Hervorragende Qualität und viel Raum für eigene Ideen

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1 Hervorragende Qualität und viel Raum für eigene Ideen Werkstattbericht I: Instrumente und Verfahren an der Technischen Universität Braunschweig CHE-Workshop Strategisches Qualitäts- und Prozessmanagement 11. September 2008 Prof. Dr. Barbara Jürgens Vizepräsidentin für Lehre, Studium, Weiterbildung Koordinatorin des Qualitätsmanagements an der Technischen Universität Braunschweig Prof. Dr. B. Jürgens 1

2 Gliederung 1. Die Technische Universität Braunschweig 2. Vorüberlegungen zum Qualitätsmanagement an der Technischen Universität Braunschweig 3. Ausgangslage: bestehende, laufende und geplante QM- Bausteine 4. Organisation: Verankerung des QM an der Technischen Universität Braunschweig 5. Instrumente und Verfahren Prof. Dr. B. Jürgens 2

3 1. Die TU Braunschweig Ca Studierende Schwerpunkt in Ingenieur- und Naturwissenschaften Hoher Anteil (60%) interdisziplinärer Studiengänge Alle Studiengänge umgestellt auf gestuftes System, akkreditiert bzw. im Akkreditierungsverfahren große, heterogene Fakultäten Gesetzliche Rahmenbedingungen: Akkreditierung von Studiengängen und Evaluation von Lehre und von Forschung im Niedersächsischen Hochschulgesetz vorgeschrieben Prof. Dr. B. Jürgens 3

4 2. Vorüberlegungen zum Qualitätsmanagement an der TU Braunschweig Ressortprinzip: arbeitsteiliges Vorgehen mit klaren Verantwortlichkeiten bei der Qualitätssicherung an der TU Braunschweig starke Fakultäten und Institute: Balance zwischen Steuerung durch die Zentrale und Handlungsspielraum der dezentralen Einheiten (Fakultäten, Studiengänge, Verwaltungsabteilungen) Berücksichtigung unterschiedlicher Unternehmenskulturen in Verwaltung und Wissenschaftsbereich Einbringen der Expertise der dezentralen Einheiten Fortlaufende und nachhaltige Nutzung des Systems durch die Akteure Begrenzter Aufwand der eingesetzten Verfahren Prof. Dr. B. Jürgens 4

5 2. Vorüberlegungen zum Qualitätsmanagement an der TU Braunschweig arbeitsteiliges Vorgehen Einsatz von managementorientierten Verfahren und evaluationsorientierten Verfahren dynamisches System Prof. Dr. B. Jürgens 5

6 3. Ausgangslage: bestehende, laufende, geplante QM-Bausteine Prof. Dr. B. Jürgens 6

7 4. Organisation: Organisatorische Verankerung des QM an der TU Braunschweig Präsidium Lenkungsgruppe Qualität HVP VP Lehre VP Forschung VP Infrastruktur Leiter der QM-Projektgruppen Strategiekommission Beirat Projektgruppe QM Verwaltung Projektgruppe Daten/ Finanzen Beirat Projektgruppe QM Lehre/Studium Beirat Projektgruppe Zentrale Kommunikation Beirat Projektgruppe QM Forschung Beirats- Mitglieder aus Präsidium Verwaltung Fakultäten Verwaltung mit QM-Beauftragten in Abteilungen Fakultäten mit QM-Verantwortlichen für Lehre/ für Forschung mit QM-Beauftragten in Instituten Prof. Dr. B. Jürgens 7

8 4. Organisation Prof. Dr. B. Jürgens 8

9 5. Überblick: Instrumente und Verfahren Aufgabe Zuständigkeit Umsetzung Instrumente/Verfahren Steuerung/Koordination des gesamten QM-Prozesses Präsidium vertreten durch VPL als QM- Beauftragte Lenkungsgruppe Berichte aus den Teilprojekten, Koordination, Berichterstattung an und ggf. Modifikation von Zielsetzungen durch Präsidium. Berichterstattung an Strategiekommission und Senat Qualitätsentwicklung in den Geschäftsbereichen Gebäudemanagement, Finanzen und Controlling, Personal, Recht und Studium Hauptamtlicher Vizepräsident, Lenkungsausschuss Projektkoordinator, Schnittstellenkoordi nator, Bereichskoordinator en, Teilprojektmanager, Mitglieder der Geschäftsbereiche GPO: Projektvorbereitung mit Zielbestimmung, Entwicklung des Prozessmodells, Schulung/Qualifikation; Prozessanalyse; Soll-Prozess- Entwicklung; Umsetzung der Soll- Prozesse Qualitätsentwicklung in der Forschung VP Forschung, Beirat Qualitätsbeauftragte in den Fakultäten Stärken-Schwächen-Analyse; Kriterienorientierte Mittelverteilung; Zielvereinbarungen Prof. Dr. B. Jürgens 9

10 5. Überblick: Instrumente und Verfahren Aufgabe Zuständigkeit Umsetzung Instrumente/Verfahren Qualitätsentwicklung in Studium und Lehre VP Lehre und Studium, Beirat Studiendekane, Studienkommission en, Fakultäten, Lehrende Ersteinrichtung von Studiengängen: Sicherung von Mindestqualität durch in Checklisten abgebildeten, zentral gesteuerten Prozess; QM bestehender Studiengänge: Ständiger Verbesserungsprozess durch Qualitätsinterview und Zielvereinbarungen Verbesserung zentraler Steuerung und Kommunikation durch Optimierung der Prozesse in der Geschäftsstelle des Präsidiums Qualitätsbeauftragte des Präsidiums, Beirat Leiter der GDP, Mitarbeiter der GDP, Mitglieder des Präsidiums Benchmarking, Aufgabenanalyse; Prozessbeschreibung; Analyse von Optimierungspotentialen, ständige Verbesserung Prof. Dr. B. Jürgens 10

11 QM in der Verwaltung ( Ziele: Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Verwaltung Reduktion des administrativen Aufwands der wissenschaftl. Einrichtungen Einheitliche, effektive, transparente Prozesse und Einführung des KVP Vorgehen: Prozessanalyse Teil 1 (Geschäftsbereiche 2, 3) Auffinden von Optimierungspotenzialen Umsetzen erster Optimierungspotenziale Umsetzen der Optimierungspotenziale Prozessanalyse Teil 2 (Geschäftsbereich 1) Weiterentwicklung QM-Einheiten, Einführung QM-Verfahren (KVP) Umsetzen der Optimierungspotenziale Ausweitung der Prozessanalyse auf dezentrale Einheiten Festigung und Weiterentwicklung QM-Verfahren Prof. Dr. B. Jürgens 11

12 QM in der Verwaltung Prozessmerkmale regelmäßig wiederkehrende Prozesse festgelegte Abläufe rechtsförmig, d.h. durch juristische bzw. Verwaltungsvorgaben strukturiert Kompetenzbereich des HVP und der Verwaltungsabteilungen Prof. Dr. B. Jürgens 12

13 QM in der Verwaltung Ziele einfache und transparente Abläufe Verbesserung des Service für Forschung bzw. Studium und Lehre Prof. Dr. B. Jürgens 13

14 QM in der Verwaltung: Instrumente und Verfahren Prof. Dr. B. Jürgens 14

18 QM in der Forschung Ziele: Überprüfung und Systematisierung der vorhandenen QM-Elemente und Zusammenfügen zu kohärentem Gesamtsystem Analyse der Stärken und Schwächen in der Forschung, Aufdecken von Potentialen, Entwicklung von Verbesserungen, Etablierung von Anreizsystemen Entwicklung eines QM-Modells für Forschungszentren Unterstützung der strategischen Weiterentwicklung in der Forschung durch QM Vorgehen: 2007 Bestandsaufnahme vorhandener Qualitätssicherung in der Forschung, Benchmarking Entwurf eines Gesamtsystems der QM in der Forschung Abstimmung mit Vorgaben/ Voraussetzungen von Budgetierung und Business Warehouse Diskussion/ Abstimmung in Gremien Verabschiedung durch Präsidium Einführung der zentralen und dezentralen QM-Maßnahmen Prof. Dr. B. Jürgens 18

19 QM in der Forschung: Instrumente und Verfahren Prozessmerkmale: fortlaufender Prozess maßgeblich für das Profil der TU Braunschweig Kompetenzbereich der Fakultäten, Institute und Forschungszentren Prof. Dr. B. Jürgens 19

20 QM in der Forschung: Instrumente und Verfahren Ziele: fortlaufende Entwicklung und Schärfung des Forschungsprofils der TU Braunschweig Überprüfung und Verbesserung quantitativer Qualitätsmerkmale der Forschung wie Drittmitteleinwerbung, Promotionen, Veröffentlichungen Prof. Dr. B. Jürgens 20

21 QM in der Forschung: Instrumente und Verfahren Instrumente und Verfahren: qualitative Verfahren bezogen auf Fakultätsebene: Anforderung von Struktur- und Entwicklungsplänen; Prüfung und Freigabe durch zentrale Strategiekommission und Präsidium qualitative Verfahren bezogen auf Einzelpersonen: Berufungsrichtlinie Konzept zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses Prof. Dr. B. Jürgens 21

22 QM in der Forschung: Instrumente und Verfahren Instrumente und Verfahren: quantitative Verfahren bezogen auf die gesamte Universität: Auswertung von Kennzahlen, Rankings etc. quantitative Verfahren bezogen auf Fakultätsebene: Budgetierung orientiert an Kennzahlen in der Forschung und der Lehre quantitative Verfahren bezogen auf Einzelpersonen: Berufungsvereinbarungen Prof. Dr. B. Jürgens 22

23 QM in Lehre und Studium: Institutionelle Evaluation Ziele: Überprüfung, Systematisierung u. Weiterentwicklung eines QM-Systems in Lehre und Studium: - Qualitätsziele, Prozessabläufe, Organisationsstrukturen - System von Qualitätssicherungs-Maßnahmen Externe Begutachtung/ Empfehlungen für internes QM, Vorbereitung auf Systemakkreditierung Vorgehen: 2007 Selbstbericht: Beschreibung des QM-Systems in Lehre und Studium 1. Begehung durch die Gutachter /09 2. Begehung durch die Gutachter Erstellung des Gutachtens mit Empfehlungen Umsetzung der Gutachtervorschläge, Weiterentwicklung des QM-Systems in Lehre und Studium Prof. Dr. B. Jürgens 23

24 QM der Kernaufgaben in Lehre und Studium: Instrumente und Verfahren de/struktur/verwaltung/praesidium/vp3/aktuelles Lehre und Studium: Kernaufgaben Neueinrichtung von Studiengängen: Zentrale Steuerung Qualitätssicherung bestehender Studiengänge: Dezentrale Qualitätsprozesse, Zentrale Überwachung Prof. Dr. B. Jürgens 24

25 Neueinrichtung von Studiengängen: Instrumente und Verfahren Prozessmerkmale einmaliger Prozess maßgeblich für das Profil der TU Braunschweig Beteiligung unterschiedlicher Gremien und Organisationseinheiten Prof. Dr. B. Jürgens 25

26 Neueinrichtung von Studiengängen: Instrumente und Verfahren Ziele Gewährleistung von Mindeststandards von Beginn an, bezogen auf: - Einbindung in das Profil der TU Braunschweig - Kompetenzorientierung - Inhalte - Prüfungs- und Zulassungsordnungen - Beteiligung aller Stakeholder - etc. Prof. Dr. B. Jürgens 26

27 Neueinrichtung von Studiengängen: Instrumente und Verfahren Instrumente und Verfahren Kombination aus - universitätsintern zentral gesteuertem Prozess der Vorbereitung, Konzeption und Beschlussfassung - inhaltlicher Ausarbeitung durch die zuständigen Studiengänge/- kommissionen - Programmakkreditierung durch externe Agenturen Prüfung der Qualität beim Start Prof. Dr. B. Jürgens 27

28 Neueinrichtung von Studiengängen: Instrumente und Verfahren Instrumente zur Gewährleistung von Mindeststandards und zur Koordination an den Schnittstellen von Verwaltungseinheiten und wissenschaftlichen Einrichtungen Checklisten listen einzelne Handlungsschritte mit Angabe der Verantwortlichen auf geben einen Zeitplan vor sind in der Regel nicht länger als eine Seite Kriterienlisten und Leitfäden listen inhaltliche Kriterien auf (z.b. Anforderungen an Masterprogramme) sind in der Regel nicht länger als eine Seite Prof. Dr. B. Jürgens 28

29 Qualitätsprüfung bestehender Studiengänge: Instrumente und Verfahren Prozessmerkmale fortlaufender Prozess bedeutsam für die alltägliche Praxis in Studium und Lehre Kompetenzbereich der verantwortlichen Studiendekane und Studienkommissionen Prof. Dr. B. Jürgens 29

30 Qualitätsprüfung bestehender Studiengänge: Instrumente und Verfahren Ziele fortlaufende Prüfung und Verbesserung der Qualität Etablieren einer Qualitätskultur in den Studiengängen Respektieren unterschiedlicher Fachkulturen Abstimmung von Zielen mit der Zentrale Orientierung an zentral vorgegebenen Kriterien Prof. Dr. B. Jürgens 30

31 Qualitätsprüfung bestehender Studiengänge: Instrumente und Verfahren Instrumente und Verfahren Qualitätsinterview nach zentral vorgegebenen Kriterien Kriterien für kritische Werte für dringenden Handlungsbedarf (zentral und dezentral) Zielvereinbarungen Zentrale - Studiendekane/ Dekane Regelmäßige Überprüfung von Programmen durch Externe in Stichproben und bei dringendem Handlungsbedarf Fortlaufende Überprüfung und Verbesserung durch die Dezentralen Zielabstimmung, Überwachung und Kriterienvorgabe durch die Zentrale Prof. Dr. B. Jürgens 31

32 Qualitätsinterview Zentrale Maßnahme einmal jährlich Dauer des Interviews: ca. 2 Stunden Thema: alle in der Kompetenz der Dezentralen liegenden Qualitätskriterien Fragen zu Qualitätskriterien: - Prüfung des Kriteriums - Art der Prüfung - Zuständigkeit - Verwertung der Ergebnisse Prof. Dr. B. Jürgens 32

33 Qualitätsinterview - Kriterien Lehrveranstaltungsevaluation und -organisation Prüfungsevaluation und -organisation Workload Zulassungsregelungen Beschwerdemanagement Absolventen- und Verbleibsstudien, Kohortenverfolgung Kennzahlenerhebung Prüfungsverwaltung Beratung, Betreuung Information, besondere Lehrangebote Studiengangskoordinatoren Prof. Dr. B. Jürgens 33

34 QM der Kommunikationsprozesse zwischen Zentrale u. Dezentralen Ziele: Unterstützung der Qualitätskultur durch effektive und transparente Steuerung aus der Zentrale (Präsidium, Geschäftsstelle des Präsidiums) Analyse und Verbesserung der Information und Kommunikation der Zentrale und Verarbeitung von Rückmeldungen der Dezentralen - Analyse der Schnittstellen zwischen Zentrale und Dezentralen - Analyse der Kommunikationsgewohnheiten und bedarfe der Beteiligten - Beschreibung der Geschäftsprozesse Vorgehen: 2007/ Einsetzen der Arbeitsgruppe Aufgabenanalyse, Prozessanalyse Benchmarking Erarbeiten von Verbesserungen Verabschiedung durch das Präsidium Implementierung Prof. Dr. B. Jürgens 34

35 Prof. Dr. B. Jürgens 35

36 Business Warehouse Ziele: Bereitstellung operativer Kennzahlen für Entscheidungsträger Aufbau einer Datenbasis für Budgetierung, Kosten- und Leistungsrechnung Ermöglichung flexibler Auswertungsmöglichkeiten und konsistenten Berichtwesens Vorgehen: Entwicklung des Modells, Diskussion mit Fakultäten und Gremien Abnahme des Fachkonzepts, Implementierung und Produktivstart Prof. Dr. B. Jürgens 36

37 Leistungsbezogene Mittelzuweisung Ziele: Vergabe von Mitteln an Fakultäten nach Leistungen in Forschung, Lehre, Gender Etablierung einer internen finanziellen Steuerungsgröße (Anreizsystem) Stärkung des eigenverantwortliche Handelns der Fakultäten durch Ausweitung der Finanzautonomie Vorgehen: Entwicklung des Modells, Diskussion mit Fakultäten und Gremien Einführung Prof. Dr. B. Jürgens 37

38 Umstrukturierung der Studiengänge % der Studiengänge umgestellt auf Bachelor-/ Masterstruktur Semesterstruktur aller BaMa-Studiengänge: Semester Alle Studiengänge sind akkreditiert / im Akkreditierungsverfahren Weitere Schritte: - Umstellung der letzten Studiengänge: WS 2008/09 - Einführung weiterer konsekutiver Masterstudiengänge (interdisziplinär, z.t. in NTH-Kooperation) - Einführung zusätzlicher weiterbildender Masterstudiengänge (z.t. internat. Kooperationen, z.t. Kooperation mit Unternehmen) Prof. Dr. B. Jürgens 38

39 Identifikation von Schwerpunkten in der Forschung Forschungsschwerpunkte als Profilmerkmale der Technischen Universität Braunschweig: Bauen und Umwelt Informations- und Kommunikationstechnik Lebenswissenschaften MikroNano-Produktionstechniken Mobilität und Verkehr Prof. Dr. B. Jürgens 39

40 Umstrukturierung der Verwaltung und Fakultäten Umstrukturierung der Verwaltung in drei Geschäftsbereiche: Hauptamtlicher Vizepräsident (HVP) Assistent des HVP Geschäftsbereich 1: Personal, Recht, Studium Geschäftsbereich 2: Finanzen und Controlling Geschäftsbereich 3: Gebäude-management Abteilungen: Recht und Wahl Personal Personalentwicklung Studienangelegenheiten (Immatrikulationsamt, Studienberatung) Abteilungen: Haushalt Wirtschaftsangelegenheiten Kaufmännisches Rechnungswesen Abteilungen: Hauptbüro, Hausverwaltung, Liegenschaften Elektrotechnik Versorgungstechnik Kommunikationstechnik Bauunterhaltung, Bauleitung Prof. Dr. B. Jürgens 40

41 Umstrukturierung der Verwaltung und Fakultäten Umstrukturierung von 10 Fachbereichen in 6 Fakultäten: Fakultät 1: Carl-Friedrich-Gauß-Fakultät (Math., Inform., Wirtschafts-, Sozialwiss.) Fakultät 2: Lebenswissenschaften (Biowiss., Chemie, Pharmazie, Psychologie) Fakultät 3: Architektur, Bauingenieurwesen und Umweltwissenschaften Fakultät 4: Maschinenbau Fakultät 5: Elektrotechnik, Informationstechnik, Physik Fakultät 6: Geistes- und Erziehungswissenschaften Prof. Dr. B. Jürgens 41

42 QM-Entwicklung und Akkreditierung Beurteilungskriterium Zielsetzung Fokus Konstruktive Ansätze und positive Entwicklungsperspektive Ergebnis Entwicklung u. Überprüfung des QM an Hochschulen Entwicklung von Prozessen und deren Überprüfung (im Audit) Feststellen des aktuellen Stands der Prozessentwicklung Entwicklung von Prozessen u. Strukturen Verbesserungsvorschläge aus Audits als Teil des QM- Verfahrens (System-)Akkreditierung Feststellen von Mindeststandards zu einem bestimmten Zeitpunkt Vorhandensein von Prozessen u. Strukturen auf einem Mindestniveau (Hochschulübergreifendes) QM- System vorhanden bzw. nicht vorhanden Akkreditierung bzw. Verweigern der Akkreditierung Prof. Dr. B. Jürgens 42

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. B. Jürgens 43