Flächenmanagement Elemente, Steuerungsmodelle, Einführung
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- Elvira Armbruster
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1 Marcelo Ruiz Flächenmanagement Elemente, Steuerungsmodelle, Einführung Forum Hochschulbau, Hannover, 28. Mai
2 Gliederung 1. Kernelemente 2. Steuerungsmodelle 3. Gestaltungsmöglichkeiten 4. Machbarkeitsprüfung 5. Einführungsaufgaben 2
3 Kernelemente hochschulinternen Flächenmanagements Informationssysteme -Raumdatenbanken, Flächenbedarfsermittlungen und -bilanzierungen, -Auslastungsuntersuchungen weitere Vorträge Flächensteuerungsmechanismen/-instrumente -nicht-monetäre Steuerung (Anweisung, Aushandlung) -monetärer Anreiz (Mieter/Vermieter, Bonus/Malus) Ressourcen und Aufbauorganisation -Ablauforganisation, Ansprechpartner -Einführungsaufgaben 3
4 Steuerungsmodelle 4
5 Unterschiedliche Steuerungsmodelle Unterscheidungskriterium: Steuerungsmechanismus 1. Zuweisungsmodell 2. Raumhandel 3. Zielvereinbarung 4. Bonus-Malus-Modelle 5. Mieter-Vermieter-Modelle Monetarisierung 5
6 Zentrales Zuweisungsmodell Status Quo - Zuweisung durch begründete Einzelfallbedarfe - oftmals fehlende Informationsbasis, keine Bedarfsplanung, kein Soll-Konzept vorhanden - hoher Bearbeitungsaufwand für Raumanfragen - Legitimationsprobleme angesichts bestehender, als ungerecht empfundener Flächennutzungen - kein Kostenbewusstsein bei Nutzern - keine transparente Zielorientierung + Hohe Wirksamkeit bei durchsetzungsstarker Leitung 6
7 Dezentrales Raumhandelsmodell - gemeinsame Raumverteilung durch dezentrale Raumbeauftragte (z. B. auf Fakultätsebene) - keine Monetarisierung - kein Anreiz zum sparsamen Umgang mit Flächen + gemeinsame dezentrale Verantwortung für Flächenressourcen 7
8 Zielvereinbarungsmodell - flächenbezogene Ziele (z.b. %-Abbau von Flächenüberschüssen in einem bestimmten Zeitraum) werden zwischen Nutzern und Hochschulleitung ausgehandelt - konsens-, ergebnisorientierte Steuerung - keine Monetarisierung - Sanktionsmechanismen erforderlich - geringe Steigerung des Kostenbewusstseins + geringer Verwaltungsaufwand + gemeinsame Perspektive 8
9 Bonus- / Malus-Modell - Flächenbedarf (Soll-Ausstattung) wird kostenfrei zur Verfügung gestellt - Monetarisierung von Überschüssen (Mali) und Unterdeckungen (Boni) - Mobilisierung von Flächen durch monetären Anreiz - keine Rückgabepflicht + dezentrale Verantwortung + Schaffung von Kostenbewusstsein Beispiel Universität Hannover 9
10 Vermieter- / Mietermodell - Hochschule stellt Nutzern Flächenbelegung in Rechnung - Ermittlung der Unterbringungskosten - Nutzern erhalten Unterbringungsbudget (Basis: Gesamtkosten/m² Flächenbedarf) - kein Flächennutzungszwang - keine Rückgabepflicht - Steuerungswirkung von Finanzstärke der Nutzer abhängig + dezentrale Verantwortung + Schaffung von Kostenbewusstsein Beispiel Universität Amsterdam 10
11 Gestaltungsmöglichkeiten am Beispiel des Bonus-Malus- Modells 11
12 Flächensteuerung Bedarfsermittlung Gestaltungsbereiche Bestandsbewertung unbewerteter Flächenbestand, Sanierungszustand, Flächenart etc. Bedarfsbemessung detaillierte Parameterbemessung, aggregierte Kennwerte Geltungsbereich nur fachliche oder auch zentrale Einrichtungen (z. B. Bibliothek) Steuerungsmechan. Zielvereinbarungen, Anweisungen, Monetarisierung Monetarisierung Fristigkeit Verfahrensregeln steuerungsrelevantes Nutzungsentgelt, Vollkosten, Anrechungsregeln jährliche Bilanzierung, Abzug im Voraus z.b. nur Abgabe nachnutzbarer Raumeinheiten 12
13 Kernbestandteil von Bonus-/Malus-Modellen kostenfreie Basisausstattung (=Flächenbedarf des Nutzers) Monetärer Steuerungsmechanismus Flächenbilanz (differenziert nach Nutzungsbereichen) x Nutzungsentgelt = Bonus- od. Maluszahlung 13
14 Anpassung der Nutzungsentgelte Steuerungs- /Bilanzierungsebene Fachbereichs- oder Institutsebene Höhe des Grundentgelts finanzielle Leistungsfähigkeit der Nutzer, realistische Mietgrößen Kappungsgrenze z. B. 10 % der Haushaltsmittel eines FB, finanzielle Belastbarkeit Bagatellgrenze Soll-Abweichungen < 10% => keine Konsequenz Belegungsverschnitt: 5-10 % (in best. Nutzungsbereichen) Berücksichtigung ungünstiger Grundrisse differenzierte Anrechnung der Bonus- u. Maluszahlungen abhängig von Rahmenbedingungen (Flächenknappheit oder -überschüsse) und Zielsetzungen des FLM Differenzierung der Nutzungsentgelte gebäudeabhängig nach Erstellungs- und Betriebskosten, Lage, Sanierungszustand, starke Differenzierung erhöht Komplexität und verringert Transparenz und Handhabbarkeit 14
15 Berechnungsbeispiel Flächenmanagement Grundentgelt 2,50 Institut für Chemie Flächenbestand* m² Nutzungsbereiche Flächenbilanz (m 2 NF1-6) Flächenbedarf* Belegungsverschnitt (NB 6, 9) Kostenansatz Nutzungsentgelt Bonus-/Malus- Ansatz m² 5% Nutzungsentgelt (monatl.) NB Praktikumsflächen Rechnerräume Büroräume Labore Werkstatträume Tierhaltung Pflanzenzüchtung Sammlungsräume Lager, Archive Sonstiges Zwischenergebnis Drittmitteletat 10%-Kappungsgrenze Bonusanrechnung Malusanrechnung , % , % , % , % , % ,4 100% 13 1,7 100% 14 1,7 100% , % , % % 100% jährliche Belegungsabgabe * ohne Bibliotheksflächen und Seminarräume 15
16 Festlegung von Nutzungsbereichen NB Bezeichnung 1 Hörsäle 2 Seminarräume 3 Praktikumsflächen 4 Rechnerräume 5 Bibliotheksräume 6 Büroräume 7 Büroergänzungsräume 8 Sozialräume 9 Nasspräparative Labore 10 Gerätelabore 11 Versuchshallen, Schwerlabore 12 Werkstatträume 13 Tierhaltung 14 Pflanzenzüchtung 15 Sammlungsräume 16 Lager, Archive 17 Sonstiges aggregierte Bilanz Bezeichnung 3 Praktikumsflächen 4 Rechnerräume 6 Büroräume 9 Labore 12 Werkstatträume 13 Tierhaltung 14 Pflanzenzüchtung 15 Sammlungsräume 16 Lager, Archive 17 Sonstiges zusammengefasst werden können: Labor-NB, Büro-NB nicht einbezogen wurden: Lehrflächen, Bibliothek => universitätsspezifische Anpassung möglich 16
17 Differenzierung der Nutzungsentgelte (Hintergrund sind Kostenflächenarten des ZBWB, Feiburg) Grundentgelt 2,50 (pro Monat und m 2 NF 1-6) Nutzungsbereiche NB Nutzungsentgelt Wichtungsfaktor Nutzungsentgelt KFA-Zuordnung neu Wichtungsfaktor Praktikumsflächen Rechnerräume Büroräume Labore Werkstatträume Tierhaltung Pflanzenzüchtung Sammlungsräume Lager, Archive Sonstiges Hörsaalflächen Bibliotheksflächen Seminarräume 3 2,2 5,4 4 2,2 5, ,0 2, ,2 5,4 12 2,0 5,0 13 2,2 5,4 14 0,7 1,7 15 0,7 1,7 16 0,4 1,0 17 1,0 2, ,2 5, ,2 5, ,0 2, ,2 5,4 2,0 5, ,2 5, ,7 1, ,7 1, ,4 1,0 1,0 2, ,5 3,8 0,0 0, ,0 2,5 17
18 Regelkreis Flächenmanagement Flächeninformationssysteme Raumdatenbank Flächenbedarfsermittlungen Auslastungsuntersuchungen unterstützen Bauliche Entwicklungsplanung Strategisches Management entscheidet zwischen Neueinstieg in Regelkreis Großmaßstäblicher Handlungsbedarf Standortneuordnung Neubauplanung Sanierungen Neuberufungen Kleinmassstäbl. Handlungsbedarf Korrektur der Flächenverteilung Schaffung von Kostenbewusstsein Monetärer Steuerungsmechanismus Flächenbilanz x Nutzungs = -entgelt Bonus-/ Maluszahlungen Dezentrale Entscheidung Flächenrückgabe Zahlung der Belegungsabgabe Bedarfsorientierte Korrektur der Flächenverteilung führt zu Maßnahmen Neubauten Abmietungen Flächenzuweisungen Umzüge Einnahmen für: Instandhaltung Bonuszahlungen 18
19 Machbarkeitsprüfung 19
20 Steuerungswirkung monetärer Anreizsysteme Ist die Einführung eines Flächenmanagements an der Hochschule sinnvoll? - Liegt ein groß- oder kleinmaßstäblicher Handlungsbedarf vor? - Erschweren z.b. Streulagen den Ausgleich von Defiziten/Überschüssen? Erstellung und Bewertung der Flächenbilanzen Wann erzielen die Stellschrauben die gewünschte Steuerungswirkung? - Wie hoch ist der Geldumsatz insgesamt? Ist das Saldo negativ? - Werden Nutzer finanziell überfordert? - Ab welchen Nutzungsentgelten zahlen die Nutzer nennenswerte Beträge? Analyse und Bewertung von Modellrechnungen 20
21 Prüfkriterien für Modellrechnungen Schaffung von Kostenbewusstsein Finanzielle Belastbarkeit Transparenz der Berechnung Höhe des Gesamtsaldos Kosten-/ Nutzenbetrachtung Erschließt der Steuerungsmechanismus die Flächenpotenziale? 21
22 Modellrechnungen Büro (in ) Labor / (in ) fachspez. Lehre Basisvariante Bonus-/Maluszahlungen Differenzierung Faktor Entgelt/m ² Erläuterungen Basis " 4,0 Malus Büro 1 = 4,0 Labor 2 " 8,0 Bonus Lehr- und Forschungsbereich pro Monat (in ) Bonuszahlungen pro Jahr (in ) Maluszahlungen pro Jahr (in ) Fakultät Institut A Fakultät Institut A Institut B Institut C Fakultät Institut A Institut B Institut C Fakultät Institut A Institut B Institut C Um satz an Sanktionszahlungen Geldum satz insgesam t rechnerischer Saldo Flächenmanagement Elemente, Steuerungsmodelle, Einführungsaufgaben 22
23 Büro (in ) Labor / (in ) fachspez. Lehre Bonus-/Malus-Modell, Sanktionsvariante Bonus- /Maluszahlungen Erläuterungen Differenzierung Faktor Entgelt/m² Basis 4,0 Malusansatz: 100% Büro 1 4,0 Bonusansatz: 10% Labor 2 8,0 Kappungsgrenze: 15% Lehr- und Forschungsbereich pro Monat (in ) Bonuszahlungen pro Jahr (in ) Maluszahlungen pro Jahr (in ) Drittmittelkappungsgrenze Kappu ng Summe pro Jahr (inkl. Kappungsgrenze) Fakultät % und 100 m² Institut A Fakultät Malus Institut A Bonus Institut B Institut I ja Institut J Fakultät Institut A Institut B Institut C Fakultät Institut A Institut B Institut C Umsatz an Sanktionszahlungen nach Kappung => Geldumsatz insgesamt Toleranzschw elle: rechnerischer Saldo Flächenmanagement Elemente, Steuerungsmodelle, Einführungsaufgaben 23
24 Einführungsaufgaben 24
25 Einführung Aufgaben Flächenmanagement: 6-Punkte-Programm Nr. Aufgabenpaket Ziel Entscheidung zur Einführung eines Flächenmanagements Entwicklung geeigneter Flächeninformationssysteme Akzeptanz für Einführung FLM herstellen Festlegung und Einführung eines geeigneten Instruments zur Flächenbedarfsermittlung Ziele festlegen, hochschulweiter Beschluss und Information Ermittlung des Flächenbedarfs, Aufbau bzw. Aktualisierung Raumdatei, ggf. Durchführung von Auslastungsuntersuchungen Flächenbilanzen kommunizieren, Prioritäten ermitteln, Steuerungsziele definieren Einfache und regelmäßige Aktualisierung des Flächenbedarfs sicherstellen 5 FLM-Modell entwickeln 6 FLM einführen Steuerungsinstrumente festlegen, Modellrechnungen durchführen, Machbarkeit prüfen Organisationsstruktur aufbauen, Know-Howtransfer organisieren, Flächenbilanzierungsroutinen entwicklen 25
26 Ablauf- und Organisationsstruktur zentrale Verwaltung Aktualisierung Flächenbestand & -bedarf, Pflege der Raumdatei, Berechnung der Nutzungsentgelte dezentrale Raumbeauftragte Ansprechpartner, Zuarbeit Aktualisierung Raumdatei, (Bearbeitung von Raumanfragen) Know-How-Verankerung Raumnutzungsarten, Nutzungsbereiche verbindliches Regelwerk z. B. Rückgabe nachnutzbarer Raumeinheiten, standardisierte Abläufe 26
27 Achilles-Fersen 1. Große Flächenüberhänge umfangreiche Schrumpfungsprozesse erfordern Standortkonzepte 2. Fehlende Akzeptanz Nutzer mit Flächenüberschüssen weigern sich Flächen abzugeben, zu späte Einbindung der Nutzer in Entwicklungsprozesse 3. Durchführbarkeit Verwaltungsaufwand (z. B. für Bestandsanalyse & Bedarfsermittlung) 4. Fortschreibbarkeit und Know-How Weiterentwicklung der Bedarfsberechnungen (z.b. neue Fakultätsstruktur) 27
28 Marcelo Ruiz Tel: Hochschul-Informations-System GmbH Goseriede Hannover 28
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