Anlagendokumentation. Bestandteile inhaltliche Aspekte übergeordnete Anforderungen

Transkript

1 Anlagendokumentation Bestandteile inhaltliche Aspekte übergeordnete Anforderungen

2 Inhalt Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 05 Checkliste Lieferantendokumentation 8 wichtige Aspekte 13 Relevante Normen, Standards und Leitfäden 17

3 In der Investitionsgüterindustrie ist die Lieferantendokumentation ein zentrales Thema. Lieferanten kämpfen darum, die Anforderungen der Auftraggeber zu erfüllen. Auftraggeber stöhnen über den Aufwand, den sie betreiben müssen, um der Dokumentation zu den Komponenten ihrer Lieferanten habhaft zu werden und sie zugriffsfreundlich zusammenzustellen. Diese Broschüre gibt Ihnen einen Überblick über generelle Regelwerke, Methoden und Vereinbarungen sowie Tools, die beiden Parteien helfen, die Situation in den Griff zu bekommen.

4 04

5 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 05 Unter technischer Dokumentation für Anlagen versteht man die systematische Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente für die Planung, Errichtung (Bau und Montage), Inbetriebnahme, den Betrieb und die Instandhaltung sowie alle Prüfergebnisse und Prüfnachweise. Anlagendokumentation Projektmanagementdokumentation Termin Ressourcen Kosten Technische Dokumentation (Anlage und Produkte) Genehmigungsdokumentation Anträge Bescheide VPU (Vorprüfunterlagen) Ausführungsdokumentation Funktion Aufbau Ausrüstung Instandhaltung Qualitätsdokumentation Protokolle Zertifikate Betriebsdokumentation Betriebsanleitung Gesamtanlage Systeme Komponenten Lieferantendokumentation Inbetriebnahmedokumentation Enddokumentation (= Übergabedokumentation mit as-built Stand) Betriebshandbuch (BHB) o. Betreiberhandbuch

6 06 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen Projektmanagement-Dokumentation Die Projektmanagement-Dokumentation umfasst den gesamten Schriftverkehr, der während der Angebots-, Projektierungs- / Planungs-, Errichtungs- und Inbetriebnahmephase zwischen Auftraggeber und allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern (z. B. TurnKey-Lieferant, Gesamtplaner bzw. Unterlieferant) ausgetauscht wird. Oft wird zwischen den Parteien ein Schlüssel vereinbart, nach welchem diese Dokumente abzulegen sind. In einigen Fällen soll diese Dokumentation nach finaler Abnahme auch in das Dokumenten-Managementsystem des Auftraggebers oder Betreibers integriert werden. Die DIN Projektmanagement und im besonderen die ISO Leitfaden zum Projektmanagement geben einen guten Überblick über weitere Anforderungen an die Projektmanagement-Dokumentation. Sie beschreiben einen international bewährten Standard. Genehmigungsdokumentation Die Genehmigungsdokumentation ist die Zusammenstellung aller Genehmigungsanträge, der daraufhin erteilten Genehmigungsbescheide sowie möglicher Genehmigungsauflagen. Die Genehmigungsdokumentation wird in der Regel mit Hilfe des Kennzeichens des Errichtungs- bzw. Änderungsantrages strukturiert. Ausführungsdokumentation Die Ausführungsdokumentation umfasst alle Dokumente zur Beschreibung und Darstellung von Aufbau und Funktionsweise der Anlage, Anlagenteile und Einrichtungen sowie zu deren Betrieb und Instandhaltung. Insbesondere umfasst die Ausführungsdokumentation in der Regel folgende Dokumente: Komponentenhandbuch als zusammenfassende Dokumentation der einzelnen Komponenten Bautechnische Dokumentation (Statiken, Ausführungsunterlagen für Stahl-, Hochund Tiefbau) E- und Leittechnische Dokumentation Im Kraftwerksbau sind diese Dokumente in der Regel nach KKS-Kennzeichnung (KKS Kraftwerk-Kennzeichensystem) aufgebaut (z. B. Anlagen, Teilanlagen) und ggf. nach Betriebsmittelschlüssel (für mehrfach eingebaute baugleiche Betriebsmittel). Die Ausführungsdokumentation wird baubegleitend erstellt und üblicherweise mindestens drei Monate vor kalter Inbetriebsetzung komplett zur Verfügung gestellt. Parallel dazu werden insbesondere der Erstellungs- und Freigabeprozess sämtlicher zu erwartender Unterlagen dokumentiert. Diese Unterlagen sind meist in einer Unterlagenbedarfsliste er-

7 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 07 fasst und werden auch mit dieser kontrolliert. Qualitätsdokumentation Die Qualitätsdokumentation (QS-Dokumentation) wird in der VGB R 171 (Technische Dokumentation für Kraftwerke) europaweit auch als Prüfnachweisdokumentation bezeichnet. Sie umfasst die Zusammenstellung der Nachweise der Qualität der Anlagen und ihrer Teile einschließlich der Entwurfsprüfunterlagen und der Gefahrenanalyse. Sie enthält sowohl gestempelte Kopien der Ausführungsdokumentation (Stempeloriginale oder beglaubigte Kopien hiervon) als auch speziell für den Prüfnachweis erstellte Dokumente. Soweit Dokumente der Qualitätsdokumentation auch Bestandteil eines Genehmigungsverfahrens sind, werden dort nur Kopien beigelegt, die Stempeloriginale verbleiben in der Qualitätsdokumentation. Die Qualitätsdokumentation wird in der Regel mit einer vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentennummer geordnet. Die Lieferung der Qualitätsdokumentation erfolgt mit den Stempel-Originalen oder beglaubigten Kopien in der Regel in Ordnern. Sie belegen alle Prüfergebnisse einschließlich der Vorprüfunterlagen. Filme oder sonstige relevante Unterlagen sind üblicherweise entsprechend der Dokumentennummer als Anhang beigefügt. Die Unterlagen der Qualitätsdokumentation werden baubegleitend erstellt und oft mindestens zwei Wochen vor (Zwischen-)Abnahme des Bauteils bzw. der Komponente zur Verfügung gestellt. Dies geschieht vor allem nach finaler Abnahme in Papierform und in elektronischer Form, was das Digitalisieren dieser Dokumentation und deren sinnvolle Ablage notwendig macht. Betriebsdokumentation Im EU-Raum sind im Rahmen der Betriebsdokumentation mindestens zu liefern: Konformitäts- und Einbauerklärungen der eingebauten Komponenten und der Anlagen Betriebsanleitungen entsprechend der EU Herstellerrichtlinie (Maschinenrichtlinie) Gefahrenanalysen aller Produkte, die keine Massen- oder Serienteile sind und entweder einer EU-Herstellerrichtlinie oder einer nationalen Richtlinie unterliegen (in Deutschland z. B. das Geräte- und Produktsicherheitsgesetz, dort 4 Abs. 2) Inbetriebnahme-Dokumentation mit sämtlichen Aufzeichnungen und den Betriebsdaten, die bei der Inbetriebnahme und dem Probebetrieb entstehen Gesamt-Betriebsanleitung Eine große Herausforderung ist es in der Praxis, eine Gesamt-Betriebsanleitung für eine Anlage zu erstellen. Hierfür müssen die

8 08 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen Informationen aus der Lieferantendokumentation in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden. Die Inhalte, der Aufbau und die Kennzeichnung einer Betriebsanleitung sind in der IEC (internationaler Standard zum Erstellen von Anleitungen) geregelt. Insbesondere beschreibt das Regelwerk folgende Aspekte: wie die Anleitungen anzuwenden sind was die Besonderheit an Betriebsanleitungen ist normaler und sicherer Betrieb automatisch gesteuerte und ferngesteuerte Produkte außergewöhnliche Funktionen / Situationen zu beobachtende Anzeigen Anleitungen zur Fehlererkennung Schutz von Personen Inhaltsverzeichnis, Stichwortverzeichnis (Index) und andere Listen, Definitionen und Meta-Syntax Seitennummerierung (Paginierung) Definition technischer Fachbegriffe Definition von Symbolen Erklärung der Darstellungskonventionen Lesbarkeit Schriftart und -größe Enddokumentation Die Enddokumentation enthält sämtliche Dokumente, welche die genehmigten und gebauten bzw. gelieferten und abgenommenen Anlagen, Teilanlagen, Bauwerke, Komponenten, Einrichtungen und Betriebsmittel darstellen. Die Enddokumentation besteht in der Regel aus folgenden drei Teilen: Papierdokumentation inkl. eines elektronischen Abbildes (das Format wird meist vom Auftraggeber vorgegeben) CAD-Dateien und -Datenbanken Technische Anlagendaten zur Anlagenbeschreibung (bis zur Betriebsmittel-Ebene) Für die Enddokumentation lassen sich folgende Erfahrungswerte zusammenfassen: Alle Unterlagen sind in der Regel in der vereinbarten Projektsprache und ggf. in weiteren Sprachen (z. B. Zielort der Anlage) zu erstellen. Es gibt oft für die Verwendung der Ordner hinsichtlich Marke, Größe oder Farbe genaue Vorgaben. Oft muss eine komplette Dokumentation in mehrfacher Ausfertigung geliefert werden. jeder Ordner besitzt ein eigenes, einheitliches Inhaltsverzeichnis. Die Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Ordner werden in einem Gesamtinhaltsverzeichnis zusammengefasst und im ersten Ordner abgelegt. Zeichnungen, PIDs, Schemata und sonstige grafische Darstellungen (üblicherweise als Plangut bezeichnet) sowie textliche Dokumente und Tabellen und Listen (üblicherweise als Schriftgut bezeichnet) sind oft

9 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 09 zusätzlich in elektronischer Form zu liefern (das genaue Format ist mit dem Auftraggeber abzustimmen; mit Navigationsmöglichkeiten im Dokument; Anzeige am Bildschirm oder Reproduktion auf Papier muss problemlos möglich sein). Quelldaten sind in der Regel komplett mitzuliefern. Die Enddokumentation wird beim Auftraggeber oder dem Betreiber der Anlage in das vorhandene Dokumenten-Managementsystem übernommen. Hierzu ist die Angabe von Klassifizierungsmerkmalen unerlässlich, die deshalb auch oft Bestandteil der Enddokumentation sind. Die Struktur der elektronischen Daten muss der Struktur der Papierdokumentation entsprechen. Hierfür ist eine Vereinbarung über die Verwendung der Dateinamen abzustimmen. Die für die Wahrnehmung der Instandhaltungsaufgaben erforderlichen Unterlagen und Daten (z. B. Montageanweisungen, Reinigungsanleitungen, Schmierstellenplan etc.) müssen in den Betriebsanleitungen enthalten sein. Diese sind spätestens mit Montagebeginn der Anlage oder des Anlagenteils in vorläufiger Form zu liefern, damit der Aufbau der Vorbeugenden Instandhaltung bereits vor der kalten Inbetriebsetzung erfolgen kann. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Enddokumentation auch für die Dokumentation aller Unterlieferanten ist der Hauptlieferant bzw. Hersteller verantwortlich. Der Umfang der Enddokumentation ist in Unterlagenbedarfslisten mit allen beteiligten Parteien festgelegt. Die Lieferung der Enddokumentation erfolgt meist in Teilpaketen, muss jedoch spätestens einen Monat nach Ende des Probebetriebes bzw. bei bautechnischen Lieferanten spätestens mit der Abnahme abgeschlossen sein. Zu revidierende Unterlagen und Daten auf Grund von Instandhaltungsmaßnahmen, Umrüstungen und Anpassungen während der Garantiezeit sind spätestens drei Monate nach Abschluss der jeweiligen Maßnahmen als Enddokumentation zu übergeben. Der Auftragnehmer archiviert eine Kopie der gesamten Enddokumentation als Zweitdokumentation und hat diese aus Sicherheitsgründen noch zehn Jahre nach Übergabe der Anlage vorzuhalten. Lieferantendokumentation Unter Lieferantendokumentation versteht man im Allgemeinen die Technische Dokumentation aller zugekauften Systeme, Komponenten oder Teile einer Anlage. Es liegt in der Verantwortung des Anlagenherstellers, die Informationen aus diesen Dokumenten (z. B. Wartungsintervalle) in der Gesamt-Betriebsanleitung der Anlage zusammenfassen. Der DIN-Fachbericht 146 Technische Produktkommunikation Betriebsanleitungen für Anleitungen beschäftigt sich insbesondere mit der Integration und der Zusammenstellung

10 10 Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen der Lieferantendokumente in die Gesamt- Betriebsanleitung. Inbetriebnahmedokumentation Die Erstellung der Inbetriebnahmedokumentation, die am Ende der Ausführungsplanung erfolgt, ist ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung. Anhand der vorliegenden Ausführungsdokumentation wird in der Regel nochmals detailliert geprüft, ob die geplante Anlage effizient und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen werden kann. Alle Systeme werden dadurch einer weiteren komplexen Prüfung und Betrachtung unterzogen. Betriebshandbuch Basierend auf dem Inhalt und Umfang der Betriebsdokumentation erstellt der Anlagenbetreiber nach Abnahme der Anlage ein Betriebshandbuch, auch Betreiberhandbuch genannt. In einem Betriebshandbuch (BHB) sind vom Betreiber alle Maßnahmen zu beschreiben und alle Arbeitsanweisungen für das Personal zu formulieren, die den sicheren Betrieb der Anlage gewährleisten, also das Was und Wie im Sinne der eigentlichen Bedienung. Eine gute Inbetriebnahmedokumentation erleichtert das anschließende Erstellen eines Betriebshandbuches erheblich.

11 11

12 12

13 Checkliste Lieferantendokumentation 8 wichtige Aspekte 13 In jedem Unternehmen und jeder Branche ist die Ausgangssituation eine andere. Auch die einzelnen Beziehungen zwischen Lieferanten und Anlagenherstellern sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Dennoch gibt es eine Reihe von Aspekten, über die sich die Parteien im Zusammenhang mit Lieferantendokumentation verständigen sollten. Acht zentrale Aspekte sind im Folgenden aufgelistet, die als Basis für die Erstellung individueller Checklisten dienen können. 1. Termine ü Liefertermin Produkt ü Kick-off / Abstimmung ü Entwurf Dokumentation ü Dokumentation Projektsprache ü Dokumentation Fremdsprache(n) Gegebenenfalls sind für die verschiedenen Dokumentationsarten jeweils separate Terminvereinbarungen nötig. 2. Dokumentationsarten Jeweils mit konkreten Inhaltsvorgaben oder Verweis auf relevante Normen. ü Genehmigungsunterlagen ü Konstruktionsdaten ü Planungsunterlagen ü Bedienungsanleitung ü Service-/Wartungsanleitung ü Teilekatalog ü Programmieranleitung/Softwareanleitung ü Montageanleitung ü Sicherheits-Datenblätter ü Betriebsanleitung (mit Inhaltsvorgabe) ü E- und Leittechnische Pläne ü PI-Diagramme (PID) ü Technische Zeichnungen (ggf. mit detaillierter Definition des Inhalts) ü Detailanforderungen m Layout/Gestaltung m Inhalte (Anleitungen, Warnhinweise, Wartungstabelle, Teilelisten) m Detaillierung m Muster 3. Sprachen ü Originalsprache/Projektsprache ü Fremdsprache 4. Einzuhaltende Regelwerke und Normen Europa* ü Niederspannungs-Richtlinie ü EMV-Verordnung ü ATEX ü ISO/IEC ü ANSI Z535.6 für Warnhinweise Deutschland* ü tekom-leitfaden Lieferantendokumentation ü DIN-Fachbericht 146 ü UVV ü VGB R 171 * Branchen- und länderspezifische Regelwerke

14 14 Checkliste Lieferantendokumentation 8 wichtige Aspekte 5. Zertifikate und Bescheinigungen ü Konformitätserklärung ü Einbauerklärung ü Prüfzertifikate ü Abnahmeprotokolle ü Herkunftsbescheinigung 6. Vertragliche Regelungen ü Liefervereinbarung ü Servicevertrag ü Schulungsvertrag ü Zolldokumente ü Gewährleistung / Garantie (inkl. Maßnahmen bei Abweichungen) ü Gültigkeit / Einschränkung AGB ü Vereinbarung zur Integration /Anpassung der Informationen 7. Software, Formate und Medien ü Papierformat(e) ü Konfektionierung Lochung, Druck, Ordner ü Datei-Formate und Versionen (HTML, PDF) ü Erstellungs-Software, Sprachen und Versionen, z. B. für Texte, Grafiken, Pläne ü Planungs-Software (E- und Leittechnik) 8. Identifikation ü Klassifizierungsschlüssel ü Kennzeichnung auf den Seiten m Rahmen/Kopf- und Fußzeilen m Meta-Informationen auf den Seiten m Seitennummerierung

15 15

16 16

17 Relevante Normen, Standards und Leitfäden 17 Unternehmen, die heterogene Informationen zu einem übergreifenden Werk zusammenstellen, stehen vor großen Herausforderungen. Arbeitskreise der Normungsorganisation DIN und des Berufsverbandes tekom haben sich des Themas angenommen und zusammengetragen, was aus ihrer Sicht sinnvoll und erforderlich ist. Abhängig von den jeweiligen Intentionen wurden unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. Es ist hilfreich, die verschiedenen Empfehlungen zu kennen und das für die eigene Situation Hilfreiche anzuwenden. Die Inhalte sind gleichermaßen für Lieferanten wie Auftraggeber interessant. Die richtige Interpretation der Forderungen ermöglicht Lieferanten, die Dokumentation in einer Art und Weise zusammenzustellen, die es dem Auftraggeber leicht macht, sie effizient zu verwenden. Nachfolgend werden die branchenübergreifenden Publikationen und Normen kurz vorgestellt. Auch wenn es sich bei einigen Normen um deutsche Standards handelt, so sind in jedem Fall zahlreiche Aspekte davon auch für einen europäischen Anlagenhersteller eine interessante Grundlage. Er enthält unter anderem Aussagen zu folgenden Themen: Zielgruppen Struktur / Inhalte der Dokumentation Integration von Lieferantendokumentation Anforderungen an die Dokumentation von Komponenten Im Anhang wird beispielhaft ein detailliertes Inhaltsverzeichnis für eine Anlage aus der lebensmittelverarbeitenden Verpackungsindustrie abgebildet. Ein zweiter Anhang enthält einen Vorschlag für ein Kennzeichnungssystem für integrierte Texte und Verweise. Der Fachbericht nennt die wesentlichen Aspekte, die zu beachten sind im Zusammenhang mit Anlagen- bzw. Lieferantendokumentation. Er bietet eine gute Basis, auf der sich dann weitere, konkrete Überlegungen für die eigene Dokumentation (als Hersteller oder Lieferant) anstellen lassen. DIN-Fachbericht Der DIN-Fachbericht 146 Technische Produktdokumentation Betriebsanleitungen für Anlagen umfasst 19 Seiten und wurde im Januar 2006 herausgegeben.

18 18 Relevante Normen, Standards und Leitfäden tekom-leitfaden Der tekom-leitfaden Lieferantendokumentation umfasst 46 Seiten. Er dokumentiert ein prozessorientiertes Vorgehen, das sich auf Unternehmen übertragen und für spezifische Anforderungen adaptieren lässt. Die aus Sicht der Ersteller des Leitfadens relevanten Prozessschritte sind: Hausstandard definieren Hausstandard intern und extern kommunizieren Vertrag analysieren Anforderung für Lieferantendokumentation spezifizieren Bestellung Lieferantendokumentation nach Spezifikation Auftragsbestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Integration Zusätzlich legt der Leitfaden Wert auf die Lieferantenbewertung als Qualitätsmanagement- Werkzeug. Von besonderem Interesse an diesem Leitfaden ist für Lieferanten und Auftraggeber der Anhang, der konkrete Formulare, vorformulierte Texte und Checklisten enthält. Hier findet man unter anderem: Formblatt Spezifikation Zulieferdokumentation Vorschlag für einen Bestelltext für die Dokumentation Detaillierte Dokumentenliste für eine Elektrodokumentation Dokumentendefinitionen Formblatt für einen Schmierplan Abweichungsliste zur Dokumentation von Mängeln Kontrollblatt für eine Eingangskontrolle Vorschlag für eine Lieferantenbewertung ISO / IEC Die Norm ISO / IEC Preparation of instructions for use Structuring, content and presentation Part 1: General principles and detailed requirements umfasst 58 Seiten und wurde 2012 publiziert. Sie hat keinen spezifischen Fokus auf Lieferantendokumentation, spricht jedoch an verschiedenen Stellen relevante Aspekte an. So haben sämtliche Aussagen zu sicherheitsrelevanten Informationen der Norm allgemeine Gültigkeit, unabhängig davon, ob es sich dabei um grundlegende Sicherheitsinformationen handelt oder um Warnhinweise. Auch die Anforderungen an funktionale Kennzeichnung, Lesbarkeit und Zugriff auf die Informationen sind aus Anwendersicht formuliert und gelten prinzipiell. Die Norm stellt in den Vordergrund, dass die Informationen für die Zielgruppen tauglich sein müssen. Sie spricht weiter von der

19 Relevante Normen, Standards und Leitfäden 19 Notwendigkeit, für komplexe Anlagen einen übergeordneten Wartungsplan zu erstellen, der die Wartungsarbeiten zu den einzelnen Komponenten zusammenfasst. Auch im Zusammenhang beispielsweise mit Informationen zu Ersatzteilen werden konkrete Hinweise vermittelt. Branchenspezifische Normen und Standards Über die Veröffentlichungen von DIN und tekom hinaus ergänzen branchenspezifische Vorschriften den zu beachtenden Rahmen. Größere Bekanntheit hat die VGB R171 Lieferung der technischen Dokumentation für Kraftwerke, die 2010 überarbeitet wurde.

20 TANNER AG Kemptener Straße 99 D Lindau (B) Telefon Fax