Leitfaden Datenschutz für mysap CRM

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1 DSAG Arbeitskreis Revision Arbeitsgruppe Datenschutz Leitfaden Datenschutz für mysap CRM Release 4.0 Stand 30. Mai SAP AG Neurottstr. 16 D Walldorf Änderungen und Ergänzungen vorbehalten

2 für mysap CRM AG Datenschutz 2 Einleitung Einführung Datenschutz im SAP CRM-System Rechtliche Anforderungen, mysap CRM Die datenschutzrechtlichen Besonderheiten des CRM Was muss ich als Anwender beachten, wenn ich mysap (CRM) einführe? Welche Voraussetzungen müssen für die Verwendung erfüllt sein? Was braucht das Unternehmen, wenn es Kundendaten im CRM-System verarbeiten möchte? - Minimalanforderungen Einwilligung, insbesondere moderne Kommunikationsmittel wie MMS/SMS Voraussetzungen der Einwilligung Was bedeutet das Widerspruchsrecht? Kann der Betroffene Auskunft über seine, vom Unternehmen gespeicherten Daten verlangen? Datenarten Einfache Daten für die Vertragsgestaltung zu verwenden Sensible Daten Sorgfältige Abwägung der Datennutzung erforderlich Hochsensible Daten (Gemäß 3, Abs. 9 BDSG) bedürfen immer ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen Anwendungsbeispiele Kundenbetreuung Direktwerbung Kundenkarte Was mache ich bei einer CRM-Einführung im Konzern? Konzernrichtlinien Datenübermittlung innerhalb Deutschland und der EU Datenübermittlung in Drittländer Checkliste zur Vorabkontrolle von CRM Systemen SAP Fakten und Datenschutzaspekte mysap CRM Technische Grundlagen Überblick Multi-Channel Interaction für mysap CRM Nachrichtenbasierte Komponentenintegration Konfiguration und Erweiterung Daten im CRM Stammdaten Geschäftspartner Aufbau des CRM Geschäftspartners Datenschutz im CRM Geschäftspartner Geschäftspartner Allgemeine Daten: Geschäftspartner Beziehungen Umsetzung datenschutzrelevanter Erweiterungen im GP Technische Sicht auf die Geschäftspartnerdaten Produkte Bewegungsdaten Kundenaufträge Servicebelege Fakturabelege Datenaustausch bei Branchenlösungen Medien (SAP for Media)... 61

3 für mysap CRM AG Datenschutz Telekommunikation (SAP for Telecommunications) Ver- und Entsorgungswirtschaft (SAP for Utilities) Auswertungen Berechtigungskonzept SAP CRM Schnittstellen Datenaustausch mit Backend-Systemen Stellschrauben (wie z.b. Benutzeroberflächen) People-Centric User Interface Konfiguration Personalisierung Objekterweiterungen CRM Einführungsmethoden Übersichten/Verfahrensverzeichnis Auswertungen Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG und Anlage: Technischorganisatorische Maßnahmen Anforderungen SAP-Fakten: Berechtigungskonzept SAP CRM CRM mit SAPGUI-Zugriff CRM mit People-Centric UI Access Control Engine (ACE) CRM Mobile Sales/Service CRM Handheld SAP BW für spezifische CRM-Auswertungen Benutzer- und Berechtigungsadministration Auditing und Logging Risiken und Bewertungen Risikoidentifizierung Klassische SAP Risiken CRM spezifische Risiken Marketing (Customer Engagement) Gläserner Kunde Belästigung des (Neu-) Kunden E-Marketing Partnermarketing Vertrieb (Business Transaction + Order Fulfillment) Mobile Sales Customer Service Spezielle Risiken im Einführungsprozess Prüfungshandlungen Einleitung Allgemeine Fragen Verweis auf Leitfaden Datenschutz SAP-R/ Verweis auf Leitfaden Datenschutz SAP BW CRM-spezifische Checkliste: Datenschutzrechtlichen Anforderungen an einzelne Szenarien Marketing Innendienst Telefon/Fax/ Mobil (analog Innendienst) Internet

4 für mysap CRM AG Datenschutz Partner (analog Innendienst) Vertrieb/Auftragsabwicklung Innendienst Telefon/Fax/ Mobil (analog Innendienst) Internet Partner (analog Innendienst) Service Innendienst Telefon/Fax/ Mobil (analog Innendienst) Internet Partner (analog Innendienst) Unternehmensübergreifende CRM-Lösungen Glossar Literatur Index

5 für mysap CRM AG Datenschutz 5 Einleitung Dieser Leitfaden beschreibt für Datenschutzbeauftragte der SAP-Anwender und Berater datenschutzrechtliche Anforderungen sowie technische Fakten zum SAP Customer Relationship Management (SAP CRM Rel. 4.0) und gibt Hinweise zu Risiken, deren Bewertung sowie entsprechenden Prüfhandlungen. Er ergänzt den SAP NetWeaver Sicherheitsleitfaden, den Leitfaden Datenschutz für SAP R/3, sowie den Leitfaden Datenschutz für SAP BW und ist - wie diese - nur als Empfehlung zu verstehen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verbleibt bei den Firmen und deren Datenschutzbeauftragten. Datenschutzrechtliche Grundlagen sind die EU-Richtlinie 95/46/EG und das deutsche Bundesdatenschutzgesetz BDSG Erstellt wurde dieser Leitfaden von Mitgliedern der Arbeitsgruppe Datenschutz im DSAG Arbeitskreis Revision/Risikomanagement, die hiermit ihre Erfahrungen zur Verfügung stellen. Copyright 2005 der Autoren: Thomas Barthel Johannes Baumgärtner Ingmar Carlberg Gotthard Götzinger Jürgen Heck RA Dr. Philipp Kramer Andreas Kuhm Gia Duong Luu Heinrich Miller Thomas Müthlein Sven Pieper Peter Schiefer Hermann-Josef Schwab Gerhard Voogd Claudia Wellner FORBIT GmbH/CArO GmbH, Hamburg Unilever Hamburg BIT e.v., Bochum SAP AG, Walldorf Brau und Brunnen AG, Dortmund Gliss & Kramer KG, Hamburg SAP Deutschland AG, Walldorf SAP Deutschland AG, Walldorf Geberit Deutschland GmbH & Co. KG DMC Datenschutz Management & Consulting GmbH&CoKG, Köln /GDD e.v. PECASO GmbH, Heidelberg Bayer AG, Leverkusen SAP AG, Walldorf FORBIT GmbH/CArO GmbH, Hamburg RWE Systems AG, Dortmund und Kreis Hamburger Datenschützer (Johannes Baumgärtner, Unilever, Henning Behrmann, Gruner + Jahr, Hans Peter Denecke, Axel Springer, Jörg Frahm, Panasonic, Holger Koch, Datenschutzberater, Dr. Philipp Kramer, Rechtsanwalt, Gliss & Kramer, Jutta Kroschel, Datenschutzberater) Die Verantwortung für den Inhalt tragen die Autoren. Die redaktionelle Bearbeitung liegt bei der SAP AG, Walldorf.

6 für mysap CRM AG Datenschutz 6 Hinweis: Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung der Urheber unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Autoren des Leitfaden Datenschutz SAP CRM sind für Kritik, Änderungsund Ergänzungswünsche dankbar. Dies gilt sowohl für Vorschläge zur Vertiefung der einzelnen Kapitel als auch für die Nennung von Beispielen aus konkreten Prüfungserfahrungen. Um dem Leser das Antworten zu erleichtern, ist auf der folgenden Seite ein Antwortformular angefügt:

7 für mysap CRM AG Datenschutz 7 An den Sprecher der Arbeitsgruppe Datenschutz FAX: 040/ z. Hd. Herrn T. Barthel c/o. FORBIT/CArO Eimsbüttelerstr. 18 D Hamburg barthel@forbit.de Absender: Name: Funktion: Abteilung: Firma: Anschrift: Telefon: Fax: Ergänzende Information(en) zum Leitfaden Datenschutz für SAP CRM Ich beziehe mich auf (bitte angeben) SAP-Leitfaden Datenschutz CRM, Kapitel: SAP CRM-System, Release: Meine Information lautet: Zur weiteren Erläuterung sind Anlagen beigefügt (bitte ankreuzen): ( ) Ja ( ) Nein

8 für mysap CRM AG Datenschutz 8 0. Einführung Datenschutz im SAP CRM-System Die umfassende Betreuung von Kunden und deren personenbezogenen Daten gehört in zunehmendem Maße zu den Anforderungen des Vertriebsbereiches in vielen Unternehmen. Ziel ist es, diese Kundendaten möglichst zentral mit der Unterstützung von geeigneten IT-Anwendungen zu verarbeiten. Die Prozesse im Customer Relationship Management (CRM) sind vielfältig. Personenbezogene (Kunden)Daten spielen im Rahmen der Kundenbetreuung eine entscheidende Rolle. Ziel dieses Leitfadens ist es daher, die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes auf Basis der von SAP angebotenen Lösung mysap CRM im Rahmen von Kundenbetreuungsprozessen darzustellen. Da es sich bei diesem Dokument um einen Leitfaden für CRM handelt, sollte man sich natürlich zunächst darüber im Klaren sein, dass die zugrunde liegende Philosophie und auch das entsprechende Datenbankmodell von dem eines R/3 Systems zu unterscheiden ist. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der offenen und flexiblen Architektur des CRM Systems, welche durch die Vernetzung und Nutzung unterschiedlichster Daten zum Erfolg eines Unternehmens beitragen soll. mysap CRM basiert auf der Technologieplattform SAP NetWeaver (bzw. Web Application Server) und bietet ein integriertes System für das Kundenmanagement. Die drei wesentlichen Komponenten in der Kundenbetreuung Marketing, Vertrieb und Service werden auf einer einheitlichen Datenbasis dargestellt, die der Nutzung in verschiedenen Vertriebs- und Kommunikationskanälen zur Verfügung gestellt wird. Datenverarbeitung im Auftrag bzw. Datenübermittlung kann die rechtliche Basis hierfür sein. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Zulässigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung von der zugrunde liegenden Rechtsgrundlage (hier im Wesentlichen: Vertragsverhältnis, Einwilligung des Betroffenen und Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretung) abhängig. In den drei Komponenten Marketing, Vertrieb und Service kann der Stand der Rechtsgrundlage unterschiedlich sein. Darüber hinaus werden die Kunden von Mitarbeitern und Partnern des Unternehmens auf unterschiedlichen Vertriebskanälen angesprochen (z.b. Ansprechpartner in den Fachabteilungen, telefonische Hotline, Internet).

9 für mysap CRM AG Datenschutz 9 Die Verknüpfung der verschiedenen Zusammenhänge zwischen Kunde und Unternehmen wird in der nachfolgenden Abbildung veranschaulicht. Management & Analysen Innendienst Telefon Mobil Internet Partner Management & Analysen Marketing Vertrieb Enterprise Marketing Enterprise Sales Tele- Mobile E-Marketing marketing Marketing Telesales Mobile Sales E-Selling Partner Marketing Partner Sales Service Enterprise Service Teleservice Mobile Service E-Service Partner Service Abb. CRM Matrix Ein CRM System stellt in aller Regel seine (Stamm-)Daten übergreifend zur Verfügung. D.h. die Informationen sind nicht, wie in einem R/3 System üblich, bestimmten Buchungskreisen zugeordnet und dadurch voneinander getrennt. Auch wird häufig nur mit einem einzigen Mandanten gearbeitet, da man ja mit der (kompletten) Kundenbasis arbeiten und diese auch im Interesse der Firma nutzen will. Organisationen als auch Personen sind jeweils eigenständige Geschäftspartner, die miteinander verknüpft werden können. Daten werden im SAP CRM allgemein verwaltet und zunächst einmal jedem Benutzer zur Verfügung gestellt. Natürlich können und sollten über eine sinnvolle und angepasste Berechtigungsverwaltung Einschränkungen vorgenommen werden (siehe dazu Kapitel Berechtigungen). Wenn man nun von diesem Grundgedanken der allgemeinen Datenverfügbarkeit ausgeht, bedeutet dies beispielsweise auch, dass damit eine Datenübermittlung an potenziell beteiligte Firmen (Tochterfirmen, 100% Beteiligungen, etc), die mit demselben System arbeiten, gegeben ist. Dies ist durchaus gewollt, erfordert aber selbstverständlich eine genaue Betrachtung der datenschutzrechtlichen Gegebenheiten. Der Datenschutzbeauftragte sollte sich zunächst einen Überblick über die im Unternehmen verwendeten CRM-Funktionen bzw. Anwendungszusammenhänge verschaffen. Die einschlägigen Anwendungsbereiche und die in Frage kommenden personenbezogenen Daten könnten z.b. anhand der o.a. Grafik in einem Gespräch mit dem CRM-Projektleiter recherchiert werden. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass im SAP CRM personenbezogene Daten insbesondere von Kunden, Partnern (Zwischenhändlern, Distributoren), Interessenten sowie Mitarbeitern aus den Unternehmensbereichen Marketing, Vertrieb, Service und Rechnungswesen bzw. Callcentern verarbeitet werden.

10 für mysap CRM AG Datenschutz 10 Die datenschutzrechtlichen Anforderungen gliedern sich im Wesentlichen in zwei Bereiche: Für CRM-Systeme und damit für die Verarbeitung insbesondere von Kundendaten gelten zunächst die Allgemeinen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (Verarbeitung bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage, Widerspruchs- und Auskunftsrecht des Betroffenen). Darüber hinaus sind auch die Belange der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu berücksichtigen, die im Regelfall im Rahmen der Prüfung durch die Mitbestimmungsgremien berücksichtigt werden. Daneben sind für bestimmte Szenarien besondere Anforderungen (z.b. Telekommunikationsgesetze, UWG) zu berücksichtigen. mysap CRM stellt folgende wesentliche Szenarien zur Verfügung: Telefonkommunikation Mobile Client Internet Partner (z.b. Vertriebspartner) In den folgenden Tabellen sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die einzelnen Szenarien beschrieben. Der Übersichtlichkeit halber sind die allgemeinen Anforderungen an Marketing, Vertrieb und Service in Tabelle 1 dargestellt. Anforderungen, die über die allgemeinen Regelungen hinaus aufgrund der sonstigen Szenarien (Telefon, Mobil, Internet und Partner) zu beachten sind, finden sich in Tabelle 2 wieder.

11 für mysap CRM AG Datenschutz 11 Tabelle 1. Allgemeine Anforderungen an Marketing, Vertrieb und Service. Marketing Zulässigkeit: Vertrag/Vertragsähnliches Vertrauensverhältnis Einverständniserklärung Berechtigtes Interesse des Unternehmens Öffentlich zugängliche Daten Prüfung gegenüber interner Sperrlisten Kapitel 1.3 Rechtsgrundlage Kapitel Geschäftspartner Allgemeine Daten Datenerhebung: beim Betroffenen andere Quellen öffentlich zugängliche Daten Kapitel 1.3 Rechtsgrundlage Kapitel Geschäftspartner Datenherkunft Sperrung/Löschung der Daten: wenn die Zulässigkeitsvoraussetzung entfällt, bei Widerspruch (alternativ: interne Sperrlisten) Kapitel Geschäftspartner Archivierung / Sperrung Auskunftsrecht des Betroffenen: in der Marketingansprache auf Widerspruchsrecht hinweisen Zusammenstellung der gespeicherten Daten des Betroffenen im Sinne des Auskunftsrechtes Kapitel 1.7 Auskunft Kapitel 2.4 Customer Fact Sheet Datenweitergabe/Datenübermittlung: Information des Betroffenen sicherstellen gilt auch für konzernweite Nutzung von Kundendaten Kapitel 1.10 Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM Datenverarbeitung, insbesondere Datenübermittlung: Zweckbindung der Daten beachten (Cross Selling) Profilerstellung problematisch Anonymisierung bei statistischen Fragestellungen Kapitel 1.10 Kapitel Schnittstellen Datensicherheit: Sicherheitsmaßnahmen SAP (insbesondere organisatorische und technische Maßnahmen nach 9 BDSG) unternehmensinterne Sicherheitsvorgaben (z.b. Verschlüsselung) Kapitel Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG

12 für mysap CRM AG Datenschutz 12 Tabelle (Fortsetzung). Vertrieb Zulässigkeit: Vertrag/Vertragsähnliches Vertrauensverhältnis (Kundendaten)/ Betriebsvereinbarung (Mitarbeiterdaten) Einverständniserklärung berechtigtes Interesse des Unternehmens öffentlich zugängliche Daten Anzahl personalisierter Werbemaßnahmen beschränken Kapitel 1.8 Rechtsgrundlage Kapitel Geschäftspartner Allgemeine Daten Löschung der Daten: nach Vertragsende bzw. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Kapitel Geschäftspartner Archivierung / Sperrung Auskunftsrecht des Betroffenen: Auflistung gespeicherter Daten Information bei Erstspeicherung Kapitel 1.7 Kapitel 2. Customer Fact Sheet Datenweitergabe, insbesondere Datenübermittlung (auch im Konzern): gemäß Vertraglichen und Gesetzlichen Vereinbarungen (z.b. Meldepflichten) an Mitarbeiter des Service Kapitel 1.10 Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM

13 für mysap CRM AG Datenschutz 13 Tabelle (Fortsetzung). Service Zulässigkeit: Vertrag (Kundendaten) / Betriebsvereinbarung (Mitarbeiterdaten) rechtliche Vorgaben Kapitel 1.8 Rechtsgrundlage Kapitel Geschäftspartner Allgemeine Daten Löschung der Daten: nach Auftragsende bzw. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Kapitel Geschäftspartner Archivierung / Sperrung Auskunftsrecht des Betroffenen: Auflistung gespeicherter Daten Kapitel 1.7 Rechtsgrundlage Kapitel 2.4 Customer Fact Sheet Datenweitergabe: gemäß vertraglichen Vereinbarung (z.b. Auftragsdatenverarbeitung) innerhalb des Konzerns nur mit Information des Betroffenen an Mitarbeiter des Vetriebs Kapitel 1.10 Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM Datensicherheit: Sicherheitsmaßnahmen SAP entsprechend unternehmensinternen Sicherheitsvorgaben Kapitel Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG

14 für mysap CRM AG Datenschutz 14 Tabelle 2. Spezielle Szenarien. Spezielle Szenarien - Marketing (Anforderungen finden zusätzlich zu den in Tabelle 1 aufgeführten Hinweisen Anwendung) Telefon Mobil Internet Partner Zulässigkeit: Datensicherheit: Zulässigkeit: Opt-In (nur nach vorheriger Einwilligung) Opt-Out (Einwilligung innerhalb des Gespräches einholen): in Deutschland nicht zulässig Kapitel Geschäftspartner, Standardkommunikationsart Datenverschlüsselung bei Übertragung über öffentliche Netze erhöhte Zugangsund Zugriffskontrolle auf mobile Daten (starke Authentifizierung) Minimierung der mobilen Daten auf die notwendigsten Daten Einverständniserklärung (elektronisch) Löschung der Daten: nach Ende der Maßnahme bei Widerspruch (Problem bei elektronischem Widerspruch: Verifizierung durch Kennung) Vertragsgestaltung gemäß 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) Zugriff auf gemeinsame Daten minimieren Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM Auskunftsrecht des Betroffenen: Kapitel Multichannel Kapitel Auskunftsrecht des Betroffenen: auf das Widerspruchsrecht hinweisen Auskunft über Daten des Betroffenen nur auf schriftliche Anfrage auf das Widerspruchsrecht dort hinweisen, wo Daten erhoben werden Privacy Policy Datenweitergabe: Kapitel 2.4 Customer Fact Sheet Information des Betroffenen Datensicherheit: Datenverschlüsselung bei der Versendung von Daten (z.b. SSL bei Kreditkartennummern oder sonstigen Zahlungswegen; PGP)

15 für mysap CRM AG Datenschutz 15 Tabelle (Fortsetzung). Spezielle Szenarien Vertrieb (Anforderungen finden zusätzlich zu den in Tabelle 1 aufgeführten Hinweisen Anwendung) Telefon Mobil Internet Partner Zulässigkeit: Sicherstellung der Identifikation des Kunden => Identifikation über Kennung (z.b. Kundennummer) Datensicherheit: Datenverschlüsselung bei Übertragung über öffentliche Netze erhöhte Zugangsund Zugriffskontrolle auf mobile Daten (starke Authentifizierung) Minimierung der mobilen Daten auf die notwendigsten Daten Kapitelt Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG Kapitel Geschäftspartner, Standardkommunikationsart Zulässigkeit: Einverständniserklärung (elektronisch) => Einwilligung abrufbar / Widerspruch jederzeit möglich (Self Service) Löschung der Daten: nach Ende der Maßnahme bei Widerspruch (alternativ: Sperren; interne Sperrliste) (Problem bei elektronischem Widerspruch: Verifizierung durch Kennung) Vertragsgestaltung gemäß 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) Zugriff auf gemeinsame Daten minimieren Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM Auskunftsrecht des Betroffenen: auf das Widerspruchsrecht dort hinweisen, wo Daten erhoben werden Privacy Policy Datenweitergabe: Information des Betroffenen Datensicherheit: Datenverschlüsselung bei der Versendung von Daten

16 für mysap CRM AG Datenschutz 16 Tabelle (Fortsetzung). Spezielle Szenarien - Service (Anforderungen finden zusätzlich zu den in Tabelle 1 aufgeführten Hinweisen Anwendung) Telefon Mobil Internet Partner Zulässigkeit: Datensicherheit: Zulässigkeit: Zulässigkeit Sicherstellung der Identifikation des Kunden => Identifikation über Kennung (z.b. Kundennummer) Datenverschlüsselung bei Übertragung über öffentliche Netze Erhöhte Zugangsund Zugriffskontrolle auf mobile Daten (starke Authentifizierung) Minimierung der mobilen Daten auf die notwendigsten Daten Einverständniserklärung (elektronisch) Löschung der Daten: nach Ende der Maßnahme bei Widerspruch (Problem bei elektronischem Widerspruch: Verifizierung durch Kennung) Vertragsgestaltung gemäß 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) Zugriff auf gemeinsame Daten minimieren Kapitel Berechtigungskonzept SAP CRM Kapitel Umsetzung der Anforderungen aus 9 BDSG Kapitel Geschäftspartner, Standardkommunikationsart Auskunftsrecht des Betroffenen: auf das Widerspruchsrecht dort hinweisen, wo Daten erhoben werden Privacy Policy Datenweitergabe: Information des Betroffenen Datensicherheit: Datenverschlüsselung bei der Versendung von Daten

17 für mysap CRM AG Datenschutz Rechtliche Anforderungen, mysap CRM 1.1. Die datenschutzrechtlichen Besonderheiten des CRM Das Ziel eines CRM-Projektes ist die Integration aller verfügbaren Kundeninformationen als Ausgangspunkt einer Kundenanalyse. Damit wird eine umfangreiche und differenzierte Kundenbearbeitung und -betreuung ermöglicht. CRM kann die kundenbezogene Datenverarbeitung im Rahmen von Verträgen (Versicherung, Bank), zur Kundenbetreuung (Nachsorge, Qualitätssicherung), bei besonderen Services (Warenrückrufsysteme), zur Werbung und im Rahmen von Kundenbindungssystemen (Kundenrabattsysteme, Kundenkarten) sowie zum internen Controlling (Management Information Systems) zum Ziel haben. Auch gesetzliche Anforderungen (Gewährleistungen) können eine Rolle spielen. Grundsätzlich sammeln CRM-Systeme systematisch Kundendaten, verknüpfen diese miteinander und werten sie aus. Darüber hinaus können diese Daten durch Abgleich mit der Gesamtheit der Datenbank (Scoring), unter Nutzung externer Datenquellen (mikrogeografische Anreicherung) oder durch Abgleich mit anderen Datenbanken außerhalb der Kundenbeziehung selbst ergänzt werden. Schon allein dieser Datenumgang unterliegt den Rechtmäßigkeitsanforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Zusammenführung mehrerer Datenbanken innerhalb eines Unternehmens kann durchaus datenschutzwidrig sein. CRM-Systeme eröffnen die Möglichkeit, aus typischem Verhalten von Kunden anderen Kunden Hinweise zu geben, die von diesen als hilfreich angesehen werden und dadurch wiederum zur Kundenbindung und möglicherweise zum weiteren Bestellverhalten beitragen. Beispielsweise vermuten derartige Systeme bei Buchversandhäusern gleichartigen Kundengeschmack und verweisen bei Bestellungen darauf, was andere Kunden zusätzlich bestellt haben. Um das CRM datenschutzkonform zu gestalten kann der Weg der Anonymisierung oder Pseudonymisierung gewählt werden. Anonymisierte Daten unterliegen nicht mehr dem Datenschutzrecht. Für die Analyse von Kundenverhalten ist die Verwendung von anonymen Daten zweckmäßig, nicht jedoch für die Kundenbetreuung und werbliche Maßnahmen, da die Daten zu einer Person zusammengeführt und somit personifiziert bleiben müssen. Pseudonymisierung ist das Ersetzen des Namens durch ein eindeutiges Kennzeichen. Pseudonyme Daten bleiben jedoch personenbezogene Daten, da durch Zusatzwissen eine spätere Reidentifizierung erfolgen kann.

18 für mysap CRM AG Datenschutz Was muss ich als Anwender beachten, wenn ich mysap (CRM) einführe? 1. [für Deutschland] Der Datenschutzbeauftragte ist von Beginn an einzubeziehen, um das Projekt aktiv zu begleiten ( 4g Abs. 1 BDSG). 2. [für Deutschland] CRM kann der Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung unterliegen, weil neben Kundendaten auch Mitarbeiterdaten (Aufzeichnung von Kundenkontakten im Rahmen von Vertriebs- und Serviceleistungen, Nutzerdaten im Rahmen der Protokollierung von Zugriffen) verarbeitet werden und daher eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Arbeitnehmern möglich ist. 3. Da CRM zumindest in Teilbereichen das Konsumverhalten der Kunden abbilden soll, unterliegt es der Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten ( 4d Abs. 5 BDSG; in Ländern ohne Datenschutzbeauftragten durch die Kontrollstelle, Art. 20 Abs. 2 EU-DS-RL). Auch die Zuspeicherung von Daten, die nicht beim Betroffenen erhoben worden sind (mikrogeografische Anreicherung), macht die Vorabkontrolle notwendig. Die Vorabkontrolle ist also nicht nur einmal durchzuführen, wenn das CRM-System erstmals eingerichtet wird. Grundlegende Änderungen, wie ein Release-Wechsel, bedingen gegebenenfalls eine erneute Vorabkontrolle, die der Datenschutzbeauftragte kraft Gesetzes dokumentieren muss. Grundlage der Prüfung ist u.a. die Nutzung des Verfahrensverzeichnisses ( 4g BDSG; Art. 19 EU-DS-RL). 4. Der Pflicht zur Vorabkontrolle wird dadurch nachgekommen, dass anhand der beiliegenden Checkliste (Vorabkontrolle) mit dem Projektverantwortlichen Umfang und Inhalt des Projektes diskutiert wird. Ergeben sich aus dieser Vorabkontrolle datenschutzrechtliche Anforderungen an das Projekt, sind diese dem Projektverantwortlichen schriftlich mitzuteilen. 5. Im Rahmen der Projekteinführung sollte durch den Datenschutzbeauftragten eine Sensibilisierung der mit dem CRM befassten Mitarbeiter in datenschutzrechtlichen Fragen stattfinden. 6. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob alle mit dem CRM befassten Mitarbeiter gemäß 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet sind bzw. Art. 16 EU- DS-RL gemäß ausschließlich weisungsbezogen mit den Daten umgehen Welche Voraussetzungen müssen für die Verwendung erfüllt sein? Im CRM dürfen nicht ohne weiteres Kundendaten verarbeitet und genutzt werden. Schon die Erhebung von Kundendaten bedarf entweder der Einwilligung der betreffenden Person (Betroffener) oder einer gesetzlichen Berechtigung ( 4 Abs. 1 BDSG; Art. 6 und Art. 7 EU-DS-RL).

19 für mysap CRM AG Datenschutz 19 Wenn die Daten nicht beim Betroffenen erhoben werden, sollten die Quellen der Daten erfasst werden. Damit kann gesichert werden, dass später die Rechtmäßigkeit des Erhebungsvorgangs dokumentiert werden kann. Zusätzlich setzt in jedem Fall die rechtmäßige Verarbeitung und Nutzung die klare und verständliche Information des Kunden voraus. Dazu gehört es, bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten auf die Zwecke, für die die Daten verarbeitet und genutzt werden sollen, konkret hinzuweisen ( 4 Abs. 3 BDSG; Art. 10 EU-DS-RL). Sind die Daten nicht beim Betroffenen selbst erhoben, so muss der Betroffene auch in diesem Fall von der Speicherung, der Art der Daten, der Zweckbestimmung der Verwendung und des speichernden Unternehmen in Kenntnis gesetzt werden ( 33 Abs. 1 BDSG; Art. 11 EU-DS-RL). Daten dürfen nur für die Aufgabe bzw. den Geschäftszweck verwendet werden, für den sie ursächlich erhoben wurden. Dies ist im Rahmen einer CRM- Anwendung das Kernproblem, das datenschutzrechtlich untersucht werden muss und gelöst werden kann. Denn häufig stehen zu Beginn einer CRM- Implementierung nur einige Einsatzzwecke fest. Es kommen regelmäßig neue Marketingideen ins Spiel, die neue Verarbeitungsformen begründen. Hier ist durch frühzeitiges datenschutzkonformes Handeln zu gewährleisten, dass durch diese Marketingideen nicht unnötig erneute Aufklärungspflichten gegenüber den Kunden entstehen Was braucht das Unternehmen, wenn es Kundendaten im CRM-System verarbeiten möchte? - Minimalanforderungen Auf folgenden vier Rechtfertigungsgründen kann der Datenumgang im CRM beruhen: 1. Datenverwendung aufgrund des Vertrages mit dem Kunden 2. Datenverwendung aufgrund einer Vertragsanbahnung durch den Kunden (Interessent) 3. überwiegendes berechtigtes Interesse des Unternehmens 4. eine rechtswirksame Einwilligung des Betroffenen. Es ist zu beachten, dass die Daten zweckgebunden verwendet werden ( 28 Abs. 1 S. 2 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. b EU-DS-RL). Beachte: Eine Weitergabe von Daten an einen Auftragsdatenverarbeiter stellt keine Datenübermittlung dar ( 11 BDSG; Art. 17 Abs. 2 und Abs. 3 EU-DS-RL). Liegt keine der o.g. Voraussetzungen vor, sind die Daten nicht allgemein zugänglich und besteht auch keine sonstige gesetzliche Ermächtigung zur Datenerhebung ( 4 Abs. 1, 28 Abs. 1 BDSG, Art. 7 EU-DS-RL), dürfen die erhobenen Daten nicht personenbezogen, sondern allenfalls anonymisiert verarbeitet oder übermittelt, also nur für statistische Zwecke verwendet werden. Soweit Daten einen Personenbezug herstellen und kein Rechtfertigungsgrund gegeben ist, sind sie zu löschen ( 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 BDSG; Art. 19 EU-DS-RL).

20 für mysap CRM AG Datenschutz 20 Es ist zu beachten, dass die Daten zweckgebunden verwendet werden ( 28 Abs. 1 S. 2 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Buchst. b EU-DS-RL). Beachte: Eine Weitergabe von Daten an einen Auftragsdatenverarbeiter stellt keine Datenübermittlung dar ( 11 BDSG; Art. 17 Abs. 2 und Abs. 3 EU-DS-RL). Zu 1. Entscheidende Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Kundendaten durch das Unternehmen ist das Vertragsverhältnis zum Kunden. Für die Verwendung der Kundendaten bedarf es insofern keiner ausdrücklichen Einwilligung ( 4a BDSG; Art. 2 Buchst. h EU-DS-RL). Es ergibt sich dann aus dem Zweck des jeweiligen Vertrages, dass personenbezogene Daten des Kunden verwendet werden dürfen. Die Rechtfertigung aus dem Vertragsverhältnis greift jedoch nicht für die Verwendung beliebig vieler Daten zur Betreuung der Kunden, sondern ist im Einzelfall anhand des Vertrages auf Zulässigkeit zu prüfen. Beispielsweise darf ein Kreditinstitut die Telefonnummer ihres Girokontokunden nicht dazu benutzen, ihm per Telefon eine Kreditkarte zu verkaufen. Die Verwendung der Daten muss im Rahmen des Vertrages erforderlich sein. Zu 2. Es genügt auch, wenn ein Vertragsverhältnis noch nicht begründet, wohl aber angebahnt ist. Übersendet ein Interessent seine personenbezogenen Daten, um Informationen über ein Produkt oder eine Leistung zu erhalten, so ist die Verwendung der Daten zum Zwecke werblicher Ansprache und Information zulässig. Auch hier kommt es jedoch auf das Kriterium der Erforderlichkeit an. Maßgebend für das Bejahen der Erforderlichkeit ist der Zweck, den das Unternehmen durch die Gestaltung der Responseelemente, vorgeben kann. Zu 3. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist jedoch eine Datenerhebung und verwendung von personenbezogenen Kundendaten auch zulässig, wenn das Unternehmen ein berechtigtes Interesse an der Datenverwendung hat und keine Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass das Interesse des Betroffenen an der Geheimhaltung seiner Daten überwiegt. Dies ist die entscheidende Rechtsgrundlage zur Verwendung personenbezogener Daten innerhalb eines CRM-Systems. Üblicherweise hat das jeweilige Unternehmen ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, Daten für Zwecke der umfassenden Kundenbetreuung zu nutzen. Es ist jedoch zu beachten, dass mit zunehmender Entstehung von detaillierter Kundenkenntnis die Gefahr zunimmt, dass die schutzwürdigen Interessen der Kunden überwiegen. Bei der Rechtfertigungsmöglichkeit ist die Intensität der Vertraulichkeit der Daten zu berücksichtigen (einfache, sensible und hochsensible Daten, siehe unter Abschnitt Datenarten ).