Datenschutz und Datensicherheit im Handwerksbetrieb

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1 N. HOZMANN BUCHVERLAG Werner Hülsmann Datenschutz und Datensicherheit im Handwerksbetrieb

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 13 1 Datenschutz und Datensicherheit Grundlagen und Grundsätze Was ist Datenschutz? Was sind personenbezogene Daten? Datensicherheit/IT-Sicherheit Das Zusammenspiel von Datenschutz und Datenbzw. IT-Sicherheit Datenschutz, Datensicherheit und Basel II Datenschutzrechtliche Regelungen und ihre Anwendungsbereiche Grundsätze des Datenschutzes Kontrolle des Datenschutzes im Betrieb Haftung, Bußgelder, Strafen Die Datenschutzaufsichtsbehörden 28 2 Praktische Vorgehensweise zur Umsetzung im Handwerksbetrieb Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten Wann ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter zu bestellen? Wer kann zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt werden Erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit Interner oder externer Datenschutzbeauftragter? Bestellungsurkunde Die Stellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten 39

3 2.2 Sicherstellung der rechtlichen Zulässigkeit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit Datenschutzgerechte Organisation des Betriebs Zutrittskontrolle Zugangskontrolle Zugriffskontrolle Weitergabekontrolle Eingabekontrolle Auftragskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Zweckbindungskontrolle Verfahrensverzeichnis, Verfahrensbeschreibung und das so genannte Jedermannsrecht" Verfahren, Verfahrensübersicht, Verfahrensregister Inhalt der Verfahrensbeschreibung Das Jedermannsrecht" Umsetzung der Rechte der Betroffenen Benachrichtigung Auskunftsrechte Berichtigung, Löschung und Sperrung Widerruf der Einwilligung BDSG Schadensersatz 67 3 Was ist erlaubt? Was ist verboten? Erlaubnisse im BDSG Datenverarbeitung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses Die Einwilligung Direktmarketing Direktmarketing per Post Werbebriefe zur Neukundengewinnung Werbung per und SMS bzw. MMS 79

4 3.2.4 Ankauf von -Adressen zur Neukundengewinnung Neukundenwerbung per Telefon Werbung per Telefax oder automatischer Anrufmaschinen 83 4 Datenschutz und Datensicherheit in der Praxis Gefahrenschwerpunkte aus der Praxis Mangelnde Sensibilisierung der Führungskräfte und Mitarbeiter Fehlende Verschlüsselungsmöglichkeiten Dezentrale statt zentrale Speicherung Unzureichender Schutz des Servers oder der Serverräume Ungeordneter Einsatz von Datenträgern Fehlende Regelungen Unzureichende Datensicherung Fehlende Archivierungskonzepte Fehlende oder unzureichende Datenschutzklauseln mit Dritten Ausscheidende Mitarbeiter Gelegentliche Tele- und Heimarbeit, mobiler Arbeitseinsatz Unkontrollierter Modem-/!SDN-Karteneinsatz Datenbestände auf Notebooks, PDAs, MDAs und Smartphones Ausmusterung alter Geräte/Festplatten Entsorgung von Papier und Datenträgern Outsourcing - Auftragsdatenverarbeitung - Datenübermittlung Datenverarbeitung im Auftrag Beispiele für Datenschutzvereinbarungen für die Auftragsdatenverarbeitung Die Übermittlung personenbezogener Daten (auch zum Zwecke der Funktionsübertragung)

5 8 Inhaltsverzeichnis 4.3 Mitarbeiter von Drittfirmen in den eigenen Räumlichkeiten Maßnahmen beim Einsatz von Mitarbeitern von Drittfirmen Muster einer Vertraulichkeitsvereinbarung für Drittfirmen Internet und im Handwerksbetrieb Internetanbindung im Handwerksbetrieb - Neue Fragestellungen Internetsicherheit Internetnutzung zur Informationsbeschaffung Die Homepage des Handwerksbetriebes Ärbeitnehmerdatenschutz - Mitarbeiterdaten im Handwerksbetrieb Datenschutz in der Personalverwaltung Telekommunikationsdaten im Handwerksbetrieb Internet-und nutzung im Handwerksbetrieb Das Datenschutz- und Datensicherheitskonzept Gliederungsvorschlag für ein Datenschutzund Datensicherheitskonzept Erstellung des Datenschutz- und Datensicherheitskonzepts Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (Datenschutzzentrum) Der betriebliche Datenschutzbeauftragte Gesetzliche Aufgaben und Unterstützung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten Neuer Datenschutzbeauftragter - was nun? Datenschutzanalyse Umsetzung der formalen Vorgaben 148

6 6.2.3 Umsetzung der inhaltlichen Vorgaben Erstellung des Datenschutz- und Datensicherheitskonzepts Laufende Datenschutzarbeit Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten aus praktischer Sicht Hinwirkung auf die Verpflichtung auf das Datengeheimnis Unterrichtung der Mitarbeiter Hinwirkung auf die Umsetzbarkeit der Rechte der Betroffenen Bearbeiten der Beschwerden von Betroffenen Hinwirken auf die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und Einführung einer datenschutzgerechten Organisation des Unternehmens Führen des öffentlichen Verfahrensregisters Umsetzung desjedermannsrechts Führen der internen Verarbeitungsübersicht Durchführung der Vorabkontrolle Regelmäßige Datenschutz- und Datensicherheitsaudits Unterstützung bei der Auswahl der Auftragnehmer und Prüfung der Umsetzung der Maßnahmen zur Datensicherheit bei den Auftragnehmern Information der Leitung des Handwerksbetriebs über aktuelle Probleme in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit Begleitung von Projekten zu neuen Systemen oder Aktionen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Beratung des Inhabers oder der Geschäftsführung sowie etwaiger Fachabteilungen bei Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit Ansprechpartner für alle Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit im Handwerksbetrieb Dokumentation der Tätigkeiten - Erstellung eines regelmäßigen Tätigkeitsberichts 174

7 10 Inhaltsverzeichnis 7 Wichtige Internetadressen und Literatur für betriebliche Datenschutzbeauftragte Informationen zum Datenschutz und zur Datensicherheit im Internet Eine Auswahl weiterführender Bücher Eine Auswahl von Zeitschriften Datenschutzsoftware Adressen der Aufsichtsbehörden Der Autor Stichwortverzeichnis 187