Tipps für Ihren Messeauftritt

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1 Tipps für Ihren Messeauftritt 1. Allgemein Wissenswertes Messen sind speziell und bieten eigene Chancen und Risiken. Vorteile von Messepräsenzen können sein: Netzwerke, persönlicher Austausch mit Kunden und Interessenten, fachlicher Austausch, Präsentation neuer Produkte, Konkurrenzbeobachtung in konzentrierter Form. Erfahrene Messebetreiber führen fünf Säulen eines erfolgreichen Messeauftritts an: Platzierung (im richtigen Umfeld), Präsentation (Design, Standbau, Auftritt, Botschaft), Produkt-bzw. Dienstleistung und deren Präsentation), Messemarketing (PR- und Medienarbeit, Verkaufsförderung) sowie Personal (Vorbereitung, Auftreten, Kompetenz). Die nachfolgenden zentralen Fragen und Tipps sind zeitlich gegliedert: was zu beachten ist vor, während und nach dem Messeauftritt. Am Schluss finden Sie einige Checklisten speziell für Messeauftritte als weitere Hilfestellung. Spezielle Anforderungen für einen Auftritt an der CEBIT (allfällige Zollformalitäten, Versicherungsfragen etc. werden in diesem Dokument nicht thematisiert). 2. Vor der Messe Wie jedes Konzept sollte auch Ihr Messekonzept aus den folgenden Elementen aufbauen: Situationsanalyse, Ziele, Anspruchsgruppen, Strategie, Massnahmen und Evaluation. Es lohnt sich, im Rahmen der Ist-Analyse zu klären, ob eine Messebeteiligung in Frage kommt (Marktumfeld, Timing, Budget ). Einige Tipps nachfolgend. Ziele Zu einem Messekonzept gehören konkrete, messbare Ziele, welche nach Möglichkeit genau quantifiziert, kommuniziert, instruiert und einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. Es wird nicht empfohlen, allgemeine Messeziele wie Imageaufbau, neue Kunden gewinnen oder Kundenpflege zu verfolgen. Strategie - Was kann das Instrument Messe zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen? - Welche Botschaften wollen Sie vermitteln? Welche Dienstleistungen, Produkte bzw. sind dazu notwendig? - Welche Themen sollen besetzt werden? Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass eine Messe eine Dialog-Plattform bildet. Termin- und Ablaufplan Seite 1 / 8

2 Legen Sie rechtzeitig Termine und Verantwortlichkeiten fest. - Was ist wann, von wem und warum zu tun? - Welche Bereiche verdienen spezielle Aufmerksamkeit? Bedenken Sie, dass Ihr Messeauftritt Monate im Voraus beginnt und auch noch nicht mit dem Messeende endet. Tipps: - Nehmen Sie so früh wie möglich mit Standgestaltern Kontakt auf - Informieren Sie genug früh ihre Produktion, damit die Ausstellungsgüter auf den richtigen Zeitpunkt hin bereit sind - Klären Sie Transport- und Versicherungsfragen - Wählen Sie Ihr Standpersonal sorgfältig aus und bilden Sie dieses gut aus - Organisieren Sie das Backoffice, das die Leute an der Front unterstützt - Planen Sie flankierende Massnahmen ein (z.b. PR- und Medienarbeit, messebegleitende Seminare ) Messestand Zur Planung des Messestandes gehören folgende Entscheidungen: - Klärung des Budgetrahmens - Miete, Leasing oder Kauf des Standes? - Standbauweise (Systembau oder Eigenbau?) - Standplatzierung (haben Sie spezielle Wünsche/Bedürfnisse?) S. 4.: Checkliste Messestand Budget Die Teilnahme an einer Messe hat ihren Preis, Messen gelten als aufwändiger Kanal. Entsprechend gut geplant, umgesetzt und evaluiert sollte Ihr Auftritt sein (s. auch Ziele). Grenzen Sie entsprechend genau ab, welche Kosten der Messebeteiligung zugeordnet werden sollen, und welchen Aufwand Sie anderweitig belasten können (z.b. Herstellung von allgemeinem Werbematerial, Personalsaläre etc.). Wichtigste Budgetposten: - Standmiete, Energieversorgung, Technik wie WiFi etc. (Grundkosten) - Standbau und ausstattung (Teppich, Flatscreen ) - Standservice und -Werbung - Transport und Entsorgung - Personal und Reisen, Aufenthalt - andere Kosten S. 5.: Checkliste Budget Briefing Standgestalter und Werbeagentur Falls Sie nicht wissen, wem Sie Ihre Standgestaltung und die flankierenden Massnahmen anvertrauen wollen, ist es sinnvoll, Standbauer und Agenturen im Sinne eines Pitchs einzuladen, ihre Vorschläge zu präsentieren. In der Schweiz wird laut Messeanbietern eine Pauschale zwischen CHF 1'000 und CHF 2'000 fällig. Für den Partnerentscheid sollten Sie speziell diese Punkte beachten: - Wird meine Botschaft korrekt und im richtigen Umfeld transportiert? - Wird Ihr Angebot baulich optimal zur Geltung gebracht? - Stimmt das Raumkonzept? Ist genügend freie Verkehrsfläche eingeplant? Werbung Die Kernfrage lautet: Wie motivieren Sie Ihre Anspruchsgruppen dazu, Ihren Stand zu besuchen?

3 Wichtig ist die übergeordnete Kampagne, welche vor, während und nach der Messe aus einem Guss kommen sollte. Der Messestand ist ein Element darin. Mögliche Aktivitäten: - Besuchereinladung versenden (mehrere Wochen vor Messebeginn) - Gutscheine für Eintritte beilegen - Give-Aways und/oder Verlosungen mit Bezug zu Ihrem Ausstellungsprogramm - Werbeschaltungen (Print, Online, Messegelände) mit Hinweis auf die Messebeteiligung (Hallen- und Standbezeichnung aufführen) - Werbung im Messekatalog und/oder Online auf der Website des Veranstalters (falls diese auch nach der Messe als Nachschlagewerke genutzt werden) - Unterhaltende Aktionen am Messestand (dürfen den Messebetrieb nicht stören und Bezug zu Ihnen aufweisen) - Während der Messe Fachreferate oder Freizeitprogramme für Stamm- und VIP-Kunden - Spezielle Medienarbeit (Medienmitteilungen, Medienkonferenz ) Messebetreiber empfehlen: Messeauftritte sind aufwändig. Also bemessen Sie Ihre Werbemassnahmen grosszügig. Standpersonal Messebesucher gehen heute sehr gut vorbereitet auf Messen: Sie planen ihren Besuch, haben bereits vorher Gesprächstermine vereinbart und legen Wert auf qualifizierte Ansprechpartner. Wichtiger als Unterhaltung ist es für Besucher, dass sie mit direkt mit Standmitarbeitern sprechen können, die Fragen auch beantworten können. Das Personal am Messestand ist das Aushängeschild für Ihren Betrieb. Entsprechend wichtig: Binden Sie Ihr Standpersonal in die Vorbereitungen mit ein und schulen sie es sorgfältig (auch wenn es Ihre eigenen Verkaufsmitarbeitenden sind). Tipps: - Ein gemeinsamer Workshop im Voraus (Kickoff mehrere Monate vor Messe) - Infomeeting kurz vor der Messe (1-2 Wochen), sowie ggf. tägliche Morningbriefings (wer kommt heute zu Besuch, wer ist anwesend von uns, Spezielles etc) - Klare Aufgabenteilung (Empfang, Service, Verkauf, Technik etc.) - Produktschulungen gehören genauso zur Vorbereitung wie das Training des richtigen Verhaltens am Messestand - Messen können kräfteraubend sein. Planen Sie genügend Standpersonal ein - Bevorzugen Sie Hotels in der Nähe des Messegelände (sind zwar etwas teurer, aber ersparen langwieriges An- und Abreisen zu Stosszeiten), wenn möglich Gehdistanz oder guter Anschluss mit ÖV - Manöverkritik mit Standpersonal im Anschluss zur Messe durchführen. - Nach der Messe genügend Personal-Ressourcen einplanen für das Nachmessegeschäft (Follow-up, Offering etc.) S. 5-6.: Checkliste Schulung des Standpersonals 3. Während der Messe Auf- und Abbau des Standes Zu beachten sind speziell - An- und Abfahrtspläne für Standmaterial und -personal - Auf- und Abbauzeiten

4 - Bewilligungen - Parkplätze/Materiallager - Personal Betrieb des Standes Im allgemeinen Messerummel sollten Sie die gesetzten Ziele im Auge behalten. Zentrale Aspekte sind: - Detaillierte Planung für reibungslosen Messeverlauf - Tägliche Lagebesprechungen mit allen Beteiligten sind hilfreich (Auswertung der gesammelten Daten, laufende Verbesserung der Verkaufsgespräche, Koordination der Termine mit wichtigen Besuchern, Lösung Probleme, Unvorhergesehenes) - übersichtliche und klare Gesprächsberichte nach jedem Kontakt verfassen - klare Regeln für die Mitarbeiter (Essen, Telefonieren, Pausen etc.) - Worst Case-Plan (Unvorhergesehenes, Krankheit ) S. 6.: Checkliste Standbetrieb 4. Nach der Messe Follow-Up: Realisieren Sie Nachfassaktionen für alle Ihre Anspruchsgruppen: sowohl für diejenigen, die den Messestand besuchten, als auch für diejenigen, die nicht kamen. Kunden und Interessenten, die Ihren Messestand besucht haben: - Danke für den Besuch - Zusendung versprochener Unterlagen und Angebote - individuelles Eingehen auf die Gesprächsschwerpunkte (s. Gesprächsberichte) - weitere Terminabsprachen - Zuweisung der Leads/Kontakte an Verantwortliche. Kunden und Interessenten, die nicht erschienen sind, kontaktieren: sie könnten an Ihren Messeschwerpunkten interessiert sein. Wichtig ist ein zeitnahes Follow-up, maximal 14 Tage nach der Messe, idealerweise in der darauffolgenden Woche. Evaluation - Welche konkreten Ergebnisse haben Sie mit der Messebeteiligung erzielt? - Haben Sie Ihre Ziele erreicht? - Wurde das Budget eingehalten? - Welche Verbesserungsmassnahmen/Learnings gibt es? S. 7.: Checkliste Manöverkritik 5. Messespezifische Checklisten Checkliste Messestand Angebot: - Produktpalette und Dienstleistungen - Neuheiten, Demonstrationen

5 - Abgabe von Informationen und Give-Aways Platzierung: - Hallenlage - Branchenumfeld - Besucherlenkung Standkonzept: - Standgrösse und Abmessungen (Verkehrsfläche, Empfang, Präsentationsfläche, Besprechungsbereiche, Bewirtung) - Standtyp - Infrastruktur (Elektrizität, Wasser, Telekommunikation ) - Mobiliar - Attraktionen (und dazugehörige technische Installationen) - Standauf- und abbau Standgestaltung: - grosszügig und geräumig konzipieren, übersichtlich ordnen - Anziehungspunkte schaffen (Farben, Bewegung, Video ) - Stand sollte aus der Entfernung gut sichtbar sein - Animationen planen: Wettbewerb, Quiz, Live-Gespräche, kulturelle Einlagen Back Office am Stand: - gesammelte Informationen direkt erfassen und zur Erledigung weiter leiten - Vernetzung mit dem Geschäft - Bestellungen sofort auslösen Checkliste Budget Grundkosten: - Standmiete - Energieversorgung - Telekommunikation - andere Grundkosten (Ausstellerausweise, Parking) Kosten für Standbau: - Standbau (Auf- und Abbau) - Standausstattung (Möbel, Teppich, Beleuchtung, Gläser, Beamer etc.) - Standgestaltung (Entwurf, Planung, Beschriftung, Displays, Fotos, Dekoration etc.) - Abschreibung Kosten für Standservice und Promotion: - Service (Besucherbewirtung etc.) - Ausstattung - Spesen - Kommunikation (Einladungen, Eintrittsgutscheine, Werbegeschenke, Druckerzeugnisse, Katalogeintrag, Mailings, Inserate, Tragtaschen ) - Geschenke, Give-Aways - Telefon, Internet Kosten für Transport, Handling und Entsorgung: - Transport und Handling (Lagerung, Versicherung, Zoll) - Entsorgungskosten

6 - Versicherungskosten (Unfall, Haftpflicht, Transport, Diebstahl ) - Parkplatzkosten Personal- und Reisekosten: - interne Personalkosten (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) - Hotel- und Reisekosten eigene Mitarbeiter - Bewirtungskosten ausserhalb des Standes - Aushilfen / Hostessen Andere Kosten: - Messevor- und nachbereitung - Schulung und Training - messebezogene Kosten anderer Abteilungen - sonstige Kosten (Verbrauchsmaterial, Büromaterial, Unterhaltungsprogramm...) Checkliste Schulung des Standpersonals Allgemeine Messe-Informationen: - Messeplatz und Messegelände - Aussteller- und Besucherstruktur der Messe - Bedeutung der Messe für die Branche - Standordnung Angebot: - eigenes Produkt- und Leistungsangebot - Neuheiten, Prototypen - Anwendungen - Vorteile, Nutzen - Lieferzeiten - Serviceleistungen - Konditionen - Referenzen Kontakte: - Anspruchsgruppen, speziell wichtige Kunden und Interessenten - Kontaktaufnahme mit Besuchern und Besuchsablauf - Gesprächsunterlagen - Verkaufsargumente - Kundenberatung - schriftliche Erfassung der Besucherkontakte - Fragen und Unklares - Wünsche und Anregungen - Reklamationen und Kritik Hilfsmittel: - Bestell- und andere Formulare - Werbematerial, Prospekte - Video, PC, Datentransfer - Kontaktperson bei Unklarheiten Aufgabenverteilung: - Dienstplan, Arbeitspausen

7 - Empfang, Bewirtung - Verkauf, Beratung - Backoffice, Telefon/Mail Weiteres: - Äussere Erscheinung (Bekleidung, Kennzeichnung) - Verhalten - An- und Abreise, Parkplatz, Unterkunft - Standort Hallenchef der Messe - Verpflegung - Notfall: erste Hilfe (Verbandskasten), Verhalten bei Feuer Checkliste Standbetrieb Allgemein - Namensschilder für Personal - Kopien der wichtigsten Unterlagen (Aufträge, Rechnungen, ) - Kaugummis - genügend Visitenkarten, Schreibutensilien, Bostitch... Tagesrapport: - Was war gut? Was kann verbessert werden? - Tagesziele erreicht? - typische Besucherfragen - Ideen, Tipps, Wünsche, Verbesserungsvorschläge, Kritik von Besuchern - Verhalten des Standpersonals - Nachschub nötig? (Informationsmaterial, Verpflegung) - Was macht die Konkurrenz? - sonstige Aktualitäten (Sonderschauen, Ausgehtipps, branchenrelevante Aktualitäten) - bevorstehende Termine (wichtige Besucher oder Aktionen) - Dienstplan Tagesjournal: - Wie viele potenzielle Kunden? - Welche Kontaktaufnahme? - Welche Kunden? - Wie viele Verkäufe (Umsatz)? - Wie viele Beratungsgespräche? - Funktionen der Besucher? Back-Office: - stetiger Kontakt zwischen den Mitarbeitern am Firmensitz und dem Standpersonal - Offerten, Anfragen, Wünsche sofort erledigen (Termine setzen!) - Unklarheiten telefonisch klären - bei Interessenten um persönlichen Besuch nachfragen - Tagesrapporte laufend auswerten - Nachmessegeschäft vorbereiten Checkliste Manöverkritik: (unmittelbar nach Messeschluss, noch am Stand)

8 - Ziele erreicht? - Wie war der Stand als Arbeitsplatz? - Was war besonders gut? - Was muss verbessert werden? - Gesamteindruck der Besucher? - Stimmte das Angebot? - Wie war das Informations- und Prospektmaterial? Disclaimer Die Tipps und Checkliste stammen aus der Messepraxis, speziell von Messebetreibern und Messebau-Experten. swissict hat sie nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Die Liste ist summarisch und deckt nicht alle Aspekte und keine Einzelfälle oder spezifischen Aspekte einer Messe, Firma oder Branche ab. Spezielle Anforderungen für einen Auftritt an der CEBIT (allfällige Zollformalitäten, Versicherungsfragen etc.) werden in diesem Dokument nicht thematisiert. Bitte nutzen Sie dazu die Unterlagen und Kontaktpersonen von ICTSwitzerland und deren Partnern. swissict ist weder Veranstalter noch Partner der CEBIT oder des Schweizer Pavillons. Mitglieder von swissict können also nicht von Mitgliedschafts-Sonderkonditionen profitieren. CEBIT-Dokumente von ICTswitzerland: Zürich,

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