11. Die Analyse der Kostenrechnung

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1 11. Die Analyse der Kostenrechnung Allgemeine Betrachtung des BAB Wenn der BAB vollständig erstellt ist, geht es schliesslich darum, mit den vorhandenen Daten auch etwas zu tun. Das heisst, der vorliegende BAB muss genau analysiert werden. Das blosse Vorhandensein einer Betriebsabrechung führt nicht zu einer Optimierung der Kosten-Ertrags-Struktur in der Spezialfinanzierung. Die Entstehung und auch die Verteilung der Kosten respektive der Erträge müssen kritisch hinterfragt werden. Nach der Analyse sollen neue Erkenntnisse vorgewiesen und Massnahmen zur Verbesserung der Kosten-Ertrags-Struktur empfohlen werden können. Es ist sehr schwierig, hier ein allgemeingültiges Analyseverfahren aufzuzeigen. Die Analyse muss auf die spezielle Situation in jeder einzelnen Gemeinde eingehen. Sicher werden nicht überall die gleichen Probleme anzutreffen sein. Welche Erkenntnisse können nun aus unserem BAB gewonnen werden? Nach eingehendem Studium des BAB haben wir uns zu folgenden Punkten Gedanken gemacht: Interne Verrechnungen Wenn man die Summe aller internen Leistungsverrechnung berechnet und ins Verhältnis zum totalen Aufwand setzt, sieht man, dass diese rund 41% der Gesamtkosten ausmachen. Folglich wird die Wasserrechnung mit hohen Kosten aus Bereichen belastet, die sie direkt gar nicht beeinflussen kann. Dennoch muss auch hier nach Wegen gesucht werden, um diese Kosten zumindest langfristig senken zu können. Es muss also das Gespräch mit den Verantwortlichen der jeweiligen Bereiche gesucht werden. Anschliessend muss genau nachvollziehbar sein, wie die der Wasserversorgung belasteten Kosten zustande gekommen sind. Das Stichwort hier ist Kostentransparenz. Langfristig sollte die Spezialfinanzierung Wasserversorgung sich nicht mehr mit Schätzwerten begnügen müssen, die ihr aus anderen Bereichen belastet werden. Sie sollte genau wissen, warum ihr welche Kosten belastet werden.

2 Interne Leistungsverrechnung Unterhalt Der Wasserrechnung werden vom Werkhof Fr. 146'000.- belastet. Diese Fr machen ca. 16% des gesamten Aufwandes aus. Da dies ein relativ hoher Prozentsatz ist, müssen die Kosten genauer unter die Lupe genommen werden. Man muss also auch hier mit den Verantwortlichen des Werkhofes abklären, wie diese Kosten zustande kommen und wie sie rapportiert werden. Es ist unumgänglich zu wissen, wieso sie uns belastet werden. Sind sie genau rapportiert oder lediglich geschätzt? Zum Schluss muss man sich auch wieder darüber Gedanken machen, ob sie ein Kostensenkungspotential aufweisen oder nicht. Zu jeder internen Verrechnung könnten wir einen speziellen Abschnitt über die Analyse verfassen. Da aber die grundlegende Problematik dieselbe bleibt, verzichten wir darauf. Hier weisen wir lediglich daraufhin, dass diese Prüfungen unumgänglich sind, wenn der BAB zu Verbesserungen der Kostenstruktur beitragen soll Brandschutz Auf dem Kostenträger Brandschutz haben wurde ein Verlust von Fr erwirtschaftet. Dies ist ein grosser Verlust, der unbedingt genauer untersucht werden muss. Danach sollte genau aufgezeigt werden können, wieso er entstanden ist. Ein Problem ist, dass diesem Kostenträger nebst den Sprinklergebühren keine weiteren Erträge zugewiesen werden können (vgl. dazu Abschnitt , Berechnung des Wasserpreises pro m 3 inkl. Brandschutz, Seite 65) Unklarheiten Wenn der BAB zum ersten Mal geführt wird, werden sich am meisten Unklarheiten bei den Kosten feststellen lassen. In den folgenden Jahren sollten dann immer mehr dieser bestehenden Unklarheiten beseitigt werden können. Dies ist aber ein längerer Prozess, der nicht gleich im ersten Jahr vollständig abgeschlossen werden kann. Viele Prozesse und Umstrukturierungen innerhalb der ganzen Gemeinde werden nötig sein, um diese Probleme schliesslich lösen zu können. Je mehr Probleme gelöst wurden, desto einfacher wird die Arbeit mit dem BAB. Natürlich wird auch die Kostentransparenz zunehmend ansteigen. Langfristig werden der Wasserrechnung nur noch die Kosten belastet, die sie auch wirklich verursacht hat bzw. tragen muss.

3 11.2. Preise pro Kostenträger Ausgangslage zur Berechnung der Wasserpreise Einspeisung 689'814 m 3 Allgemeine Verluste./. 83'966 m 3 Effektiver eigener Verbrauch = 605'848 m 3 Davon an Industrie 79'968 m 3 Haushalte 492'522 m 3 Öffentliche Brunnen, Feuerwehr, Spülung etc. 33'358 m Berechnung des Wasserpreises pro m 3 Bei der Berechnung des Preises muss auf eine Eigenheit geachtet werden: Die Grundgebühr Wasser wird auch erhoben, wenn kein Wasser bezogen wird. Deshalb muss dieser Ertrag vorgängig von den Kosten subtrahiert werden. Die totalen Kosten ergeben sich also folgendermassen: Total nach Umlagen VGK (Wasserversorgung) 1' /. Grundgebühr Wasser 45'400.- = Kosten Total 1' Die totalen Kosten des Kostenträgers Wasserversorgung belaufen sich auf Fr. 1' Diese müssen auf die Anzahl verkaufte m 3 verteilt werden: => Preis pro m 3 = Kosten Total / eigener Verbrauch = 1' / 605'848 m 3 = 2.50 Fr. / m 3 Der Wasserpreis beträgt also Fr pro m 3. Dieser Betrag ist exakt nach den zugeteilten Kosten berechnet worden.

4 Wird nun genau dieser Preis den Wasserbezügern belastet, verfügt man über keine Reserven. Sobald die Kosten nur wenig ansteigen, muss ein Verlust verbucht werden. Es geht also darum, diesen kalkulierten Preis durch einen angemessenen Risikozuschlag anzuheben. Wie hoch dieser sein soll, liegt im Ermessen der Gemeinden. Im ersten Jahr ist diese Abschätzung sicherlich sehr schwierig. Erst nach einigen Jahren sind die Schwankungen im Kostenverlauf und im Wasserverbrauch verlässlich abschätzbar. Dann wird es auch zunehmend einfacher, diesen Risikobetrag angemessen aufzurechnen Berechnung des Wasserpreises pro m 3 inkl. Brandschutz Der Kostenträger Brandschutz muss Kosten in der Höhe von Fr tragen. Diese Kosten müssen letztlich durch die Wasserbezüger übernommen werden. Da es unserer Meinung nach sehr problematisch ist, eine Gebühr für die Sicherstellung des Brandschutzes zu verlangen, schlagen wir ein anderes Verfahren vor: Der Brandschutz dient letztlich dem Wohl aller Gemeindemitglieder. Gemäss dem Solidaritätsprinzip schlagen wir deshalb vor, die anfallenden Kosten über die Wassergebühren pro m 3 den Wasserbezügern zu belasten. Somit kommt es zu einer etwas anderen Berechnungsart des Wasserpreises pro m 3 : Total nach Umlagen VGK (Wasserversorgung) 1' Total nach Umlagen VGK (Brandschutz) /. Grundgebühr Wasser 45'400.-./. Sprinklergebühren 12'800.- = Kosten Total 1' => Preis pro m 3 = Kosten Total / eigener Verbrauch = 1' / 605'848 m 3 = 2.77 Fr. / m 3 Der Wasserpreis beträgt neu also Fr pro m 3. Bei diesem Preis besteht wieder dasselbe Problem wie bei der Berechnung des Wasserpreises exklusive Brandschutzkosten: Der Preis muss um eine adäquate Risikoprämie erhöht werden.

5 Natürlich kann auch ein Preis für den Brandschutz alleine ermittelt werden. Dann werden die Kosten entweder gleichmässig auf alle Wasserbezüger verteilt oder ebenfalls anhand der Anzahl bezogener m 3 Wasser verrechnet. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die aufgelaufenen Kosten der Feuerwehr zu belasten Berechnung der Zählermiete Auf dem Kostenträger Zähler / Geräte sammeln sich totale Kosten in der Höhe von Fr nach Abzug der Aufwandsminderung. Wenn man nun die Kosten auf die rund 1'600 installierten Zähler verteilt, würde sich ein durchschnittlicher Mietertrag von ca. Fr ergeben. Bei unserer Mustergemeinde werden hier durchschnittlich Fr verrechnet. Natürlich gilt es auch hier zu berücksichtigen, dass wir mit den errechneten Fr exakt nach den belasteten Werten kalkulieren. Sobald sich diese Kosten erhöhen, wird ein Verlust erzielt. Es benötigt also auch hier einen Entscheid, wie hoch dieser Mietbetrag tatsächlich sein soll Berechnung Hausanschlüsse Für den Kostenträger Hausanschlüsse kann kein Verrechnungspreis kalkuliert werden, da die entstandenen Kosten den betroffenen Hauseigentümer weiter verrechnet werden können. Dennoch weisen wir auf diesem Kostenträger einen Verlust aus. Diese Situation hat sich in erster Linie ergeben, weil dem Kostenträger zusätzlich Gemeinkosten der Kostenstellen Leitungsnetz und Verwaltung belastet werden. Es gilt zu überprüfen, ob in den kommenden Jahren die Möglichkeit besteht, vor allem die belasteten Verwaltungsgemeinkosten mittels einer Auftragspauschale oder ähnlichem auf die Hauseigentümer abzuwälzen.

6 11.3. Kennzahlen Allgemeines Kennzahlen, wie man sie im heutigen Sprachgebrauch und im unternehmensbezogenen Denken und Handeln zu verstehen pflegt, sind Verhältniszahlen mit betriebswirtschaftlich relevanter Aussage über betriebliche Fakten, Vorgänge, Entwicklungstendenzen, Ziele, Ergebnisse 6. In unserer Aufgabe geht es nun darum, Kennzahlen für Gemeinden, im speziellen für die Kostenrechnung der Spezialfinanzierung Wasserversorgung, neu zu ermitteln oder Kennzahlen aus der Betriebswirtschaft an die Situation der Spezialfinanzierung anzupassen. Zu berücksichtigen gilt es dabei, dass die Zahlen immer einen gewissen Informationswert erzeugen müssen. Einfach nur wahllos Kennzahlen zu berechnen, bringt kein Ergebnis. Diese Zahlen könnten auch in keinem Fall als Führungsinstrument eingesetzt werden. Ein Aufgabenbereich der Kennzahlen wurde somit bereits angesprochen: Sie sollen die Unternehmensverantwortlichen dabei unterstützen, das Unternehmen richtig zu führen. Um diesem Aspekt gerecht zu werden, sollen die Kennzahlen aber nicht nur informieren, sondern auch anderen Massstäben gerecht werden. Es zeigt sich also ein weiterer Aufgabenbereich: Mit Hilfe der Kennzahlen soll das oft sehr umfassende Zahlenmaterial gefiltert und verdichtet werden. Unwichtiges Zahlenmaterial soll dabei zu Gunsten des wichtigen vernachlässigt werden. Wichtiges Zahlenmaterial soll aber mit Hilfe der Kennzahlen sofort ersichtlich sein. Im weiteren haben Kennzahlen auch zum Ziel, Massstäbe zu setzen, an denen sich die verantwortlichen Führungspersonen orientieren können. Ermittelte Kennzahlen sind sehr oft mit den Kennzahlen aus anderen Kostenrechnungen oder aus Vorjahren vergleichbar. Durch die Zielvereinbarung anhand von realistischen Kennzahlen kann die Zielerreichung kontrolliert und gesteuert werden. Der Aufgabenbereich von Kennzahlen ist sehr gross und umfassend. 6 Schott Gerhard, Kennzahlen

7 Angewandte Kennzahlen Im folgenden werden wir nicht auf allgemeine Beurteilungs- und Steuerungskennzahlen aus dem Finanzbereich wie zum Beispiel den Liquiditätsgrad eingehen. Bewusst beschränken wir uns auf besondere Kennzahlen im Hinblick auf unsere vorgestellte Kostenrechnung Personalkosten in % vom Umsatz Diese Kennzahl sagt aus, wie viel % der Erträge für Personalkosten eingesetzt werden. Für die Berechnung werden folgende Zahlen aus dem BAB benötigt: Personalkosten Sitzungs- und Taggelder Fr. 4'000.- Besoldung Bauverwalter Fr. 7'000.- Nebenamtl. Funktionen Fr. 1'800.- IV Leistungen Abwart Fr. 7'000.- Sozialversicherungen Fr. 1'650.- IV Sozialleistungen Fr Übriger Personalaufwand Fr Honorare und Leistungen Dritter Fr. 9'600.- IV Verwaltungskosten Fr. 40'000.- Total Personalkosten Fr. 71'950.- Erträge Hausanschlüsse Fr. 39'200.- Sprinklergebühren Fr. 12'800.- Wassergebühren Fr. 638'500.- Bauwasser Fr. 2'900.- Grundgebühr Wasser Fr. 45'400.- Zählermiete Fr. 67'400.- Total Erträge Fr. 806'200.- Hat man die Totale berechnet, kann man sie ins Verhältnis zueinander setzen: 100 / Total Erträge * Total Personalkosten

8 Wenn man die Berechnung mit unseren Zahlen durchführt, so zeigt sich, dass ca. 9% der erwirtschafteten Erträge für die Personalkosten verwendet werden. Mit der Interpretation dieser Zahl muss aber vorsichtig umgegangen werden: In den Personalkosten sind die IV Verwaltungskosten mit Fr. 40'000.- einbezogen. Dies ist eine Annahme, die wir nicht belegen können. Wenn diese Position genauer untersucht werden kann, ergibt sich sicher eine Änderung Unterhaltskosten in % vom Umsatz Die Unterhaltskosten werden nicht nur in % der Gesamtkosten berechnet, es ist auch sinnvoll, sie in % der Erträge zu berechnen. Dazu benötigen wir wiederum das Total Erträge, welches schon oben berechnet wurde. Zusätzlich muss das Total der Unterhaltskosten berechnet werden: Unterhaltskosten Versorgungseinrichtung Fr. 124'000.- Ausrüstungen Fr. 1'000.- IV Unterhalt Fr. 146'000.- Total Unterhaltskosten Fr. 271'000.- Sind diese Daten vorhanden, errechnet sich die Kennzahlen gleich wie die vorhergehende: 100 / Total Erträge * Total Unterhaltskosten In unserer Mustergemeinde erhält man einen prozentualen Anteil der Unterhaltskosten an den Erträgen von ca. 34%. Die Personalkosten machen also 8.9 % und die Unterhaltskosten 33.61% des Ertrages aus. Zu Kontrollzwecken sollten diese Kennzahlen jedes Jahr berechnet werden. Man erhält dadurch einen Überblick, welche Kosten welchen Anteil am Ertrag haben und wo man durch Einsparungen ein besseres Betriebsergebnis erzielen könnte.

9 Betriebsergebnis der Kostenträger in % der Gesamtkosten Mit dieser Kennzahl wird gezeigt, wie viel % die Gewinne bzw. Verluste unserer Produkte von den Gesamtkosten ausmachen. Für die Berechnungen benötigen wir folgende Zahlen aus dem BAB: Total nach Umlagen VGK Kosten Wasserversorgung Fr. 1' Kosten Zähler / Geräte Fr Kosten Hausanschlüsse Fr Kosten Brandschutz Fr Gesamttotal nach Umlagen VGK Fr. 1' Zur Berechnung der Prozentsätze wird das Betriebsergebnis pro Kostenträger des BAB ins Verhältnis mit den Gesamtkosten gesetzt: Wasserversorgung Zähler / Geräte Hausanschlüsse Brandschutz 100 / 1' / 1' / 1' / 1' * * * * % - 2.7% 4.2 % 8.6 % Bei der Berechnung ist zu beachten, dass ein Minuszeichen Gewinn bedeutet, wonach der Kostenträger Zähler / Geräte positive und die drei Kostenträger Wasserversorgung, Hausanschlüsse und Brandschutz negative Kostenanteile (zusätzliche Kosten) aufweisen. Genauer untersucht bedeutet das, dass der Kostenträger Zähler / Geräte nur gerade 2.7% der Gesamtkosten trägt. Die Kostenträger Wasserversorgung, Hausanschlüsse und Brandschutz verursachen jedoch einen Verlust in der Höhe von rund 60% der Gesamtkosten. Wir haben hier nur wenige spezifische Kennzahlen aufgezeigt. Natürlich ist es den Gemeinden freigestellt, weitere nützliche Kennzahlen zu berechnen.