Stellen Sie Ihre Messe auf sichere Beine und planen Sie so Ihren Messeerfolg!

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1 Stellen Sie Ihre Messe auf sichere Beine und planen Sie so Ihren Messeerfolg! Eine Anleitung für Unternehmer und Selbstständige von Julia Ziener (M.A.) 1

2 Geben Sie diese Anleitung gerne weiter! Sie können diese Messe-Anleitung gern weitergeben an Freunde, Kollegen oder Partnerunternehmen unter der Bedingung, dass Sie es unverändert lassen. Impressum: Messeconsulting & Services Julia Ziener (M.A.) Zur Amperschlucht Grafrath Erscheinungsdatum: November

3 1. Warum ein Messehandbuch so wichtig ist Die Komplexität eines Messeauftritts wird von ausstellenden Unternehmen, egal ob erfahren oder Messeneuling, unterschätzt. Keine Festlegung von messbaren Zielen, mangelndes Verantwortungsbewusstsein, fehlerhafte Absprachen, ein Messestand ohne Konzept, kurzfristige Änderungen und am Ende fehlt die Zeit um Kundentermine bereits im vorhinein zu vereinbaren. Und der Erfolg? Der ist genauso zufällig wie jede einzelne Entscheidung. Erkennen Sie sich wieder? Diese Anleitung gibt Ihnen das grundlegende Handwerkszeug an die Hand, damit Sie Ihren nächsten Messeauftritt und damit Ihren Messe- und Unternehmenserfolg besser planen und umsetzen können. Wozu brauchen Sie ein Messehandbuch? Mit Hilfe eines ganzheitlichen Messemanagements in vier Phasen, der Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenachbereitung und Messererfolgskontrolle, können Sie Ihren Messeerfolg und damit auch Ihren Unternehmenserfolg aktiv steuern. Dieser Ansatz sollte fester Bestandteil Ihrer Unternehmensplanung sein. Die Investition ist ein gutes Messehandbuch (sei es nun finanzieller Natur an einen externen Dienstleister oder eigene Investition in Form von Zeit) lohnt sich. Unterm Strich ist das wesentlich günstiger als ein chaotisches und unstrukturiertes Messemanagement, das nicht zu Ihren Unternehmenszielen passt und von Ihnen und Ihrem Team nicht mit ganzem Herzen umgesetzt wird. Ein Messehandbuch hilft Ihnen, systematisch Ihre gesamte Messeteilnahme zu dokumentieren. Es hilft Ihnen zudem bei der Koordination des Projektes und sichert das gesammelte Messewissen im Unternehmen. Denn schließlich ist nichts frustrierende, als wenn Sie sich kurz vor Messebeginn Fair-Zetteln und sich der hohe finanzielle und personelle Aufwand am Ende gar nicht lohnt. Fangen wir an! 3

4 2. Das Fundament ist die Strategieplanung Die Strategieplanung bildet das Fundament für alle Messeaktivitäten. Wenn Sie hier sauber arbeiten, kommt Ihnen das bei der weiteren Arbeit und letztlich dem Erfolgzu Gute. Doch leider wird dieser Punkt oft viel zu wenig beachtet bzw. nicht genau genug bearbeitet. Machen Sie den Test: Können Sie schlüssig und flüssig in wenigen Sätzen die Frage beantworten, welches die Botschaft Ihres letzten Messeauftritts war und warum ein Messebesucher ausgerechnet zu Ihrem Kunden werden soll? Meiner Erfahrung nach ist sehr viel gewonnen bzw. am Ende gespart, wenn Sie die Strategieplanung ordentlich machen. Vielen Unternehmen fällt es schwer, Ihre bisherigen Messestandkonzepte aus der Vogelperspektive oder aus Kundensicht zu betrachten. Falls es Ihnen auch so geht, holen Sie sich für ein paar Stunden einen externen Berater ins Haus, der Ihnen hilft, alles von außen zu sehen. Es geht um die folgenden Frage: Was bieten Sie auf der Messe für wen warum und wie an? Ihr Angebot Welche Produkte oder Dienstleistungen stellen Sie aus? Was macht den Kern Ihres Geschäfts aus? Zielgruppe und Kundennutzen Warum sollte ein Kunde Ihre Leistung oder Ihr Produkt kaufen? Wer ist Ihre Zielgruppe? Vertrieb Wie halten Sie Ihre Messekontakte fest? Wann schließen Sie Verträge ab? Während oder nach der Messe? Wettbewerb? Wer sind Ihre Mitbewerber (auf der Messe)? Wie positionieren sich Ihre Mitbewerber auf der Messe? 4

5 3. Ihre Ziele definieren In nur 45% der Unternehmen werden Messeziele definiert. Davon sind lediglich ¼ messbar. Legen Sie fest, in welche Richtung sich Ihr Messeauftritt bzw. Unternehmen entwickeln soll. Denn nur wenn Sie und Ihr Standpersonal die Ziele kennen, können Sie den Weg dorthin planen. Listen Sie Ihre konkreten Ziele auf, die Sie mit Ihrer Messeteilnahme erreichen möchten. Versuchen Sie Ihre Ziele möglichst messbar zu definieren. 4. Standkonzept planen Sie haben sich im ersten Schritt Gedanken über Ihre Strategie gemacht und Ihre Messeexponate ausgewählt, Ihre Zielgruppe genau definiert und den Markt unter die Lupe genommen. Als nächstes haben Sie festgelegt, was Sie erreichen möchten. Nun kommen wir zur praktischen Umsetzung der Überlegungen: die Konzeption des Messestandes. Nehmen Sie sich Ihre bisherigen Aufzeichnungen vor und überlegen Sie, mit welchen Maßnahmen Sie Ihre Ziele erreichen können. Und vergessen Sie nicht: Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler! Beispiele: Soll beispielsweise eine Produktneuheit auf der Messe vorgestellt werden kann durchaus das bestehende Produktsortiment präsentiert werden, das neue Produkt sollte jedoch im Mittelpunkt stehen. Eine auffällige Kennzeichnung mit den Begriffen Neuheit oder Innovation weckt das Interesse von Messebesuchern. Sie sehen Ihr Differenzierungspotential im Bereich Fach- und Marktkenntnisse oder Serviceangebot? Dann wäre die Integration einer Servicestation am Messestand sinnvoll. Der Servicemitarbeiter informiert in dieser Funktion Messestandbesucher über den umfassenden Kundendienst. Die Lösung beim Verkauf von Dienstleistungen klingt eigentlich banal- wird aber oftmals komplett vergessen: Schreiben Sie hin was Sie tun! Und zwar so, dass dies die Messebesucher vom Gang aus sehen können. 5

6 5. Budget im Blick behalten Es braucht nicht immer das große Messebudget, um erfolgreich zu sein. Sie haben nun Ihren Messestand zielgerichtet und passend für Ihr Angebot und Zielgruppe geplant. Dies kann bereits Kosten reduzieren im Vergleich zu einer chaotischen Planung, die kurz vor Messebeginn wieder über Bord geworfen werden muss. Das wichtigste bei der Budgetierung der Messeteilnahme ist, dass Sie die Kosten kennen und im Blick haben. Kontrollieren Sie nach Messeende ehrlich, was Sie mit welchen Kosten erreicht haben. 6. Checkliste erstellen Erstellen Sie mit Hilfe einer Excel Liste eine zeitliche Messeprojektplanung. Diese listet die einzelnen Schritte beginnend bei der Vorbereitung, über die Durchführung und Nachbereitung sowie die Erfolgskontrolle auf. Diese Checkliste enthält: Aufgabenbeschreibung: Was muss erledigt werden? Zuständigkeit: Wer ist hierfür verantwortlich? Zeitpunkt der Fertigstellung: Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden? Einen guten Anhaltpunkt für das Erstellen solch eines Fahrplans bietet der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. (AUMA). Die aktuelle Broschüre zur Messebeteiligung finden Sie unter folgendem Link: [ aktualisiert.aspx]. 6

7 7. Messeerfolg kontrollieren Nach der Messe, ist vor der Messe. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig herauszufinden, ob die Anfangs gesetzten Ziele erreicht wurden und welche Aspekte bei einer erneuten Messeteilnahme Verbesserungspotential aufweisen. Da auf einer Messe eine Vielzahl an Branchenvertretern und direkten Wettbewerbern vertreten ist, ist die Messe idealer Ort für eine Wettbewerbsanalyse. Verglichen werden können die Positionierung des eigenen Unternehmens während der Messe, d.h. die Standgröße, Exponate, Standpersonal sowie der Gesamteindruck des Messestandes. Darüber hinaus ist es durchaus interessant, die Kommunikation und Umsetzung der Messebotschaft, das ausgelegte Informationsmaterial, sowie die Aktionen während der Messe miteinander zu vergleichen. 7

8 Wie geht s weiter? Das hängt von Ihnen ab! Möglichkeit 1: Sie legen diese Anleitung zur Seite und beschäftigen sich dann damit, wenn es akut ist. Möglichkeit 2: Sie legen los, machen sich Gedanken und arbeiten gezielt an Ihrem zukünftigen Messeerfolg. Wenn Sie an irgendeinem Punkt ins Stocken geraten, melden Sie sich gern bei mir. Oft reicht ein kleiner Schubs in die richtige Richtung. Möglichkeit 3: Sie haben gemerkt, wie knifflig manche der Fragen sind, und wünschen sich kompetente und professionelle Unterstützung. Sprechen Sie mich an. Ich begleite Sie und Ihr Unternehmen gerne bei der Erstellung eines individuellen Messehandbuches nach dem FairQual-Prinzip. Persönliche Unterstützung Sie erreichen mich persönlich unter oder per Mail unter julia.ziener@messe.consulting. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie am besten von meiner Unterstützung profitieren können. Darin kann ich Sie z.b. unterstützen: Ist-Analyse Ihrer bisherigen Messeauftritte Messeziele aus Ihren Unternehmenszielen ableiten Formulierung einer griffigen Messebotschaft Erstellen eines Briefings für den Messebauer Ausarbeitung eines Messestandkonzepts Briefing des Messestandpersonals Leadmanagement Schnelles Nachfassen der Messekontakte Analyse und Auswertung Ihres Messeauftritts. 8

9 So können wir zusammenarbeiten Mit vielen Kunden arbeite ich per Telefon und Mail zusammen. Das spart beiden Seiten Anfahrtswege, Zeit und Kosten, weil wir ganz effektiv an Ihrem Thema arbeiten. Im Falle der Erstellung Ihres individuellen FairQual- Handbuches ist ein persönliches Treffen mit allen Akteuren aus Ihrem Unternehmen, wie beispielsweise Mitarbeitern aus Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung und Standpersonal, bei Ihnen vor Ort notwendig. 9

10 Über die Autorin Mein Name ist Julia Ziener und ich bin Gründerin und Inhaberin von FairQual Messeconsulting. Durch das familieneigene Messebauunternehmen TopStand Messebau vor den Toren Münchens, bin ich in der Messebranche aufgewachsen. Im Rahmen meiner Masterthesis setzte ich mich mit dem ganzheitlichen Ansatz des Messemanagements auseinander. Die Entwicklung eines Leitfadens zur qualitätsorientierten Strategieentwicklung und Implementierung des Messemanagements im Unternehmen wurde mit der Note "sehr gut" ausgezeichnet. Zudem konnte ich auch die Jury des FAMA Fachverbandes Messe und Ausstellungen e.v. mit meinen Ausführungen überzeugen und bin Gewinnerin des Messe Impuls Preises Mein operatives Know-How, insbesondere auch im Bereich Messestand-Konzeption, konnte ich in den letzten vier Jahren als Geschäftsführerin im Messebau ausbauen und festigen. So erreichen Sie mich: Messeconsulting & Services Julia Ziener (M.A.)