Positive Mitarbeiterführung

Transkript

1 Positive Mitarbeiterführung Das Erfolgskonzept 1

2 Führungs-Aufgaben Leistungen werden von Menschen gemacht. Also sollten wir alle Bemühungen auf die Menschen fokussieren 2

3 Unternehmensziele Ergebnisse: Ertrag Umsatz Begeisterte Kunden Führungs- Kraft Einzigartige Produkte Begeisterte Mitarbeiter Perfekte Prozesse Der Kernpunkt des Führungs- Erfolgs: Klare Ziele Kunden begeistern Einzigartige Produkte erstellen Umsatz und Ertrag erzielen Mitarbeiter begeistern und Prozesse perfektionieren 3

4 Begeisterte Mitarbeiter Positive Einstellung Die drei magischen Tools für Mitarbeiter- Begeisterung Autorität Motivation 4

5 Positive Einstellung Schaffen wir ein Klima für Spitzenleistungen. Die Grundlage für unseren Erfolg ist eine positive Einstellung. Unsere Mitarbeiter sind unser Aktiv- Kapital. Immer mit Respekt und Wertschätzung behandeln! Mitarbeiter arbeiten gerne und engagiert, wenn die Bedingungen positiv sind Motivierte Mitarbeiter machen begeisterte Kunden und senken Kosten Negative Einstellungen: Mitarbeiter sind arbeitsscheu und müssen mit Druck zu Leistung gebracht werden Man darf den Mitarbeitern nichts durchgehen lassen, sonst tanzen sie einem auf der Nase herum! Angst um den Arbeitsplatz spornt an! 5

6 Autorität Mehrwert, Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter, sichtbare Erfolge, Verdienste, Reputation, Image Konsequentes Vorleben von Werten: Fairness, Gerechtigkeit, Integrität, Glaubwürdigkeit, Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen Total Ownership : Keine Ego-Trips. Intensives Verständnis des Fachgebiets. 100 % Fokus auf Ergebnisse Positive Fehlerkultur. Fehler werden immer gemacht, es kommt nur darauf an, sie rechtzeitig zu entdecken und zu korrigieren Autorität besteht aus dem Nutzen, den wir bieten. Mit Autorität können wir uns in einer Führungsposition Einfluss und Durchsetzung verschaffen 6

7 Motivation +/- 300 "Besessenheit" +200 Begeisterung, Total Ownership +100 Freude 0 Normal-Niveau" -100 Schwer zu motivieren Das Erfolgsgeheimnis der Spitzen- Unternehmen: Total Ownership. Volle Verantwortung. Mitarbeiter sind Mit-Unternehmer. Alle denken engagiert mit -200 Deutliche Unlust -300 Schwere Verärgerung, Sabotage 7

8 Der Kern der Motivation 1. Unternehmen 2. Aufgaben 3. Führungskraft 4. Team Diese vier Faktoren bestimmen 90 % unserer Motivation

9 Motivation: Ownership Für die Motivation ist der Faktor total ownership von grösster Bedeutung. Wir machen die Aufgaben zu unseren Aufgaben Ownership / Identifikation: Volle Verantwortung für die Ziele übernehmen Hohe Erwartungen der Führungskraft Höchste Qualität als Herausforderung und Reputation Freiheit in der Ausführung, eigene Ideen Sinn der Tätigkeit Beitrag zur Gesamtleistung des Unternehmens Mitarbeiter erfolgreich machen 9

10 In vier Schritten zu perfekten Ergebnissen 1. Ziele definieren 4. Massnahmen 3. Abweichungen analysieren 2. Ergebnisse prüfen Ergebnisse erreichen in vier Schritten: 1. Ziele definieren 2. Ergebnisse prüfen 3. Abweichungen analysieren 4. Massnahmen zur Verbesserung einsetzen 10

11 OKR-Systematik* You can achieve incredible progress if you set clear goals and find a measure that will drive progress toward that goal. This may seem basic but it is amazing how often it is not done and how hard it is to get it right. B. GATES, zit. Nach TETLOCK, 2016 Für Zielvereinbarungen haben sich drei Systeme sehr bewährt: OKR-Systematik, Balanced Scorecard und Total Ownership Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Unternehmensziele kennen Den Beitrag jedes Mitarbeiters zu den Gesamt-Zielen klar machen Ziele top-down und bottom-up entwickeln. Bottom-up-Ziele sind wichtig für Ownership & Motivation Effizienz gewinnen: Fokus auf die richtigen Ziele und Massnahmen. Sicherstellen, dass jeder genau weiss, was wann zu tun ist Die Zusammenarbeit zwischen Personen und Teams besser verzahnen; Alignment sicherstellen Flexibel bleiben und schnell auf Veränderungen reagieren können Total Ownership. Volle Verantwortung für die Ergebnisse übernehmen. Exceptions mit Führungskräften diskutieren Ergebnisse sind von allen einsehbar *OKR = Objectives & Key Results 11

12 OKR - Hierarchie Neukunden Bestands-Kunden Kunden-Liste Qualität Kunden- Betreuung Qualität Service- Prozesse Qualität Personal Qualifizierte Leads USP Produkte Zufriedenheit mit Service Qualität Produktions- Prozesse Angebote Kunden- Begeisterung Auftrags-Klärung / Qualität der Produkt- Definition Conversion Rate Auftrags-Eingang Neukunden Auftrags-Eingang Bestands-Kunden OKR-Hierarchien geben uns Orientierung über die Zusammenhänge im Unternehmen Auftrags-Eingang gesamt Umsatz xxx Mio EBIT x % Kosten 12

13 Ziele in Aktionen umsetzen Unternehmens- Ziele Umsatz-Wachstum x % Abteilungs- Ziele Individuelle Ziele Arbeits- Pakete Umsatzsteigerung x in den Regionen A, B, C Kundenzufriedenheit steigern auf x % Umsatzsteigerung x mit Bestandskunden Anzahl Neukunden steigern um x % Verbesserung der Kunden-Betreuung durch Massnahmen x, y, z Die Ziele des Unternehmens in machbare Arbeitspakete umsetzen: 1. Unternehmens-Ziele beschreiben 2. Abteilungs-Ziele definieren 3. Individuelle Ziele entwickeln 4. Arbeitspakete entwickeln und mit Kennwerten versehen. (Siehe auch Kapitel Unternehmens- Ziele) Diesen Prozess sowohl top-down wie auch bottom-up harmonisieren 13

14 Ziele-Dashboard: Balanced Scorecard Bereich Ziele / Objectives Messwert / Key Results Kunden Begeisterung der internen / externen Kunden Die Unternehmensziele sind Ausgangspunkt für die Ziele der Mitarbeiter. Mit jedem Mitarbeiter ein Ziele- Dashboard erstellen und nachhalten Produkte Mitarbeiter Prozesse Finanzen Einzigartige Produkte /höchste Qualität Begeisterte Mitarbeiter Perfekte Prozesse Sparsamkeit 14

15 SMART-Formel Ziel- Definition: Die SMART-Formel ist ein äusserst hilfreiches Tool zur Definition von klaren Zielvereinbarungen S M A R T chriftlich essbar bgestimmt ealistisch erminiert 15

16 Ergebnisse prüfen Mitarbeiter wollen sicher sein, dass die Leistung stimmt. Prüfung der Ergebnisse ist ein integraler Bestandteil des Arbeits-Prozesses 16

17 Leistungs-Entwicklung, Continuous Performance Management Management by Exceptions Anerkennung Problem- Lösung Coaching Kritik-Gespräch Maßstab für die Qualität einer Führungskraft ist die Leistung der Mitarbeiter! Die Weiterentwicklung der Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Aufgaben für eine Führungskraft. Zur Leistungs-Entwicklung gibt es sieben Tools Abmahnung Positions- Änderung 17

18 Management by Exceptions Mitarbeiter sollen für ihre Aufgaben volle Verantwortung (Total Ownership) übernehmen. Das bedeutet: Die Führungskraft greift im Regelfall nicht ein. In Ausnahme-Fällen können sich Mitarbeiter an ihre Führungskraft wenden bzw. die Führungskraft hat die Verpflichtung einzugreifen. 18

19 Anerkennung Aktiv nach Punkten suchen, bei denen wir Anerkennung geben können Anerkennung begründen durch die Beschreibung dessen, was gut gefallen hat. Keine allgemeinen Floskeln! Wenn Anerkennung, dann nur Anerkennung. Weder Kritik noch Forderungen dazu packen! Nicht nur Anerkennung für Spitzenleistungen, sondern auch für Zuverlässigkeit und tägliche präzise Pflichterfüllung Anerkennung zeitnah geben, so dass der Bezug zur Leistung noch im Gedächtnis ist Außergewöhnliche Anerkennung für außergewöhnliche Leistungen! Besondere Leistungen an die höheren Führungskräfte weitergeben, damit Mitarbeiter die Sicherheit haben, dass ihre Leistungen auch dort wahrgenommen werden. Anerkennung von anderen Personen ( Kunden, Kollegen) weitergeben Finanzielle Anerkennung nicht vergessen. Höhere Verantwortung ist ebenfalls Anerkennung Gerechte Verteilung von Anerkennung Richtiges Verhalten aufbauen durch konsequente Anerkennung von guten (Teil-) Leistungen Mit Anerkennung können wir unglaubliche Energien freisetzen! Verhalten und Leistungen von Mitarbeitern intensiv beobachten, um Gelegenheiten für Anerkennung zu finden. Erfolge feiern! 19

20 Das Wichtigste: Kein Ärger, sondern Wertschätzung und Respekt. Mitarbeitern helfen, die Leistung zu erbringen Problemlösung Erst mal Anerkennung, ausdrückliche Würdigung der guten Anteile. Sonst fühlt man sich ungerecht behandelt. Soll-Ist-Abweichung aufzeigen: Wir hatten vereinbart, dass die Arbeitspakete für das Projekt am x.x. fertig sein sollten. Wir sind jetzt y Tage damit im Verzug. Die (möglichen) Auswirkungen klarstellen: Dies verursacht die folgenden Auswirkungen (z.b. Nacharbeit, Verschrottung, Kunden-Reklamation, Kunden-Verlust) Fragen stellen, zuhören: Wie kam es zu dieser Verzögerung? Wann hat sich abgezeichnet, dass der Termin nicht zu halten sein würde / die Qualität nicht zu erreichen ist An welcher Stelle im Prozess-Ablauf gab es Schwierigkeiten? Sind die einzelnen Arbeitsschritte, die Abfolge, die Übergänge bekannt? Verbesserte Prozess-Abläufe sind die Lösung Keine Vorschläge, keine Ratschläge. Darauf achten, dass Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen finden: Was können Sie tun, um diese Verzögerung einzuholen? Und bei den weiteren Arbeitspaketen keine Verzögerungen mehr bekommen? Worauf sollte geachtet werden? Welche Ziele wollen Sie sich setzen? Massnahmen sollten präzise beschrieben sein Diese Lösungen diskutieren, bis alle Beteiligten der Überzeugung sind, dass sie funktionieren. Maßnahmen festschreiben: Dann vereinbaren wir folgende Punkte 20

21 Prozesse verbessern 1. Kontakt 2. Auftrags- Annahme 3. Angebot 4. Bearbeitung 5. Status- Bericht 6. Abschluss / Übergabe Ziel Wenn die Ergebnisse nicht stimmen, dann Schritt für Schritt den gesamten Prozess durchgehen. Meist müssen die Kontrollschritte kürzer gefasst werden, um Abweichungen schneller zu erkennen (Mehr siehe Kapitel Prozess-Management) 1. Checks am Ende jedes Schritts durchgeführt? 2. Status-Berichte korrekt? 3. An welcher Stelle des Workflows gab es Schwierigkeiten? 21

22 Coaching 1. Erklären 2. Vormachen 3. Wiederholen lassen 4. Nachmachen lassen 5. Feedback geben 6. Wiederholen Wenn Fehler aufgetreten sind: Mitarbeiter coachen! Für einfache Situationen im Arbeits-Alltag haben sich diese sechs Schritte sehr bewährt. Siehe auch Kapitel Coaching 22

23 Kritik-Gespräch Gespräch unter vier Augen, nie vor anderen Vor Kritikgespräch: Problemlösungs- / Coaching-Gespräche führen Soll-ist-Abweichungen selbst überprüfen Auf Ziele und Vereinbarungen hinweisen Beanstandetes Verhalten beschreiben Auswirkungen dieses Verhaltens auf das Unternehmen beschreiben Auschliesslich Leistung beanstanden, nie Kritik an der Person Engere Kontrollen vereinbaren Gespräch schriftlich zusammenfassen, Kopie an Mitarbeiter Positive Beendigung des Gesprächs, Unterstützung zusichern Manchmal ist Kritik notwendig. Mit diesen Leitlinien können wir auch schwierige Kritikgespräche konstruktiv führen 23

24 Abmahnung Abmahnungen sind notwendig bei Verstößen gegen betriebliche Regelungen und Richtlinien, (z. B. häufiges Zuspätkommen, Störung des Betriebs-Friedens) Leistungsverweigerung Schwere Minderleistung Fehlende Zusammenarbeit Fernbleiben von der Arbeit ohne Abmeldung Verstöße im Zusammenhang mit Zahlungen (Verschweigen von Fehlern im Gehaltsnachweis, Unterschlagungen, Pfändungen, etc.) Wenn schwere Regelverstösse oder untragbarer Schaden vorliegen, dann ist eine Abmahnung erforderlich. Nur über die Personal-Abteilung! 24

25 Positions-Änderung Manchmal helfen alle Massnahmen nichts, weil der Mitarbeiter für die Position keine ausreichende Qualifikation hat. In einem solchen Fall sollte man konstruktiv nach einer neuen Position suchen 25

26 Leitlinien Mitarbeiterführung Ziele des Unternehmens klar machen Vertrauen und Autorität aufbauen, Werte konsequent vorleben Klare Ziele, klare Messwerte Volle Verantwortung an Mitarbeiter übergeben Jederzeit Überblick über den Status aller Aufgaben Konsequentes, konstruktives Feedback Leistung belohnen / Anerkennung Sorgsamer Umgang mit Zeit & Kraft der Mitarbeiter Gute Beziehungen, ehrliches Interesse am Mitarbeiter Einbeziehung in Informationsfluss und Entscheidungen Funktionierende Prozesse sicherstellen Ausbildung für Aufgaben 26

27 Management Tools In unserer jahrzehntelangen Arbeit bei der Beratung von Führungskräften und Teams haben wir die Überzeugung gewonnen, dass wir alle Unternehmen wie auch Mitarbeiter deutlich effizienter sein könnten. Bessere Orientierung, bessere Beherrschung der Tools für die tägliche Arbeit würden uns helfen, mit weniger Aufwand deutlich bessere Leistungen zu bringen. Damit wäre allen gedient. Unternehmen würden wettbewerbsfähiger werden. Aber auch jeder einzelne Mitarbeiter hätte grossen Nutzen davon: Durch sicheres und zielgerichtetes Arbeiten gäbe es deutlich weniger Probleme und Missverständnisse. Wir würden harmonischer zusammenarbeiten. Da wir den weitaus grössten Teil unseres Lebens in beruflicher Arbeit zubringen, wäre damit auch den Familien gedient. Stressbelastungen könnten reduziert werden und würden sich weniger auf die Lebensqualität auswirken. Das Ziel von Management Tools ist es, die besten Werkzeuge für das Daily Management zu sammeln und allen Interessenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was Sie brauchen: Jederzeit, überall, einfach, anwendbar. 27

28 Das vorliegende Kapitel ist ein Teil von Management Tools. Das Kapitel wird ergänzt durch weitere Kapitel aus unserer Tool-Sammlung. Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auf man-toolsshop.de; sowohl als Video, als PDF oder als PowerPoint-Präsentation. Die dargestellten Methoden lassen sich auf die meisten Aufgabenstellungen innerhalb des beruflichen Bereichs anwenden. Eine Garantie für Vollständigkeit und Anwendbarkeit der Methoden kann nicht übernommen werden, da es immer auf die Besonderheit der jeweiligen Umstände ankommt. Für die Bewältigung von sehr schwierigen Situationen wird empfohlen, sich mit Fachleuten in Verbindung zu setzen. Sie können sich alle Kapitel-Zusammenfassungen jederzeit aus dem Internet herunterladen oder auch auf dem Smartphone speichern (z.b. durch die Installation des PDF-Readers) Autoren: Dr. Strasser Team Unternehmensberatung, Training Bilder: siehe Bildnachweis auf man-tools-shop.de Literatur: Siehe Literaturverzeichnis auf man-tools-shop.de Programmierung: Dipl. Ing. Helmar Prechtl Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung bzw. Coaching brauchen oder einfach mehr über Management Tools wissen wollen. Für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind wir jederzeit dankbar