Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich vom 30. November Stadtpolizei, Erneuerung der bestehenden Lösung der Verwaltungspolizei durch das Bewilligungs-System «BeSys-Stapo», IT-Ausgaben IDG-Status: öffentlich 1. Zweck der Vorlage Mit dieser Vorlage soll die Umsetzung des Projekts «BeSys-Stapo», das die Digitalisierung der Bewilligungsprozesse der Verwaltungsabteilung der Stadtpolizei umfasst, ermöglicht werden. Ziel dieses Projekts ist es, mittels Prozessoptimierung und geeigneten Workflows sowie der Unterstützung von geeigneten Informatikmitteln die Effizienz in den Bewilligungsprozessen zu steigern und den Gesuchstellenden eine moderne, digitale Einreichung der Dokumente zu ermöglichen. Ein Teil des aktuellen Systems BeVepo basiert auf einer über zehnjährigen Technologie, die nicht mehr unterstützt wird und zwingend erneuert werden muss. 2. Ausgangslage Heute werden in der Verwaltungsabteilung der Stadtpolizei rund 7500 Gesuche mittels Formularen per Post oder Fax eingereicht, die zuvor über die Web-Seite heruntergeladen und ausgedruckt werden. Die eingegangenen Gesuche werden eingescannt oder manuell in die Systeme eingegeben, um diese weiterverarbeiten zu können. Durch die manuelle Eingabe können Fehler entstehen; die manchmal nicht lesbaren Angaben müssen aufwendig erhoben werden. In den meisten Fällen werden die Gesuche als Papierakte verwaltet und nur die eigentliche Bewilligung wird über das elektronische System (BeVepo) erstellt. Eine elektronische Geschäftsverwaltung und ein Workflow-System fehlen bzw. werden durch das heutige System nicht unterstützt. Bestehende Medienbrüche verursachen doppelte Aufwände, einerseits durch eine Erfassung seitens der Gesuchstellenden, andererseits in der Verwaltung. Das bestehende Bewilligungssystem (BeVepo) entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen bezüglich Workflow, Archivierung, Compliance und Technologie-Standards. Mit dem aktuellen BeVepo-System ist keine Optimierung und Flexibilisierung der bestehenden Arbeitsabläufe in der Organisation möglich. 3. Ziele «BeSys-Stapo» ist ein Geschäftsoptimierungs- und E-Government-Vorhaben. In diesem Sinne müssen bestehende Geschäftsprozesse, die Organisation und die IT-Lösungen verbessert und an die neuen Erfordernisse angepasst werden. Weiter ist dieses Vorhaben auch ein wesentlicher Bestandteil der IT-Strategie 2016 der Stadt Zürich, die zum Ziel hat: Die Informatik der Stadt Zürich fördert durch Digitalisierung die Entwicklung der Stadt Zürich als moderner Lebensraum. 971/

2 Sie fokussiert sich auf die Geschäftsprozesse, richtet sich am Kundennutzen aus und schafft dank innovativen und flexiblen Lösungen einen Mehrwert für Verwaltung, Wirtschaft und Bevölkerung. Sie erbringt ökologisch und ökonomisch optimale sowie qualitativ hochwertige IT-Dienstleistungen. Dieses Projekt ist im Massnahmenkatalog der IT-Strategie 2016 unter «Digitaler Bewilligungsprozess Digi4» aufgeführt mit dem erwarteten Ergebnis: Geschäftsprozesse bei der Stadtpolizei für Bewilligungen zu optimieren und wo möglich digital zu unterstützen. 3.1 Lösungsansatz Das Projekt wird gemeinsam von der Stadtpolizei und der Organisation und Informatik (OIZ) umgesetzt. Die OIZ entwickelt dabei auf der Basis der bestehenden BeVepo-Lösung und unter Federführung des egov CCC («egovernment Customer Competence Center») dieses neue Bewilligungssystem und integriert es in die bestehende Applikationslandschaft der Stadt. Als erster Schritt werden bestehende Prozesse analysiert und optimiert. Es werden anschliessend in einem agilen Vorgehen die Prozesse in drei Etappen in der IT-Lösung umgesetzt. Dabei durchläuft jede Etappe die HERMES-Phasen Konzept, Realisierung und Einführung (KRE). Dieses Vorgehen soll garantieren, dass die Lösung nach den Anforderungen der Verwaltungsabteilung aufgebaut wird. 3.2 Termine und Meilensteine Das Projekt wird in drei Etappen umgesetzt. Durch das Vorgehen wird sichergestellt, dass jede Etappe konkrete Lieferergebnisse ausweist, die die Verwaltungsabteilung umgehend einsetzen kann. Folgende Etappen sind vorgesehen: Projektfreigabe Realisierungsphase: 1. Oktober 2016 Produktivsetzung Etappe 1: Dezember 2017 Produktivsetzung Etappe 2: Dezember 2018 Produktivsetzung Etappe 3 und Projektabschluss: Dezember Projektumsetzung Das Projekt wird in Zusammenarbeit von Stadtpolizei und OIZ umgesetzt. Die fachlichen Anforderungen können in weiten Teilen durch die Stadtpolizei selber geleistet werden. Die ITseitige Umsetzung erfolgt durch die OIZ mit internen Ressourcen. Ausgenommen hiervon sind externe Unterstützungsleistungen für Change- und Organisationsentwicklung, Controlling, Usability, Testing sowie ein vielleicht notwendiges Scanning durch eine externe Stelle. 971/

3 3.4 Projektorganisation 4. Kosten, Zuständigkeit und Budgetnachweis 4.1 Einmalige Kosten Für die Umsetzung des Projekts fallen insgesamt die folgenden gebundenen Ausgaben einmalig an. Diese werden wie folgt belastet: Gegenstand Konto Betrag in Fr. Usability, Controlling, Scanncenter (2520) (Entschädigungen für IT-Leistungen Dritter) Vorprojekt und Entwicklung Kontierung siehe unten GIS Integration Kontierung siehe unten Total einmalige IT-Ausgaben Die Vorleistungen für das Vorprojekt im Betrag von Fr wurden durch die OIZ erbracht. Die internen Leistungsverrechnungen sind wie folgt zu verbuchen: Die Leistungen der OIZ Aufwand: Stadtpolizei, Konto (2520) , Vergütungen an OIZ für IT-Leistungen Ertrag: Organisation und Informatik, Konto (2080) , Vergütungen für IT-Leistungen 971/

4 Die Leistungen der GeoZ Aufwand: Stadtpolizei, Konto (2520) , Vergütung an GeoZ für Geodateninfrastruktur Ertrag: Geomatik + Vermessung, PG1 Geo-Informationssysteme und Vermessung Sowohl bei der OIZ als auch bei GeoZ fallen keine wesentlichen Eigenleistungen i.s.v. Ziff des AM 1.03 KR an. 4.2 Budgetnachweis und Zuständigkeit Die Ausgaben sind im Budget 2016 der Stadtpolizei sowie die intern zu verrechnenden Beträge bei den übrigen beteiligten Dienstabteilungen eingestellt und im Aufgaben- und Finanzplan vorgemerkt. Da es sich um ein departementsübergreifendes Geschäft handelt, ergibt sich die Zuständigkeit des Stadtrats aufgrund von Art. 39 lit. o der Geschäftsordnung des Stadtrats (GeschO, AS ). 4.3 Betriebliche Folgekosten Für den Betrieb während der Lebensdauer fallen die direkt damit verknüpften Aufgaben im folgenden Rahmen an: Software-Wartung Die Wartung der Software übernimmt das egov CCC der OIZ. Es werden keine zusätzlichen Wartungsverträge mit externen Softwarelieferanten benötigt. Betrieb der Lösung BeSys-Stapo Für den mit einem Service Level Agreement (SLA) geregelten, ordentlichen Betrieb der Anwendung durch die OIZ ist ab 2017 mit Ausgaben von rund Fr pro Jahr zulasten der Stadtpolizei zu rechnen. Weiterentwicklung / Change Requests Lösung BeSys-Stapo Für betriebliche Anpassungen, ohne die die Lösung nicht im vorgesehenen Umfang über mehrere Jahre nutzbar bliebe, ist mit Ausgaben von rund Fr pro Jahr durch die OIZ zu rechnen. 5. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Aus der in der Vorstudie erstellten Potenzialanalyse kann von einer folgenden Wirtschaftlichkeitsrechnung ausgegangen werden: Durch optimale und medienbruchfreie Prozessunterstützung kann bei der Verwaltungsabteilung eine Reduktion von Zeitaufwand (Bearbeitung, Durchlaufzeit, Papierreduzierung) in der Grössenordnung von zwei Stellen erzielt werden bzw. können die Gesuchstellenden mit einer rascheren Bearbeitung rechnen. Das Potenzial zur Reduktion der Aufwände ist zudem in gleichem Umfang (rund 4000 Personenstunden) auch in den anderen im Bewilligungsverfahren involvierten Dienstabteilungen vorhanden und muss mitberücksichtigt werden. Zeitersparnisse durch vereinfachte Verwaltungsverfahren entstehen auch bei den Gesuchstellenden. Es wird von einer Einsparung von etwa 15 Minuten pro Gesuch ausgegangen, was bei einem hypothetischen Stundensatz der Privatwirtschaft von Fr etwa Fr. 40. pro Gesuch ergibt. Über die 7500 Gesuche pro Jahr gerechnet macht dies eine gesamtwirtschaftliche Reduktion von etwa Fr möglich. 971/

5 Zeitgemässe Services als Stadt anzubieten ist für den Standortwettbewerb wichtig (St. Gallen und andere Gemeinden bieten solche Services bereits heute digital an). Auf eine Wirtschaftlichkeitsüberlegung aus Imageaspekten wurde verzichtet. Die Gesamtausgaben von Fr fallen mehrheitlich bei der OIZ an. Diese in den Jahren 2017/18/19 anfallenden Kosten werden gemäss Wirtschaftlichkeitsberechnung bereits ab dem dritten Betriebsjahr amortisiert. Das Projekt verfügt über einen Wirtschaftlichkeitsfaktor von 1,9 bzw. eine interne Rendite von 39 Prozent über die in der Wirtschaftlichkeitsrechnung ausgewiesene Betriebsdauer von sechs Jahren. Das heutige System ist bereits im zehnten Betriebsjahr. Durch eine kontinuierliche Wartung des neuen Systems ist mit einer Lebensdauer von mindestens zehn Jahren auszugehen. Auf Antrag des Vorstehers des Sicherheitsdepartements beschliesst der Stadtrat: 1. Für die Realisierung des Projekts «Bewilligungssystem, BeSys-Stapo» werden externe Ausgaben von Fr bewilligt und eine interne Leistungsverrechnung über Fr genehmigt. 2. Die externen Ausgaben sind dem Stadtpolizei-Konto (2520) , Entschädigungen für IT-Leistungen Dritter, zu belasten. 3. Die interne Leistungsverrechnung ist wie folgt zu verbuchen: Leistungen im Umfang von OIZ Aufwand: Konto (2520) , Vergütungen an IT-Leistungen OIZ Ertrag: Konto (2080) , Vergütung für IT-Leistungen Leistungen im Umfang von GeoZ Aufwand: Konto (2520) , Vergütungen an GeoZ für Geodateninfrastruktur Ertrag: PG 1 Geo-Informationssysteme und Vermessung 4. Von den Vorleistungen und den wiederkehrenden Kosten wird Kenntnis genommen. 5. Der Chef Logistik & Informatik der Stadtpolizei wird zum Abschluss der erforderlichen Verträge ermächtigt. 6. Das Projekt ist nach Projektabschluss durch die Stadtpolizei abzurechnen. In diesem Zusammenhang wird Auskunft gegeben über die Verwendung der zwei Stellen, die bei der Verwaltungsabteilung eingespart werden. 7. Mitteilung an die Vorsteher des Finanz-, des Sicherheits- sowie des Tiefbau- und Entsorgungsdepartements, die Stadtschreiberin, den Rechtskonsulenten, den Datenschutzbeauftragten, das IT-Controlling, Organisation und Informatik, die Stadtpolizei und Geomatik + Vermessung. Für getreuen Auszug die Stadtschreiberin Dr. Claudia Cuche-Curti 971/