IT-Dienstleistungen im Rahmen von Outsourcing, Nearshoring, Offshoring und Cloud Services

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1 Seminar 8. und 9. Oktober 2014 Hotel Belvoir, Rüschlikon / Zürich IT-Dienstleistungen im Rahmen von Outsourcing, Nearshoring, Offshoring und Cloud Services IT-SOURCING PASSEN SIE IHRE IT-SOURCING-STRATEGIE AN DIE NEUEN HERAUSFORDERUNGEN AN! Erarbeiten Sie einen strukturierten IT-Sourcingprozess zur Unterstützung eines professionellen Anforderungs- und Dienstleistermanagements DAS SEMINAR BIETET IHNEN UNTER ANDEREM Live-Demos von Bewertungstools von IT-Services und Dienstleistereinschätzung Checklisten für Ihre Rahmenverträge Methoden zur proaktiven Dienstleister-Steuerung und -Kommunikation

2 2 IT Sourcing Einführung SOURCING-STRATEGIE Flexibles Sourcing in IT-Projekten Kostensenkungs- aber auch Wachstumsstrategien bewegen Unter nehmen dazu, immer mehr IT-Leistungen von Cloud-, Outsourcing- und Offshoring-Providern zu beziehen. Dabei stellen sich viele Fragen in Bezug auf Leistungsumfang, Mengengerüste, Verträge und Kosten. Das Seminar verschafft Ihnen Klarheit über einzelne Schritte eines selektiven Sourcings zum Outsourcing/Outtasking die richtige Leistungstiefe geeignete Anforderungen die Verhandlung wettbewerbsfähiger Preise und Konditionen die richtige Dienstleister-Einschätzung das Aufsetzen eines professionellen Providermanagements die Verbesserung der Dynamik der Kostenkontrolle und der IT-Budgetierung Zeitrahmen des Seminars ERSTER TAG 9.00 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen 9.30 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des ersten Seminartages Wir laden Sie herzlich zu einem Apéro ein! Nutzen Sie die ungezwungene Atmosphäre zum Erfahrungsaustausch mit den Referenten und anderen Teilnehmern. ZWEITER TAG 9.00 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des Semiars Am Vor- und Nachmittag sind flexible Kaffeepausen vorgesehen. Welches sind die einzelnen Schritte eines selektiven Sourcings zum Outsourcing/Outtasking? Aufnahme Ist-Situation/Ist-Analyse Restrukturierung der IT-Service-Landschaft Evaluation der Möglichkeiten Paketierung der Services Sourcing-Entscheidung Umsetzung der Entscheidung Was ist bei der Ist-Analyse zu beachten? Erfassung von Leistungsumfang Mengengerüste Verträge Kosten Aufnahme unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen Branchenspezifika Geschäftsstrategie/IT-Strategie Governance/Compliance/Rechtliche Einflüsse Einflüsse durch Stakeholder Was sind die einzelnen Schritte von der Anforderung zum Leistungsschein? Analyse der Anforderung in Bezug auf Machbarkeit Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften Modularisierung der Anforderungen Definition des Leistungsumfangs Festlegung der Service Level Parameter Definition der Bepreisung/Leistungsverrechnung Dokumentation und Abschluss des Leistungsscheins Erstellung eines ausschreibungsfähigen Servicekatalogs mit Leistungsbeschreibungen Restrukturierung der vorhandenen IT-Services Modularisierung unter Beachtung der Überschneidungsfreiheit und der lückenlosen Abdeckung Implementierung von ITIL-Prozessen als Leistungen Definition von Service Levels Definition der Verrechnung Erstellung von Leistungsscheinen Bündelung von Leistungsscheinen zu IT-Services Erstellung eines Produktkataloges als «Ladentheke» Welche passenden Preismodelle gibt es? Fixpreis: konstanter Preis, mengenunabhängig Basispreis mit variablen Preisanteilen Ein variabler Preis Verschiedene variable Preise für Mengenspannen Ggf. Bestimmung einer Baseline/Mindestabnahmemenge Vollständig variable Bepreisung mit Bezugsgrössen Skalierbarkeit und «Fit»

3 3 IT Sourcing Programm IT Catalogue Sourcing Tool (Live Demo zur Bewertung von IT-Services) Excel-basiertes Tool Multi-Faktoren-Analyse der Services auf Basis von verschiedenen Anforderungen IT-Strategie Rechtliche Anforderungen Betriebliche Anforderungen Sicherheit Performance Differenzierte Auswertung für einzelne IT-Services LIVE Erarbeitung einer Sourcing-Strategie in der Praxis Aktuelle Herausforderungen in der Praxis durch Nearshoring/Offshoring und Cloud Computing Bündelung einzelner IT-Services zu Paketen Evaluation der Marktpotenziale Strategische Bedeutung (z. B. Differenzierungspotenzial vs. Standardisierung) Sourcing-Potenzial Shoring-Potenzial Betrachtung der Ebenen, die gesourct werden sollen (Prozesse Applikationen Plattformen Infrastruktur Housing) Betrachtung des Prozessumfangs, der gesourct werden soll (Management Implementierung Betrieb Support) Zuordnung der Pakete zu einzelnen Sourcing Modellen (Eigenfertigung Infrastruktur-Outsourcing/IaaS PaaS SaaS ASP BPO) Cloud-Computing: Private Public Hybrid-Cloud und mögliche Einsatzgebiete (Praxisbeispiel: Evaluation der Möglichkeiten für einen RZ-Betreiber) Bündelung der Pakete für das Sourcing Gleiche Sourcing-Optionen Ähnlichkeiten zu Ist-Situation Logische Zusammenhänge Flexibilität Schnittstellenoptimierung Best Practices/Wettbewerbsfähigkeit PRAXIS Request for Proposal (RfP, Aufforderung zur Angebotsabgabe) Anforderung konkreter Vorschläge zur Leistungserbringung (inkl. Preisen) und ggf. Änderungsvorschlägen Workshops/Interviews/Vor-Ort-Termine Bewertung der konkreten Vorschläge und Preise Indikativer Benchmark Scoring der Dienstleister Verhandlungen mit dem Ziel Letter of Intent (LoI) Due Dilligence/Compliance Vertragsabschluss Exit-Strategie Abhängig von formellen und informellen Vertragsverhältnissen Ganzheitliche Betrachtung unter Einbindung des bisherigen Dienstleisters, z. B. im Projektplan Unterschiedlichkeit für standardisierte/individuelle Services Phasen: Transition Transformation Migration Faktoren für passende Dienstleister für die Long List/Dienstleistereinschätzung Prinzip «Eignung Leistung Befähigung» Grösse Branchenexpertise Innovationsfähigkeit Leistungsfähigkeit Technische Perspektive Strategische Faktoren Rechtliche Einschränkungen «Weiche» Faktoren (z. B. Unternehmenskultur) «Politische» Faktoren Bewertung auf Basis des Competitive Dialogue Evaluation Tools (Live-Demo) Excel-basiertes Tool Bewertung durch mehrere Personen Festgelegte Einschätzungskriterien Unterschiedliche Gewichtung der Faktoren LIVE Outsourcing-Prozess/Vergabephase Request for Information (RfI)/Competitive Dialogue Definition der in Frage kommenden Dienstleister (Long List) Kontaktaufnahme mit Übermittlung der Absicht (Beschreibung des Leistungsumfangs) und weiterer Anforderungen (z. B. White Paper, Fallstudien, Selbstauskunft) Vorstellung der Dienstleister und Knock-out Vor-Ort-Termine/Workshops Bewertung der Dienstleister Exkurs: Insourcing Mögliche Gründe: Umsetzung der IT-Strategie Optimierung interner Ressourcen Schaffung interner Kompetenzen für Innovationsthemen Herausforderungen: Aufbau eigener Kompetenzen Interne Umsetzung, z. B. Governance Personalübergänge Professionalisierung

4 4 IT Sourcing Programm Praxisbeispiel Operatives Sourcing mit Cloud- Lösung (gesamter Sourcing-Prozess) Evaluation des Marktes Entwicklung einer Sourcing-Taktik Spezifikation der Anforderungen Verifikation der Lösungsangebote am Markt Kommerzielle Modelle Rechtliche Fragestellungen Betriebliche Fragestellungen Verhandlung und Vertragsschluss Transition PRAXIS Checkliste für Themen im Rahmenvertrag Reihenfolge der bilateralen Vereinbarungen Change Management/Änderungsverfahren Malus-Regelungen Anforderungen an Mitarbeiter des Dienstleisters/Mitspracherechte Umgang mit Subdienstleistern Anforderungen an Leistungen des Auftragnehmers (z. B. Leistungsorte, Dokumentation, Beachtung des Stands der Technik) Vorgaben an die IT-Infrastruktur Zertifizierungen Regelungen zu Audits Anpassung der Preise (Marktpreisermittlung, z. B. durch Benchmarking) Mitwirkungspflichten des Auftraggebers/Beistellungen Assetübernahme Rechtseinräumungen an Standardkomponenten/ Produkte Dritter Vergütung/Rechnungslegung auf Basis des Reportings Kooperation/Vertragsgovernance Geheimhaltung/Vertraulichkeit Daten- und Informationsschutz Leistungsmängel, Verzug und Schutzrechte Dritter Sicherstellung der Leistungserbringung in Krisensituationen Haftungsbeschränkung, Versicherung Laufzeit und Kündigung (z. B. bei Änderung von Beteiligungserfüllungen) Exklusivität Vertrags- und Betriebssprache, anwendbares Recht, Gerichtsstand Indikativer Benchmark für Zielpreise im Vertrag Aufnahme der Leistungen Normalisierung, d. h. Berücksichtigung der Vergleichbarkeit Auswahl der Vergleichsgruppe, insbesondere Branche, Grösse, Leistungsumfang Durchführung des Benchmarkings Wann sollte man den Dienstleister wechseln? Optimierung der IT-Kosten Professionalisierung der IT-Services Umsetzung der IT-Strategie/Geschäftsstrategie, z. B. Innovationsfähigkeit Optimierung der IT-Ressourcen Politische/«weiche» Gründe Aufsetzen eines professionellen Providermanagements mit Kennzahlen Festlegung der «richtigen» Kennzahlen Prüfung des dienstleisterseitigen Monitorings auf Korrektheit und Eignung Automatisierte Messung und Aggregation der Kennzahlen Aktive Steuerung durch Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen und Kenntnissen Definition von Grenzen für die Kennzahlen mit entsprechenden Folgen Umsetzung einer Governance mit Rollen, Eskalationswegen und regelmässigen Zusammenkünften Dienstleistersteuerung und -kommunikation Proaktive Steuerung ist nötig Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses (z. B. durch regelmässige Treffen, Jour-fixes) «Harte» Steuerung über Reporting, Kennzahlen- Cockpit und darauf aufbauend Incentivierung Rechtzeitige Kommunikation von Veränderungen oder Anforderungsanpassungen Interne Audits/Benchmarks Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses in Bezug auf die Zusammenarbeit Sicherstellung der ITIL-Prozesse Service Design und Continual Service Improvement Laufendes Vertragsmanagement/Konzeption einer Retained Organisation Retained Organisation: Einheit, welche die steuernde Schnittstelle zum Dienstleister übernimmt Aufgaben: Management der Vertragsbeziehungen Management der internen Anforderungen (Demand Management) Steuerung, Kommunikation und Prozessgestaltung Qualitätsprüfung Controlling/Kostenkontrolle Vertragsmanagement: Stetige Prüfung der Leistungserbringung Sicherstellung der Einhaltung der eigenen Verpflichtungen Durchführung und Steuerung von Änderungsprozessen im Vertrag Überwachung von Mengengerüsten Prüfung der eingesetzten Technologie des Dienstleisters

5 5 IT Sourcing Informationen Ihre Experten: Fachliche Leitung Matthias Seidl ist Geschäftsführer und COO bei der LEXTA CONSULTANTS GROUP Consultants Group. Nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre und Psychologie sammelte er Erfahrung als Unternehmens berater bei der Mitchell Madison Group, PWC Consulting und IBM Business Consulting Services. Für verschiedene Kunden hat er u. a. die konzern weite IT Sourcing Strategie und Ausschreibung für die Rechenzentrumsleistungen (inklusive Cloud-Nutzung) verantwortet. Sebastian Arnecke ist Project Manager bei der LEXTA CONSULTANTS GROUP. Bereits frühzeitig in seiner Studienzeit erlangte er als selbstständiger IT-Berater im Infrastruktur- und Supportbereich sowie durch Zertifizierungen im Software Testing (ISTQB) und IT-Service-Management (ITIL) das notwendige Hintergrundwissen für seine jetzige Tätigkeit. Mit Fokus auf die Telekommunikations- und Logistikbranche berät er Kunden mit dem Ziel der Harmonisierung und Standardisierung von IT- Services und IT-Kostenoptimierung. Im IT-Sourcing sind Schwerpunkte seiner Beratertätigkeit IT-Sourcing-Strategie, Ausschreibungen, Begleitung bei Verhandlungen und Transition. Für wen ist dieses Seminar wichtig? Das Seminar richtet sich an alle, die IT-Leistungen besser einkaufen, kontrollieren und steuern wollen: CIOs Leiter IT Leiter IT-Einkauf IT-Verantwortliche Leiter Infrastruktur Leiter Anwendungsentwicklung Marcus Schwertz ist Consultant bei der LEXTA CONSULTANTS GROUP. Er studierte Betriebswirtschaftslehre mit der Vertiefung Wirtschaftsinformatik an der European Business School Oestrich-Winkel und der Aarhus Business School sowie Betriebswirtschaftslehre an der Universität Mannheim. Erfahrungen sammelte er u. a. bei einer Vertriebsberatung sowie einer New-Media-Beratung. Vor seinem Start bei LEXTA unterstützte Marcus Schwertz ein Start-up bei der Aufstellung der IT-Landschaft. In diesen Bereichen konnte er umfassende Kenntnisse im Controlling, Sourcing und Projektmanagement sammeln. Seine Schwerpunkte in der IT-Beratung umfassen IT-Sicherheit, Leistungsscheine / SLA, IT-Sourcing, Sourcing-Strategie, Begleitung bei Ausschreibung, Vertragsverhandlung, -prüfung und -optimierung. Dr. Stefan Weiner ist Principal Consultant bei LEXTA Consultants Group. Im Anschluss an Studium und Promotion in Elektrotechnik sammelte Stefan Weiner zunächst Erfahrung als Unternehmensberater bei SCIENTIFIC CONSULTING. Für Colt Telecom war er anschliessend in verschiedenen IT-Management-Positionen sowie in Vertrieb und Business Development tätig. Bei der Coca-Cola Erfrischungs getränke AG verantwortete er als stellvertretender CIO den Bereich Service Operation und bei Panasonic als General Manager den operativen Teil der Europäischen IT. Sein besonderes Interesse gilt der Ausrichtung der IT am Business, deren Auf stellung als serviceorientierte Einheit, dem Sourcing, der Kostenoptimierung und der Kultur innerhalb der IT-Organisation. INFOLINE Haben Sie Fragen zu dieser Veranstaltung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Konzeption und Inhalt: Sabine Schütze Director Conferences Organisation: Jda Hess Project Coordinator jda.hess@euroforum.ch

6 Seminar IT-SOURCING Ihr persönlicher Anmeldecode So melden Sie sich an im Internet: per Fax: via schriftlich: Euroforum Schweiz AG Postfach/Förrlibuckstrasse 70, CH-8021 Zürich Adressänderungen per Telefon: per Fax: per Jetzt schnell und bequem online anmelden! oder ausfüllen und faxen an: Fragen zu diesem Seminar? Sabine Schütze (Director Conferences) Jda Hess (Project Coordinator), Tel.: Ja, ich/wir nehme(n) teil am 8. und 9. Oktober 2014 zum Preis von CHF zzgl. MwSt. pro Person [P M012] Bitte korrigieren Sie meine Adresse wie angegeben: Name Position/Abteilung Telefon Name Position/Abteilung Telefon Firma Anschrift Beachten Sie auch unsere Rabatte für Gruppenbuchungen! Wenn Sie die Veranstaltung mit mehreren Kollegen besuchen, erhält der zweite Teilnehmer aus Ihrem Unternehmen 10% und der dritte 15% Rabatt. Fax Geburtsjahr Die Euroforum Schweiz AG darf mich über ihre Angebote sowie über Angebote von Konzern- und Partnerunternehmen zu Werbezwecken per informieren: Ja Nein Geburtsjahr Die Euroforum Schweiz AG darf mich über ihre Angebote sowie über Angebote von Konzern- und Partnerunternehmen zu Werbezwecken per informieren: Ja Nein Fax Termine und Orte 8. und 9. Oktober 2014 Hotel Belvoir, Rüschlikon / Zürich Säumerstrasse 37, CH-8803 Rüschlikon, Telefon info@hotel-belvoir.ch, Im Anschluss an die Veranstaltung lädt Sie das Hotel Belvoir herzlich zu einem Apéro ein. Ihre Zimmerreservierung Im Seminarhotel steht ein begrenztes Zimmerkontingent zur Ver fü gung. Bitte nehmen Sie die Zimmerreservierung direkt im Hotel unter dem Stich wort «Euroforum-Seminar» vor. Teilnahmebedingungen Der Teilnahmebetrag für diese Veranstaltung inklusive Seminarunterlagen, Mittagessen und Pausengetränken ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung. Die Stornierung (nur schriftlich) ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos möglich, danach wird die Hälfte des Teilnahmebetrages erhoben. Bei Nichterscheinen oder Stornierung am Veran staltungstag wird der gesamte Teilnahmebetrag fällig. Gerne akzeptieren wir ohne zusätzliche Kosten einen Ersatzteilnehmer. Programm ände rungen aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Datenschutzinformation Die Euroforum Schweiz AG verwendet die im Rahmen der Bestellung und Nutzung unseres An gebotes erhobenen Daten in den geltenden rechtlichen Grenzen zum Zweck der Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen postalisch Informationen über weitere Angebote von uns sowie unseren Partner- oder Konzernunternehmen zukommen zu lassen. Als Kunde informieren wir Sie ausserdem in den geltenden rechtlichen Grenzen per über unsere Angebote, die den vorher von Ihnen genutzten Leistungen ähnlich sind. Soweit im Rahmen der Verwendung der Daten eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt, schaffen wir ausreichende Garantien zum Schutz der Daten. Ausserdem verwenden wir Ihre Daten, soweit Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung oder der Ansprache per oder Telefax jederzeit gegenüber der Euroforum Schweiz AG, Postfach/Förrlibuckstrasse 70, CH-8021 Zürich widersprechen. Position Datum, Unterschrift Bitte ausfüllen, falls die Rechnungsanschrift von der Kundenanschrift abweicht: Name Abteilung Anschrift Euroforum Quality in Business Information Der Name Euroforum steht in Europa für hochwertige Kongresse, Seminare und Workshops. In der Schweiz gehört die Euroforum Schweiz AG mit Sitz in Zürich zu den führenden Veranstaltern von Management-Tagungen und -Seminaren. Ausgewählte, praxiserfahrene Referenten berichten zu aktuellen Themen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung. Darüber hinaus bieten wir Führungskräften ein erstklassiges Forum für Informations- und Erfahrungsaustausch. Die Planung der Veranstaltungen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Verlagsgruppe Handelszeitung.