Ausfallkonzept / Notfallverfahren

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1 Ausfallkonzept / Notfallverfahren Anwender Support Telefon: +49 (0) /Fax-26 Support@formatsoftware.de Technischer Support Telefon: +49 (0) /Fax-26 Technik@formatsoftware.de SAM-Support Telefon: +49 (0) /Fax-26 SAM@formatsoftware.de FORMAT Software Service GmbH Max-Planck-Straße Dreieich Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info@formatsoftware.de 02.Mai.2019 Ausfallkonzept / Notfallverfahren 1 von 18

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausfallkonzept / Notfallverfahren Ticketnummer wird stets vorausgesetzt! AES Ausfallkonzept Voreinstellungen EPAS-Dokumente aufrufen Einstellungen zum Stempelfeld Druckeinrichtung Nachlauf ABD vorhanden trotz Ausfallkonzept Nachträgliche Ausfuhranmeldung NCTS Notfallverfahren Aufrufen des Einheitspapiers Druckeinrichtung EMCS Ausfallverfahren Aufrufen des Ausfalldokuments Druckeinrichtung Verzollung Notfallverfahren Aufrufen des Zollantrags Druckeinrichtung Ausfallkonzept / Notfallverfahren 2 von 18

3 1 Ausfallkonzept / Notfallverfahren Die technische Übermittlung und/oder die elektronische Verarbeitung von Zollanmeldungen werden durch Störung oder gar Systemausfall verhindert. Was ist jetzt zu tun, wenn gewisse Warenverkehre nicht warten können? Weichen Sie auf das Ausfallkonzept bzw. Notfallverfahren des Zoll aus. Alternativ steht Ihnen auch die Internetanmeldungen auf der Zollpräsenz ( zur Verfügung. Im Übrigen, wenn seitens des ATLAS-Systems Störungsmeldungen vorliegen, sind Sie diese auf der Webseite des ITZBund einsehen: Störungsmeldungen vom ITZBund 2 Ticketnummer wird stets vorausgesetzt! Als Erstes ist beim ITZBund ein Ticket zu eröffnen und die vergebene Ticketnummer zu notieren, denn diese ist auf den Notfalldokumenten zu vermerken. Bei Störungen außerhalb Ihrer Kontrolle teilt FORMAT Ihnen eine Masterticketnummer (für mehrere Betroffene) mit. In diesem Fall müssen Sie kein eigenes Ticket eröffnen lassen. Der ITZBund ist an allen Tagen des Jahres rund um die Uhr über Telefon, Telefax und zu erreichen: Tel.: Fax: servicedesk@itzbund.de 3 AES Ausfallkonzept Nur sofern die Zustimmung Ihres Zollamts vorliegt, können Sie das AES Ausfallkonzept - Einheitspapier Ausfuhr/Sicherheit (Vordruck /033026) - in dreifacher Ausfertigung nutzen und als Begleitpapiere der Ware mitgeben. Klären Sie bitte mit Ihrem Zollamt ab, ob Sie die Daten auf Original-Formulare oder direkt auf Blanko-Papiere inklusive Formular-Elementen drucken dürfen. Im IVEAS Programmbereich AES können Sie diese sogenannten EPAS-Dokumente mit Ihren Daten ausgefüllt aufrufen. Haben Sie keinen Zugriff auf das IVEAS Format Zollsystem, können Sie die leeren Formulare auf der Zoll- ausfüllen: Ausfallformulare vom Zoll 3.1 Voreinstellungen Es sind zuvor die folgenden Voreinstellungen vorzunehmen. Gehen Sie dafür im IVEAS Format Zollsystem unter AES auf den Menüpunkt AES Vorgänge und wählen den Filter aus, in dem sich Ihr betroffener AES Vorgang befindet. Rufen Sie diesen mit Doppelklick auf und wechseln auf die Drucken. Betätigen Sie hier die Schaltfläche Einstellungen. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 3 von 18

4 In der neuen Maske ist anschließend für das Ausfallkonzept die Auswahl Einheitspapier Ausfuhr / Sicherheit EPAS (Formular ) anzuklicken. Mit dem Häkchen bei Feld31: Packstücke mit Nummern drucken werden die Zeichen/Nummern der Packstücke in das Feld 31 angedruckt. Im Feld Text für Feld 44 (Deckblatt) können Sie besondere Vermerke oder Unterlagencodierungen hinterlegen. Die Formulare werden automatisch in PDF-Format gespeichert, wenn Sie im Feld Verzeichnis für PDF-Files einen zentralen Speicherpfad angeben. Mit einem Häkchen bei Das Stempelfeld A (oben rechts) nicht drucken unterdrücken Sie den Druck des sogenannten Sonderstempels auf dem Dokument. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 4 von 18

5 Sobald Sie alle Ihre gewünschten Änderungen vorgenommen haben, betätigen Sie zum Speichern die Schaltfläche OK. 3.2 EPAS-Dokumente aufrufen Zum Aufrufen der EPAS Formulare gehen Sie im IVEAS Format Zollsystem unter AES auf AES Vorgänge und wählen den Filter aus, in dem sich Ihr betroffener AES Vorgang befindet. Rufen Sie diesen mit Doppelklick auf und wechseln auf die Drucken. Betätigen Sie hier die Schaltfläche AES Notfallverfahren. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 5 von 18

6 Es erscheint eine Maske, in der Sie die Ticketnummer vom ITZBund und dessen Erstellungsdatum sowie -uhrzeit eintragen können. Zusätzlich können Sie im Feld Bemerkungen interne Informationen eingeben. Diese werden nicht auf den Formularen angedruckt. Beim Einleiten des Ausfallkonzepts wird der AES Vorgang automatisch mit Arbeitsstatus N (Notfall) und CommStatus 23 archiviert. Mit dem Häkchen zuvor bei Das EPAS Formular wird nur zur Kontrolle aufgerufen bleibt der AES Vorgang unverändert. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 6 von 18

7 3.2.1 Einstellungen zum Stempelfeld Sofern Sie nicht das Stempelfeld A unterdrückt und mehr als einen Beteiligten im AES Vorgang hinterlegt haben, können Sie bestimmen, welcher Beteiligte im Stempelfeld angedruckt wird. Sie können aber auch - sobald das Dokument geöffnet ist - in das gewünschte Feld mit Doppelklick hineingehen und die Eingaben löschen, ändern oder ergänzen. Die Angaben für den Sonderstempeldruck können fest hinterlegt werden. Hierfür gehen Sie bitte im geöffneten Dokument in der Menüleiste auf Extras und wählen dann Layouts konfigurieren aus. In der neuen Maske können Sie in den folgenden Feldern Ihre Daten vorbelegen. Feldname BoxA1 BoxA2 Inhalt des Feldes Land, in dem Sie die Ausfuhranmeldung melden (i. d. R. Deutschland) Ausfuhrzollstelle Ausfallkonzept / Notfallverfahren 7 von 18

8 Feldname BoxA3 BoxA4 BoxA5 BoxA6 Inhalt des Feldes (Feld 3) kann ignoriert werden, da Feld Nr. 7 gefüllt wird. Erstellungsdatum der Ausfuhranmeldung Name des Unternehmens, der die Ausfuhranmeldung abgibt. ZA-Bewilligungsnummer Druckeinrichtung Klicken Sie in der Menüleiste unter Datei auf Druckereinrichtung und wählen Sie in der neuen Maske den gewünschten Drucker über die Schaltfläche Selektieren aus. Auch wenn der richtige Drucker bereits hinterlegt ist, wählen Sie ihn dennoch erneut aus und bestätigen Sie ihn. Die Meldung Druckerkonfiguration fehlt wird somit nicht mehr erscheinen. Wenn Sie nach Absprache mit Ihrem Zollamt die Originalformulare nicht benötigen, können Sie mit einem Häkchen bei Hintergrund drucken die Dokumente auf Blanko-Papier drucken. Das Dokument kann über die Menüleiste unter Datei auf Drucken oder über das Drucksymbol gedruckt werden. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 8 von 18

9 Geben Sie für die dreifache Ausfertigung in der neuen Maske im Feld Anzahl Kopien die Ziffer 3 ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK und der Druck beginnt. Bewahren Sie wie im ursprünglichen Papierverfahren Ihre Exportpapiere gut auf, insbesondere der Nachweis für die Ausfuhr. 3.3 Nachlauf ABD vorhanden trotz Ausfallkonzept Wenn die Kommunikation wieder einwandfrei läuft, könnte der betroffene AES-Vorgang nachträglich elektronisch überlassen werden. Beim Aufruf des Ausfuhrbegleitdokuments erscheint Ihnen ab der IVEAS Version folgende Meldung. Bestätigen Sie mit Ja, wenn die Ware vom EPAS Formularen begleitet und der AES Vorgang storniert werden soll. Mit Nein bleibt der AES Vorgang unverändert und das Ausfuhrbegleitdokument wird aufgerufen. Nun können Sie das Ausfuhrbegleitdokument drucken und an Stelle des EPAS Formulars verwenden. In diesem Fall können Sie das Ausfallkonzept stornieren, in dem Sie im Filter archiviert über die rechte Maustaste die Option Notfallverfahren zu stornieren anklicken. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 9 von 18

10 Stellen Sie zuvor sicher, dass die Ware vom Ausfuhrbegleitdokument und nicht vom EPAS Formular begleitet wird Nachträgliche Ausfuhranmeldung Sie können - sofern die Zustimmung Ihres Zollamts vorliegt - nach Erhalt des Ausgangsvermerks die Ausfuhrerklärung nachträglich elektronisch melden und dadurch die Ursprüngliche im Notfallverfahren ersetzen. Die Alternativnachweise der ursprünglichen Ausfuhrerklärungen bleiben allerdings weiterhin gültig, damit speziell der Umfang der Anmeldung und der Ausgang der Ware bestätigt sind. Gehen Sie im IVEAS Format Zollsystem unter AES auf AES Vorgänge und wechseln Sie in den Filter archiviert. Rufen Sie den betroffenen AES-Vorgang mit Doppelklick auf und wählen Sie im Feld Art der Anmeldung eine Eingabe zwischen nn/a bis nn/f aus. Sobald Sie die Art der Anmeldung geändert haben, erscheint eine neue Nachträgliche Meldung. Auf dieser sind entsprechend weitere Informationen anzugeben. Für die nachträgliche Ausfuhranmeldung wird die Unterlage N830 mit der MRN-Nummer des EPAS- Formulars als Referenz benötigt. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 10 von 18

11 Der AES Vorgang muss vom Zollamt manuell bearbeitet werden. Daher verbleibt der AES-Vorgang bis zur Weiterbearbeitung im Arbeitsstatus N und CommStatus 10. Nachdem der AES-Vorgang vom Zollamt überlassen wurde, wechselt der AES-Vorgang im Arbeitsstatus N auf CommStatus 22 4 NCTS Notfallverfahren Nur sofern die Zustimmung Ihres Zollamts vorliegt, können Sie das NCTS Notfallverfahren - Einheitspapier mit Notfallstempel - in dreifacher Ausfertigung nutzen und als Begleitpapiere der Ware mitgeben. Im Rahmen des Notfallverfahrens eingeleitete Vorgänge sind nach den Bestimmungen des Einheitspapiers zu beenden. FORMAT ermöglicht es Ihnen, im IVEAS Programmbereich NCTS Ausfuhr das Einheitspapier mit den Daten Ihrer eigenen NCTS Ausfuhrvorgänge direkt aufzurufen. Haben Sie keinen Zugriff auf das IVEAS Format Zollsystem, finden Sie auf der Zoll- die nötigen Informationen und Schritte zu dem NCTS Notfallverfahren: NCTS Notfallverfahren vom Zoll 4.1 Aufrufen des Einheitspapiers Zum Aufrufen des Einheitspapiers gehen Sie im IVEAS Format Zollsystem unter NCTS auf NCTS Ausfuhr und wählen den Filter aus, in dem sich Ihr betroffener NCTS Vorgang befindet. Rufen Sie diesen mit Doppelklick auf und wechseln auf die Drucken. Betätigen Sie hier die Schaltfläche NCTS Notfallverfahren. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 11 von 18

12 Es erscheint eine Maske, in der Sie die Ticketnummer vom ITZBund und dessen Erstellungsdatum sowie -uhrzeit eintragen können. Wird das Notfallverfahren eingeleitet, so wird der NCTS Vorgang automatisch mit Arbeitsstatus N (Notfall) und CommStatus 23 archiviert. Mit dem Häkchen zuvor bei nur zur Kontrolle, TicketNr. wird nicht gespeichert bleibt der NCTS Vorgang unverändert Druckeinrichtung Klicken Sie in der Menüleiste unter Datei auf Druckereinrichtung und wählen Sie in der neuen Maske den gewünschten Drucker über die Schaltfläche Selektieren aus. Auch wenn der richtige Drucker bereits hinterlegt ist, wählen Sie ihn dennoch erneut aus und bestätigen Sie diesen. Die Meldung Druckerkonfiguration fehlt wird somit nicht mehr erscheinen. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 12 von 18

13 Wünschen Sie den Andruck der Formular-Elemente, so setzen Sie ein Häkchen bei Hintergrund drucken oder entfernen dieses Häkchen, wenn Sie auf die Originalformulare drucken möchten Das Dokument kann über den Menüpunkt Datei > Drucken oder über das Drucksymbol gedruckt werden. Geben Sie für die dreifache Ausfertigung in der neuen Maske im Feld Anzahl Kopien die Ziffer 3 ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK und der Druck beginnt. Wenn die Kommunikation wieder einwandfrei läuft, könnte der betroffene NCTS Vorgang nachträglich überlassen werden. In diesem Fall kontaktieren Sie Ihr Zollamt und lassen den Ausfallkonzept / Notfallverfahren 13 von 18

14 Vorgang stornieren. 5 EMCS Ausfallverfahren Nur sofern die Zustimmung Ihres Zollamts vorliegt, können Sie das EMCS Ausfallverfahren - Ausfalldokument (Vordruck ) - in dreifacher Ausfertigung nutzen. FORMAT ermöglicht es Ihnen, im IVEAS Programmbereich EMCS Versendung das Ausfalldokument mit den Daten Ihrer eigenen EMCS Versendungsvorgänge direkt aufzurufen. Sollten Sie allerdings keinen Zugriff auf das IVEAS Format Zollsystem haben, finden Sie auf der Zoll- unter der Überschrift Formulare zum Ausfallverfahren die notwendigen Dokumente. Notfallverfahren EMCS vom Zoll 5.1 Aufrufen des Ausfalldokuments Zum Aufrufen der Ausfalldokuments gehen Sie im IVEAS Format Zollsystem unter EMCS auf EMCS Versendung und wählen den Filter aus, in dem sich Ihr betroffener EMCS Vorgang befindet. Rufen Sie diesen zunächst mit Doppelklick auf. Tragen Sie im Feld interne Bezugsnummer die Ticketnummer des ITZBund ein und speichern Ihre Änderung mit der Schaltfläche Diskette ab. Sollte Ihr EMCS Vorgang weiter als CommStatus 1 sein, so müssen Sie den Arbeitsstatus auf "A" und den CommStatus auf "1" zurvor ändern bzw. zurücksetzen. Markieren Sie dann den EMCS Vorgang und wählen mit der rechten Maustaste die Option Ausfallverfahren (033074) BVD drucken Druckeinrichtung Klicken Sie in der Menüleiste unter Datei auf Druckereinrichtung und wählen Sie in der neuen Maske den gewünschten Drucker über die Schaltfläche Selektieren aus. Auch wenn der richtige Drucker bereits hinterlegt ist, wählen Sie ihn dennoch erneut aus und Ausfallkonzept / Notfallverfahren 14 von 18

15 bestätigen Sie diesen. Die Meldung Druckerkonfiguration fehlt wird somit nicht mehr erscheinen. Wünschen Sie den Andruck der Formular-Elemente, so setzen Sie weiter ein Häkchen bei Hintergrund drucken oder entfernen dieses Häkchen, wenn Sie auf die Originalformulare drucken möchten. Das Dokument kann über die Menüleiste unter Datei auf Drucken oder über das Drucksymbol gedruckt werden. Geben Sie für die dreifache Ausfertigung in der neuen Maske im Feld Anzahl Kopien die Ziffer 3 ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK und der Druck beginnt. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 15 von 18

16 Sobald die Kommunikation wieder einwandfrei läuft, müssen Sie den EMCS Vorgang nachträglich elektronisch übermitteln. Dies kann erspart werden, sollte der betroffene EMCS Vorgang trotz Störung weiterverarbeitet worden sein. 6 Verzollung Notfallverfahren Sie können weiterhin die Vordrucksätze des Einheitspapiers - Einzelzollantrag (Form 0737/0738) und Zollwerterklärung D.V.1. Form 0464/0465) - für Ihre Einfuhr-Zollanmeldungen nutzen. FORMAT bietet kostenpflichtig an, im IVEAS Programmbereich Verzollungsdaten das Einheitspapier mit den Daten Ihrer eigenen Verzollungsvorgängen direkt aufzurufen. Haben Sie das Papierverfahren im IVEAS Format Zollsystem nicht erworben und es liegen Ihnen keine Originalformulare vor, so können Sie auf die Internet-Zollanmeldung des Zolls ausweichen. Import Zollanmeldung 6.1 Aufrufen des Zollantrags Zum Aufrufen der Einheitspapiers gehen Sie im IVEAS Format Zollsystem unter Verzollung / ATLAS auf Verzollungsdaten und dann auf den Filter unverbucht. Betätigen Sie die Schaltfläche Einfügen und wählen Ihren Abwicklungsplan für Papierverfahren aus (siehe Beispiel). Vervollständigen Sie nun wie gewohnt Ihren Verzollungsvorgang. Speichern Sie den Verzollungsvorgang mit der Schaltfläche Diskette und danach mit der Schaltfläche verbucht speichern. Ihr Verzollungsvorgang wird nun aufgrund des Abwicklungsplans nicht an ATLAS gesendet, sondern Sie können nun die gewünschten Formulare (Einzelzollantrag (Form 0737/0738) und Zollwerterklärung D.V.1. Form 0464/0465)) aufrufen. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 16 von 18

17 6.1.1 Druckeinrichtung Klicken Sie in der Menüleiste unter Datei auf Druckereinrichtung und wählen Sie in der neuen Maske den gewünschten Drucker über die Schaltfläche Selektieren aus Auch wenn der richtige Drucker bereits hinterlegt ist, wählen Sie ihn dennoch erneut aus und bestätigen Sie diesen. Die Meldung Druckerkonfiguration fehlt wird somit nicht mehr erscheinen. Wünschen Sie den Andruck der Formular-Elemente, so setzen Sie weiter ein Häkchen bei Hintergrund drucken oder entfernen dieses Häkchen, wenn Sie auf die Originalformulare drucken möchten. Das Dokument kann über die Menüleiste unter Datei auf Drucken oder über das Drucksymbol gedruckt werden. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 17 von 18

18 Geben Sie für die dreifache Ausfertigung in der neuen Maske im Feld Anzahl Kopien die Ziffer 3 ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK und der Druck beginnt Copyright by FORMAT Software Service GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form ohne ausdrückliche Genehmigung von FORMAT Software Service GmbH reproduziert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Jeder Nachdruck (auch in Auszügen) und jegliche Wiedergabe der Bilder sind verboten. Alle genannten Produktnamen sind Eigentum der jeweiligen Warenzeicheneigner. Ausfallkonzept / Notfallverfahren 18 von 18