Rosemarie Müller Formulare mit dem ADOBE LiveCycle Designer

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Josef Solberg
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1 , Rosemarie Müller Am Roßberg Braunfels Tel: www: Formulardesign und Formularverwaltung Formularerstellung mit dem ADOBE LiveCycle Designer Dynamische Formulare erleichtern Mitarbeitern, Kunden und Interessenten das einfache Ausfüllen von Anträgen, Bestellungen oder Anfragen im Intranet oder Internet. Individuelle Formbriefe können aus wenigen Mastervorlagen und vielen Bausteinen mit wenig Aufwand zusammen gestellt werden. Die Adobe LiveCycle Enterprise Suite ES2/ES3 mit dem LiveCycle Designer ist ein marktführendes Werkzeug für die Erstellung kostengünstiger, dynamischer PDF-Formulare und Formbriefe. Eine Adobe LiveCycle Enterprise Suite ist schnell installiert. Aber - hat man damit auch die Vielzahl der bereits vorhandenen Formulare und Formbriefe migriert? die optimale Vorlagen- und Bausteinstruktur geschaffen? die Formulare korrekt vorbefüllt und die Feldeingaben an den richtigen Applikationsserver übermittelt? Wir wissen, was zu tun ist! In uns finden Sie einen kompetenten und zuverlässigen Partner, der Sie bei der vollständigen Umsetzung Ihres Projektes gerne unterstützt! Seite 1 von 5

de Formulardesign und Formularverwaltung Formularerstellung mit dem ADOBE LiveCycle Designer Dynamische Formulare erleichtern Mitarbeitern, Kunden und Interessenten das einfache Ausfüllen von

2 Unsere Leistungen Formulardesign Einheitliche Formulare entlang des Corporate Designs Mastervorlage und Textbausteine Vorbefüllung von Formularfeldern im Intranet Gesteuerte Formulare durch JavaScript oder FormCalc Formularverarbeitungsprozesse über Barcode Einstellen der Formulare in Content-Management-Systeme Implementierung von Zugriffsrechten Formulardesign mit den ADOBE-Produkten: Adobe Acrobat 9, X, XI Adobe LiveCycle Enterprise Suite ES2/ES3 mit LiveCycle Designer und Workbench Erstellung und Modifikation von Layouts (Dokumentvorlagen, Textbausteine, Barcode, externe Felder, Formularsteuerung ) im ADOBE LiveCycle Designer XML, Intelligente Formularsteuerung via JavaScript oder auch FormCalc Datenanbindungen über OLEDB und/oder XML-Schema Formularerstellung mit FormsCentral Formularverwaltung Migration von Formularen bei Plattform- oder Versionswechseln Optimale Formular- und Bausteinbibliotheken Formular- und Vorlagendatenbank mit Versionsverwaltung Formularbearbeitungsprozesse sowie Genehmigungs- und Freigabeworkflows Bereitstellungsprozesse für Content-Management-Systeme Erstellung und Archivierung von Massendrucken Fachkonzepte, Fachanforderungen, Unterstützung bei IT-Konzepten Projektmanagement: Projektmanagement nach Methode (PMI, PRINCE II) Fachkonzepte mit Kostenschätzung, Präsentation Umsetzungsplanung und Qualitätssicherung Fachliche Mitarbeit im der Umsetzungsphase Anwenderhandbücher, Anwenderschulungen, Unterstützung in der Einführungsphase Seite 2 von 5

Adobe Acrobat 9, X, XI Adobe LiveCycle Enterprise Suite ES2/ES3 mit LiveCycle Designer und Workbench Erstellung und Modifikation von Layouts (Dokumentvorlagen, Textbausteine, Barcode, externe Felder,

3 Ausgewählte Projekte Formulare, Formbriefe und Textbausteine mit Hilfe des ADOBE LiveCycle Designers für den Personalbereich Erstellung von dynamischen Formularen und Formbriefen nebst den erforderlichen Textbausteinen im ADOBE LiveCycle Designer. Die Ergebnisse wurden in einer speziell konfigurierten ADOBE Vorlagendatenbank abgelegt und von dort aus den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung gestellt. Prüfung von Erstellungs- und Änderungsaufträgen auf Vollständigkeit und Machbarkeit, Klärung von Unstimmigkeiten mit der Fachabteilung Erstellung und Modifikation von Layouts (Dokumentvorlagen, Textbausteine, Barcode, externe Felder, Formularsteuerung ) im ADOBE LiveCycle Designer Steuerung und Dynamisierung via Java Script Hochladen in die ADOBE Vorlagendatenbank, Administration der Modifikationen Rechtevergabe in einer Remedy ARS-Applikation Erstellen oder modifizieren des Prozessworkflows in einer ARS-Applikation Bereitstellung von Formularen über das Intranet Zur Vereinheitlichung der Formularversionen auf den Abteilungslaufwerken, sollten alle Formulare zentral verwaltet im Intranet zur Verfügung gestellt werden: Erstellung der Formulare im ADOBE-Designer, Einfügen von Formularfeldern, Automatisierung via JavaScript oder FormCalc Berechtigungen zum Aufruf und Ausfüllen der Formulare Bereitstellung der erstellten Formulare im PDF-Format über Applikationsserver Weiterleitung ausgefüllter, nicht änderbarer Formulare an Kunden und Partner Umstellung einer Host basierenden Textverarbeitung auf MS-Word Aufgrund des hohen Wartungsaufwandes des vorhandenen M/Text-Systems, wurde die Erstellung der Briefe und Formulare im Rahmen eines Projektes auf MS-Word umgestellt: Analyse des vorhandenen Text- und Bausteinbestandes im M/Text Definition von Formbriefen und Bausteinen für die künftige Erstellung von Briefen in MS-Word, Erstellen eines Fachkonzeptes, Abstimmung mit den Fachabteilungen Aufbau von Formbriefen und Bausteinen unter Verwendung von VBA-Prozeduren Einstellung von geschützten Brief- und Formularvorlagen, die über Formularfelder individualisiert werden konnten, in die Arbeitslaufwerke der Fachbereiche. Implementierung von Zugriffsberechtigungen. Seite 3 von 5

Die Ergebnisse wurden in einer speziell konfigurierten ADOBE Vorlagendatenbank abgelegt und von dort aus den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung gestellt.

4 Kontinuierliche Wartung der Host basierenden Textverarbeitung Alle für die unmittelbare Vertragsbearbeitung erforderlichen Briefe und Formulare wurden über die integrierte Textverarbeitung M/Text des Host basierenden Vertragssystems erstellt. Über die Jahre hinweg fielen diverse Änderungen an: Klärung der eingehenden Changeanforderungen mit der Fachabteilung, Prüfung der Machbarkeit, Erstellung von abgestimmten Fachkonzepten, Aufwandsschätzung Bei höheren Aufwänden, Einbringen in den Changeprozess Änderungen an Texten, Textbausteinen und den M/Text-eigenen Skripten nach genehmigter Changeanforderung Anpassung der mit dem M/Text verbundenen Arbeitsprozesse, Anwenderschulung 2-Level-Support für die Anwender Integration der Textverarbeitung in ein Host basierendes Vertragsbearbeitungssystem Schnelleres und einfacheres Arbeiten, kein Wechsel zwischen Vertragsbearbeitungs- und Textsystem, Fehlerreduzierung durch automatische Datenübernahme, einheitlicher Auftritt und Reduzierung der individuellen Briefe: Analyse der einzelnen genutzten Textverarbeitungsprogramme Katalogisierung der dort hinterlegten Briefe, Formulare und Prozesse Identifizierung von Textbausteinen, inhaltlicher Abgleich, Nutzung der Dokumente Datenübernahme oder manuelle Dateneingabe, Klärung der Datenherkunft Definition der Eingabe- und Auswahlmasken, Erstellung und Abstimmung der Texte Ausdruck von mehreren Dokumenten in einem Arbeitsgang Erstellung des Fachkonzeptes, Unterstützung des Implementierungsteams Erstellung einer Formulardatenbank unter MS Access Um den Überblick über die Vielzahl von Formularen und Formbriefen zu behalten, wurde eine Formulardatenbank unter MS Access erstellt. Diese Datenbank wurde über die Jahre hinweg gepflegt und lieferte die Basisdaten für jeden umfangreichen Change. Seite 4 von 5

Über die Jahre hinweg fielen diverse Änderungen an: Klärung der eingehenden Changeanforderungen mit der Fachabteilung, Prüfung der Machbarkeit, Erstellung von abgestimmten Fachkonzepten,

5 Implementierung eines neuen Kundenbindungsprogramms Kunden sollten zu unterschiedlichen Terminen über das bevorstehende Vertragsende informiert werden. Druckerzeugung über Batchprozeduren im SAP/R3: Analyse des bisherigen Programms Informationsschreiben an Kunden, Lieferanten und Vertrieb in mehreren Stufen Erstellung der entsprechenden Anschreiben mit Rückantwort-Formular Steuerung der Prozesse (an wen geht welches Schreiben zu welchem Termin) Vorgaben für die Änderung des bestehenden Batchprogrammes Rechnungswesen/Mahnwesen Änderung der Formbriefe und Einbindung neuer Briefe in Batchprozesse des SAP/R3: Erstellung neuer und Änderung bestehender Mahnbriefe in Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung unter Berücksichtigung von Terminüberwachung, offene Rechnungen, Mahnstufen, Ausdrucke, Journale. Seite 5 von 5

mit Rückantwort-Formular Steuerung der Prozesse (an wen geht welches Schreiben zu welchem Termin) Vorgaben für die Änderung des bestehenden Batchprogrammes Rechnungswesen/Mahnwesen Änderung der

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