IT-Integration ist kalkulierbar! E-Business-Forum Hannover, , Uhr

Transkript

1 IT-Integration ist kalkulierbar! E-Business-Forum Hannover, , Uhr

2 IT-Integration ist kalkulierbar! Warum die wahren Kosten erst am Ende eines Projekts sichtbar werden Referent: Andreas Ränsch (Geschäftsführer)

3 Typische Beispiele für die Einführung neuer Systeme ERP (Enterprise Resource Planning) DMS (Document Management Systeme) CMS (Content Management Systeme) CRM (Customer Relationship Management)

4 Die übliche Vorgehensweise Problemerkennung Ideensammlung Evaluierung Systemanalyse (nicht immer)

5 Die übliche Vorgehensweise Ausschreibung Angebotsvergleich Auftragsvergabe Implementation

6 Die kleinen Kostenfallen Undurchsichtige Lizenzmodelle Kleingedrucktes im Angebot Nachträgliche Änderungswünsche (Change on Request) Überschreitung von Zeitplänen Nicht kalkulierte laufende Kosten Schulungskosten für die eigene Administration

7 Die großen Kostenfallen Organisatorische Begleitmaßnahmen scheitern Marketingkampagne für den Internetauftritt Informations-Mailings an Kunden und Lieferanten Die Umstellung bzw. Abschaltung vorhandener Systeme muß umdisponiert werden Lieferprobleme aufgrund nicht funktionierender Systeme Imageverlust gegenüber Kunden- und Lieferanten Im schlimmsten Fall Kundenverlust

8 Die großen Kostenfallen Produktionssausfälle Motivationsdefizite bei Mitarbeitern Unproduktive Arbeitszeiten

9 Die Weichenstellung erfolgt sehr früh Der Erfolg oder Mißerfolg beginnt bereits bei der Systemanalyse Eine gute Analyse ist kein Garant für ein erfolgreiches Projekt, jedoch ein sehr hilfreiches Instrument Wer erstellt die Systemanalyse? Eine maßgebliche Entscheidung für Erfolg oder Mißerfolg

10 Wer erstellt die Systemanalyse? Das eigene Personal? Fragen, die für die tatsächliche Integration wichtig sind, bleiben offen, weil das neu zu integrierende System nicht hinreichend bekannt ist Die Analyse wird häufig nur aus kaufmännischer Sicht durchgeführt Eine Unternehmensberatung? Meist eine gute Analyse der Geschäftsprozesse Eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur

11 Was bleibt auf der Strecke? Bei den meisten Systemanalysen bleiben technische Fragen offen Die verbindliche Angebotserstellung wird problematisch Die Budgetplanung verschwimmt Aufgrund fehlender Informationen kann die Umsetzung scheitern

12 Der Idealfall Eine Systemanalyse ist qualitativ hochwertig, wenn sie für jedermann verständlich ist das gesamte Optimierungspotential beleuchtet alle relevanten technischen Fragen beantwortet alle kaufmännischen Fragen beantwortet Der Idealfall wird nur selten erreicht Das muß nicht sein

13 Der Workshop Brainstorming im eigenen Hause Was soll optimiert werden Wie soll optimiert werden Welchen Benefit soll eine Optimierung bringen Gemeinsamer Workshop mit einem oder mehreren Integratoren

14 Der Workshop Daraus abgeleitet erfolgt die Erstellung der Systemanalyse Die Qualität der Ergebnisse ist eine gute Entscheidungsgrundlage für die Auswahl des Integrators

15 Warum sollte ein Integrator die Analyse machen? Er weiß, was er bzw. sein Produkt leisten kann Daraus wird er seine Fragen abgeleiten Er wird nichts anbieten, was er nicht umzusetzen vermag Schließlich soll er einen Festpreis abgeben Oftmals hat er bereits Lösungsansätze im Hinterkopf

16 Warum sollte ein Integrator die Analyse machen? Die Kosten für die Analyse werden nicht überhöht sein, da er an dem eigentlichen Auftrag, der Integration interessiert ist

17 Das verbindliche Angebot Zeitplan Resourcenplan Know-how Profil der Projektmitarbeiter Eine Kostenkalkulation für den laufenden Betrieb Festpreis Verbindliche Zusagen für eine Betreuung danach Optionale Weiterentwicklungspotentiale

18 Was ist darüber hinaus zu beachten? Ist zusätzliche Hardware erforderlich Wenn ja, wer liefert sie? Interne Kosten für die Integration Der interne Projektleiter Fachabteilungen, die involviert werden müssen Interne Kosten für Schulungen Ausbildungskosten für die eigene Administration Kosten für Anpassung bereits vorhandener Systeme

19 Was ist darüber hinaus zu beachten? Interne Aufwände für die Softwareverteilung (bei C/S basierten Projekten) Laufende Kosten Technische Administration Softwarepflegekosten Hardwarewartung Pflegeaufwände von Datenbankinhalten im laufenden Betrieb (z.b. CMS-Systeme) Umorganisation interner Geschäftsprozesse Lager Buchhaltung etc.

20 Standardsoftware oder Individualsoftware? Eine Frage der Aufgabenstellung, nicht der Philosophie Standardsoftware ist eine gute Lösung, wenn die Schnittmenge zwischen gewünschter Funktionalität eine Untermenge der bereitgestellten Funktionalität ist

21 Der Idealfall Standardsoftware erfüllt sämtliche Anforderungen Standardsoftware verfügt über alle erforderlichen Schnittstellen Standardsoftware ist schlank und einfach zu administrieren Standardsoftware verursacht geringe laufende Kosten

22 Der praktische Fall Standardsoftware erfüllt nur einen Teil der Anforderungen Standardsoftware verfügt nur bedingt über die erforderlichen Schnittstellen Der Funktionsumfang einer Standardsoftware ist oftmals viel höher als benötigt Laufende Kosten betragen im Minimum 15% vom Anschaffungspreis per anno

23 Der praktische Fall Eine den individuellen Betriebsabläufen entsprechende Standardsoftware findet man nicht im Regal Die Evaluierungsphase ist oft sehr mühsam Anbindung an vorhandene Systeme kann sehr aufwendig werden Spezielle Funktionalitätswünsche sind of nicht umsetzbar

24 Der praktische Fall Komplexe Lizenzmodelle Fehlerbehebungen erfolgen in der Regel erst mit der Auslieferung eines Updates oder in bestimmten Zeitzyklen Der Sourcecode ist für den Kunden nicht verfügbar 99% der Softwarentwickler waren nie selbst beim Kunden vor Ort Jedes Unternehmen ist einzigartig

25 Fazit Prospekte beschreiben das Idealszenario Plug and Play funktioniert nicht, wenn es um komplexe Abläufe im Mittelstand geht Projekte scheitern nicht selten an mangelnder Vorbereitung auf beiden Seiten Terminüberschreitungen sind an der Tagesordnung, da auf Plug and Play vertraut wird Kurz: Der Anzug sitzt einfach nicht richtig, die Änderungsschneiderei ist immer nötig

26 Individualsoftware: die Lösung!? Ist Individualsoftware teuer, weil sie eine Maßanfertigung ist? Ist Individualsoftware immer ein ungetesteter Prototyp? Ist Individualsoftware aufwendig zu erstellen? Wird das Rad tatsächlich immer wieder neu erfunden?

27 Warum Individualsoftware attraktiv ist? Professionell erstellte Software ist modular und daher in Teilen wiederverwendbar Modularität bedeutet auch Austauschbarkeit bestimmter Module Know-how der Entwickler ist vielfältig, da sie oft selbst beim Kunden vor Ort sind

28 Warum Individualsoftware attraktiv ist? Rechte und Sourcecode gehen in den Besitz des Kunden über Es gibt Alternativen, wenn der Dienstleister nicht mehr zur Verfügung steht Einer Weiterentwicklung steht nichts im Wege

29 Warum Individualsoftware attraktiv ist? Fehlerbehebungen sind unabhängig von organisatorischen Prozessen Keine definierten Updatezyklen Keine Rücksichtnahme auf andere Lizenznehmer erforderlich Keine bzw. sehr geringe Kosten für Auslieferungsprozesse Unnötigen Funktionalitäten gibt es nicht

30 Die Plattform bestimmt der Kunde Erwünscht sind oft einheitliche Betriebssyteme Vorhandene Datenbanklizenzen können mitgenutzt werden Die eigene Administration muß nicht umgeschult werden

31 Individualsoftware ist performant Kein Ballast aufgrund von Abwärtskompatibilitäten Genauer Zuschnitt auf die Bedürfnisse des Kunden Auswahl der Programmiersprache je nach Problemstellung und Umgebung Hohe Flexibilität gegenüber bestehenden Systemen

32 Kosten bei der Integration mit Individualsoftware Laufenden Lizenzkosten nur für Betriebssysteme (wenn nicht Linux) Datenbanken (wenn nicht Open Source) Kosten für die Dienstleistungen Konzept, Realisierung, Schulung, gewünschte Nachbetreuung / Wartung

33 Auch für Individualsoftware gelten Qualitätsmerkmale Auslieferung von Sourcen und Dokumentationen Betreuung während der Testphase Sicherstellung der Betreuung zu Beginn der Produktivphase

34 Auch für Individualsoftware gelten Qualitätsmerkmale In bestimmten Fällen, Betreuung während des laufenden Betriebes Transparente Aussagen zum Thema Gewährleistung Schulung der Mitarbeiter und Administratoren des Auftraggebers

35 Eine Investition in die Zukunft? Individualsoftware macht das was sie soll, nicht das was Sie nicht brauchen Weiterentwicklung ist auch in kleinen Schritten möglich Neue Ideen können sofort in die Tat umgesetzt werden Anpassungen sind oftmals weniger aufwendig als ein Neu-Customizing bei Standardpaketen

36 Kalkulation der Ausgaben Keine laufenden Pflegekosten (Updates) Keine Softwarelizenzkosten Weder für Server Noch für Clients Keine Zusatzkosten für Ausbildung der Administration in Bezug auf neue Datenbanksysteme oder Betriebssysteme

37 Kosten-Vorteile im Tagesgeschäft Wieviel kostet ein Kompromiß tatsächlich? Welche Kosten verursacht ein Mitarbeiter, wenn er nur zehn Minuten pro Tag unproduktiv ist? Welche Kosten verursacht nur ein verlorener Kunde? Welche Einsparungen lassen sich erzielen, wenn Sie alle Ihre Ideen kompromißlos umsetzen können?

38 Fazit Individualsoftware ist meist unter dem Strich preiswerter, als die Geamtintegration von Standardsoftware in jedem Fall aber Ihr Schlüssel für permanente Zeit- und Kostenvorteile im späteren Betrieb Ihrer E-Business-Anwendung

39 Vielen Dank für Ihr Interesse! Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche CeBIT 2002 und würden uns über Ihren Besuch auf unserem Messestand sehr freuen: Halle 6, Block E52, Stand 388/387 (Internet-Park)