Benutzerhandbuch. Marco Wegner [ ]

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1 Benutzerhandbuch Marco Wegner [ ]

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Login Navigation Menü Das Logfile Dokumentenverwaltung Hochladen von Dateien Liste Dokumentenverwaltung für Administratoren Zusätzliche Funktionen Stammdatenänderung Nutzerverwaltung Nutzer neu anlegen Nutzerliste Nutzerdaten bearbeiten Account löschen Systemeinstellungen ändern Netzwerkeinstellungen ändern

3 Abbildung 1 Login Bildschirm 1. Login Die Login-Ansicht erscheint, sobald man die Verbindung mit dem eidoc aufnimmt. Um sich am eidoc anzumelden, müssen Nutzername und Passwort in die entsprechenden Felder eingegeben werden. Sowohl Nutzername als auch Passwort sind Case-sensitiv, das heißt, es ist auf Groß- und Kleinschreibung zu achten. Neue Nutzer-Accounts können von einem eidoc-administrator angelegt werden. Dazu mehr in Kapitel 6, Nutzerverwaltung. 3

4 Abbildung 2 - Navigationsmenü 2. Navigation 4

5 2.1 Menü Nach dem Login gelangt man automatisch in das Navigationsmenü. In Abbildung 2 ist das Navigationsmenü für einen Administrator-Account abgebildet. Das Menü für einen Nutzer unterscheidet sich lediglich dadurch, dass der Bereich Administration -entfällt. Dem Nutzer ist es möglich, über das Navigationsmenü in die Bereiche der Dokumentenverwaltung und der eigenen Benutzereinstellungen zu gelangen. Des Weiteren kann er sich wieder vom eidoc abmelden. Der Administrator erhält über die Menüpunkte des Nutzers hinaus noch ein eigenes Administrationspanel, mit dessen Hilfe er zusätzliche Optionen der Datei- und Nutzerverwaltung ansteuern, aber auch die System- und Netzwerkeinstellungen des eidocs konfigurieren kann. Außerdem erscheint unterhalb des Navigationsmenüs ein weiteres Panel, in dem das Logfile des eidocs ausgegeben wird und die Möglichkeiten zum Herunterladen und Rücksetzen der Logfile angeboten werden. Das Rücksetzen der Logfile muss in einem entsprechenden Dialog quittiert werden. 2.2 Das Logfile Im Logfile wird protokolliert, zu welchem Datum und zu welcher Zeit eine relevante Aktion ausgeführt wurde. Dazu gehören u. a. das An- und Abmelden von Nutzern und Administratoren, Erstellen, Ändern und Löschen von Nutzern sowie Dokumenten oder Änderungen an den Systemoder Netzwerkeinstellungen. Außerdem werden unerlaubte Zugriffsversuche und Nutzerfehleingaben protokolliert. 5

6 Abbildung 3 - Dokumentenverwaltung für Nutzer 3. Dokumentenverwaltung 3.1 Hochladen von Dateien Nutzer haben die Möglichkeit, Dateien hochzuladen. Die gewünschte Datei wird über die Funktion Durchsuchen in den Verzeichnissen ausgewählt und durch den Schalter Absenden hochgeladen. Die daneben platzierte Übersicht informiert über den verbleibenden Speicherplatz. Der Lade-Balken unterstützt die Funktion visuell und färbt sich von grün über orange bis rot, je voller der virtuelle Speicher wird. Ist der Speicherplatz des eidocs erschöpft, wird das Uploadformular ausgeblendet um so das Hochladen weiterer Dateien zu verhindern. 3.2 Liste Die Liste (Abbildung 3 unten) zeigt alle auf dem eidoc gespeicherten Dateien. Unterstrichene Kategorien können auf- und absteigend sortiert werden. Mit Hilfe der Suchfunktion lassen sich sämtliche Felder durchsuchen. Somit ist beispielsweise eine chronologische Suche nach dem Datum oder eine Suche nach dem jeweiligen Autor Erstellt von möglich. Mit der Funktion Herunterladen lassen sich gewünschte Dateien herunterladen. 6

7 Abbildung 4 - Dokumentenverwaltung für Administratoren 4. Dokumentenverwaltung für Administratoren 4.1 Zusätzliche Funktionen Die Dokumentenverwaltung für Administratoren weist die gleichen Funktionen wie die für Nutzer auf (Nachzulesen in Kapitel 3, Dokumentenverwaltung). Im Gegensatz zu den Nutzern können Administratoren vorhandene Dateien jedoch auch löschen (vgl. Markierung in Abbildung 4). 7

8 Abbildung 5 - Ändern der eigenen Stammdaten 5. Stammdatenänderung Über den Menüpunkt Benutzereinstellungen können Nutzer und Administratoren ihre eigenen Stammdaten ändern. Jeder Nutzername ist nur einmal verfügbar. Das jeweilige Passwort muss mindestens fünf Zeichen haben. Ist dem nicht so, reklamiert dies das System. Soll das Passwort geändert werden, ist zunächst das alte, dann das neue Passwort einzugeben. Durch nochmaliges Eingeben erfolgt die Bestätigung des neuen Passworts. 8

9 Abbildung 6 - Nutzerverwaltung durch den Administrator 6. Nutzerverwaltung 6.1 Nutzer neu anlegen Über die Eingabe-Funktion (Abbildung 6 oben) können Administratoren neue Nutzer anlegen. Die für Nutzer geltenden Vorgaben hinsichtlich des Passworts (mindestens fünf Zeichen) gelten hier nicht. Für einen neuen Benutzer muss ein Ablaufdatum angegeben werden. Dieses Datum sagt aus, bis wann das Konto gültig ist, bis zu welchem Termin der Nutzer also Zugriff auf das eidoc hat. Dies geschieht durch Anklicken des orange umrandeten Kalender-Symbols. Ein Kalender erscheint, über den das gewünschte Ablaufdatum eingestellt werden kann. Ein Klick auf den entsprechenden Tag schließt den Kalender wieder und trägt das Datum in das zugehörige Feld ein. Der neue Account muss zusätzlich noch einer Gruppe zugeordnet werden. Zur Auswahl stehen Nutzer und Administratoren. Die Auswahl erfolgt über ein Drop-Down-Menü. 6.2 Nutzerliste Mit der Nutzerliste können Administratoren sämtliche Nutzer verwalten, das heißt, suchen, ändern und auch löschen. 9

10 Abbildung 7 - Stammdaten eines Accounts ändern 7. Nutzerdaten bearbeiten Wenn in der Nutzerverwaltung (s. Abbildung 6) auf Ändern geklickt wird, können auf der anschließend folgenden Seite die gewünschten Änderungen vorgenommen werden: Name und Passwort lassen sich neu setzen. Über das Dropdown-Menü wird die Gruppe neu definiert, Account und Ablaufdatum sind über den Kalender-Button zu ändern. 10

11 Abbildung 8 - Löschen eines Accounts 8. Account löschen Wenn in der Nutzerverwaltung (s. Abbildung 6) auf Löschen geklickt wird, bittet das System zur Sicherheit noch einmal um Bestätigung des Befehls. Soll der Datensatz nicht gelöscht werden, ist auf Abbrechen zu klicken. Wenn der Datensatz tatsächlich gelöscht werden soll, ist dies mit OK zu bestätigen. Anmerkung: Ein Administrator kann aus Sicherheitsgründen seinen eigenen Account nicht löschen. So ist gewährleistet, dass es immer mindestens einen Administrator im System gibt. 11

12 Abbildung 9 Systemeinstellungen des eidoc ändern 9. Systemeinstellungen ändern Administratoren können die Systemzeit über einen Kalender-Button und die Zeitzone sowie die Systemsprache über ein Drop-Down-Menü wählen. NTP kann aktiviert und deaktiviert werden. Ist NTP aktiviert, erscheint ein Eingabefeld, in dem sowohl eine Domain als auch eine IP eingetragen werden kann. Was ist NTP? Das Network Time Protocol (NTP) ist ein Standard zur Synchronisierung von Uhren in Computersystemen in einem Netzwerk. NTP verwendet das verbindungslose Transportprotokoll UDP auf Port 123. Es wurde speziell entwickelt, um eine zuverlässige Zeitgabe über Netzwerke mit variabler Paketlaufzeit zu ermöglichen. 12

13 Abbildung 10 Netzwerkeinstellungen des eidoc ändern 10. Netzwerkeinstellungen ändern Das eidoc kann auf Single- oder Netzwerkbetrieb gestellt werden. Ist der Singlebetrieb ausgewählt, werden alle übrigen Eingabefelder ausgeblendet. Hierbei arbeitet das eidoc als Stand-Alone-Gerät. Bei Bedarf wird ein PC oder Notebook via Cross-Over-Netzwerkkabel direkt angeschlossen. Das eidoc weist dabei dem Client alle nötigen Netzwerkparameter zu. Bei Auswahl des Netzwerkbetriebs werden alle nötigen Eingabefelder eingeblendet. Im Netzwerkbetrieb ist das eidoc in ein lokales Netzwerk integriert und verhält sich ähnlich einem normalen PC. Es kann von anderen Rechnern aus über das Netzwerk auf das eidoc zugegriffen werden. Was ist DHCP? Das Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP) ermöglicht die Zuweisung der Netzwerkkonfiguration an Geräte durch einen Server. Durch DHCP ist die automatische Einbindung eines neuen Computers in ein bestehendes Netzwerk ohne dessen manuelle Konfiguration möglich. Am Client muss im Normalfall lediglich der automatische Bezug der IP-Adresse eingestellt sein. Beim Start des Rechners am Netz kann er die IP-Adresse, die Netzmaske, das Gateway, DNS-Server und gegebenenfalls WINS-Server von einem 13

14 DHCP-Server beziehen. Ohne DHCP sind dazu abhängig vom Netzwerk, an das der Rechner angeschlossen werden soll einige Einstellungen nötig. Hierbei kann zusätzlich entschieden werden, ob der DHCP-Modus aktiv oder inaktiv sein soll. Wird DHCP aktiviert, führt dies zur Ausblendung aller übrigen Felder (IP, Subnet, DNS1, DNS2, Gateway). Ist DHCP jedoch auf inaktiv gestellt, werden die übrigen Felder entsprechend Abbildung 10 eingeblendet. Bei deaktiviertem DHCP ist es notwendig, dem eidoc eine feste und gültige IP-Adresse zuzuweisen, die in diesem Netzwerk noch nicht existiert und erlaubt ist. Fragen Sie dazu bitte den Netzwerkadministrator nach Rat und Tat. 14

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