deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das Daily Management zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar. 19

20 Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-toolsshop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.b. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar