Inhaltsverzeichnis 3. Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen 9

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1 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Einführung 7 Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen 9 1. Transparenz Ansprechpartner Unterschrift auf Urkunden Leittexte auf den Verfügungsmasken Verfügung für die Sammelakten Zuverlässigkeit Druckauswahl Löschkennzeichen Auswertungen Mitteilungen an die Online Datenbank des Standesamts I in Berlin ODiS I Optimierung Urkundenbereiche und Begleitschreiben Verfügung und Löschkennzeichen Urkundenbereiche und Auswertung Urkundenausstellung bei zentraler Registerführung Nacherfassung mit falscher Registernummer 47 Abs. 4 PStG Stilllegung durch Folgebeurkundung Korrekte Nacherfassung des zuvor falsch nacherfassten Eintrags Nacherfassung des beschädigten Alteintrags Suchverzeichnis Anmeldung der Eheschließung 31 Fallbeispiel Anmeldung der Eheschließung Arbeitsablauf Verfügung und Schlussverfügung Übermittlung der Anmeldedaten Posteingang im Standesamt Wiesbaden Übermittlung der Nachricht Fallbeispiel Begründung der Lebenspartnerschaft Posteingang im Standesamt Mitte in Frankfurt am Main Prüfung und Übernahme 37

2 4 AutiSta Beurkundung einer Geburt im Bereich GE 40 Fallbeispiel 1 Eltern mit Ehenamen 40 Fallbeispiel 2 Eltern mit gemeinsamer Sorge kein Ehename 41 Fallbeispiel 3 Alleinsorgeberechtigte Mutter, ausländische Eltern Zweitannahme eines Volljährigen 45 Fallbeispiel Volljährigenadoption Eintragung eines Hinweises mit Auslandsbezug im Geburtenbuch 51 Fallbeispiel Hinweis auf Tod im Ausland Eingang einer Mitteilung über die Namensänderung des Kindes Fallbeispiel Erstreckung nach Anschlusserklärung 53 Teil II Nachträgliche Namenserklärungen BT Namenserklärungen für ein Kind ( 45 PStG) Erteilung des Familiennamens des Vaters bei Alleinsorge der Mutter 57 Fallbeispiel Namenserteilung Einbenennung durch die Mutter und ihren neuen Ehemann 69 Fallbeispiel Teil 1 BT Einbenennung 69 Fallbeispiel Teil 2 BT Getrennte Einwilligung 76 Fallbeispiel Teil 3 GT Folgebeurkundung über die Namensänderung Anschlusserklärung des Kindes an die Änderung des Familiennamens der Eltern 84 Fallbeispiel Teil 1 EE Bestimmung eines Ehenamens durch die Eltern 84 Fallbeispiel Teil 2 BT Anschlusserklärung des Kindes 85 Fallbeispiel Teil 3 GT Folgebeurkundung über die Erstreckung des Ehenamens Entgegennahme einer Namensbestimmung für ein Kind 93 Fallbeispiel Entgegennahme BN Nachträgliche Namensänderung von Ehegatten und Lebenspartnern Nachträgliche Bestimmung eines Ehenamens 98 Fallbeispiel Teil 1 BN Nachträgliche Namenserklärung 98 Fallbeispiel Teil 2 EM Folgebeurkundung im Eheeintrag 104 Fallbeispiel Teil 3 GT Folgebeurkundung im Geburtseintrag des Kindes Wiederannahme eines früheren Namens nach Aufhebung der Lebenspartnerschaft 112 Fallbeispiel Teil 1 BN Beurkundung bei nicht zuständigem Standesamt 112 Fallbeispiel Teil 2 BN Entgegennahme bei zuständigem Standesamt BG Angleichungserklärungen ( 43 PStG) Angleichungserklärung durch Ehegatten 119 Fallbeispiel Angleichung durch Ehegatten 119 Verlag für Standesamtswesen GmbH <Stand: >

3 Inhaltsverzeichnis Angleichungserklärung durch ein Kind über Fallbeispiel Angleichung durch ein Kind 127 Teil III Anerkennungen BV Anerkennung der Vaterschaft ( 44 Abs. 1 PStG) Anerkennung der Vaterschaft 131 Fallbeispiel Vaterschaftsanerkennung Feststellung des Nichtbestehens der Vaterschaft und Anerkennung durch einen Dritten ( 44 Abs. 1 PStG) 137 Fallbeispiel Teil 1 BV Anerkennung der Vaterschaft 137 Fallbeispiel Teil 2 BV Zustimmung des früheren Ehemanns der Mutter 139 Fallbeispiel Teil 3 GA Feststellung des Nichtbestehens der Vaterschaft 142 Fallbeispiel Teil 4 GA Eintragung der Vaterschaft BM Anerkennung der Mutterschaft ( 44 Abs. 2 PStG) 145 Fallbeispiel Mutterschaftsanerkennung 145 Teil IV Sonstige Beurkundungen und Anträge BK Kirchenaustritt 149 Fallbeispiel Teil 1 BK Austrittserklärung 149 Fallbeispiel Teil 2 EK Änderung der Religionszugehörigkeit BA Anerkennung einer ausländischen Entscheidung 157 Fallbeispiel Teil 1 EA Anmeldung der Eheschließung 157 Fallbeispiel Teil 2 BA Antrag auf Anerkennung der ausländischen Entscheidung 157 Teil V Anhang Der Mitteilungsverwalter 162 Fallbeispiel Teil 1 Postausgang 162 Fallbeispiel Teil 2 Kontrolle des Postausgangs Nacherfassung eines auf Antrag angelegten Familienbuchs 164 Fallbeispiel Teil 1 EF Nacherfassung des Familienbuchs 164 Fallbeispiel Teil 2 BN Bestimmung eines Ehenamens 166 Fallbeispiel Teil 3 EM Folgebeurkundung über die Namensänderung 167 Fallbeispiel Teil 4 GT Namensänderung im Geburtseintrag eines Kindes 169 Fallbeispiel Teil 5 GN Nachbeurkundung eines Kindes 170 XPersonenstandsnachrichten 171

4 Einführung 7 Einführung Die AutiSta Anleitungen für die standesamtliche Praxis mit Fallbeispielen stellen die Änderungen und Erweiterungen des Fachverfahrens für die Updates zum 1. Mai und zum 1. November eines Jahres vor. Es werden Hintergründe erklärt und die Ergebnisse sowohl einzeln als auch im Zusammenhang und bereichsübergreifend dargestellt. Damit wird das Angebot von AutiSta Online Training ergänzt, das mit Kurzanleitungen das Fachverfahren vor allem als Handwerkszeug beschreibt. Sowohl das AutiSta Online Training als auch die AutiSta Anleitungen beschreiben anhand von Fallbeispielen die Handhabung des Werkzeugs. Personenstandsrechtliche Fragen werden nicht zur Diskussion gestellt, und auch eventuell unzutreffende Fallkonstellationen dienen nur der Darstellung der Methoden der Bearbeitung im Fachverfahren. Damit unterscheiden sich die Anleitungen substantiell von den Handakten für die standesamtliche Arbeit, die das Grundlagenwissen in der Systematik des Personenstandswesens aufbereiten. Der Schwerpunkt des Updates AutiSta 10.4 zum 1. November 2015 liegt auf der Neubearbeitung der Abteilung Besondere Beurkundungen. Alle Bereiche dieser Abteilung wurden mit der Umstellung auf XML-Verarbeitung auch fachlich geprüft und, wo nötig, ergänzt. Mit der Version 1.7 des Standards XPSR, die sich fast ausschließlich mit dem Thema der Stilllegung befasst, musste eine umfangreiche und tiefgreifende Änderung des Programms umgesetzt werden, sowohl im Registerverfahren als auch, und vor allem, im Fachverfahren. Die Übermittlung von Daten über Export und Import von einem Standesamt in ein anderes, die genutzt wurde, wenn die Ehe nicht beim Standesamt der Anmeldung geschlossen wurde, ist durch eine XPersonenstandsnachricht ersetzt worden. Im Zuge dieser Umsetzung wurden in den Bereichen Anmeldung der Eheschließung (EA) und Anmeldung der Begründung einer Lebenspartnerschaft (LA) weitere sachdienliche Änderungen vorgenommen. Oberste Priorität haben stets die Transparenz und Optimierung der Abläufe und die Zuverlässigkeit korrekter Ergebnisse. Beides wurde mit AutiSta 10.3 und AutiSta 10.4 weiter verbessert. Da sich die damit zusammenhängenden Veränderungen auf alle Bereiche des Fachverfahrens auswirken, werden sie an den Anfang der AutiSta Anleitungen gestellt.

5 1. Transparenz Ansprechpartner Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen 1. Transparenz 1.1. Ansprechpartner Mitteilungen, Anschreiben und Bescheinigungen enthalten, für eventuelle Rückfragen des Empfängers zum Vorgang, den Namen und die Kontaktdaten des Ansprechpartners im Standesamt. Abb. 1 In den Mitteilungen nach XPersonenstand, hier die Mitteilung über die Eheschließung zum Geburtseintrag eines Ehegatten, werden in der Rubrik Absender die Angaben über einen Ansprechpartner mit seinen Kontaktdaten angegeben. Abb. 2

6 10 AutiSta 10.4 Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen Die Bescheinigungen, die in verschiedenen Bereichen ausgestellt werden und die bisher ohne Absender- und Empfängerangaben ausgestellt wurden, enthalten jetzt auch die Absenderdaten mit den Angaben eines Ansprechpartners und ein Fensterfeld für die Anschrift des Empfängers der Bescheinigung. Abb. 3 Die Daten des Mitarbeiters, der dem Empfänger als Ansprechpartner mitgeteilt wird, werden auf der neuen Maske Ansprechpartner erfasst. Für die Erfassung wird wie gewohnt die Codetabelle Standesbeamte angeboten. Die Maske wird immer aufgerufen, wenn ein Dokument verfügt wurde, für das ein Ansprechpartner vorgesehen ist. Abb. 4 Die Codetabelle Mitarbeiter im Standesamt wird im AutiSta Server gepflegt. Sie enthält die Unterschrift, und, wenn es sich um eine Standesbeamtin oder einen Standesbeamten handelt, die Funktionsbezeichnung. Die Kontaktdaten sind für die Kommunikation nach außen vorgesehen. Es empfiehlt sich, regelmäßig zu prüfen, ob für alle Mitarbeiter die richtigen Kontaktdaten eingetragen sind. Die allgemeinen Kontaktdaten für das Standesamt werden nicht mehr verwendet. Verlag für Standesamtswesen GmbH <Stand: >

7 1. Transparenz Unterschrift auf Urkunden Auf Urkunden und Bescheinigungen wird die Unterschrift des Urkundsbeamten in Druckbuchstaben wiederholt. Auf den Masken, auf denen Urkunden und Bescheinigungen über die Namensänderung in die Druckauswahl verfügt werden, sind zwei Felder für den Namen und die Funktionsbezeichnung der Urkundsperson vorgesehen, die die Dokumente unterschreibt. Sie werden in Klammern unterhalb der Unterschrift ausgedruckt. Abb. 5 Damit entfallen die bisherigen Ankreuzfelder, sowohl auf den Masken als auch in der Codetabelle Mitarbeiter im Standesamt (siehe Abb. 4) Leittexte auf den Verfügungsmasken Die XPersonenstandsnachrichten haben eine Nachrichtennummer, die einem bestimmten Schema folgt, nach dem sie sich in der Regel bestimmten Aufgaben zuordnen lassen (zum Beispiel : Mitteilung aus dem Geburtenregister an ein Geburtenregister, : aus dem Eheregister an ein Geburtenregister). Die Formulare, die für Niederschriften, Erklärungen, Bescheinigungen und anderes verwendet werden, haben eine dementsprechende Formularnummer. Nur die Personenstandsurkunden, die durch die PStV vorgeschrieben sind, haben keine Nummer. Alle Dokumente, die für einen Vorgang erzeugt werden müssen, ob elektronisch als XML- Datensatz, ausgedruckt auf einem Formular oder als Urkunde, müssen in die Druckauswahl verfügt werden. Die Angabe der jeweiligen Nummern unterstützt diesen Prozess insofern, als durch Art der Nummer trotz der kurzen Leittexte bereits klar wird, um was für ein Dokument es sich handelt.

8 12 AutiSta 10.4 Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen Abb. 6 Auf der Verfügung für die Mitteilungen, hier im Bereich GE, wird durch die Angabe der Nachrichten- und Formularnummern deutlich, welche Mitteilungen durch XPersonenstand zu versenden und welche noch konventionell, das heißt auf Papier und mit der Post zu versenden sind. Nach der Beurkundung der Geburt sind das nur noch die Mitteilungen an die Konsulate, das Jugendamt, an das Familiengericht je nach Fallkonstellation und die spezielle Mitteilung an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben nach Beurkundung einer vertraulichen Geburt. Verlag für Standesamtswesen GmbH <Stand: >

9 1. Transparenz Verfügung für die Sammelakten Abb. 7 Für die Verfügungen für die Sammelakte, mit denen ein Vorgang abgeschlossen wird, sind drei neue Formulare vorgesehen, deren Ausdruck auf der jeweiligen Schlussverfügung angestoßen wird.

10 14 AutiSta 10.4 Teil I Allgemeine Änderungen und Änderungen in verschiedenen Bereichen Abb. 8 Die Verfügung 16/801 für Erstbeurkundungen enthält einen Abschnitt, in dem die ausgestellten Urkunden ausgewiesen werden, sowie einen Abschnitt für die vorgelegten Unterlagen. Verlag für Standesamtswesen GmbH <Stand: >