Die Wirtschaftsprüfung des VdW südwest

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1 Die Wirtschaftsprüfung des VdW südwest

2 Abschlussprüfungen sind mit einer Vielzahl von Fragestellungen und komplexen Handlungen verbunden, die für unsere Mitgliedsunternehmen - Genossenschaften sowie Kapitalgesellschaften - nicht immer leicht verständlich sind. Um Ihnen einen Einblick in die Prüfungstätigkeit des VdW südwest zu geben und um mehr Transparenz hinsichtlich unserer internen Abläufe zu schaffen, möchten wir mit dieser Broschüre in komprimierter Form die wesentlichen Grundlagen unserer Prüfungshandlungen in Teilabschnitten vorstellen. Diese Ausfertigung basiert auf einem Vortrag und Manuskript von Herrn Dipl.-Kfm. WP/StB Olaf Seligmann unseres Partnerschaftsverbandes VNW, Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e. V. Frankfurt am Main, im Oktober

3 GdW ABKÜRZUNGEN Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e. V. GenG Genossenschaftsgesetz GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung INHALT Vorbemerkungen 4 Allgemeine & rechtliche Grundlagen 4 Prüfungsauftrag & -anmeldung 6 Prüfungsplanung 7 Prüfungsvorbereitung 7 HGB Handelsgesetzbuch Prüfungsbeginn 8 HGrG Haushaltsgrundsätzegesetz Unterstützung vor Ort 8 IDW IKS StB StBK StBV VoFi WP WPO Institut der Wirtschaftsprüfer Internes Kontrollsystem Steuerberater Steuerberaterkammer Steuerberaterverband Vollständiger Finanzplan Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüferordnung Prüferteam 9 Prüfung & Beratung 9 Schlussbesprechung 11 Prüfungsbericht 12 Berichtskritik 13 Rechnungsstellung 14 Weitere Beratungsangebote 15 Fazit 15 3

4 VORBEMERKUNGEN Mit dem Zusammenschluss verschiedener Wohnungsbaugenossenschaften im Jahr 1903 wurde der Verband der Südwestdeutschen Wohnungswirtschaft e. V. (VdW südwest) gegründet, um unabhängige und sachverständige Prüfungen durchzuführen, aber auch mit Hilfe gezielter Prüfungstätigkeiten die wirtschaftlichen Interessen der Verbandsmitglieder zu fördern und die genossenschaftlichen Grundsätze der Selbsthilfe, Selbstverwaltung und Selbstverantwortung einzuhalten. Bis heute liegt die originäre und satzungsmäßige Aufgabe des Verbandes in der Pflichtprüfung ihrer Mitgliedsunternehmen. Im Laufe der Jahre traten neben der genossenschaftlichen Prüfung insbesondere diejenige von Kapitalgesellschaften sowie eine Vielzahl weiterer Aufgabenbereiche hinzu. Hierzu zählen u. a. Interessenvertretung Öffentlichkeitsarbeit Steuerberatung Rechtsberatung Technische Beratung Betriebswirtschaftliche Beratung Aus- und Fortbildung. Zusammengefasst ist der VdW südwest mit seiner umfassenden Dienstleistungspalette kompetenter Ansprechpartner für seine Mitglieder, nicht nur im Bereich der Jahresabschlussprüfung. Er unterstützt sie bei allen wohnungs- und immobilienwirtschaftlichen Fragen alles aus einer Hand. 4 ALLGEMEINE & RECHTLICHE GRUNDLAGEN Die Prüfungen von Genossenschaften unterscheiden sich in einzelnen Bereichen von denen der Kapitalgesellschaften. Dies ist zum einen historisch bedingt. So ist die genossenschaftliche Prüfung die älteste Pflichtprüfung in Deutschland. Sie wurde bereits in das Genossenschaftsgesetz 1889 aufgenommen und umfasste in ihrer ursprünglichen Form die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der Einrichtungen der Genossenschaft, und zwar durch einen vom Verband zu bestellenden Revisor. Durch das Bilanzrichtliniengesetz von 1985 wurde die genossenschaftliche Pflichtprüfung um die Prüfung des Jahresabschlusses erweitert, insbesondere zwecks Feststellung der wirtschaftlichen Verhältnisse. Mit der letzten Änderung durch die Gesetzesnovelle 2006 erfuhr diese Prüfung des Jahresabschlusses schließlich eine Beschränkung auf solche Genossenschaften, deren Bilanzsumme eine Million Euro und deren Umsatzerlöse zwei Millionen Euro übersteigen. Da Genossenschaften des Gesetzes wegen einem Prüfungsverband angeschlossen sein und von diesem auch geprüft werden müssen, entfällt bei dieser Gesellschaftsform die eigenständige, wiederkehrende Wahl des Abschlussprüfers. Demgegenüber können Kapitalgesellschaften ihre Prüfer selbst auswählen. Die Prüfungsverantwortung durch den Verband wurde gemeinsam mit der Pflicht zur Mitgliedschaft im Verband 1934 per Gesetz

5 eingeführt. Der Verband wurde somit zum Träger der Prüfung bestimmt. Zweck der genossenschaftlichen Pflichtprüfung ist es insbesondere festzustellen, ob die einzelne Genossenschaft dem in 1 Absatz 1 des Genossenschaftsgesetzes (GenG) geregelten Förderzweck ihrer Mitglieder gerecht wird. Dieser Förderzweck ist bei keiner anderen Gesellschaftsform in Deutschland gesetzlich verankert und stellt damit eine Besonderheit des genossenschaftlichen Systems dar. Es ist das Ziel, die Existenz der Genossenschaft unter Beachtung ihrer Selbstverantwortlichkeit dauerhaft zu sichern. Um dies zu gewährleisten, benötigt der Verband im Vergleich zu Kapitalgesellschaften hier umfassendere Kenntnisse von der Tätigkeit und den wirtschaftlichen Verhältnissen der zu prüfenden Genossenschaft und hat bedarfsgerecht die Genossenschaften im Sinne einer Betreuungsprüfung zu unterstützen. Erst viele Jahre nach Gründung der ersten Genossenschaften bildeten sich die heute als Kapitalgesellschaften bekannten Rechtsformen heraus. Es waren zumeist Zusammenschlüsse privater Geldgeber, die bestimmte aufwändige Projekte, wie Eisenbahnen, Industrieobjekte oder Ähnliches nicht alleine finanzieren konnten oder wegen des hohen Risikos nicht alleine finanzieren wollten und bei denen Kapital und Rendite im Vordergrund standen. Obwohl Genossenschaften wie auch Kapitalgesellschaften fremdes Vermögen verwalten, unterscheiden sich die bei ihnen angewandten Prüfungsansätze. Da bei Genossenschaften nicht der Vermögens- und Renditegedanke im Vordergrund steht, sondern die Gemeinsamkeit, bedarf es hier einer besonderen Betrachtung der Mitgliederinteressen. Im Gegensatz dazu unterstellt der Gesetzgeber, dass die renditeorientierten Anteilseigner von Kapitalgesellschaften ihre Vermögensinteressen in eigener Organisation wahrnehmen und es somit ausreicht, hier nur die Richtigkeit der Rechnungs- und Rechenschaftslegung zu prüfen. Die Prüfungspflicht für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften nach 316 Absatz 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) erstreckt sich auf den Jahresabschluss und den Lagebericht, wobei auch die Buchführung mit in die Prüfung einzubeziehen ist. Für Unternehmen mit Beteiligungen von Bund, Ländern oder Kommunen, also Unternehmen mit Beteiligung der öffentlichen Hand, treten im Hinblick auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zusätzliche Prüfungsverpflichtungen nach 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG) hinzu. Bei der genossenschaftlichen Prüfung nach 53 Absatz 1 GenG sind zwecks Feststellung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung die Einrichtungen der Genossenschaften zu prüfen. Hierzu gehören die Vermögenslage, die Geschäftsführung und die Führung der Mitgliederliste. Die wirtschaftlichen Verhältnisse umfassen dabei nicht nur vergangenheitsorientiert den Jahresabschluss, die 5

6 Buchführung und die Vermögens-, Finanzund Ertragslage, sondern auch die weitere voraussichtliche wirtschaftliche Entwicklung der Genossenschaft. Neben den Regelungen des HGB, des HGrG und des GenG sind ebenso berufsrechtliche Vorgaben bedeutend, die von den Prüfern und vom VdW südwest zu beachten sind schließlich unterliegt der Verband selbst ebenfalls Prüfungen hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit der Prüfungsorganisation und der Durchführung der Prüfungen. Zu benennen sind an dieser Stelle u. a. insbesondere die Prüfungs- und Rechnungslegungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW), der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und der Berufsgrundsätze für Wirtschaftsprüfer. Generell ist jede Prüfung jeweils so anzulegen, dass wesentliche falsche Aussagen in der Rechnungslegung entdeckt und die Prüfungsaussagen mit hinreichender Sicherheit getroffen werden. Insbesondere sind nicht alle Sachverhalte, sondern nur die für die Rechnungslegung wesentlichen Bereiche zu prüfen. Prüfungsplanung & -vorbereitung Festlegung des Prüfungszeitraums Anmeldung der Prüfung mit schriftlicher Anforderung von Unterlagen Ggf. Anruf vor der Prüfung und erneute Anforderung von Unterlagen zwecks Prüfungsplanung Prüfungsplan mit: Prüfungsschwerpunkten Personaleinteilung Terminen (Schlussbesprechung, Berichtsauslieferung) Festlegung des Budgets. Prüfungsdurchführung & Berichterstattung Prüfungsbeginn vor Ort Prüfungsende vor Ort Hinweise an Wirtschaftsprüfer und für Folgeprüfungen Schlussbesprechung Vorkritik (im Büro) Berichtskritik Durchsicht durch Wirtschaftsprüfer / Bereichsleiter Auslieferung des Leseexemplars Nach Rückantwort des Mandanten Endauslieferung des Berichts PRÜFUNGSAUFTRAG & PRÜFUNGSANMELDUNG Für prüfungspflichtige Kapitalgesellschaften ist vorgeschrieben, dass sie ihren Abschlussprüfer auswählen und beauftragen. Solche an den VdW südwest gerichtete Aufträge werden umgehend schriftlich bestätigt. Zusätzlich nutzen viele Kapitalgesellschaften, 6 Archivierung Ablage der Berichte nach Bearbeitung Rechnungsstellung Abschluss des Vorgangs Abbildung 1: Prozess Jahresabschlussprüfung

7 die von Gesetzes wegen nicht prüfungspflichtig sind, das Instrument der Jahresabschlussprüfung beispielsweise auf Wunsch ihrer kreditgebenden Banken, des Aufsichtsrates oder der Gesellschafter hin. Aber auch der Wunsch der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates zum Erkennen von Schwachstellen - insbesondere auch um Haftungsrisiken zu minimieren - sind zentrale Motive. Im Gegensatz zu den Kapitalgesellschaften erhalten Genossenschaften keine schriftliche Bestätigung, da der Prüfungsauftrag durch den Verband, wie bereits erwähnt, aus dem Gesetz hervor geht. Das weitere Prüfungsvorgehen wird für beide Geschäftsformen in der vorseitigen Grafik visuell dargestellt. PRÜFUNGSPLANUNG Den Prüfungseinsätzen geht eine gründliche Planung voraus. Dabei werden neben der Terminierung und dem Auftragsumfang insbesondere die Auftragsbedingungen festgelegt und das Prüfungsteam zusammengestellt. Bei der Einsatzplanung bedient sich die zuständige Abteilung einer den spezifischen Gegebenheiten angepassten IT-Software und einer Mandantendatenbank. Ein besonderes Augenmerk erfährt die Bildung des Prüferteams. Hierbei werden die besonderen Kenntnisse und Fähigkeiten der einzelnen Prüfer berücksichtigt, um eine optimale Einsatzplanung gewährleisten zu können. Auch besteht die Möglichkeit, eine sogenannte Vorprüfung einzuplanen, die bereits vor dem Stichtag des Jahresabschlusses durchgeführt werden kann. Die eigentliche Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts mit der dazu gehörigen Dokumentation bleibt für die Zeit nach dem Bilanzstichtag terminiert. Unter Berücksichtigung der Terminvorstellungen und sonstigen Wünsche der Mandanten werden Vorschläge für die Prüfereinsätze und -teams erarbeitet und auf Leitungsebene der Prüfungsabteilung besprochen. Erst dann erhält das zu prüfende Unternehmen eine offizielle Prüfungsanmeldung. PRÜFUNGSVORBEREITUNG Ist eine Prüfung erst einmal angemeldet, erfolgt im Verband die Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen für die Prüfer. Dies beinhaltet insbesondere den Bericht des Vorjahres (in schriftlicher und elektronischer Form) die vorbereitete Datei unserer Prüfungssoftware (AuditSolutions / AuditAgent) nach elektronischer Übernahme der Buchhaltungsdaten (Kontensalden) Dauerakten und Vorjahresfeststellungen Informationen aus der Berichtskritik des Vorjahres Berichtsordner Rückläufe der Bestätigungen Dritter Formulare, wie z. B. die Vollständigkeitserklärung ggf. Schriftverkehr und Pressemitteilungen. 7

8 Vor der Überreichung der Unterlagen an das jeweilige Prüferteam werden diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. PRÜFUNGSBEGINN Eine Prüfung beginnt in der Regel mit einem einführenden Gespräch zwischen dem Prüfungsteam und dem Geschäftsführer beziehungsweise Vorstand ggf. wird auch mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden gesprochen. Die Gespräche dienen zur Aktualisierung der Kenntnisse über das Unternehmen und dem Austausch der seit der letzten Prüfung aufgetretenen Besonderheiten. Von Bedeutung ist vor allem die Wahrnehmung der aktuellen Unternehmensstrategie. Zusammen mit den Erkenntnissen, die sich aus bereit gestellten Sitzungsprotokollen des Geschäftsjahres ergeben, lassen sich erste Einschätzungen über diejenigen Bereiche vornehmen, welche bei der aktuellen Prüfung besonders zu beachten sind. UNTERSTÜTZUNG VOR ORT Zur Sicherstellung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit ist es für unser Prüfungsteam wichtig, seine Tätigkeit in einem abschließbaren, separaten Raum, der mit Telefon- und/ oder Internetanschluss ausgestattet ist sowie Zugriffsmöglichkeiten auf die Buchhaltung ermöglicht, auszuführen. Um einen reibungslosen und qualitativ hochwertigen Prüfungsablauf zu gewährleisten, sollten die Mandanten alle erforderlichen In- 8 formationen und Unterlagen bereitstellen. Elementar sind die Bereitstellung einer aktuellen Buchführung, des Jahresabschlusses sowie des Lageberichts. Inventare und andere Nachweise für die Abschlussposten dürfen ferner nicht fehlen. Außerdem benötigen die Prüfer Unterlagen zur Organisation, zum Internen Kontrollsystem (IKS), einen aktuellen Genossenschaftsbzw. Handelsregisterauszug, einen Nachweis über die Offenlegung des Jahresabschlusses beim ebundesanzeiger als auch Vertragsunterlagen wie Darlehensverträge Grundstücksankaufs- und -verkaufsverträge Architekten- und Bauverträge Leasingverträge Geschäftsbesorgungsverträge Miet- und Nutzungsverträge ggf. Gesellschaftsverträge von Beteiligungsunternehmen. Wichtig sind darüber hinaus Grundbuchauszüge, Protokolle von Gremiensitzungen, Geschäftsbriefe, Nachweise von Geschäftsvorfällen, das Unternehmenskonzept, die Wirtschafts- und Finanzplanung, die Investitionsund Instandhaltungsplanung, Controlling- Unterlagen sowie alle Informationen über Rechtsstreitigkeiten, die Jahresabschlüsse und ggf. Prüfungsberichte von Beteiligungsunternehmen. Dokumentationen und Erklärungen zu rechnungslegungsbezogenen IT- Anwendungen einschließlich der zugehörigen aktuellen Prüfungsbescheinigungen werden ebenfalls benötigt.

9 Die Aufgabe des Prüfers besteht darin, auf Grundlage der vorgelegten Unterlagen und Auskünfte zu prüfen und zu beurteilen, ob diese das Urteil der Ordnungsmäßigkeit von Buchführung, Jahresabschluss und Geschäftsführung zulassen. Je nach Bedarf beinhaltet dies auch Hinweise zu Verbesserungsmöglichkeiten. PRÜFERTEAM Die Qualität durchgeführter Prüfungen hängt selbstverständlich wesentlich von der Kompetenz der jeweiligen Prüfer ab. Aus diesem Grund unternimmt der VdW südwest große Anstrengungen, seine Mitarbeiter mittels geeigneter Aus- und Weiterbildungsaktivitäten zu qualifizieren. Die klassische Prüferlaufbahn beginnt beim VdW südwest mit einer Assistentenzeit. Durch weitere Qualifizierungen und Erfahrungen ist eine Ernennung zum Verbandsprüfer und schließlich zum erfahrenen Prüfer beziehungsweise Prüfungsleiter möglich. Als Vorbildung bringen die Prüfer meist ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit, häufig auch eine (wohnungswirtschaftliche) Ausbildung, manchmal beides. Es bestehen nicht nur berufsrechtlich hohe Anforderungen an die Qualifikation sowie die Berufsausübung der Prüfer. So bietet der VdW südwest vielfältige Aus- und Fortbildungsmaßnahmen an, wie beispielsweise das modulare Ausbildungsprogramm des Bundesverbandes deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e. V. (GdW). Daneben fördert der VdW südwest die Teilnahme seiner Prüfer an IDW-Seminaren zu Prüfungsansatz und -technik sowie zur Jahresabschlussprüfung. Ferner werden intern mehrmals jährlich Prüferschulungen veranstaltet, um insbesondere die branchenspezifischen Kenntnisse der Prüfer zu optimimieren. Angebote über Kommunikationstraining sowie Techniken und Übungen zur Präsentation, die von externen Referenten abgehalten werden, runden die Fortbildungsmaßnahmen ab. Seminare der Steuerberaterkammer (StBK) und des Steuerberaterverbands (StBV) zu Spezialthemen gehören ebenfalls zum Prüfer-Fortbildungsprogramm des VdW südwest. Nicht zuletzt ist berufsrechtlich vorgeschrieben, dass jeder Mitarbeiter der Prüfungsabteilung seine berufliche Fortbildung mit mindestens 40 Stunden jährlich nachweist. Darüber hinaus sind die Grundsätze der Unabhängigkeit, der Unparteilichkeit, der Gewissenhaftigkeit und der Verschwiegenheit zu beachten. Entsprechende Verpflichtungserklärungen werden den Prüfern bei Einstellung sowie zur Unabhängigkeit jährlich und wiederholend bei jeder Prüfung abverlangt. PRÜFUNG & BERATUNG Regelmäßig werden die Buchführung, der Jahresabschluss sowie der Lagebericht geprüft. Hierin werden ggf. auch die wirtschaftlichen Verhältnisse und die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung einbezogen. Darüber hinaus zeigen die Prüfer unseren Mitgliedern und Mandanten bei Bedarf Ver- 9

10 besserungspotenziale auf diese beruhen auf ihren Kenntnissen über die Organisation des jeweiligen Unternehmens und ihren Branchenerfahrungen sowie dem Vergleich mit anderen Wohnungsunternehmen. S Plausibilitätsprüfung Einzelfallprüfung Bei der Prüfung folgt das Prüfungsteam dem sogenannten risikoorientierten Prüfungsansatz, denn in der Regel ist weder eine Vollprüfung möglich, noch führen umfangreiche Belegprüfungen allein zu validen Prüfungsaussagen. In Bezug auf die Buchführung und den Jahresabschluss zielt einerseits die Prüfung darauf hin zu bestimmen, ob ein auf die Prüfungsfeststellungen basierender Bestätigungsvermerk erteilt werden kann. Andererseits ist zu beurteilen, ob der Jahresabschluss und der Lagebericht ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Lage des Unternehmens vermitteln. Eine Prüfung kann in verschiedene Prüfungsschritte unterteilt werden, deren Zusammenwirken bezogen auf das Prüfungsurteil systematisch in Abbildung 2 veranschaulicht wird. Dabei zeigt die X-Achse die zeitliche Dauer einer Prüfung (t) und die Y-Achse das Maß der Prüfungssicherheit (S). Es wird deutlich, dass im Interesse einer wirtschaftlichen und günstigen Prüfung die Elemente der Systemprüfung sehr viel schneller zielführend sind als aussagebezogene Prüfungshandlungen und Einzelfallprüfungen. Dennoch macht es im Einzelfall Sinn, Aufbauprüfung und Funktionstests durch aussagebezogene Prüfungshandlungen zu ergänzen, um die wirtschaftlichen Zusammenhänge nach Plausibilität und einzelnen Geschäftsvorfällen im Detail beurteilen zu können. 10 Aufbauprüfung Funktionsprüfung Abbildung 2: Prüfungsschritte Anders verhält es sich dagegen zum Beispiel bei Unterschlagungsprüfungen. Hier wird gezielt nach einzelnen Geschäftsvorfällen gesucht, weil bestimmte Umstände nicht plausibel erscheinen oder weil bestimmte andere Informationen vorliegen. In solchen Fällen bleiben mehr oder weniger umfangreiche Einzelfallprüfungen nicht aus. Neben der Einzelfallprüfung ist die sogenannte Systemprüfung nicht weniger wichtig. Bei letzterer wird ein bestehendes System dahingehend untersucht, ob die Anweisungen bezüglich interner Kontrollen umgesetzt werden und durch diese die Entstehung von Fehlern in der Buchführung verhindert bzw. dennoch eingetretene Fehler rechtzeitig offengelegt werden. Verbleibende Fehler und Vermögensschädigungen können so ausgeschlossen werden. Die Praxis bedient sich dabei der sogenannten Aufbauprüfung (Ermittlung des Soll-Zustandes), bei der alle Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) hinzugezogen werden. Zu den GoB zählen unter anderem t

11 Stichtagsprinzip richtige, zeitgerechte Erfassung Vollständigkeit Verrechnungsverbot Periodengerechte Zuordnung Bilanzidentität Bilanzierungs- und Bewertungsstetigkeit Going-Concern-Prinzip Grundsatz der Einzelbewertung Vorsichtsprinzip mit Imparitätsprinzip Niederstwertprinzip und Realisationsprinzip Objektivierungsprinzip Bewertungsobergrenze Klarheit und Übersichtlichkeit Datensicherheit und Datenschutz. Stellt das Prüfungsteam nach umfassender und grundlegender Dokumentation der Funktionstests fest, dass bestimmte Kontrollen nicht eingerichtet oder nicht bedacht wurden, weist es das Unternehmen auf die Missstände hin. So besteht die Möglichkeit, die notwendigen Kontrollen sachgemäß zu vervollständigen. Es können sich weitere Hinweise und zwangsläufig umfangreiche aussagebezogene Prüfungshandlungen ergeben, welche in Plausibilitäts- und Einzelfallprüfungen unterschieden werden. Basierend auf der Risikoanalyse ist festzulegen, in welchen Bereichen und in welchem Jahr Funktionsprüfungen (Ermittlung des Ist- Zustandes) durchzuführen sind. Diese betreffen in der Regel zumindest die sogenannten Massentransaktionsrisiken. Hierzu zählen in der Wohnungswirtschaft zumeist Mieterträge. Ob diese tatsächlich zu den Massentransaktionsrisiken zählen, bleibt im Einzelfall zu untersuchen. SCHLUSSBESPRECHUNG Gewöhnlich wird die Prüfung vor Ort mit einer Schlussbesprechung beendet, welche sowohl mit dem Vorstand beziehungsweise der Geschäftsführung als auch mit dem Aufsichtsrat stattfindet. Meist ist ein Vertreter der Buchhaltungsabteilung ebenfalls anwesend. Vor dieser offiziellen Schlussbesprechung hat ein Gespräch zwischen dem Prüfer und der Leitung der Buchhaltung sowie der Geschäftsführung stattzufinden. Es dient dazu, eventuell bestehende Meinungsunterschiede so weit wie möglich im Vorhinein zu klären. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass der Aufsichtsratsvorsitzende oder einzelne Aufsichtsratsmitglieder während der Prüfung auf das Prüfungsteam direkt zukommen, um sich über den aktuellen Stand der Prüfung oder Prüfungsfeststellungen zu informieren. Folgende Punkte werden in der Schlussbesprechung behandelt Auftrag und Auftragsdurchführung rechtliche Besonderheiten wirtschaftliche Besonderheiten Kerngeschäft(e) Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Controlling und Risikomanagement Mitgliederwesen 11

12 Lage des Unternehmens Wirtschaftsplan Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung Zusammengefasstes Prüfungsergebnis / Bestätigungsvermerk. Die abschließende Darstellung durch das Prüfungsteam begrenzt sich im Normalfall auf etwa 20 bis 30 Minuten. Zwischenfragen oder Diskussionsbeiträge von Mandantenseite sind jederzeit zulässig und erwünscht. PRÜFUNGSBERICHT Der Aufbau des Prüfungsberichtes ist in Abhängigkeit von Besonderheiten, von der Größe des Unternehmens nach 321 HGB, dem Prüfungsstandard 450 des Instituts der Wirtschaftsprüfer und unserem Praxisorganisationshandbuch zu den Grundsätzen der Pflichtprüfung vorgegeben. Im Nachfolgenden werden wesentliche Aussagen eines Prüfungsberichts genauer beleuchtet. In der sogenannten Vorwegberichterstattung erfolgt eine Stellungnahme des Prüfers zur Lagebeurteilung durch den Vorstand. In diesem Abschnitt werden die Kernaussagen des Lageberichtes ausführlich beschrieben und von Seiten des Prüfers darauf eingegangen, ob die Lagebeurteilung durch den Vorstand mit den Erkenntnissen der Prüfung übereinstimmt. 12 Der Risiko- und der Prognosebericht mit Chancen, Risiken und den Erwartungen über die voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens werden vom Prüfer auf Nachvollziehbarkeit hin untersucht und insbesondere mit den Wirtschafts- und Finanzplänen abgestimmt. Sollte das Unternehmen von den Vorschriften zur Aufstellung eines Lageberichtes befreit sein, erfolgt an dieser Stelle eine allgemeine Einschätzung des Prüfungsteams aufgrund des vorgelegten Jahresabschlusses. Weiter erfolgen auch Aussagen zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit und Aktualität der Buchführung. Hierzu beurteilt das Prüferteam, ob sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit in der Buchführung zurechtfindet, die Buchführung auf dem Laufenden ist und sachlich richtig geführt wird sowie ob die Nachvollziehbarkeit vom Jahresabschlussposten über das Inventar und über das Buchführungskonto bis hin zum Beleg / Geschäftsvorfall gegeben ist. Gesamtaussagen des Jahresabschlusses werden ebenfalls getroffen. Dazu werden die einzelnen wesentlichen Jahresabschlussposten auf Nachweis (Einzelnachweis je Vermögensgegenstand), Ausweis (richtige Zuordnung der Jahresabschlussposten), und Bewertung geprüft. Hier hat sich in der Praxis als hilfreiche Erläuterung für die einzelnen Jahresabschlussposten eine Anlage zum Prüfungsbericht mit Inhalt und Entwicklung der Jahresabschlussposten etabliert. Zur Feststellung der wirtschaftlichen Verhältnisse werden die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des zu prüfenden Geschäftsjahres, aber auch die voraussichtliche weitere wirtschaftliche Entwicklung analysiert. Hierbei werden ausgesuchte Kennzahlen mit Erfahrungswerten verglichen.

13 Daneben werden Ereignisse mit besonderer Wirkung auf das Jahresergebnis herausgestellt und die weitere wirtschaftliche sowie finanzielle Entwicklung des Unternehmens durch einen Abgleich der Wirtschafts- und Finanzpläne mit den Erkenntnissen aus der Prüfung (Investitionen, Marktveränderung) eingeschätzt. Zur wohnungswirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens wird im Prüfungsbericht auf die Vermietungssituation einschließlich Erlösschmälerungen und die Instandhaltung eingegangen. Dazu werden Mietveränderungen geprüft, die Erlösschmälerungen nach Gründen, Gegebenheiten und Entwicklung analysiert sowie die angefallenen und vorgesehenen Instandhaltungsaufwendungen beschrieben. Des Weiteren werden die Modernisierungssowie insbesondere Neubauinvestitionen nicht nur im Prüfungsbericht erörtert, sondern auch auf Einhaltung der formellen Erfordernisse (satzungsmäßige Zustimmungserfordernisse der Organe) und der materiellen künftigen Auswirkungen (wirtschaftliche und finanzielle Wirkungen einschließlich tatsächlicher Mietenerzielung) untersucht. Dabei wird nicht nur die einzelne Investition betrachtet, sondern auch die Wirkung auf das gesamte Unternehmen verfolgt, um beurteilen zu können, ob das Unternehmen das vorgesehene Investitionsvolumen gut bewältigen kann oder ob es hierzu einer besonderen Kraftanstrengung bedarf. Für Genossenschaften ist die ordnungsgemäße Führung der Mitgliederliste expliziter Prüfungsgegenstand und nach 30 GenG geregelt. Zu diesem Bereich werden hinsichtlich Zuständigkeit und Ablauf im Mitgliederwesen verschiedene Prüfungshandlungen durchgeführt. BERICHTSKRITIK Termintreue und Qualität stehen bei der Erstellung des Prüfungsberichts an oberster Stelle. Der durch den Prüfer erstellte Berichtsentwurf geht mit den Arbeitspapieren, der Dauerakte, dem Jahresabschluss und allen weiteren Unterlagen im Innendienst des VdW südwest ein. Auch das Original des unterzeichneten Anhangs sowie der Lagebericht einschließlich Vollständigkeitserklärung sind einzureichen. Durch die Mitarbeiter des Innendienstes erfolgt eine Eingangskontrolle auf Vollständigkeit. Die elektronisch vorgelegten Daten werden erfasst, die Formatierung des Berichts überarbeitet und der Berichtsentwurf wird um - ggfs. noch fehlende - Anlagen ergänzt. Im Anschluss daran erfolgen die formelle und materielle Berichtskritik sowie die Qualitätskontrolle. Hier geht es um Überprüfung von Gliederung und Inhalt Richtigkeit und Schlüssigkeit Verständlichkeit Texten, Tabellen und Anlagen Grafiken. Bei der Berichtskritik und Qualitätskontrolle handelt es sich um die berufsrechtlich vor- 13

14 geschriebene prozessunabhängige Berichtskritik. Dies ist vergleichbar mit der Vorgehensweise bei Kreditgeschäften: Die Kreditvergabe erfolgt nicht durch den Kreditsachbearbeiter selbst, der zuvor beratend tätig war, sondern durch eine unabhängige, neutrale Stelle. Außerdem erfolgt zwingend die Durchsicht des Berichts und seiner Anlagen durch die unterzeichnenden Berufsträger, welche die berufsrechtliche Verantwortung als Wirtschaftsprüfer / Steuerberater übernehmen. Dabei kommt es so lange zu Ergänzungen oder Korrekturen, bis der Bericht nach Einarbeitung der Änderungen fehlerfrei ist und anschließend zum Druck und Versand gebracht werden kann. Ergänzt wird der Bericht um Anschreiben an Geschäftsleitung und Aufsichtsrat, ggf. den Rechnungshof, die Bundesbank und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht bei Genossenschaften mit Spareinrichtung sowie ggf. an die Wirtschafts- und Infrastrukturbank. Abschließend erfolgt die interne Nachbearbeitung, die unter anderem Ablage, Archivierung und Buchung sowie Verarbeitung der Daten für statistische Zwecke beinhaltet. RECHNUNGSSTELLUNG Nach abgeschlossener Prüfungstätigkeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Mandanten. Diese basiert weitestgehend auf dem zuvor vereinbarten Prüfungsumfang. Die tatsächliche Durchführungsdauer ist von mehreren Faktoren abhängig. Hierzu zählen u. a., wie groß das zu prüfende Unternehmen ist, wie gut es und insbesondere sein Rechnungs- 14 wesen organisiert ist und wie aktuell und vollständig die bereitgestellten Unterlagen sind. Nichtsdestoweniger wird die Prüfung auch durch die gesetzlichen und berufsständischen Vorschriften beeinflusst. Das Ziel, im Interesse der Mandanten die Prüfungszeiten so gering wie möglich zu halten, wird vom VdW südwest kontinuierlich verfolgt. Im Übrigen gelten für die Berechnung der Prüfungsgebühren die bereits seit langem bestehende Gebührenordnung sowie die Reisekostenordnung. Da der VdW südwest nicht darauf ausgerichtet ist, Gewinne zu erzielen, sondern kostendeckend zu arbeiten, sind die Stundensätze im Bereich Prüfung und Beratung im Vergleich zu anderen Marktteilnehmern sehr moderat. WEITERE BERATUNGS- ANGEBOTE Neben der Durchführung von gesetzlichen und anderen Prüfungen sowie der Erstellung von Gutachten steht der Verband seinen Mitgliedern und Mandanten das ganze Jahr über mit einem umfangreichen Angebot an verschiedenen Dienstleistungen zur Verfügung. Hierzu zählen u. a. Beratungen hinsichtlich Wirtschafts- und Finanzplanung Portfolioanalyse VoFi-Rechnung EDV-, Migrations- und Systemprüfungen Gehaltsgutachten Ertragswertgutachten

15 Stellungnahmen Organisation Risikofrüherkennung Innenrevision Unternehmensbewertung Betriebsvergleich sowie steuerliche, rechtliche und technische Themen. FAZIT Die Prüfer des VdW südwest verfügen über fundierte und aktuelle Fachkenntnisse im Bereich der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft und werden laufend geschult. Ihre Erfahrungswerte bieten den Mandanten hilfreiche und wertvolle Hinweise zur Bewältigung der täglichen Aufgabenstellung. Die Prüfungsabteilung des VdW südwest steht Ihnen bei Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Feedback und Ihre Mitarbeit! Zusammenfassend liegt der Zweck einer jeden Prüfung nicht im Suchen und Finden von Fehlern vielmehr geht es um die Feststellung und Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit des Tuns und Handelns unserer Mitglieder und Mandanten. Im Rahmen einer Prüfung festgestellte, nicht unwesentliche Fehler sind zwar anzusprechen, sollten allerdings nicht im Mittelpunkt der Erörterung stehen. Besonderen Einfluss auf die Qualität der Prüfung haben Termine und Zeiten Vorbereitung auf die Prüfung durch das Wohnungsunternehmen Transparenz der Berichterstattung in der Schlussbesprechung zeitnahe Auslieferung des Prüfungsberichts Inhalt des Prüfungsberichts und seiner Anlagen 15

16 IHR ANSPRECHPARTNER VdW südwest Verband der Südwestdeutschen Wohnungswirtschaft e. V. Franklinstraße Frankfurt am Main Dr. Heinz Jürgen Schirduan Telefon: Telefax: