Arbeitszeitbox Praxishilfen für die Arbeitszeitgestaltung

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Daniela Morgenstern
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1 Arbeitszeitbox Praxishilfen für die Arbeitszeitgestaltung A+A 215 Düsseldorf, 29. Oktober 215 Dr.-Ing. Susanne Mütze-Niewöhner Dipl.-Ing. Robert Stranzenbach Lehrstuhl und Institut für Arbeitswissenschaft der RWTH Aachen University Dipl.-Ök. Hans-Jürgen Dorr d-ialogo e. K., Wuppertal

2 Agenda Ausgangssituation und Herausforderungen Die Arbeitszeitbox Ziele und Inhalte Beispiel-Tools aus der Arbeitszeitbox 2

Ausgangssituation und Herausforderungen Demografische Entwicklung (alternde Belegschaften, Fachkräftemangel): Hohe Anforderungen an die

Dynamische Märkte und steigender Konkurrenzdruck für Unternehmen im internationalen Wettbewerb: Hohe Anforderungen an die Flexibilität von

3 Ausgangssituation und Herausforderungen Demografische Entwicklung (alternde Belegschaften, Fachkräftemangel): Hohe Anforderungen an die alternsund gesundheitsgerechte Arbeitsgestaltung sowie die Attraktivität in bzw. von KMU. Dynamische Märkte und steigender Konkurrenzdruck für Unternehmen im internationalen Wettbewerb: Hohe Anforderungen an die Flexibilität von KMU und ihrer Beschäftigten. Demografierobuste Arbeitssysteme Flexible Arbeitssysteme Flexible, demografierobuste Arbeitssysteme erfordern auch flexible, demografierobuste Arbeitszeitsysteme! 3

4 Defizite und Umsetzungshemmnisse Thema Arbeitszeit ist komplex Entwicklung und Einführung neuer Arbeitszeitmodelle ist anspruchsvoll (widersprüchliche Zielsetzungen, zahlreiche Gestaltungsparameter, Modellvielfalt ) Spezifisches Wissen ist verfügbar, allerdings sehr verteilt und für Unternehmen nur schwer anwendbar Es fehlt an einfachen Praxishilfen, z.b. für den Einstieg ins Thema und die Selbstbewertung 4

Modellvielfalt ) Spezifisches Wissen ist verfügbar, allerdings sehr verteilt und für Unternehmen nur

5 Lösungansatz und Projektziele Zielsetzungen Transfer von Erkenntnissen und Erfahrungen aus Forschung und Praxis in KMU Praxisgerechte Aufbereitung bereits existierender Instrumente und Konzepte zum Thema Arbeitszeit Entwicklung, Erprobung und Bereitstellung neuer, einfacher Tools Schulung von Multiplikatoren (mit Vorerfahrungen in der Arbeitszeitgestaltung) Partizipation Themeneinstieg Reflexion Selbstbewertung Bündelung Aktivierung Orientierung 5

Entwicklung, Erprobung und Bereitstellung neuer, einfacher Tools Schulung von Multiplikatoren (mit

6 Inhalte der Arbeitszeitbox Praxisbeispiele Arbeitswissenschaft Excel- Tools & Apps Checklisten & Leitfäden Potenzialanalyse Kurzinfos & Tipps Arbeitszeitbox Themen Musterfragebögen Lebensphasen/ Demografie Führung/ Strategie Instrumente Zeiterfassung/Zeitkonten Arbeitszeitgesetz Beschäftigte Flexibilisierung Kunden/ Ökonomie 6

Themen Musterfragebögen Lebensphasen/ Demografie Führung/ Strategie Instrumente

Arbeitszeit Excel-Tools: z.b. Einstieg in die Schichtplangestaltung;

7 Tools der Arbeitszeitbox Beispiele (in Arbeit) INQA-Potenzialanalyse Arbeitszeit Selbstbewertungsinstrument: INQA-Potenzialanalyse Arbeitszeit Excel-Tools: z.b. Einstieg in die Schichtplangestaltung; Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto mit Ampelsystem App: BMAS-APP "einfach erfasst 7

8 INQA-Potenzialanalyse Arbeitszeit kurzer, systematischer Einstieg in die Thematik Selbstbewertung des Handlungsbedarfs in Bezug auf ca. 7 Themengebiete der Arbeitszeitgestaltung Verlinkung mit Praxishilfen und Tools Verabschiedung als gemeinsamer Qualitätsstandard (Referenzinstrument) über die Transferstrukturen der Offensive Mittelstand* INQA-Potenzialanalyse Arbeitszeit *siehe 8

7 Themengebiete der Arbeitszeitgestaltung Verlinkung mit Praxishilfen und Tools Verabschiedung als

9 Excel-Tool Einstieg in die Schichtplangestaltung : Berechnung eines Schichtplans Personalstärke Schichtart Häufigkeit * Dauer - unbezahlte Pausen * Besetzungsstärke = Arbeitsstunden Einsätze [Std] [Personen] [Std] Frühschicht 6 * 8 * 1 = 48, 6, Spätschicht 6 * 8 * 1 = 48, 6, Nachtschicht 6 * 8 * 1 = 48, 6, Gesamt , 18, Arbeitsstunden pro Woche gesamt 144, Brutto-Betriebszeit = = = 144, Std durchschnittliche Besetzungsstärke 1, Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, welche innerhalb Soll-WAZ = 36, Std des Ausgleichszeitraumes eingehalten werden muss. Ist-Personalbedarf = Arbeitsstunden pro Woche gesamt Soll-WAZ = 144, 36, = 4 Personen Ø Schichtlänge = Arbeitsstunden pro Woche gesamt Gesamtzahl der Einsätze 144, = = 18, 8, Std Ø Einsätze = Soll-WAZ durchschnittliche Schichtlänge 36, = = 8, 4,5 pro Woche vorgeschlagene Gruppen pro Schichtplan = Brutto Betriebszeit Soll-WAZ 144, = = 4, 36, Gruppen manuelle Gruppeneingabe = 4, Gruppen Quelle: Gärtner et al. (28) Handbuch Schichtpläne: Planungstechnik, Entwicklung, Ergonomie, Umfeld; vdf Hochschulverlag, Zürich 9

Std durchschnittliche Besetzungsstärke 1, Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, welche innerhalb Soll-WAZ = 36, Std des Ausgleichszeitraumes eingehalten werden muss.

10 Excel-Tool Einstieg in die Schichtplangestaltung : Musterschichtpläne Kurzer Vorwärtswechsel Woche 1 Woche 2 Woche 3 Woche 4 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So F S N Gruppe 1 F F S S N F F S S N N N F F S S N N Gruppe 2 F F S S N N N F F S S N N F F S S N Gruppe 3 N N F F S S N N F F S S N F F S S N Gruppe 4 S S N N F F S S N F F S S N N N F F Schichtplanhinweise Wochenarbeitszeit [Std] 36 Schichten [Anzahl] 3 Gruppen [Anzahl] 4 Übersicht eingegebener Werte 1. Kurzer Vorwärtswechsel Positiv Max. 3 Nachtschichten in Folge 3. 2 freie Tage nach den Nachtschichten Negativ Massierung der Arbeitszeit durch Arbeitsblock von 7 Tagen in Folge beginnend in der 2. Woche Monetäre Betrachtung Summe Kosten pro Woche Summe Kosten pro Quartal Ist-Personalbedarf Ist-Vollzeitkräfte [Anzahl] Soll-Vollzeitkräfte [Anzahl] 38 5 Durchschnittlicher Stundenlohn [ /Std.] 9,8 Spätschichtzuschlag,% Nachtschichtzuschlag 5,% Samstagszuschlag,% Sonntagszuschlag 1,% Soll-Personalbedarf , , , , Summe Kosten pro Jahr , , Quelle Musterschichtpläne: (Letzter Zugriff: ) 1

S S N N N F F 6 6 6 Schichtplanhinweise Wochenarbeitszeit [Std] 36 Schichten [Anzahl] 3 Gruppen [Anzahl] 4 Übersicht eingegebener Werte 1. Kurzer Vorwärtswechsel 1. 2. Positiv Max.

11 Excel-Tool Erfassung der Arbeitszeit - Arbeitszeitkonto mit Ampelsystem Erfassung von bis zu 1 Beschäftigten mit individuellen Vertragsarbeitszeiten Auswertung Arbeitszeitkonten über ein anpassbares Ampelsystem Warnung bei Überschreiten der zulässigen täglichen Arbeitszeit (1h) Ampelfarben Legende Saldengrenzen + - Krank K grün bis weniger 25:: 25:: Urlaub U gelb ab 25:: 25:: Feier- oder Weiterbildungstag FWT rot ab 5:: 5:: Ganztägiger Stundenabbau G Gesamttabelle Jahr 215 Arbeitsperson Arbeitsperson A Arbeitsperson B Arbeitsperson C Arbeitsperson D Arbeitsperson E Arbeitsperson F Arbeitsperson G Arbeitsperson H Arbeitsperson I Arbeitszeitkontenstände + - Krankheitstage [Anzahl] :: :: :: :: :: :: :: :: :: Urlaubstage [Anzahl] Name: Personalnummer: Abteilung: Kostenstelle: Arbeitsperson A xy 123 Nach 4 ArbZG sind während der Arbeitszeit Ruhepausen von insgesamt 3 Minuten ab 6 Arbeitsstunden bzw. 45 Minuten ab 9 Arbeitsstunden zu gewährleisten. Vertragsarbeitszeit pro Tag 8: Pausenzeiten: 1: Arbeitszeitkontenstände + - Tag Datum Beginn Ende Pause Arbeitszeit :: Begründung zur Mehrarbeit über 1 Stunden Januar Do 1. Januar 215 1: Fr 2. Januar 215 1: Sa 3. Januar 215 Wochenende So 4. Januar 215 Wochenende Mo 5. Januar 215 1: Di 6. Januar 215 1: Mi 7. Januar 215 1: Do 8. Januar 215 1: Fr 9. Januar 215 1: Sa 1. Januar 215 Wochenende So 11. Januar 215 Wochenende Mo 12. Januar 215 1: Di 13. Januar 215 1: Mi 14. Januar 215 1: Do 15. Januar 215 1: Fr 16. Januar 215 1: Sa 17. Januar 215 Wochenende 11 Erfassung der täglichen Arbeitszeit, Urlaub, Krankentage und ganztägiger Überstundenabbau Automatische Anpassung des Kalenders an das eingegebene Jahr

Weiterbildungstag FWT rot ab 5:: 5:: Ganztägiger Stundenabbau G Gesamttabelle Jahr 215 Arbeitsperson Arbeitsperson A Arbeitsperson B Arbeitsperson C Arbeitsperson D Arbeitsperson E Arbeitsperson F

BMAS-App einfach erfasst Der Mindestlohn wirkt die App zur Zeiterfassung Installation auf dem Smartphone Erfassung der Arbeitszeit Pausenzeiten manuell oder automatisch erfassen Speicherung der Daten

12 BMAS-App einfach erfasst Der Mindestlohn wirkt die App zur Zeiterfassung Installation auf dem Smartphone Erfassung der Arbeitszeit Pausenzeiten manuell oder automatisch erfassen Speicherung der Daten in der App Übermittlung an den Arbeitgeber via Mail Rechtssichere Arbeitszeiterfassung Quelle: (letzter Zugriff: ) 12

Daten in der App Übermittlung an den Arbeitgeber via Mail Rechtssichere Arbeitszeiterfassung Quelle:

Bereitstellung der Tools im Internet (ab Sommer 216)

13 Ausblick INQA-Potenzialanalyse Arbeitszeit (Herbst 216) Erprobung und Anpassung der Tools (Herbst 216) Bereitstellung der Tools im Internet (ab Sommer 216) Multiplikatorenschulungen zur Arbeitszeitbox (Winter 216/17) 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 14

Ihre Ansprechpartner Dr.-Ing. Susanne Mütze-Niewöhner Abteilungsleiterin Arbeitsorganisation Bergdriesch 27 D-5262 Aachen Telefon 241 8-99 451 Telefax 241 8-92 131 s.muetze@iaw.rwth-aachen.de www.iaw.rwth-aachen.de Dipl.

15 Ihre Ansprechpartner Dr.-Ing. Susanne Mütze-Niewöhner Abteilungsleiterin Arbeitsorganisation Bergdriesch 27 D-5262 Aachen Telefon Telefax Dipl.-Ing. Robert Stranzenbach Wissenschaftlicher Mitarbeiter Bergdriesch 27 D-5262 Aachen Telefon Telefax Dipl.-Ök. Hans-Jürgen Dorr Geschäftsführer d-ialogo VillaMedia, Viehhofstr. 119 D Wuppertal Telefon /281 Telefax

muetze@iaw.rwth-aachen.de www.iaw.rwth-aachen.de Dipl.-Ing.

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