Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen

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1 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Qü Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen BURW Oktober 2000 Seite

2 QÜ Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Inhaltsverzeichnis Seite Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3 Büro-Organisation Aufgaben 4 Büroarbeit 6 Integration von Menschen und Sachmitteln 8 Aufbauorganisation 0 Darstellung der Aufbauorganisation 2 Ablauforganisation 4 Darstellung der Ablauforganisation 6 Bedeutung Generelle, fallweise Regelungen 8 Prinzipien der Organisation 20 Über-, Unterorganisation 22 Formale, informale Organisation 24 Organisation durch Regelkreise 26 Trainingsaufgaben Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form 28 Seite 2 Oktober 2000 BURW

3 Leittexte, Leitfragen Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen QÜ Leittexte, Leitfragen. Unter Organisation versteht man das Aufstellen von Regeln. Worauf beziehen sich die Regeln der innerbetrieblichen Organisation konkret? 2. Stellen Sie sich vor, Sie organisieren mit zwei Freunden eine Überraschungsparty für einen gemeinsamen Bekannten. An was müssen Sie denken, welche Vorbereitungen müssen Sie treffen? Erstellen Sie einen Plan, der alle wesentlichen Kriterien und die zeitliche wie auch personelle Einteilung enthält. 3. Können personelle Streitigkeiten am Arbeitsplatz aufgrund unzulänglicher Organisation entstehen? Begründen Sie Ihre Antwort. 4. Begeben Sie sich in Gedanken in Ihren Ausbildungsbetrieb und versuchen Sie eine grafische Darstellung der innerbe-trieblichen Organisation - je nach Betriebsgröße beschreiben Sie so eine Abteilung bzw. den gesamten Betrieb. BURW Oktober 2000 Seite 3

4 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Aufgaben images/burw00.gif. Welche Schwierigkeiten können entstehen, wenn nicht festgelegt ist, wer wofür zuständig ist? 2. Nennen Sie Beispiele aus dem beruflichen Alltag, die organisatorische Maßnahmen erkennen lassen. Seite 4 Oktober 2000 BURW

5 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Aufgaben Organisation In Betrieben wird heute zumeist arbeitsteilig gearbeitet. Jeder Mitarbeiter übernimmt eine Teilaufgabe und führt diese wiederholt durch. Um die Ziele eines Betriebes über eine arbeitsteilige Leistungserstellung zu erreichen, ist es notwendig, dass die Teilarbeiten koordiniert und damit für das Zusammenarbeiten bestimmte Regeln aufgestellt werden. So erfolgt das gesamte betriebliche Geschehen in einer bestimmten Ordnung. Das Aufstellen der Regeln, die eine Ordnung zwischen Menschen, Sachmitteln, Informationen und Zielen schaffen, nennt man Organisieren, das Ergebnis Organisation. Aufbauorganisation und Ablauforganisation Es können zwei verschiedene Arten von Regeln unterschieden werden: Regeln, die die Struktur des Betriebes bestimmen, in dem Fall spricht man von der Aufbauorganisation und Regeln, die die Struktur der Arbeitsabläufe bestimmen, in dem Fall spricht man von der Ablauforganisation. BURW Oktober 2000 Seite 5

6 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Büroarbeit images/burw002.gif. Nennen Sie Maschinen und Hilfsmittel, die zum Schreiben und Ordnen von Informationen in Büros verwendet werden. 2. Stellen Sie die Bearbeitung einer Anfrage im Rahmen der Büroarbeit dar. Seite 6 Oktober 2000 BURW

7 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Büroarbeit Büroarbeit ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Leistungsprozesses. Dadurch wird der Informationsfluss im Unternehmen gewährleistet. Das Übermitteln von Informationen bezeichnet man als Kommunikation. Für die Büroarbeit sind Informationen sowohl Ausgangspunkt als auch Ergebnis des Arbeitsvorgangs. Büroarbeit lässt sich in drei Bereiche gliedern: Sammeln, Erfassen und Speichern von Informationen Bearbeiten und Umwandeln der Informationen z. B.: kalkulieren, korrespondieren, kopieren, buchen... Weitergeben und Auswerten Daraus lassen sich die Grundfunktionen der Büroarbeit bestimmen: Schreiben Rechnen Lesen Ordnen Überwachen BURW Oktober 2000 Seite 7

8 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Integration von Menschen und Sachmitteln images/burw003.gif. Erklären Sie an einem Beispiel, was unter einer sinnvollen Zuordnung von Mensch und Maschine zu verstehen ist. 2. Nennen Sie organisatorische Gründe dafür, warum es zwischen Mitarbeitern zu Konflikten kommt. Seite 8 Oktober 2000 BURW

9 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Integration von Menschen und Sachmitteln Organisation schafft Systeme. Ein System ist eine Gesamtheit von Elementen, die miteinander in Beziehung stehen und einem bestimmten Zweck dienen. In einem Betrieb sind verschiedene Systeme anzutreffen. Technische Systeme Integration von Sachmitteleinheiten Es ist nach dem heutigen Stand der Technik durchaus möglich und üblich, Maschinensysteme einzusetzen, die ihre Aufgaben bewältigen, ohne dass der Mensch eingreifen muss. Der Mensch übernimmt in diesen Maschine - Maschine - Systemen lediglich die Bedienung, Wartung und Einrichtung. Soziale Systeme Integration von Menschen Die Arbeitsteilung bewirkt, dass eine Vielzahl von Menschen an der Lösung einer Aufgabe mitwirken. Hierbei geht es nicht allein um die Aufteilung von Teilarbeiten an verschiedene Mitarbeiter, sondern auch um die gedeihliche Zusammenarbeit, um das Erkennen und Gestalten zwischenmenschlicher Beziehungen und deren Auswirkung auf den Arbeitsablauf. Es ist wesentliche Aufgabe der Organisation hier lenkend einzugreifen. Soziotechnische Systeme Integration von Menschen und Sachmitteln Aufgrund der technischen Entwicklung gibt es heute eine Reihe von Hilfsmitteln, die es dem Menschen ermöglichen, seine Arbeitsleistung zu steigern. Es ist jedoch notwendig, eine sinnvolle Zuordnung von Sachmittel und Mitarbeiter zu gewährleisten, um ein optimales Arbeitsergebnis zu erhalten. BURW Oktober 2000 Seite 9

10 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Aufbauorganisation images/burw004.gif. Erläutern Sie den Zusammenhang von Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als Voraussetzung für die Abteilungsbildung. 2. Welche organisatorischen Maßnahmen wird man ergreifen, wenn Aufgaben mit geringer Bedeutung vorhanden sind, die nicht zu einer eigenen Abteilung zusammengefasst werden können? Seite 0 Oktober 2000 BURW

11 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Aufbauorganisation Über die Aufbauorganisation wird die formale Struktur eines Arbeitsplatzes, einer Abteilung oder eines ganzen Betriebes beschrieben. Es werden Aufgaben formuliert, verteilt und bestimmten Stellen zugeordnet. Horizontale Gliederung Vertikale Gliederung Auch für die Büroarbeit lassen sich die Vorteile der Arbeitsteilung nutzen, dazu ist es jedoch notwendig, die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben, Aufgabengruppen und Einzelaufgaben aufzugliedern. Bestimmte Funktionen werden dann wieder zu sinnvollen Einheiten zusammengefasst. Das heißt, aus verschiedenen Teilaufgaben werden Abteilungen aufgebaut. Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese gehören zusammen. Daraus ergibt sich die horizontale Gliederung des Betriebes. Nach welchen Kriterien diese Aufteilung erfolgt, ist abhängig von der Größe des Unternehmens, dem Betriebszweck, den erzeugten Produkten, der Fertigungstechnik etc. Neben der horizontalen Gliederung ist es notwendig, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zu verteilen. Daraus ergibt sich eine vertikale Gliederung. BURW Oktober 2000 Seite

12 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Darstellung der Aufbauorganisation images/burw005.gif Erklären Sie, warum sich das in der Matrixorganisation enthaltene Konfliktpotential positiv auf die Erreichung des Unternehmensziels auswirken soll. Seite 2 Oktober 2000 BURW

13 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Darstellung der Aufbauorganisation Die horizontale und vertikale Gliederung eines Betriebes lässt sich grafisch in einem Organigramm darstellen. Dabei sind verschiedene idealtypische Strukturen zu unterscheiden, je nach Delegation von Kompetenzen, Verantwortung und Aufgaben. Liniensystem Stab-Liniensystem Das Liniensystem ist durch eine eindeutige Aufgabenverteilung von oben nach unten gekennzeichnet. Jeder Mitarbeiter hat genau einen Vorgesetzten und ist diesem verantwortlich. Informationen und Impulse gehen über den Dienstweg von oben nach unten und von unten nach oben. Auf der Grundlage des Liniensystems werden den Instanzen Stabstellen zugeordnet. Die Stabstellen beraten die Linienstellen, haben jedoch keine Weisungsbefugnis, sondern eine beratende Funktion. Matrixorganisation Die Matrixorganisation entsteht durch die Überlagerung von z. B. funktions- und objektorientierten Organisationsstrukturen. So müssen sich z. B. Produktmanager die Autorität mit den Funktionsleitern teilen. Diese Organisationsform erfordert gute Zusammenarbeit, enthält aber ein gewisses Konfliktpotential, von dem man aber annimmt, dass es sich positiv auf die Erreichung der Unternehmensziele auswirkt. BURW Oktober 2000 Seite 3

14 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Ablauforganisation images/burw006.gif Ein Maklerbüro erhält immer wieder Beschwerden von Kunden darüber, dass sie angefordertes Informationsmaterial über Immobilienobjekte nur mit langer Zeitverzögerung erhalten. Welche Probleme ablauforganisatorischer Art könnten dafür verantwortlich sein? Seite 4 Oktober 2000 BURW

15 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Ablauforganisation Über die Ablauforganisation wird der Ablauf von Teilarbeiten einer Stelle, innerhalb einer Abteilung oder zwischen mehreren beteiligten Abteilungen geregelt. Ziele der Ablauforganisation Die Ablauforganisation wird um so wichtiger, je mehr Stellen und Abteilungen an einem Arbeitsablauf beteiligt sind. Es ist auch Inhalt der Ablauforganisation, dass die Mitarbeiter über die Material- und Informationsflüsse informiert sind. Ziel ist es, zu bearbeitende Belege ohne Verzögerung an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Man will eine möglichst kurze Durchlaufzeit für die Objekte der Bearbeitung erreichen. Ein weiteres Ziel ist es, für eine optimale Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln zu sorgen. Die Teilaufgaben müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass weder Leerläufe noch Engpässe entstehen. Mikroablauforganisation Makroablauforganisation Die Mikroablauforganisation regelt die Ablaufstrukturen an einem einzelnen Arbeitsplatz oder zwischen mehreren Einzelarbeitsplätzen und ist weitgehend bestimmt von der Arbeitsmethode und den technischen Arbeitsverfahren. Die Makroablauforganisation regelt die Ablaufstrukturen bei der Planung und Steuerung von Abläufen auf Betriebsebene. BURW Oktober 2000 Seite 5

16 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Darstellung der Ablauforganisation images/burw007.gif Stellen Sie einen einfachen Arbeitsablauf, den Sie momentan in Ihrem Ausbildungsbetrieb durchführen, in einem Ablaufdiagramm dar. Seite 6 Oktober 2000 BURW

17 Aufgabengerecht Büro-Organisation aufbauen Darstellung der Ablauforganisation Zur Aufzeichnung der Ablauforganisation bedient man sich weitgehend der grafischen Darstellung. Diagramme Grafische Symbole Zur Veranschaulichung von Ablaufstrukturen ist das Flussdiagramm bzw. Ablaufdiagramm gut geeignet. Es zeigt übersichtlich den logischen und zeitlichen Ablauf von Tätigkeiten und ist für die Betroffenen meist ohne zusätzliche Erklärungen verständlich. Mit Hilfe von wenigen grafischen Symbolen werden Arbeitsgänge dargestellt. Dies können sein: Bearbeitung Transport Kontrolle Verzögerung Lagerung Fast alle Vorgänge im Bereich der kaufmännischen Verwaltung können über Ablaufdiagramme veranschaulicht werden. Mit linearen Darstellungen lassen sich einfache Arbeitsvorgänge mit zeitlich aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten wiedergeben. Für kompliziertere Abläufe mit parallelen Teilarbeiten und Teilarbeiten, die voneinander abhängig sind, bedient man sich der Netzplantechnik. BURW Oktober 2000 Seite 7

18 Bedeutung Generelle, fallweise Regelungen images/burw008.gif. Stellen Sie die Vor- und Nachteile von generellen Regelungen gegenüber. 2. Welche Vorteile bietet die Disposition für Führung und Mitarbeiter? Seite 8 Oktober 2000 BURW

19 Bedeutung Generelle, fallweise Regelungen Organisation Improvisation Disposition Organisieren heißt Regelungen schaffen. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn diese Regelungen dauerhaft für immer wiederkehrende Vorgänge konstruiert werden können. Dadurch wird erreicht, dass das gleiche Problem nicht immer wieder analysiert, durchdacht und gelöst werden muss. Weitere Vorteile sind darin zu sehen, dass Rückfragen beim Vorgesetzten entfallen, neue Arbeitskräfte leicht eingearbeitet werden können und der Betrieb nicht vom Organisationstalent einzelner Mitarbeiter abhängig ist. Der Betrieb strebt nach Stabilität, was durch Dauerregelungen gewährleistet wird. Es gibt im Betrieb jedoch auch neue, ungewöhnliche und unerwartete Situationen, für die keine generellen Regelungen bestehen. Das Problem muss unverzüglich gelöst werden. Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, die vielleicht auf Erfahrungen beruhen oder der Kreativität entspringen. Es muss improvisiert werden. Improvisationen sind nicht dauerhaft und fallen mit der Lösung des Problems weg oder werden durch generelle Regeln ersetzt. Vor dem Hintergrund moderner Unternehmensführung gewinnt die Disposition als organisatorische Regelung zunehmend an Bedeutung. Dispositionen sind fallweise Regelungen, die vom jeweiligen Mitarbeiter im Rahmen seiner Kompetenzen autonom getroffen werden. Dadurch erhält der Mitarbeiter Handlungsspielräume, der Betrieb kann sich wechselnden Verhältnissen besser anpassen und flexibel reagieren. BURW Oktober 2000 Seite 9

20 Bedeutung Prinzipien der Organisation images/burw009.gif Überlegen Sie, welche Auswirkungen die Nichteinhaltung der Prinzipien der Organisation auf ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter hat. Seite 20 Oktober 2000 BURW

21 Bedeutung Prinzipien der Organisation Zweckmäßigkeit Koordination Wirtschaftlichkeit Gleichgewicht Die Aufbau- und Ablauforganisation müssen so gestaltet werden, dass das Betriebsziel in optimaler Weise erfüllt wird; sie müssen zweckmäßig sein. Die einzelnen Teilaufgaben sind auf die Erreichung des betrieblichen Zieles hin abzustimmen. Die Aufbauorganisation muss das Problem der Aufgabenverteilung und -zusammenfassung bewältigen, ferner hat sie Über-, Unter- und Gleichordnungen festzulegen. Für die Ablauforganisation ergibt sich das Problem der räumlichen und zeitlichen Koordination. Die einzelnen Stellen und Abteilungen müssen sinnvoll zusammenarbeiten. Grundgedanke dieses Prinzips ist das Minimalprinzip, welches besagt, dass mit einem Minimum an Mitteln das gesetzte Ziel zu erreichen ist. Organisation ist also nicht Selbstzweck. Es sind vielmehr diejenigen aller möglichen Regelungen auszuwählen, die diesem Prinzip der Wirtschaftlichkeit Rechnung tragen. Es muss ein Gleichgewicht zwischen Organisation, Improvisation und Disposition hergestellt werden. BURW Oktober 2000 Seite 2

22 Bedeutung Über-, Unterorganisation images/burw00.gif Was ist zu erwarten, wenn in einem Büro jede Tätigkeit genau überwacht wird und jeder Vorgang durch generelle Regelungen organisiert ist? Seite 22 Oktober 2000 BURW

23 Bedeutung Über-, Unterorganisation Organisation hat keinen Selbstzweck. Sie wird eingesetzt, um den Betriebszweck unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeitsfaktors in optimaler Weise zu erreichen. Kongruenz Unterorganisation Überorganisation Dies setzt voraus, dass der Grad der Organisation mit dem zu regelnden Gegenstand übereinstimmt. Es muss eine Kongruenz zwischen dem Ausmaß der Organisation und der zu organisierenden Aufgabe hergestellt werden. Unterorganisation liegt vor, wenn das Ausmaß der Regelungen zu gering ist. Es gibt zu wenige generelle und fallweise Regelungen. Dies hat zur Folge, dass wichtige Entscheidungen nicht getroffen werden, Aufgaben schlecht oder gar nicht erfüllt werden. Überorganisation liegt vor, wenn das Ausmaß der Regelungen zu groß ist. Der Nachteil liegt darin, dass durch das Zuviel an Regelungen der Betriebsablauf gehemmt wird, unwirtschaftliche Maßnahmen ergriffen werden und der Handlungsspielraum der Mitarbeiter eingeengt wird. Ein Weg, um das Problem der Unter- und Überorganisation in den Griff zu bekommen, ist das Einräumen von Dispositionsspielräumen im Rahmen der Organisation. Moderne Managementtechniken wie Management by Objektives und Management by Exception haben diesen Gedanken bereits realisiert. BURW Oktober 2000 Seite 23

24 Bedeutung Formale, informale Organisation images/burw0.gif Zwei Frauen arbeiten seit drei Jahren in einem Büro zusammen und haben sowohl in betrieblichen als auch in privaten Belangen sehr gute Kontakte. Eine der beiden wird in eine andere Abteilung im gleichen Hause versetzt. Welche Auswirkungen sind davon auf die Organisationsstruktur zu erwarten? Seite 24 Oktober 2000 BURW

25 Bedeutung Formale, informale Organisation Formale Organisation Informale Organisation Die formale Organisation ist jene Struktur, die durch die Geschäftsleitung vorgegeben und im Organisationsplan aufgezeichnet und objektiv dargestellt ist. In ihr sind sämtliche Informations- und Kommunikationswege aufgezeigt, die dem betrieblichen Zweck dienen. Die soziale Realität entspricht jedoch nicht immer dem Plan. In der Praxis werden zumeist Strukturen vorgefunden, die nicht im Organisationsplan enthalten sind. Sie sind das Ergebnis der Interaktion der Organisationsmitglieder. Wenn die im Organisationsplan angegebenen Dienstwege von den Mitarbeitern nicht eingehalten werden, spricht man von informaler Organisation, d. h. Organigramm und Realität stimmen nicht überein. Der Betrieb mit seinen Menschen und deren Bedürfnis nach sozialen Kontakten ist ein soziales System. So besteht eine Kommunikation im Betrieb nicht nur auf betrieblicher, sondern auch auf privater Basis. Die betrieblichen Kommunikations- und Informationswege entsprechen nicht den privaten. Solche informalen Strukturen können für die betriebliche Leistungserstellung positive aber auch negative Effekte mit sich bringen. Ziel der Organisation Ziel der Organisation ist es, formale und informale Strukturen identisch zu halten. Die informalen Beziehungen müssen bei der formalen Gestaltung berücksichtigt werden. BURW Oktober 2000 Seite 25

26 Bedeutung Organisation durch Regelkreise images/burw02.gif Suchen Sie ein Beispiel aus der Technik, in dem das Prinzip des geschlossenen Regelkreises erkennbar ist. Seite 26 Oktober 2000 BURW

27 Bedeutung Organisation durch Regelkreise Die Organisation verwendet für wirtschaftliche Vorgänge in vielen Fällen ein Prinzip aus der Technik, den Grundsatz des sich selbststeuernden, geschlossenen Regelkreises. Prinzip und Ziel Prinzip: Das Prinzip des Regelkreises liegt im ständigen Vergleich zwischen Ist- und Sollwerten, wobei entstehende Abweichungen sofort durch die Rückkopplung (feed back) korrigiert werden. Ziel: Die zu erreichenden Ziele werden von der Geschäftsleitung definiert. Planung Entscheidung Realisation Kontrolle und Rückkopplung In der Phase der Planung werden verschiedene Alternativen für das Erreichen der Ziele aufgestellt. Aufgrund der aufgestellten Alternativen wird eine ausgewählt. Der ausgewählte Plan wird realisiert. Nachdem entsprechende Maßnahmen durchgeführt wurden, werden darüber Daten gewonnen und diese Ist-Daten mit den Soll- Daten verglichen. Über den Prozess der Rückkopplung werden die analysierten Ursachen der Soll-Ist-Abweichungen in die neue Planung miteinbezogen. BURW Oktober 2000 Seite 27

28 TA Trainingsaufgaben Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form Seite 28 Oktober 2000 BURW

29 Trainingsaufgaben Schreiben: Grundregeln zu Inhalt und Form TA Aufgabenstellung: Erstellen Sie eine Regelung über den grundsätzlichen Inhalt und die Form von Schreiben. Gehen Sie dabei von folgender Gliederung aus: allgemeine Hinweise zum Inhalt auf den Schreiben sind anzugeben als Anredeformeln sind zu verwenden Arbeitsschritte: Bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen Sie es ggf. an den Teletutor. BURW Oktober 2000 Seite 29