SOFTWORLD SOFTWAREENTWICKLUNG ZEITERFASSUNGSSYSTEME EDV-SCHULUNGEN. Tollco. Der Toll Collect-Datenbetrachter Version 1.0

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1 Tollco Der Toll Collect-Datenbetrachter Version 1.0 Import von Toll Collect-Einzelfahrtennachweisdaten und Auswertung Dokumentation Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID:

2 Inhaltsverzeichnis Sinn und Zweck... 3 Import... 4 Auswertung... 5 Registrierung... 9 Tollco Diese Dokumentation wurde erstellt von: Softworld Unternehmensberatung für Datenverarbeitung Dipl.- Ing. Holger Wirtz Niederkassel, Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 2

3 Sinn und Zweck Seit dem 1. Januar 2005 hat die Bundesregierung die Mautpflicht auf deutschen Autobahnen eingeführt. Die Unternehmer, die ihre LKW s über diese mautpflichtigen Straßen führen, nutzen als Bezahlsystem entweder die On-Board Units (OBU), die in den Fahrzeugen installiert werden oder Bezahlen manuell über Mautstellenterminals und Internet. Bei Toll Collect registrierte Nutzer können, ergänzend zu ihrer Mautaufstellung, einen kostenlosen Einzelfahrtennachweis in elektronischer Form (Dateiform bzw. Liste) beziehen. Die Daten können dann Unternehmer, wie z. B. Spediteure, für ihre eigenen buchhaltungstechnischen Belagen sowie für die Rechnungslegung nutzen. Weiterhin können die Informationen aber auch an den Kunden weitergegeben werden, der diese zur Info erhält oder für Rückvergütungsmaßnahmen benötigt. Der Abrechungszeitraum von Toll Collect ist monatsübergreifend, so dass mindestens zwei Dateien für eine komplette Monatsauswertung benötigt werden. In der Praxis hat es sich als durchaus schwierig und aufwendig erwiesen, diese sog. csv*-tabellen zu importieren und auszuwerten. Zeitraum-, fahrzeug- oder kostenstellenbezogene Listen waren nur mit dem nötigen Know how, in z.b. Excel oder Access, darzustellen. Diese zeit- und kostenintensive Maßnahmen zur Sichtung und Auswertung, sowie eine evtl. Weitergabe einer kundenbezogenen Liste, sind für Unternehmer in der heutigen Zeit kaum tragbar, geschweige denn wirtschaftlich. Nach zahlreichen Anfragen und Anregungen von Fuhrparkunternehmen haben wir eine Software mit Spediteuren zusammen entwickelt, die genau diese Problematik löst. Die Anforderungen, neben den softwaretechnischen Dingen lagen vor allem bei einem kostengünstigen Programm für den Endanwender, einer einfachen Programmbedienung, ohne Einarbeitungszeit sofort einsetzbar, sowie eine schnelle Reaktion auf Bedarfsänderungen auf Seiten des Herstellers. So wurde Tollco entwickelt. Weitere Informationen bezüglich Maut sind auf der Toll Collect Internetseite unter zu finden. Aktuelle Informationen zu Tollco finden sie auf unserer Internetseite Systemvoraussetzungen für Tollco: Die Software setzt eine bestehende Microsoft-Access 97/2000/2002/XP Installation voraus. Für eine geringe Bearbeitungsgebühr kann eine Laufzeitversion von Access 97/2000/2002/XP mitbestellt werden (falls kein Microsoft-Access 97/2000/2002/XP installiert ist). Bitte teilen Sie uns die gewünschte Access-Version bei der Bestellung mit. Registrierungsdaten und gegebenenfalls eine Laufzeitversion von Access werden Ihnen per Post zugesandt. *Das csv-format ist ein Dateiaustauschformat, das unabhängig von Herstellen durch viele Standardapplikationen unterstützt wird (z.b. Microsoft Excel, Microsoft Access). Die Abkürzung csv steht für comma separated values, in Deutsch: durch Komma getrennte Werte. Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 3

4 Import Nach dem Programmstart gelangt man direkt in das Importmodul von Tollco. Hier wählt der Anwender einen Toll Collect Einzelfahrtennachweis (csv-datei) aus. Im Regelfall werden die einem registrierten Toll Collect User per zur Verfügung gestellt. Diese Datei hat einen ganz speziellen Aufbau: Abbildung 1: csv-(roh-)datei Bei einem Datenimport wird zuerst die csv-datei ausgewählt (Schaltfläche anwählen und anhand des Öffnen-Dialogs Datei auswählen, dann mit Öffnen bestätigen). Nach Klick auf die Schaltfläche Import werden die Daten aus der csv-datei in die Tollco-Datenbank importiert und stehen danach direkt für Auswertungen zur Verfügung. Abbildung 2: Import Nach einem Import wird angezeigt, wie viele Fahrten (Buchungen) importiert wurden und ob versucht wurde doppelte Daten zu erfassen. Ein aktueller Gesamtdatenbankbestand (Anzahl Fahrten, Zeitraum von bis) von allen bereits importierten Buchungen werden ebenfalls angezeigt. Über die Schaltfläche Auswertung gelangt man in das Auswertungsmodul. Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 4

5 Auswertung Beim Start des Auswertungsmoduls werden automatisch alle Buchungsdaten des Vormonats angezeigt. Eine Veränderungen der Auswertungskriterien kann über die Eingabefelder Zeitraum (von/bis), Kennzeichen oder Kostenstelle vorgenommen werden. Abbildung 3: Auswertungen Ein Zeitraum muss immer angegeben werden. Es können durchaus auch kürzere oder längere Zeiträume als einen Monat gewählt werden, z.b. Woche, Quartal, Jahr. Sollen alle Fahrzeuge bzw. Kennzeichen in die Auswertung fließen, so wählt man das * aus der zugeordneten Liste oder lässt das Eingabefeld leer. Ebenso verhält sich das mit der Kostenstellenliste. Im Fußbereich des Formulars werden, gemäß den vorgegebenen Selektionskriterien, die Anzahl Fahrten sowie die Gesamtmaut berechnet. Tipp: Sortierungen können auch über die Symbolleiste vorgenommen werden. Damit die Sortierungsschaltflächen (AZ/ZA) funktionieren, muss zuerst in ein Feld, das zu sortieren ist, hinein geklickt werden. Alternativ können auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) diverse Aktionen aktiviert werden. Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 5

6 Abbildung 4: Beispiel Kontextmenü Auswertungen (aktiviert durch rechte Maustaste) Die angezeigten Daten können auch Listenform gedruckt werden. Seitenvorschau aller Buchungsinfos (inkl. Steckeninformationen wie Auffahrt, Verlauf, Abfahrt) Seitenvorschau aller Buchungsinfos (ohne Steckeninformationen wie Auffahrt, Verlauf, Abfahrt) Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 6

7 Alle Berichte (Listen) werden immer zuerst als Druckvorschau auf dem Bildschirm dargestellt. Erst dann kann der Anwender über die Symbolleiste, alternativ rechte Maustaste, den Druck starten. Abbildung 5: Komplettliste Abbildung 6: Komprimierte Liste (ohne Streckenverlauf) Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 7

8 Abbildung 7: Symbolleiste Seitenansicht (von links nach rechts) Druckt Dokument auf dem Standarddrucker aus Seiteneinrichtung (Seitenränder etc.) Bildschrimansicht vergrößern/verkleinern Zoomfaktor (in %) Daten exportieren (Word/Excel) Seitenansicht schließen Tipp: rechte Maustaste zeigt ein Kontextmenü mit erweiterten Eigenschaften: Abbildung 8: Kontextmenü Seitenvorschau Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 8

9 Registrierung Solange die Programmversion nicht über das Menü? / Registrierung freigeschaltet ist, arbeitet diese im Demomodus. In diesem Modus können max. 10 Buchungen importiert werden. Der Freischaltungscode kann unter bestellt werden. Nach der kostenpflichtigen Registrierung beim Hersteller wird ein Userkey und Registerkey dem User bekannt gegeben womit aus der Demo -Version eine Vollversion generiert werden kann. Die Vollversion, gegenüber der Demo- Version, importiert alle Buchungen aus der csv-datei. Die Software setzt eine bestehende Microsoft-Access 97/2000/2002/XP Installation voraus. Für eine geringe Bearbeitungsgebühr kann eine Laufzeitversion von Access 97/2000/2002/XP mitbestellt werden (falls kein Microsoft-Access 97/2000/2002/XP installiert ist). Bitte teilen Sie uns die gewünschte Access-Version bei der Bestellung mit. Registrierungsdaten und gegebenenfalls eine Laufzeitversion von Access werden Ihnen per Post zugesandt. Abbildung 9: Registrierung Bankverbindung: Steuer-Nr: USt-ID: 9