Kapitel 1: Grundlagen

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1 Kapitel 1: Grundlagen 1.1 Überblick über das betriebliche Immobilienmanagement und zugehörige Forschungsrichtungen 1.2 Entwicklung des Facility Managements 1.3 Begriffliche Abgrenzungen 1.4 Gründe für das Facility Management 1.5 Wesentliche Aspekte des Facility Managements 1.6 Grundfragen des Energiemanagements in Gebäuden Gründe für das Facility Management Wettbewerbsdruck durch Globalisierung auch Einsparpotenziale in unterstützenden Prozessen sind zu heben Fokussierung auf Kernkompetenzen Outsourcing von nicht-zentralen Prozessen Beschleunigung der Unternehmensprozesse Benchmarking der Leistungserbringung in allen Bereichen Schnellere Bereitstellung von Informationen Effizientere Nutzung von Flächen Optimierte Planung auf Basis aktueller Daten zu Belegung, Kosten usw. 2

2 Gründe für das Facility Management (II) Klarere Kunden-Lieferanten-Beziehungen Outsourcing von Leistungen oder zumindest klare interne Lieferanten- Kunden-Beziehungen Reduktion des firmeninternen Kommunikationsaufwand Facility Manager als zentraler Ansprechpartner für Gebäudenutzung Effizientere Planung von Neu- und Umbauten Einbeziehung von Nutzeranforderungen in der Planungsphase Entwicklung von Dienstleistungskompetenz Anbieten von internen Dienstleistungen auch an externe Kunden 3 Bedarf für Facility Management wenn: Oft wurden Fragen zu Gebäudedaten gestellt, die nicht oder nur mit erheblichem Aufwand beantwortet werden konnten Häufig wurde auf die Beantwortung einer Frage verzichtet, da der Erhebungsaufwand zu groß war Von der Fragestellung bis zur Beantwortung vergehen mehrere Tage Wenn Revisionspläne und daten benötigt werden, können sie oft nicht gefunden werden Reklamationen (z. B. Instandhaltung) wären nicht nötig gewesen, wenn ein Informationssystem automatisch an Termine Aufgaben und Arbeiten erinnert hätte Nicht nur einmal hatte fehlendes oder zu spät bereitgestelltes Datenmaterial schwerwiegende Probleme beim Gebudebetrieb zur Folge Durch Mehrfacharbeiten und unkoordinierte Suchaktionen entstehen immer wieder Kosten Quelle: Braun et al. (2004), S. 7 4

3 Kapitel 1: Grundlagen 1.1 Überblick über das betriebliche Immobilienmanagement 1.2 Entwicklung des Facility Managements 1.3 Begriffliche Abgrenzungen 1.4 Gründe für das Facility Management 1.5 Wesentliche Aspekte des Facility Managements 1.6 Grundfragen des Energiemanagements in Gebäuden Wesentliche Aspekte des Facility Managements Ziele des Facility Managements Aufgaben des Facility Managements IT-Strukturen für das Facility Management Organisation des Facility Managements 6

4 1.5.1 Ziele des Facility Managements Facility Management ist eingebunden in den (internen oder externen) betrieblichen Prozess der Leistungserstellung Ziel des Facility Management ist es bestmöglich zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen Daher sind Planung, Errichtung und Umnutzung einschließlich Stilllegung und Abriss von Gebäuden, deren Anlagen und Einrichtungen optimal zu gestalten, zu lenken, zu leiten und zu koordinieren (zu managen) Entlastung der unternehmerischen Kernprozesse von Sekundärleistungen, Konzentration auf Erstellung von Primärleistung Durch optimale Gestaltung, Lenkung und Leitung Erhöhung der Wirtschaftlichkeit des Gebäudes, der Anlagen und Einrichtungen sowie der in diesen Gebäuden stattfindenden Dienstleistung 7 Ziele des Immobilienmanagements Quelle: Pfnür (2004) 8

5 Ziele des Facility Managements - Akteursperspektiven verschiedene Perspektiven für die Optimierung von Planung, Betrieb und Nutzung von Gebäuden und Einrichtungen Sicht des Eigentümers Steigerung der Erträge bzw. des Wertes der Gebäude Senkung der Kosten der Bewirtschaftung Sicht des Betreibers Effektive und damit effiziente Bewirtschaftung Geringe Betriebskosten Sicht der Nutzer Hoher Nutzungskomfort, z. B. Erleichterung der Abläufe im Gebäude Geringe Nutzungskosten Sicht der Allgemeinheit und der Umwelt Senkung des Einsatzes von Rohstoffen und Ressourcen (beispielsweise Energie, Wasser, Luft...) beim Bau und Betrieb 9 Ziele des Facility Managements aus Sicht der Eigentümer, Betreiber und Nutzer von Facilities Facility Management Eigentümer Werterhalt bzw. Wertsteigerung Erhöhung der Rendite Betreiber Verbesserung der Wirtschaftlichkeit Maximierung des Gebäudenutzens Reduzierung der Betriebs- und Instandhaltungskosten Nutzer Verbesserung des Qualitäts- und Servicegrades Senkung der Flächenkosten Quelle: Westermeyer (2005), S

6 1.5.2 Aufgaben des Facility Managements - lebenszyklusorientiert Gebäudebewirtschaftung Projektentwicklung und management Planung/Ausführung Vermarktung Bewirtschaftung (Gebäudemanagement) Umnutzung/Abbruch Quelle: Braun (2004), S. 2f 11 Bereiche des Facility Managements Fokus Nutzungsphase Quelle: Nävy (2004), S. 4 12

7 Vorgehensweise bei der Einführung eines Facility Management Quelle: Pfnür (2004), S Aufgaben des Facility Managements operativ Hauptgruppen (z. B.) Kaufmännisches Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Flächenmanagement Kommunikation Allgemeine Dienste IT-Werkzeuge zur Unterstützung: Verwaltungssystem CAD Gebäudeleittechnik Netzwerk 14

8 Aufgaben des Facility Managements und IT-Unterstützung (I) Kaufmännisches Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Verwaltung Controlling Vermietung Personal Rechnungswesen Optimierung Energiemanagement Instandhaltung Technischer Betrieb Sicherheit Brandmeldung Verwaltungssystem Gebäudeleittechnik 15 Aufgaben des Facility Managements und IT-Unterstützung (II) Flächenmanagement Kommunikation Mietflächen Abteilungsflächen Flächennutzung Reinigungsflächen Belegungsplanung Möblierungsplanung Umzugsplanung CAD (Computer Aided Design) Telefonanlage EDV Netzwerkkomponenten 16

9 Aufgaben des Facility Managements und IT-Unterstützung (III) Allgemeine Dienste Poststelle Botendienste Hausmeister Fuhrpark Reisestelle Warenannahme Müllentsorgung Reinigung Außenanlagen Stellplätze Empfang Wachdienst Vermarktung Marktanalyse Öffentlichkeitsarbeit Gebäudeinformationssystem Datenbank Gebäudeinformationssystem Datenbank IT-Strukturen für das Facility Management Datenbasis des FM Möblierungsmana. Inventarverwaltung Schlüsselverwaltung Filter Orga Datenbank Raumbuch Renovierung Flächenmanagement Vertragsverwaltung Kosten- Controlling Techn. Ausrüstung Layer Grundriss, Layer Flächenzuordnung, Layer techn. Ausrüstung, Layer Elektro Kabelmanagement FM Filter Grundriss, Fassade, Flächen Klima, Heizung, Elektro EDV Architekten Fachplaner 18

10 Prozess- und Datenabbildung für das FM Quelle: Nävy (2004), S Objektklassen Klassen Materielle Objekte Immaterielle Objekte Beispiel Maschinen Büroausstattung Infrastrukturelle Netze Dokumente Flächen Dienstleistungen Orte mit Eigenschaften 20

11 Hierarchieebenen von Objekten Standort Gebäude Grundstücke Flächen Maschinen Leasingvertrag Betriebsmittel Motor Bedienungsanleitung Ersatzteilliste Organisation des Facility Managements Aufbauorganisation abhängig von: Größe des Unternehmens Art des Unternehmens Property company Non-property company Industrieunternehmen Sonstiges Unternehmen Anzahl der bewirtschafteten Gebäude Externe Nutzer in Gebäuden Strategische Frage 22

12 Vielfalt der beteiligten Abteilungen 23 Organisatorische Einordnung des Facility Management Bei starker Fokussierung auf Nutzungsphase der Immobilien: Zuordnung zum Vorstandsbereich Produktion (o. ä.), damit Nutzeranforderungen berücksichtigt werden Bei starker Fokussierung auf Eigentümerfunktion bei Immobilien: Zuordnung zu Vorstandsbereich Finanzen, damit finanzwirtschaftliche Gestaltungsspielräume ausgenutzt werden 24

13 Prozesse des Facility Managements - Ablauforganisation Beispiel für ein Prozess: Umzug eines Mitarbeiters Typische Prozessschritte: Informationen bereitstellen Informationen bearbeiten Ergebnisse interpretieren Maßnahmen treffen Bestandsveränderungen im Datenmodell aktualisieren werden teilweise von der gleichen Person durchgeführt, teilweise von mehreren, unterschiedlichen Prozessorientierte Organisation heute zunehmend von Bedeutung Unterstützung durch Workflow-Systeme 25 Wesentliche Prozesse: Veränderungsprozesse Durchschnittliche Dauer zwischen zwei Veränderungsprozessen Quelle: Nävy (2004), S

14 Literaturquellen Nävy, J.: Facility Management. 3. Aufl. Berlin: Springer 2003 Braun, H.-P., Oesterle, E., Haller, J.: Facility Management - Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung. 4. Aufl. Berlin: Springer 2004 Schneider, H., Görze, R., von Kessel, H.: Facility Management planen, einführen, nutzen. Stuttgart: Schaeffler-Poeschel 2004 Beck, Brandt, Salander: Handbuch Energiemanagement: Wirtschaft, Recht, Technik. Heidelberg: C. F. Müller 2000 Wohinz, J., Moor, M.: Betriebliches Energiemanagement. Wien: Springer 2004 Pfnür, A.: Modernes Immobilienmanagement. 2. Aufl. Berlin: Springer