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1 Kommunikationsmittel in internationalen Projekten von Tobias Decker Tobias Spöcker Michael Kloppenborg

2 Inhalt 1. Kommunikation in internationalen Projekten 2. Synchrone Kommunikationsmittel 3. Asynchrone Kommunikationsmittel 4. Fallstudien 5. Einsatzbeispiele

3 Kommunikation in int. Projekten Projekterfolg abhängig von Qualität und Quantität der Kommunikation Zuviel Kommunikation kann schädlich sein! Projektkommunikationsplan sinnvoll Festlegung von Form, Inhalt, Zeitpunkt, und beteiligten Personen bei Kommunikation Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitvorgaben, Feiertage und Ferienzeiten Festlegung einer einheitlichen Projektsprache

4 Synchrone Kommunikationsmittel Meeting(Besprechung): Treffen von Mitarbeitern (oft auch Chef) Bei hoher Priorität Probleme diskutieren Strategie festlegen

5 Synchrone Kommunikationsmittel Meeting(Besprechung): Vorteile: Direkte, synchrone Kommunikation Systematische Vorgangsweise Für alle sichtbare Anwesenheit Nachteile: Persönliche Anwesenheit Evtl. Reisekosten etc. Ressourcenaufwand

6 Synchrone Kommunikationsmittel Videokonferenz: Synchroner Informationsaustausch mehrerer Parteien An multiplen Standorten Mit Bild und Ton Mit Hilfsmitteln wie Präsentationen kombinierbar

7 Synchrone Kommunikationsmittel Videokonferenz: Vorteile: Ressourcenersparnis Direkte Kommunikation (face to face) Bildliche Veranschaulichung möglich Globale Unabhängigkeit

8 Synchrone Kommunikationsmittel Videokonferenz: Nachteile: Technische Störungen möglich Zeitverzögerung (manchmal über 1 Sek.) Zeitintensiv Direkter Blickkontakt nicht möglich

9 Synchrone Kommunikationsmittel Telefonkonferenz: Synchroner Informationsaustausch mehrerer Parteien am Telefon Multiple Teilnehmer möglich Meist kurzfristig einberufen Wenn schnelle Lösung möglich Fakten sind klar

10 Synchrone Kommunikationsmittel Telefonkonferenz: Vorteile: Direkte Erreichbarkeit Ressourcenersparnis Unabhängigkeit Keine räumlichen Gebundenheit Bewegungsfreiheit (Flexibilität)

11 Synchrone Kommunikationsmittel Telefonkonferenz: Nachteile: Unpersönlich Keine nonverbale Kommunikation Aufmerksamkeitsstärke International Nachhaltigkeit

12 Synchrone Kommunikationsmittel Instant Messaging: Synchrone bis hin zu asynchrone textuelle Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Parteien Textversion eines Telefonanrufs Kann auch mit Telefon ergänzt werden Wenn der Inhalt nicht zu tief ins Detail geht

13 Synchrone Kommunikationsmittel Instant Messaging: Vorteile: Unkomplizierte Kontaktaufnahme ohne Termin Schnelle direkte Kommunikation Ressourcensparend Status des Kommunikationspartner einsehbar Versand von Dateien möglich

14 Synchrone Kommunikationsmittel Instant Messaging: Nachteile: Technikabhängig Keine Gestiken etc. Unpersönlich Privatgespräche Nachhaltigkeit

15 Synchrone Kommunikationsmittel Desktop Sharing: Auf einem PC sichtbaren Inhalte an einen oder mehrere andere Nutzer übertragen Viele Unterschiede in der Software Bloßes zusehen bis hin zu Eingreifen auf den Bloßes zusehen bis hin zu Eingreifen auf den sichtbaren Desktop Oft verbunden mit einer Telefonkonferenz

16 Synchrone Kommunikationsmittel Desktop Sharing: Vorteile: Direkte Präsentation von Inhalten Direktes Eingreifen, Hilfestellung, Problemlösung Globale Unabhängigkeit Ressourcensparend Nachteile: Technikabhängigkeit Unpersönlich Keine nonverbale Kommunikation

17 Asynchrone Kommunikationsmittel Heute so selbstverständlich wie das Telefon Einfache Übertragung von Texten, Daten und Grafiken Speicherung in Mailboxen, Abrufen auf unterschiedlichen Geräten möglich

18 Asynchrone Kommunikationsmittel Vorteile: Adressen ständig erreichbar, ohne die Notwendigkeit von physischer Anwesenheit des Empfängers Kurze Übertragungszeit Adressierung von Verteilern Empfangsbestätigungen Verschlüsselung

19 Asynchrone Kommunikationsmittel Elektronischer Kalender: Meist mit -System verknüpft Einfache Verwaltung von Terminen, Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen

20 Asynchrone Kommunikationsmittel Elektronischer Kalender: Vorteile: Vereinfachtes Finden von passenden Terminen Terminbestätigungen Verknüpfung mit -Nachrichten Nachteile: Verwirrung durch zu viele versch. Kalender

21 Asynchrone Kommunikationsmittel Brief und Fax: Klassische asynchrone Kommunikationsmethoden Fax seit 1980/90er Jahren in Unternehmen im Einsatz Zum Versand wichtiger Dokumente

22 Asynchrone Kommunikationsmittel Brief und Fax: Vorteile: Einfache Herstellung (auch ohne technische Hilfsmittel) Texte in Papierform Empfangsbestätigung Nachteile: Hoher Papierbedarf Hohe Transportkosten Briefe: Langer Transportweg

23 Asynchrone Kommunikationsmittel Wiki: (Enterprise Wiki, Corporate Wiki, Firmenwiki oder Organisationswiki) Seit Mitte 1990er Jahre im Einsatz Zentrale Sammlung wichtiger Informationen Wichtiges Wissen wird schnell zugänglich gemacht Erläuterung wichtiger Projektbegriffe Beispiel: Unternehmensglossar

24 Asynchrone Kommunikationsmittel Wiki: Vorteile: Schneller, einfacher und zentraler Zugriff für alle Mitarbeiter Änderungen schnell umsetzbar Nachteile: Aktives Lesen notwendig

25 1. Fallstudie Problem Fehler in Software eines Kunden 24/7 Support Scheinbar Problem in der Datenbankkommunikation Lösung mit Datenbankspezialisten kommunizieren Klaus Selend Projektleiter Bugware GmbH Randbedingung Datenbankspezialisten Vorort (Bild-Quelle:

26 1. Fallstudie (Meeting) (Bild-Quelle:

27 2. Fallstudie Arihant Yashwant Standort Indien Experte Standort Deutschland Problem Softwareupdate mit neuen Funktionen Einführung in die neuen Funktionen (Bild-Quelle:

28 2. Fallstudie (Shared Desktop) (Bild-Quelle:

29 Einsatzbeispiel: Skype Peer-to-Peer Kommunikationsdienst Sprach- und Videotelefonie Sprachkonferenzen Videokonferenzen (Kommerziell) Instant-Messaging Shared Desktop

30 Einsatzbeispiel: Teamviewer Desktop-Sharing-Software Fernwartung Fernzugriff Online-Präsentationen

31 Einsatzbeispiele: Jira Software zur Fehlerverwaltung / Aufgaben-Management Vorgangstypen (Softwarefehler, Projektaufgabe, Supportticket, Anforderung) Workflow (Lebenszyklus eines Vorgangstyps: Offen In Bearbeitung Geschlossen) Projekt (Sammlung von Vorgangstypen) Pull-Medium

32 Fragen?

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