Digitale Erfassung von Handschriften

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3 Digitale Erfassung von Handschriften 03 Die Herausforderung Ob Gesprächs- oder Abnahmeprotokolle, Fragebögen, Verträge, Zeichnungen, handschriftliche Notizen, Schadensmeldungen oder Berichte Papier stellt auch im Zeitalter zunehmender Digitalisierung weiterhin eine wertvolle Informationsquelle dar. Im Gegensatz zu teuren elektronischen Systemen sind Stift und Papier jedem zugänglich. Wie aber können Papier-basierte Informationen günstig und effektiv in elektronische Systeme übertragen werden? Die Überwindung des Medienbruchs und damit die Integration Papier-gebundener Prozesse in elektronische Systeme ist eine wirtschaftliche und technische Herausforderung.

4 04 Digitale Erfassung von Handschriften Unsere Lösung GFT inscribe ist die effiziente Lösung zur Erfassung und Weiterverarbeitung von handschriftlichen Aufzeichnungen und Daten aus Papierformularen. Mit einer eingebauten Mini-Kamera filmt ein digitaler Stift die handgeschriebenen Informationen und gibt die Daten in elektronischer Form verschlüsselt an eine zentrale Empfangsstelle weiter per Mobiltelefon, , Internet oder offline mittels Datensynchronisation. Das Gesamtsystem besteht aus drei Komponenten: dem Digitalen Stift dem Digitalen Papier der Applikation mit der Verbindung zum DMS, Workflow bzw. Archivsystem

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6 06 Digitale Erfassung von Handschriften Der Digitale Stift Das Digitale Papier Digitale Stifte sind dokumentenecht, da sie über eine ganz gewöhnliche Kugelschreibermine verfügen. Eine integrierte Mini-Kamera, die die Entstehung der Notizen während des Schreibens filmt, unterscheidet den Digitalen Stift vom klassischen Kugelschreiber. Die Aufnahmen werden vom Stift so lange gespeichert, bis sie in Form von Daten übermittelt werden. Die Datenübermittlung erfolgt über eine Dockingstation oder per Bluetooth. Die Stromversorgung des Digitalen Stifts erfolgt über die Dockingstation, die über eine USB-Schnittstelle mit dem PC verbunden ist und den integrierten Akku auflädt. Zur Unterscheidung von Dokumententypen ist die Mini-Kamera im Digitalen Stift auf speziell vorbedrucktes Papier angewiesen. Auf dem Papier befindet sich ein ganz feines Punktraster, das von Dokument zu Dokument unterschiedlich ist. Die Kamera tastet die individuell angeordneten Punkte ab und erkennt damit, um welche Art von Dokument es sich handelt. Über diese Punkte, die als absolute Koordinaten verstanden werden können, weiß der Stift, wo auf welcher Seite etwas geschrieben wird. Die Anwendung GFT inscribe nimmt als Erfassungsstelle die übermittelten Daten entgegen und sorgt für die Umwandlung der Handschrift in ein Textformat. Im Gegensatz zu klassischen Erfassungstechnologien interpretiert GFT inscribe neben handgeschriebenen Blockbuchstaben auch Fließ- und Freitext. Die intelligente Handschrifterkennung rekonstruiert über die mitgelieferten Daten aus der Stift-Kamera die Entstehung der Buchstaben und wandelt sie in ein digitales Format um. Unterstützt wird diese Technologie durch lexikalische und grammatikalische Wörterbücher, die in GFT inscribe hinterlegt sind. Mit ihnen wird die Ergebnisinterpretation der Handschriftenerkennung automatisch abgeglichen. GFT inscribe kann direkt nach der Digitalisierung der Daten Workflow-Prozesse anstoßen. Das Dokument selbst wird mit den extrahierten Daten indexiert und die handschriftlichen Einträge zusammen mit dem Formular archiviert. So entfallen das Scannen und die manuelle Verschlagwortung von Formularen. Die zeitaufwändige und fehlerträchtige Erfassung von Fragebögen kann man damit vollständig umgehen.

7 Digitale Erfassung von Handschriften 07 Einsatzmöglichkeiten GFT inscribe ist die Komplettlösung, mit der handschriftlich ausgefüllte Formulare automatisch digitalisiert, ausgewertet und in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind so vielfältig wie die Arbeitsbereiche, in denen Formulare tagtäglich genutzt werden. Dienstleistungen und Versicherungen Abliefernachweise Befragungen Besuchsberichte Unfallberichte Verträge (Abnahme-)Protokolle Forschung und Entwicklung Dokumentationen Forschungsberichte Gesundheitswesen Patientenakten z.b. in der ambulanten Pflege Ärztliche Verschreibungen Patiententagebücher Klinische Forschung Industrie Qualitätskontrolle Serviceberichte Wareneingangsprüfung Mietwagen und Fuhrparkverwaltung Fahrzeugübergabe- und -rücknahmeprotokolle Inspektionsberichte Öffentliche Verwaltung Antragsformulare Berichte

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9 Digitale Erfassung von Handschriften 09 Business Benefits Produktivitätsgewinn Gestraffte Prozesse durch effizienten Einsatz von automatisierten Formularen Fehlerreduktion durch einmalige Erfassung Zeit- und Kostenreduktion durch optimierte Abläufe in Sekunden statt in Tagen Standort-übergreifender Einsatz ohne Aufwand Integration in vorhandene Applikationen Anwender Einfache und vertraute Bedienung Geringer Schulungsaufwand Keine störende Technik im Kundengespräch Leistungsfähige Handschrifterkennung wandelt Stifteingaben in digitalisierten Text um Automatische Auswertung und Übernahme von Formulareinträgen IT-Administration Einfache Integration durch Standardschnittstellen Sicher und zuverlässig durch Authentifizierung und Verschlüsselung Zentrale Verwaltung der Komponenten Strategische Investition Schneller Return on Investment I.d.R. niedrigere Entwicklungs- und Implementierungskosten als bei anderen Lösungen Optimiertes Reporting durch Erfassung von Datum und Uhrzeit auf allen Formularen, Transparente Darstellung der Prozesse

10 10 Digitale Erfassung von Handschriften Vom Papier direkt in den PC Liegt gut in der Hand: der Digitale Stift Gewohnte Anwendungsumgebung mit Stift und Papier. Handschriftliche Notizen werden digitalisiert. GFT inscribe Formular.

11 Digitale Erfassung von Handschriften 11 Die Lösung GFT inscribe Bluetooth Internet USB Kunde Arbeitsplatz LAN GFT hyparchiv inscribe Formular des Kunden Übertragene Formulardaten HTML/XML via /ftp/http Formular des Kunden GFT hyparchiv inscribe (ASP) GFT Solutions GmbH GFT Solutions ist eine hundertprozentige Tochter der GFT Technologies AG (GFT). GFT ist einer der führenden europäischen Anbieter für IT-Services, Software und Outsourcing. Unternehmen unterschiedlichster Branchen, die Geschäftsprozesse mit innovativen IT-Anwendungen zukunftsfähig gestalten möchten, bietet GFT innovative Lösungen, die eine schnelle und nachhaltige Differenzierung vom Wettbewerb ermöglichen. Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie auch Ihr Unternehmen durch den Einsatz von GFT inscribe Zeit und Kosten bei der Formularerfassung sparen kann. Wir freuen uns auf den Dialog! Rufen Sie uns an unter der kostenfreien Service-Hotline Oder kontaktieren Sie uns per unter Mit mehr als Mitarbeitern weltweit und langjähriger, umfassender Erfahrung ist GFT Ihr kompetenter Partner bei der Durchführung komplexer IT-Projekte.

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