OpenScape. Stärken Sie Ihre Teams, indem Sie Ihre Kommunikationsfunktionen in Microsoft SharePoint einbetten

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1 OpenScape Stärken Sie Ihre Teams, indem Sie Ihre Kommunikationsfunktionen in Microsoft SharePoint einbetten

2 Die Tools, die Sie zur Zusammenarbeit nutzen, müssen sicherstellen, dass die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen gleich beim ersten Versuch umgehend erreichbar sind egal, wo Sie sich befinden oder welches Gerät bzw. Netz Sie gerade nutzen.

3 Intelligente Unternehmen entwickeln immer neue Möglichkeiten zur Steigerung ihrer Effizienz und nutzen alle ihnen verfügbaren Mittel, um einen schnellen und einfachen Zugang zu Menschen und Informationen zu gewährleisten. Hierzu sind geeignete Business- Tools und leistungsstarke Kommunikationslösungen erforderlich, die in die täglichen Prozesse und Aufgaben der Mitarbeiter integriert sind. Eine nahtlose Einbettung aller Tools in Ihre Geschäftsabläufe ermöglicht eine intuitive Kommunikation und Zusammenarbeit, stärkt die Teamleistung Ihrer Mitarbeiter und führt zu signifikanten Steigerungen der geschäftlichen Performance. Maximieren Sie die Leistung Ihrer Teams mit Schnelligkeit, Know-how und Flexibilität Arbeitsweisen und die Zusammenarbeit in Teams haben sich grundlegend und unwiderruflich verändert. Heute arbeiten Teams virtuell, mobil und geografisch verteilt. Die Tools, die sie zur Zusammenarbeit nutzen, müssen sicherstellen, dass die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen gleich beim ersten Versuch erreichbar sind egal, wo sie sich befinden oder welches Gerät bzw. Netz sie gerade nutzen. Schnelligkeit Personen müssen schnell und im ersten Anlauf erreichbar und in der Lage sein, unverzüglich und von jeder beliebigen Anwendung aus zu anderen Kontakt aufzunehmen. Know-how Zu wissen, wer bei einem gerade anliegenden Thema zu kontaktieren ist, ist entscheidend. Und wenn der Kontakt hergestellt ist, muss es möglich sein, Wissen, Ideen und Informationen einfach und sicher auszutauschen. Flexibilität Personen müssen über jedes Gerät ihrer Wahl, an jedem Ort und über jedes Medium erreichbar sein. Hierzu sind geeignete Business-Tools und leistungsstarke Kommunikationslösungen erforderlich, die in die täglichen Prozesse und Aufgaben der Mitarbeiter integriert sind. Kommen Ihnen folgende Probleme bekannt vor? Unsere geografisch verteilten Teams brauchen zu lange, um ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und die richtigen Personen zu erreichen. Unstrukturierte Dokumente und s verlangsamen den internen Informationsfluss und Reaktionen auf Kundenanfragen. Unsere mobilen Mitarbeiter können auf Reisen kaum Kontakte erreichen und Informationen abrufen. Unsere Business-Tools sind fragmentiert und isoliert. Sie behindern die Weitergabe von Informationen und machen potenzielle Wettbewerbsvorteile zunichte. 2

4 OpenScape erweitert dieses Leistungsspektrum durch die gezielte Einbettung von Medienpräsenzinformationen, Click-to-Call, Click-to-Collaborate und anderen Funktionen in Ihre Geschäftsabläufe, um Ihre wichtigsten Unternehmensressourcen zu stärken Ihre Mitarbeiter und Teams.

5 OpenScape und Microsoft SharePoint eine Kombination, die in der Praxis durch Leistung überzeugt und die Zusammenarbeit erleichtert Microsoft SharePoint ist ein führendes Tool für den Informationsaustausch und das Dokumentenmanagement für effektivere Zusammenarbeit, das Mitarbeiter dabei unterstützt, Websites einzurichten, um Informationen mit anderen auszutauschen, Dokumente von Anfang bis Ende zu verwalten und Reports zur besseren Entscheidungsfindung zu veröffentlichen. OpenScape erweitert dieses Leistungsspektrum durch eine gezielte Einbettung von Medienpräsenzinformationen, Click-to-Call, Click-to-Collaborate und anderen Funktionen in Ihre Geschäftsabläufe, um Ihre wichtigsten Unternehmensressourcen zu stärken Ihre Mitarbeiter und Teams. Per Mausklick verfügbare SharePoint-Webseiten sowie leistungsstarke Communitys, Inhalts-, Such- und Insights-Funktionen eröffnen eine neue Dimension der Kommunikation. So können Sie zum Beispiel einen IM-Chat oder ein Telefongespräch von Ihrem Bürotelefon aus starten und dann nahtlos an Ihr Smartphone übergeben. Ein Tag im Leben eines Vertriebsteams Dank der in die SharePoint-Webseiten eingebetteten Zusammenarbeitsfunktionen von OpenScape können sich die Cumulus- Teams schnell miteinander vernetzen und zeitnah Informationen austauschen. Werfen wir einen Blick auf das Vertriebsteam des IT-Dienstleisters Cumulus. Die Mitarbeiter sind dezentral verteilt und reisen häufig zwischen den verschiedenen Standorten und Kunden hin und her. Da sie die meisten Kunden im Team betreuen, müssen sie stets in engem Kontakt zueinander stehen und durchgehend auf alle kundenbezogenen Informationen zugreifen können. Cumulus verwendet SharePoint-Webseiten mit integrierten OpenScape- Kommunikationsfunktionen. So können die Cumulus-Teams sich schnell miteinander vernetzen und zeitnah Informationen austauschen, um Aufgaben effizient zu erledigen. Die Präsenzfunktion zeigt, ob ein Mitarbeiter für einen Sprachanruf zur Verfügung steht Click-to-Call-Funktion für Kontakte mit mehreren Nummern oder Geräten 4

6 Je nach Absprache mit den Teammitgliedern gibt das Symbol auch Aufschluss über die Medienpräsenz des Mitarbeiters und zeigt an, ob er für einen Sprachanruf zur Verfügung steht. So können sich die Teammitglieder untereinander bequem per Click-to-Call kontaktieren, ohne dafür die Microsoft SharePoint-Benutzeroberfläche verlassen zu müssen.

7 Erleben Sie eine neue Dimension der Kommunikation, die es Ihnen ermöglicht, wichtige Kontakte und Inhalte innerhalb Ihrer Kommunikationslösung optimal zu nutzen Kommen wir nun zu den Vorteilen, die OpenScape Ihren Vertriebsmitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit und ihren Teamaufgaben bietet: Effektives Kommunikationsmanagement mithilfe von Team Sites Die Vertriebsmitarbeiter nutzen sogenannte Team Sites, um auf Informationen und Services zuzugreifen, die für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben unverzichtbar sind: Auf der Startseite des Teams können die einzelnen Teammitglieder auf Vertriebsdokumente, Vorlagen und Richtlinien zugreifen, ihren Teamkalender pflegen, Aufgaben organisieren, an Teamgesprächen teilnehmen und eine Liste mit den Kontaktdaten ihrer Kunden zugreifen. Sämtliche Funktionen sind in die Microsoft Office-Suite des lokalen PCs integriert und ermöglichen das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten, das Verschicken von s und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern. Die OpenScape-Integration ermöglicht die Anzeige eines Click-to-Call-Symbols für alle Teammitglieder, das neben dem Namen der jeweiligen Person angezeigt wird. Je nach Absprache mit den Teammitgliedern gibt das Symbol auch Aufschluss über die Medienpräsenz des Mitarbeiters und zeigt an, ob er für einen Sprachanruf zur Verfügung steht. So können sich die Teammitglieder untereinander bequem per Click-to-Call kontaktieren, ohne dafür die Microsoft SharePoint-Benutzeroberfläche verlassen zu müssen. OpenScape leitet alle Anrufe auf das bevorzugte Gerät des Mitarbeiters weiter. Daher muss jedes Teammitglied nur eine Telefonnummer angeben und ist trotzdem auf jedem beliebigen Gerät erreichbar dem Smartphone, dem Telefon zu Hause oder im Büro. Das Kommunikationsmanagement erfolgt entweder in Microsoft Outlook oder auf der Microsoft SharePoint-Benutzeroberfläche. Nach der Nutzung von Click-to-Call können sie den Sprach-/Videoanruf verwalten, eine Konferenz starten oder das Gespräch an ein anderes Gerät weiterleiten 6

8 Mithilfe von OpenScape können Vertriebsteams Personen per Click-to-Call kontaktieren, also per Mausklick in einem von der jeweiligen Person verfassten Dokument oder Forumsbeitrag natürlich nur, sofern deren Präsenzstatus dies zulässt.

9 OpenScape ist Ausgangspunkt für Gespräche und hilft Ihnen dabei, wichtige Personen und Themen nicht aus den Augen zu verlieren Der gesamte Funktionsumfang ist in verschiedenen Bereichen von Microsoft SharePoint verfügbar, z. B.: SharePoint-Webseiten Die Vertriebsteams haben Zugriff auf alle Kundeninformationen, können den Teamkalender pflegen und in Echtzeit zusammenarbeiten. SharePoint-Suche Auf der Suche nach Personen oder Dokumenten können Vertriebsmitarbeiter ohne viel Aufwand Kontakt zu Fachleuten aufnehmen. SharePoint-Communitys Die Vertriebsteams können sich mühelos und schnell in Communitys und Gruppen mit anderen Benutzern austauschen und dabei ihre Themen unter verschiedensten Aspekten beleuchten. SharePoint-Inhalte Mithilfe von OpenScape können Vertriebsteams Personen per Click-to-Call kontaktieren, also per Mausklick in einem von der jeweiligen Person verfassten Dokument oder Forumsbeitrag natürlich nur, sofern deren Präsenzstatus dies zulässt. SharePoint Insights Die Vertriebsteams haben Zugriff auf Geschäftsinformationen, die ihnen bei Dashboards oder Scorecards fundiertere Entscheidungen ermöglichen. Danke OpenScape können sie direkt und gezielt mit wichtigen Ansprechpartnern in Kontakt treten, um Informationen in Datenbanken und Reports zu besprechen. Mobiler Zugriff OpenScape ermöglicht es Vertriebsteams unter anderem, mit ihrem mobilen Endgerät per Click-to-Call andere Teammitglieder zu kontaktieren, Collaboration- Konferenzen zu leiten bzw. daran teilzunehmen, ein bevorzugtes Endgerät festzulegen und dabei jeweils das konstengünstigste Netz zu nutzen. Kontextinformationen Erstellen und Starten einer Web-Konferenz Die Kombination aus OpenScape und Microsoft SharePoint bietet Ihnen folgende Vorteile: Verbesserung der Teamproduktivität Schaffung eines individuellen und interaktiven Anwendererlebnisses Zugang zu den richtigen Ansprechpartnern und Informationen auch für verteilte Teams Verbesserung der Erreichbarkeit Generelle Steigerung der Effizienz bei Geschäftsabwicklung, Prozessen und Kommunikation Kontaktkarte für zusätzliche Präsenzinformationen und Aktionen 8

10 Konferenzen lassen sich automatisch starten: Alle Teilnehmer werden ganz bequem auf ihrem bevorzugten Gerät angerufen, damit die Konferenz pünktlich beginnt.

11 Mit OpenScape können Sie jederzeit den richtigen Ansprechpartner erreichen und effiziente Gespräche führen Umfangreiche Präsenzfunktionen Mit den umfassenden Präsenzfunktionen von OpenScape sehen Mitarbeiter sofort, ob ein Kollege gerade erreichbar ist. So können Gespräche oder IM-Chats spontan aufgenommen und unproduktive Wartezeiten vermieden werden. Audiokonferenzen in exzellenter Sprachqualität Geplante und spontane Audiokonferenzen vereinfachen und beschleunigen die Zusammenarbeit und können mit einem einfachen Mausklick in Microsoft Outlook gestartet werden. Konferenzen lassen sich automatisch starten: Alle Teilnehmer werden ganz bequem auf ihrem bevorzugten Gerät angerufen, damit die Konferenz pünktlich beginnt. Web-Konferenzen Telefongespräche lassen sich problemlos zu Web-Konferenzen erweitern, damit Teammitglieder noch mehr Ideen und Informationen austauschen können. So steigt die gemeinsame Produktivität und mit ihr die Leistung des gesamten Unternehmens. Videokonferenzen Mit hochwertigen Videoverbindungen rücken Kollegen näher zusammen. Die Kommunikation gewinnt an Lebendigkeit, Nähe und Persönlichkeit. Mobilität OpenScape gewährleistet die Erreichbarkeit und Produktivität mobiler Mitarbeiter zu geringstmöglichen Kosten. Auch mobile Nutzer haben Zugriff auf alle Kommunikationsfunktionen und Kontakte. Sie können sogar genau wie im Büro eine Web-Konferenz ausrichten oder daran teilnehmen. Erreichbarkeit Der One Number Service sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur eine einzige Nummer angeben müssen und dann jederzeit und überall auf ihrem bevorzugten Endgerät erreichbar sind, wobei immer das kostengünstigste Netzwerk ausgewählt wird. Sicherheit Mit OpenScape können Ihre Teams: spontan ein Online- Meeting einberufen Meetings zügig und produktiv gestalten Experten umgehend erreichen erfahren, wann ein Ansprechpartner erreichbar ist auf jedem beliebigen Gerät erreichbar sein innerhalb von Microsoft SharePoint mühelos zwischen verschiedenen Medien wie Text, Sprache, Web und Video wechseln Ob im Büro, zu Hause oder unterwegs: OpenScape gewährleistet, dass Ihr Unternehmen immer mit dem sichersten und zuverlässigsten Netzwerk arbeitet. Sicherheit nicht nachgerüstet sondern integriert! 10

12 Die Integration bietet noch viel mehr als Click-to-Call: Ihre Mitarbeiter können Kontextinformationen einbinden, OpenScape Web Collaboration- Sitzungen erstellen und starten oder auch Visitenkarten für zusätzliche Präsenzinformationen und Aktionen anlegen.

13 Gemeinsam sind wir stark So wird die Vision Wirklichkeit Unsere hochqualifizierten und erfahrenen Professional Services-Berater entwickeln in enger Zusammenarbeit mit Ihren Teams eine individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter angepasste Lösung für die Integration in Microsoft SharePoint. Die Integration bietet noch viel mehr als Click-to-Call: Ihre Mitarbeiter können Kontextinformationen einbinden, OpenScape Web Collaboration-Sitzungen erstellen und starten oder auch Visitenkarten für zusätzliche Präsenzinformationen und Aktionen anlegen. Ein eingehende Analyse, die wir gemeinsam mit zentralen Vertretern Ihres Unternehmens erstellen, gewährleistet, dass die tatsächlich notwendigen Entwicklungsaufgaben, Lizenzen und Projektressourcen im Vorfeld genau erfasst werden um sicherzustellen, dass das Projekt mit höchster Qualität sowie im vorgesehen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen wird. Die Integration kann vollständig vom Unify Professional Services-Team, in Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Personal oder von einem unserer zertifizierten Entwicklungspartner durchgeführt werden, die unbeschränkten Zugang zu unserem offenen Entwicklerprogramm und unseren Entwickler-Tools (SDKs) genießen. Gemeinsam sind wir stark Jeder Unify Workshop beginnt mit der Ermittlung Ihrer geschäftlichen Bedürfnisse, damit wir eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln können. Bei diesem Workshop werden wir: Die unterschiedlichen Profile Ihrer Communities, Nutzer und Stakeholder analysieren, damit wir die Lösung so abstimmen können, dass sie unternehmensweit Akzeptanz findet Eine Roadmap mit Erfolgskriterien entwickeln, die für Ihr Unternehmen relevant sind Eine detaillierte Online-Befragung durchführen, um genau zu ermitteln, wo Kommunikationsfunktionen in Ihrem Unternehmen den größten Mehrwert generieren und welche Möglichkeiten bestehen, die Performance Ihres Unternehmens zu steigern Technologische Hürden, Ihre bestehenden Systeme und eventuelle Richtlinienbeschränkungen Ihrer aktuellen IT-Umgebung erfassen So klären wir genau, in welche Richtung Ihr Unternehmen gehen muss, um das Potenzial seiner Knowledge-Teams voll auszuschöpfen durch die Schaffung einer Umgebung, die eine schnelle und effektive Kommunikation gestattet. OpenScape baut auf Branchenstandards wie SOA (Services Oriented Architecture) auf. Es handelt sich daher um eine äußerst offene Plattform für die Zusammenführung, Integration und Vernetzung von Inhalten aus anderen Anwendungen und Online-Services. So werden umfassendere Kontexte geschaffen und die Kommunikation nahtlos in geschäftliche und persönliche Abläufe eingebunden. 12

14 So klären wir genau, in welche Richtung Ihr Unternehmen gehen muss, um das Potenzial seiner Knowledge-Teams voll auszuschöpfen durch die Schaffung einer Umgebung, die eine schnelle und effektive Kommunikation gestattet.

15 Weiteres Vorgehen Kontaktieren Sie uns und finden Sie heraus, wie sich OpenScape in Ihre Microsoft SharePoint-Anwendung einbinden lässt, um Ihre Betriebsabläufe zu optimieren, Ihre Teams zu stärken und in Ihrem Unternehmen und darüber hinaus einen effektiven und lebendigen Austausch zu ermöglichen. Wir können Ihnen helfen: Ihren geografisch verteilten Teams orts- und zeitübergreifend zu einer effizienteren Zusammenarbeit zu verhelfen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen, die durch uneinheitliche Informations- und Kommunikationsprozesse beeinträchtigt werden Isolierte Informationsinseln abzubauen, damit Ihre Teams jederzeit wissen, wer wofür zuständig und wie er am besten erreichbar ist Ihren mobilen Mitarbeiter einen ortsungebunden Zugriff auf relevante Informationen und Kontaktdaten zu ermöglichen Damit unsere Kunden OpenScape schnell und kostengünstig mit anderen Anwendungen integrieren können, bieten wir adäquate Lösungen an, die von vorkonfigurierten, leicht und günstig zu implementierenden -Plug-ins bis hin zu individuell abgestimmten Integrationsleistungen unseres Professional Services- Teams oder unserer zertifizierten Entwicklungspartner reichen. 14

16 Über Unify Unify bisher bekannt als Siemens Enterprise Communications ist ein weltweit führendes Unternehmen für Kommunikationssoftware und -services. Unsere Lösungen vereinen unterschiedliche Netzwerke, Geräte und Applikationen auf einer einzigen, einfach bedienbaren Plattform, die Teams einen umfassenden und effizienten Austausch ermöglicht. Damit verändert sich die Art und Weise wie Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten nachhaltig die Teamleistung wird verstärkt, das Geschäft belebt und die Business-Performance erheblich verbessert. Aus seiner Siemens- Herkunft heraus setzt Unify auf verlässliche Produkte, Innovationen, offene Standards und Sicherheit als Grundlage für seine integrierten Kommunikationslösungen, mit denen Unify 75 % der Global 500 -Unternehmen beliefert. Unify ist ein Joint Venture von The Gores Group und Siemens AG. unify.com Copyright Unify GmbH & Co. KG, 2014 Hofmannstr. 51, D München, Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Referenznr.: A31002-P3010-D Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen beinhalten im Wesentlichen allgemeine Beschreibungen oder Leistungseigenschaften, die in der Praxis nicht unbedingt wie beschrieben gelten oder die sich infolge von Produktentwicklungen ändern können. Eine Verpflichtung zu den genannten Eigenschaften gilt nur dann, wenn dies ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde. Verfügbarkeit und technische Spezifikationen können ohne Vorankündigung geändert werden. OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen von Unify GmbH & Co. KG. Alle weiteren Unternehmens-, Marken-, Produkt- und Servicebezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer.