Weniger Zeit für ausgehende Post aufwenden

Transkript

1 Weniger Zeit für ausgehende Post aufwenden

2 Ein Gewusst wie - Guide für eine bessere Postausgangsbearbeitung Jedes Unternehmen versendet viele verschiedene Briefe Rechnungen, Angebote, Verkaufsprospekte, Werbeaussendungen usw. Das Ziel ist, diese Post einfach, effizient und professionell zu bearbeiten, sodass sie schnell das Unternehmen verlässt. Die Briefe müssen außerdem ansprechend aussehen und richtig adressiert sein, damit jedes Dokument den beabsichtigten Empfänger erreicht. Und schließlich sollten die Portokosten nicht höher sein als nötig. Die Realität sieht oft anders aus. Mit manuellen Postbearbeitungsprozessen kann die ausgehende Post viel Zeit in Anspruch nehmen. Und nicht nur das: Menschliche Fehler können sich einschleichen und dazu führen, dass jemand unvollständige Informationen oder schlimmer noch vollkommen falsche Informationen erhält. Das ist ärgerlich, wenn Geld für fehlgeleitetes Marketing ausgegeben wird und unter Umständen ist es eine ernste Angelegenheit, wenn die falsch adressierten Dokumente persönliche oder sensible Informationen enthalten. In diesem Guide erklären wir, wie Ihnen digitale Tools dabei helfen können, weniger Zeit für Ihre ausgehende Post aufzuwenden. Mit Kuvertiermaschinen und Output-Management-Software automatisieren Sie Ihre Postausgangsprozesse für eine genauere und professionellere Dokumentenvorbereitung und kontrollierte Portokosten. Den Zeitgewinn können Sie nutzen, um Ihre Kunden zu bedienen und Ihr Geschäft auszubauen. Nicht nur das: Sie sparen Kosten ein, wenn Sie verschiedene Dokumente an denselben Empfänger in einem Umschlag bündeln. Und am wichtigsten: Durch professionelle und korrekte Sendungen zum richtigen Zeitpunkt rücken Sie Ihr Unternehmen Kunden, Lieferanten und anderen Empfängern gegenüber ins beste Licht. 2

3 Inhalt 4 Das Problem manueller Poststellenlösungen 5 Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatisierte Postbearbeitung 9 Schnell, fehlerfrei und persönlich 3

4 Das Problem manueller Poststellenlösungen Postbearbeitung kann frustrierend sein, insbesondere bei hohem Briefaufkommen. Diese aufwendigen manuellen Tätigkeiten kommen Ihnen vielleicht bekannt vor: Zunächst einmal sind die Druckaufträge zu sortieren, da nicht alle Sendungen identisch sind: Einige bestehen nur aus einem einzigen Blatt, andere umfassen eine oder mehrere Seiten unterstützender Informationen. Wenn alle Dokumente in Stapelverarbeitung gedruckt wurden, müssen sie korrekt zu Sendungen zusammengestellt werden. Ohne diese Detailgenauigkeit kann es passieren, dass der Inhalt der Sendungen vertauscht wird, mit möglicherweise katastrophalen Folgen für Datenschutz und Kundenzufriedenheit besonders wenn die Informationen in den Sendungen sensibler Natur sind. Anschließend werden die Briefe gefalzt, kuvertiert und frankiert, dann endlich verlassen sie das Unternehmen. Wenn Sie sich um all das kümmern müssen, ist es darüber hinaus wahrscheinlich, dass Ihre Post nicht portokostenoptimiert ist. Hier sind zwei Faktoren zu beachten. Erstens sollten die Sendungen in Umschlägen verschickt werden, die die optimale Größe aufweisen, (was sich auf das Porto auswirken kann) und zweitens sollten alle Dokumente für einen Empfänger gebündelt werden, um mehrere Einzelsendungen zu vermeiden (für die Sie jeweils Porto zahlen müssen). 4

5 Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatisierte Postbearbeitung Wenn Unternehmen wachsen und ihre ausgehende Post an Komplexität und Menge zunimmt, wird ihnen klar, dass kein Weg an der Automatisierung ihrer Postbearbeitungsprozesse vorbeiführt. Der erste Schritt ist oft die Investition in eine Frankiermaschine, mit der Sie bei der Frankierung Zeit- und Arbeitsaufwand sparen und Ihrer Post ein professionelleres Erscheinungsbild geben. Eine Frankiermaschine ist eine große Hilfe, doch Sie können darüber hinaus noch mehr tun. In der Prozessabfolge der Postbearbeitung kommt vor der Frankierung die Kuvertierung. Diese lässt sich mit einer Kuvertiermaschine automatisieren: Die Briefe werden gefalzt, in Umschläge gesteckt, die Umschläge werden verschlossen und können frankiert werden. Noch weiter vorne in der Prozessabfolge müssen die Sendungen vorbereitet und sortiert werden, damit die Kuvertiermaschine weiß, welche Dokumente für welche Umschläge bestimmt sind. Output-Management-Software dient in Verbindung mit einer Kuvertiermaschine zur Vorbereitung der Post für eine fehlerfreie, personalisierte und effiziente Postausgangsbearbeitung. Dass Fehler vermieden werden und jede Person die richtigen Dokumente erhält, ist vor dem Hintergrund von Datenschutz und Unternehmensreputation unerlässlich. Personalisierung ihrerseits ist wichtig, da sich Botschaften durch gezielte Kommunikation effektiver vermitteln lassen. Mit den richtigen Tools können Sie Inhalte an die Empfänger anpassen: Tools, die nicht nur eine Personalisierung ermöglichen, sondern auch sicherstellen, dass die richtigen Dokumente am Ende im richtigen Umschlag stecken. 5

6 Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatisierte Postbearbeitung Kuvertiermaschinen Kuvertiermaschinen kuvertieren automatisch Ihre Post für eine schnellere Postausgangsbearbeitung von Anfang bis Ende. Falzen, Kuvertieren und das Verschließen der Umschläge gehen so 10 bis 40 Mal schneller als per Hand! Außerdem verbessern die Maschinen die Korrektheit und Sicherheit Ihrer Post: Es wird sichergestellt, dass jede Person die richtigen Dokumente erhält. Mit einer Kuvertiermaschine können Unternehmen: Zeit sparen, da Briefe deutlich schneller gefalzt und kuvertiert werden. Mitarbeiter, die bislang einen erheblichen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit für diese Tätigkeit aufgewendet haben, können sich stattdessen auf andere Aufgaben konzentrieren, die einen Mehrwert für die Kunden und das Unternehmen haben. Je nach Bedarf nach oben oder unten skalieren, da die Zusammenstellung der Sendungen nicht von der Mitarbeiterverfügbarkeit abhängt. Mitunter wachsen Unternehmen schrittweise im Laufe der Zeit und das Postaufkommen nimmt gleichmäßig zu, aber es kommt auch vor, dass plötzlich ein einmaliger Auftrag die Poststelle belastet. So oder so muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, die Situation zu meistern. Post automatisch für den nächsten Bearbeitungsschritt sortieren, schnell und professionell, zum Beispiel nach Postleitzahl oder Porto. Die Sicherheit und Integrität der Post gewährleisten, sodass jeder Empfänger die richtigen Dokumente erhält. Das ist wichtig, damit die Kunden und andere Stakeholder den richtigen Eindruck des Unternehmens erhalten, aber auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz ist es ein entscheidender Punkt. 6

7 Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatisierte Postbearbeitung Output-Management-Software Mit einer Kuvertiermaschine sorgen Sie dafür, dass Ihre Postausgangsbearbeitung anpassungsfähig ist und fehlerfrei und schnell erfolgt. Durch Kombination der physischen Postbearbeitungsfunktionen der Maschine mit den Einstellungsmöglichkeiten von Output-Management-Software eröffnet sich eine Vielzahl zusätzlicher Vorteile. Mit Output-Management-Software bereiten Sie Briefe für die Kuvertiermaschine vor. Sie ist sozusagen der Kopf hinter dem automatischen Zusammenstellen, Falzen und Kuvertieren der Post und dem Verschließen der Umschläge. So funktioniert sie: 1 Der Prozess wird über eine webbasierte Benutzeroberfläche gesteuert, auf die alle Benutzer zugreifen können. So verfügen Sie über ein einziges zentrales Postbearbeitungssystem. Zuerst werden die Dokumente zu Stapeln geordnet, zum Beispiel nach Dokumenttyp. 2 Anschließend werden die Dokumente auf Grundlage der enthaltenen Informationen mit optischen Markierungen (z. B. Barcodes) versehen. 3 Es werden Output-Einstellungen ausgewählt, um die Dokumente den verschiedenen Sendungen zuzuordnen. Die Kuvertiermaschine scannt die Barcodes so wird sichergestellt, dass sich am Ende jedes Dokument in der richtigen Sendung befindet. 7 7

8 Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatisierte Postbearbeitung Für Unternehmen bedeutet das: Die Möglichkeit, Post zu personalisieren, zum Beispiel durch Ergänzung von Kundennamen und spezifischen Kundeninformationen sowie gezielten Nachrichten je nach Interessenschwerpunkt. Die Gewissheit, dass die Sendungen korrekt sind, das Risiko für menschliche Fehler deutlich gesenkt wurde und jeder Empfänger die richtigen Dokumente erhält. Kosteneinsparungen da verschiedene Dokumente für denselben Empfänger in einem Umschlag gebündelt werden, um Portokosten zu sparen. Effiziente zentrale Postbearbeitung über eine Benutzeroberfläche, auf die alle Betroffenen Zugriff haben. 8

9 Schnell, fehlerfrei und persönlich Mit zwei einfachen und effizienten Tools können Unternehmen die Bearbeitung ihrer ausgehenden Post beschleunigen, gleichzeitig die Sicherheit des Prozesses erhöhen und durch Personalisierung ihre Kommunikation verbessern. Dadurch gewinnen die Unternehmen wertvolle Zeit, die sie für Umsatzgenerierung und Kundenservice nutzen können. 9

10 Über Neopost Neopost ist ein weltweit führender Anbieter für digitale Kommunikation, Transportservices und Postbearbeitungslösungen. Die Mission des Unternehmens besteht darin, Unternehmen beim Versenden und Empfangen von Nachrichten und Gütern zu begleiten und zu unterstützen und ihnen zu helfen, sich durch Software- und Hardwarelösungen besser mit ihrem Geschäftsumfeld zu verbinden. Neopost stellt innovative, benutzerfreundliche Lösungen für das digitale und physische Kommunikationsmanagement großer Unternehmen und KMU sowie für die Transportabläufe von E-Commerceund Supply-Chain-Akteuren bereit. Neopost verfügt über eine starke lokale Präsenz in 29 Ländern und zählt 6000 Mitarbeiter. In enger Zusammenarbeit mit einem Partnernetzwerk vertreibt das Unternehmen seine Lösungen in mehr als 90 Ländern verzeichnete Neopost Umsatzerlöse in Höhe von 1,2 Milliarden. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsennotiert und im SBF 120 gelistet. Erfahren Sie mehr auf neopost.de Join us on 10