Whitepaper ONTIV-Suite Modul: ONTIV-Social Thema: Das firmeninterne soziale Netzwerk

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1 Whitepaper ONTIV-Suite Modul: ONTIV-Social Thema: Das firmeninterne soziale Netzwerk Die moderne Kommunikationsgrundlage im Zeitalter des Social Networking

2 ONTIV-Social = Firmeninterne Kommunikation auf moderner Basis Soziale Netzwerke sind derzeit in aller Munde. Man kann sich schnell austauschen, Neuigkeiten verbreiten oder einfach nur schauen, was der andere gerade macht. Für manche mag genau das zu viel sein - die Kritik an sozialen Netzwerken und ihrer Datenschutzrichtlinien hat mittlerweile überhandgenommen. Oftmals zu Recht. Warum sollte man aber nicht die positiven Aspekte eines sozialen Netzwerks mit hochgradiger Sicherheit und effektiven Verschlüsselungstechniken vereinen? ONTIV hat sich überlegt, wie viele Firmen wohl von einem eigenen sozialen Netzwerk profitieren könnten. In Anbetracht der -Flut, die beinahe jeden Büromitarbeiter direkt bei der Anmeldung am Computer morgens erwartet, sind das nahezu alle Unternehmen. Hier kommt ONTIV-Social ins Spiel, das firmeneigene soziale Netzwerk, das für jedes Unternehmen eingesetzt und profitabel genutzt werden kann. Es ist das ideale Werkzeug zur Vermeidung vieler -Nachrichten und zur Garantie, dass Dinge direkt an Ort und Stelle besprochen werden können. Mit der Kommentar- und Bewertungsfunktion bringt ONTIV-Social alle Annehmlichkeiten, die man von den bekannten Web-Netzwerken kennt und erwartet. Hinzu kommt bei ONTIV-Social aber die Garantie, dass Ihre Daten absolut sicher und nur für Ihre zuvor angelegten Anwender einsehbar sind. Schauen Sie doch einmal selbst, was ONTIV-Social kann und wie seine Funktionen aussehen! Im Social Web kommunizieren Ermöglichen Sie mit ONTIV-Social einen zeitgemäßen Austausch, basierend auf einer Diskussionsplattform, die Teamarbeit fördert. Jeder Anwender findet bei unserem Programm genau das, was er benötigt auf Knopfdruck und ohne seinen Arbeitsplatz verlassen zu müssen. ONTIV- Social ist vielseitig einsetzbar. Ob Sie über die Entwicklung eines neuen Produkts diskutieren, Projekte effizient steuern oder ein aktives Wissensmanagement aufbauen möchten, die Software beherrscht alle Disziplinen, die mit interner Kommunikation zu tun haben. Die Ausgangssituation Ein ganz normaler Arbeitstag, morgens um 08:30 in einer Firma Ihrer Wahl: An jedem Schreibtisch beginnt der gleiche Vorgang. Man meldet sich am Computer an, um in einen arbeitsamen Tag zu starten und wird direkt von etwa 100 s begrüßt. Die -Flut ist der tägliche Begleiter im Büroalltag und raubt Zeit und Nerven. Manche s sind wichtige Nachrichten von Kunden. Einige wenige sind sehr dringend, doch sie gehen meist in der Menge unter; sehr viele sind überflüssige Spam-Nachrichten. Auch intern wird der Posteingang gefüttert. Informationen gelangen ungefiltert und unsortiert hinein. Wenn man zu einem bestimmten Thema eine sucht, ist der Zeitaufwand hierfür oft beträchtlich.

3 Das Wissen steckt in den s In so mancher stecken wertvolle Informationen, die für andere Personen im Unternehmen wichtig sein oder zu einem späteren Zeitpunkt gebraucht werden könnten. Sie stehen vor zwei Herausforderungen: Die gezielte Zuteilung von spezifischen Informationen zu den jeweiligen Mitarbeitern einerseits und die zentrale Bereitstellung allgemeingültiger Informationen andererseits. ONTIV-Social schafft bei beiden Situationen die perfekte Lösung. Die Arbeit mit ONTIV-Social In Zukunft finden Besprechungen von Projekten direkt an der Quelle statt. Die Lösung ist simpel: Ein eigenes soziales Netzwerk für Ihre Firma. Bei jedem Projekt, jeder anstehenden Veranstaltung oder - für Kliniken - bei jeder CIRS-Meldung besteht die Möglichkeit, zu kommentieren und seine Ideen an Ort und Stelle mitzuteilen. Die Diskussion kann somit direkt dort, wo sie sinnvoll ist, gestartet werden. Blitzschnell werden Vorschläge besprochen - mithilfe einer Daumen hoch - oder Daumen runter - Funktion, welche die Meinung der anderen Mitarbeiter über einen Vorschlag kundtut. Jeder kann kommentieren und andere Kommentare bewerten - Besprechungen sind so schneller denn je möglich. Funktion von ONTIV-Social Das Raumprinzip ONTIV-Social ermöglicht es, Kommentare an jeden Vorgang im Unternehmen, der einer Besprechung bedarf, zu binden. Dies erfolgt online und wie in bekannten sozialen Netzwerken. Verschiedene Meinungen werden hinterlassen. Jede Idee ist von anderen Mitarbeitern bewertbar. Auf einen Blick wird deutlich, wie viele positive / negative Bewertungen ein Kommentar erhalten hat. So gelangt man z.b. bei neuen Projekten schnell zu einem gemeinsamen Nenner und das ohne eine spezielle Besprechung zu organisieren! Der dezentrale Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus ermöglicht außerdem eine schicht- und standortübergreifende Planung. Räume bündeln innerhalb von ONTIV-Social Inhalte. Hierzu zählen insbesondere Beiträge, Links, Aufgaben, Dateien (auch Bilder und Videos), Termine, Kommentare und Bewertungen. Legen Sie Räume zu jedem beliebigen Thema an. Sie können öffentlich gemacht und damit von jedem Mitarbeiter abonniert werden; aber auch die Freischaltung bestimmter Anwender je Raum ist möglich. Somit können Sie Inhalte schützen oder nur ausgewählten Personen zugänglich machen. Ihre Anwender sehen auf der Startseite alle Räume, auf die sie Zugriff haben.

4 Inhalte wiederfinden Eine große Herausforderung ist das Wiederauffinden gewonnener Informationen. Wenn Sie Inhalte thematisch bündeln, werden Sie bereits gute Ergebnisse erzielen. Indem Sie mit ONTIV-Social (z.b. durch Themenräume) ein übersichtlich geordnetes Wissens- und Informationsportal aufbauen, integrieren Sie gleichzeitig Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter in Entscheidungsfindungen und sorgen für einen innovativen Austausch untereinander. Ihr Wissen bleibt permanent bestehen, keine Information verschwindet in den Archiven, der Überblick wird durch die Raumfunktion stets garantiert. Aufgaben und mehr Damit Aufgaben pünktlich und zufriedenstellend erledigt werden, bedarf es eines permanenten Austauschs und einer notwendigen Transparenz. Diese ist mit ONTIV-Social gegeben. Legen Sie raumbezogene Aufgaben an und bestimmen Sie eine/n Verantwortliche/n. Diese/r wird über die neue Aufgabe zuverlässig per informiert. Jeder Anwender sieht darüber hinaus jederzeit in einer persönlichen Ansicht, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche er erstellt oder an andere Anwender delegiert hat. Zielgerichtet kommunizieren Die zielgerichtete Kommunikation ist eine große Herausforderung. Viel zu oft verliert man das eigentliche Thema aus dem Fokus. Gerade in Besprechungen wird dies schnell zum Ärgernis. Ergänzen Sie Ihre mündliche Kommunikation durch jene in einem zentralen System. Sie birgt einige Vorteile - zum einen kann jeder von seinem Arbeitsplatz aus daran teilnehmen, zum anderen wird alles schriftlich festgehalten. Damit kann es bei Bedarf noch einmal nachverfolgt werden. Das Kernthema bleibt jederzeit klar im Fokus. Beiträge können in ONTIV-Social von jedem Raumitglied verfasst werden; in öffentlichen Räumen ist dies für alle Anwender möglich.

5 Mitarbeiter einbinden Möchten Sie eine neue Maschine in Ihrem Unternehmen einsetzen oder neue Verfahren einführen? In diesem Fall bleiben oft die Betroffenen dieser Neuerung außen vor. Als Folge sinkt die Akzeptanz für Veränderungen. Dabei könnten Ihnen die Menschen an der Basis wertvolle Informationen liefern, die zur Entscheidungsfindung beitragen. Dieses Potenzial bleibt leider häufig ungenutzt. Mit ONTIV-Social sorgen Sie für Transparenz und binden Ihre Mitarbeiter in Entscheidungs- bzw. Veränderungsprozesse frühzeitig mit ein. Dadurch schaffen Sie wieder Verständnis für Neuerungen und steigern die Motivation. Experten finden Viele Unternehmen wissen nicht um die Potenziale ihrer Angestellten. Bei einer hohen Diskussionsbereitschaft in ONTIV-Social entdecken Sie diese Potenziale vielleicht ganz nebenbei. Wenn sich Ihre Mitarbeiter an Planungen und Fragestellungen beteiligen, werden Sie vielleicht neue Experten finden, wo sie keine vermutet haben. Dies bildet ein nicht zu unterschätzendes Potenzial. Termine festlegen Sie können mit der Software raumspezifische Termine anlegen. Sie sind mit anderen Inhalten verknüpfbar; außerdem können Teilnehmer zu einem Termin eingeladen werden. Jedes Mitglied bzw. jeder Abonnent sieht diesen Termin, kann ihn kommentieren und somit direkte Rückfragen stellen. Ihr Gewinn Die sinkende -Flut und das direkte Auffinden von Kommentaren zu einem Thema eröffnen Ihnen Zeitfenster für andere Innovationen. Auch diese können dann natürlich direkt wieder mit ONTIV-Social besprochen werden. Schaffen Sie eine neue Art der Mitarbeitermotivation durch das Gefühl einer Integration aller Kollegen. Profitieren Sie von einem sozialen Netzwerk, das Ihre Mitarbeiter integriert und jedem das Gefühl gibt, wichtig und gehört zu sein. Denn jeder darf kommentieren, jeder kann offen seine Meinung mitteilen. Und jeder kann andere Kommentare bewerten - ganz egal, in welcher Abteilung er arbeitet.

6 Anwendungsbeispiele: Anlegen eines Informationsportals Erstellung eines Wissensspeichers Aufgabenmanagement Gemeinsame Ideenfindung Planung z.b. von Firmenevents an zentraler Stelle Abhalten virtueller Meetings Schnellzugriff z.b. für Werbematerialien Maßnahmenmanagement (mit Zusatz-App ONTIV-Activity) Projektmanagement (mit Zusatz-App ONTIV-Project) Firmenprofil ONTIV-Managementsystems ist ein Software-und Beratungshaus, das sich auf die Entwicklung von praxisnahen Softwarelösungen in den Bereichen Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert hat. Hierbei stehen die Kommunikation und Informationsverteilung im Fokus. Auch die Zeitreduzierung und die Einsparung wertvoller Ressourcen genießen eine hohe Priorität. Die Produkte aus dem Hause ONTIV zielen auf einen produktiveren und dennoch leichteren Arbeitsalltag ab. Ein großes Spektrum an Beratungsleistungen rundet das Profil ab. Unsere Spezialisten haben jahrelange Erfahrungen in den oben genannten Schwerpunkten. Mit verschiedenen Serviceangeboten wie Schulungen, Workshops und Webinaren stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt Für Rückfragen, Anregungen oder Anfragen zu ONTIV-Social stehen Ihnen unsere Experten Rede und Antwort. Kontaktieren Sie uns wir freuen uns auf Sie! ONTIV GmbH Ansprechpartner: Thorsten Weber Sandstraße Siegen Tel.: Fax: Mail: Web: Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten, montags bis freitags zwischen 09:00 Uhr und 12:30 Uhr / 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr.