BUCHHALTUNG. Programm Version 2012 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, Windows 7 oder höher

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1 HANDBCH Q3 Q3 BCHHALTNG STANDARD, ADVANCED, PROFI VERSION DOPPELTE BCHHALTNG Programm Version 2012 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, Windows 7 oder höher Handbuch Version Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

2 INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über Q3 Buchhaltung... 3 Über dieses Handbuch... 3 Grundlegende Bedienungselemente... 4 Installation 9 Q3 Buchhaltung installieren... 9 Erster Programmstart... 9 Lizenzierung... 9 Q3 Buchhaltung deinstallieren Bedienungskonzept 11 Grundkurs 15 Wer ist die ProbeX? Lektion 1 Programm-Hilfe Lektion 2 Vorbereitungen Lektion 3 Kontenrahmen Lektion 4 Eröffnungsbilanz Lektion 5 Journal ausgeben Lektion 6 Bilanz ausgeben Lektion 7 Buchen Lektion 8 Budget Lektion 9 Grafik erstellen Lektion 10 advanced MWST-Abrechnung Lektion 11 Daten sichern Lektion 12 Abschluss durchführen Lektion 13 advanced Mehrwertsteuer Lektion 14 profi Sammelbuchung erfassen Lektion 15 Neuanfang Lektion 16 profi Mandant erfassen Anhang 41 Dateien Q3 Buchhaltung advanced Q3 Buchhaltung profi Datenexport Tastaturabkürzungen Tastaturtabelle 44 Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 2

3 EINFÜHRNG Über Q3 Buchhaltung Buchhaltungssoftware der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn Jahren haben sich über Kunden für eine Q-Line Buchhaltung entschieden. Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen. Q3 Buchhaltung gibt es als Kassenbuch-Version und als Doppelte Buchhaltung. Dieses Handbuch beinhaltet Informationen zur Doppelten Buchhaltung. Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Buchhaltung zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung. Dieses Handbuch enthält gleichzeitig Informationen über Q3 Buchhaltung standard, Q3 Buchhaltung advanced und Q3 Buchhaltung profi. Funktionen, die nur für Q3 Buchhaltung advanced oder profi verfügbar sind, sind jeweils mit advanced (verfügbar für advanced und profi) oder profi (verfügbar nur für profi) gekennzeichnet. Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: Kapitel 1 Einführung Kapitel 2 Installation Kapitel 3 Bedienungskonzept Kapitel 4 Grundkurs Kapitel 5 Anhang Sie lesen gerade darin Erstinstallation und Lizenzierung Wie Sie mit Q3 Buchhaltung arbeiten Mit Übungen Q3 Buchhaltung spielerisch kennen lernen Technische Informationen Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 3 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der Grundkurs in Kapitel 4 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein Muss. Oft bringt allein die trockene Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am Computer ausreichend Verständnis. Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine nklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Programm-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort. Häufig finden Sie Hinweise auf die Programm-Hilfe (mit æ gekennzeichnet) direkt im Text. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 3

4 Konventionen in diesem Handbuch Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen: Tasten, die Sie tippen müssen, sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.b. die A -Taste, die Kombination C+a weist Sie an, die Control -Taste zu halten, während Sie die A -Taste tippen. Nützliche Hinweise sind mit gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt. Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok Wenn ein Ausdruck ein + enthält, weist er auf einen Menübefehl hin. Links vom + steht der Name des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.b. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt Sichern im Bearbeiten-Menü hin). Bezeichnungen von Eingabefeldern... sind zwischen '...' gesetzt. Text, den Sie eintippen müssen... ist zwischen... gesetzt. Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennenlernen von Q3 Buchhaltung optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über ngereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der Programm-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen. Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q3 Buchhaltung ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Buchhaltung entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 4

5 Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeitsund Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: * Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). * Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen grau eingedrückt. * Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. A öffnet - falls noch kein Menü offen ist - das für das aktuelle Fenster wichtigste Menü. Benutzen Sie diese Taste, wenn Ihnen die Kurzwahltasten noch nicht geläufig sind. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 5

6 Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Saldi im Buchenfenster). Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Buchhaltung (z.b. Kontenrahmen, Abschluss). Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Buchhaltung (z.b. Kontenrahmen, Bilanz). Das Menü?... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung. Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs. Die Symbolleiste... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung direkt an der Mausposition. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 6

7 Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Konten im Kontenrahmen, Buchungen im Hauptjournal). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster Buchungsperiode, das wichtigste Arbeitsfenster in Q3 Buchhaltung: Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Buchungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 7

8 Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das Dialogfenster Suchen aus dem Menü Datei: Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button) ( Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der T- Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig allen voran das Bearbeiten-Menü. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 8

9 INSTALLATION TION Q3 Buchhaltung installieren Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich auf der CD Q3 Software. Sobald Sie die CD ins CD-ROM Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation eines Q3 Programms vorbereitet. Befolgen Sie bitte die Anweisungen des Installationsprogramms. Sollte beim Einlegen der CD das Installationsprogramm nicht automatisch starten, so gehen Sie bitte wie folgt vor: 1 Wählen Sie im Windows-Menü, Alle Programme, Zubehör, Ausführen 2 Tippen Sie d:setup.exe und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok 3 Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm d: in Punkt 2 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD-ROM Laufwerks. Erster Programmstart Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter Programme den Eintrag Q3 Software und darunter den Eintrag Q3 Buchhaltung. Wählen Sie diesen, um Q3 Buchhaltung zu starten. Q3 Buchhaltung teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist. Es will von Ihnen wissen, welche Programmversion Sie erworben haben. Anschliessend werden Sie gebeten, Ihre Lizenznummer einzutippen. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Buchhaltung, welches Programm Sie erworben haben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächsten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten Ihrer Buchhaltung festlegen (Eröffnungsdatum usw.). Beachten Sie dazu Kapitel 4 (Grundkurs). Lizenzierung Q3 Buchhaltung ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD sowohl Q3 Buchhaltung advanced wie auch Q3 Buchhaltung profi befinden. Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Buchhaltung, welches Programm Sie erworben haben. Haben Sie Q3 Buchhaltung advanced erworben und haben nun Interesse an der Profi- Version, so können Sie sich problemlos die Demoversion installieren. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 9

10 Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q3 Buchhaltung voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die die unlimitierte Nutzung von Q3 Buchhaltung ermöglicht. So teilen Sie Q3 Buchhaltung die Ergänzungsnummer mit: 1 Starten Sie Q3 Buchhaltung 2 Wählen Sie?+Lizenzierung 3 Tippen Sie die Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer 4 Bestätigen Sie die Nummer mit Sichern Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q3 Buchhaltung neu oder auf einem andern Computer installieren. Investitionsschutz tionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Buchhaltung erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige pgrades und pdates. Q3 Buchhaltung deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Buchhaltung zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETP-Programm von Q3 Buchhaltung diese Aufgabe vollständig ab. 1 Vergewissern Sie sich, dass Q3 Buchhaltung nicht gestartet ist 2 Wählen Sie im Windows-Menü Standardprogramme 3 Wählen Sie links unten Programme und Funktionen 4 Suchen Sie in der Liste Q3 Buchhaltung und wählen Sie mit einem Rechtsklick Deinstallieren Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationsprogramms. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 10

11 BEDIENNGSKONZEPT Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Buchhaltung vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Buchhaltung beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q3 Buchhaltung arbeiten zu können. Vorgehen Wenn Sie Q3 Buchhaltung erstmals starten oder in Q3 Buchhaltung profi einen neuen Mandanten einrichten, legen Sie das Eröffnungsdatum und -falls Sie Mehrwertsteuer abrechnen - die Abrechnungsart fest. Zudem können Sie bei Bedarf direkt einen der vordefinierten Kontenrahmen einlesen. Nach erfolgreicher Installation der Buchhaltung und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Buchhaltung das Buchenfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Eröffnungsdatum, Abrechnungsart und Name der Buchhaltung können Sie bei Bedarf später unter Datei+Konfiguration ändern. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren individuellen Kontenrahmen zurechtlegen. advanced Wenn Sie Mehrwertsteuer abrechnen müssen, werden Sie besonderes Augenmerk richten auf Konten, die mehrwertsteuerpflichtig sind. Die gängigen Steuersätze gibt Q3 Buchhaltung in einer Tabelle vor. Zur Kontrolle sollten Sie den fertiggestellten Kontenrahmen ausdrucken. Entspricht der Kontenrahmen Ihren Anforderungen, stehen die Eröffnungsbuchungen an. Sie erfassen dazu vorgängig die Eröffnungssalden (Vorjahressalden). Anschliessend überlassen Sie Q3 Buchhaltung die Arbeit. Das Programm bucht anhand der Eröffnungssalden automatisch Eröffnungsbuchungen ein. Ist die Eröffnungsbilanz vollständig, sollten Sie diese ausdrucken. nd dann beginnt der Alltag. Sie werden Buchungen erfassen. Gelegentlich werden Sie ein neues Konto eröffnen, Zwischenbilanzen ausdrucken usw. Alle Auswertungen können Sie über das Auswertungen-Menü abrufen, zuerst in der Vorschau kontrollieren oder direkt drucken. Ist das Geschäftsjahr zu Ende, werden Sie alle Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Bewertungen usw.) vornehmen und Q3 Buchhaltung das alte Geschäftsjahr abschliessen sowie das neue eröffnen lassen. profi Oder aber Sie buchen ganz einfach bereits im neuen Geschäftsjahr und warten mit dem Abschluss des alten. Dies ist mit Q3 Buchhaltung profi problemlos möglich. Buchungen gelten für Q3 Buchhaltung erst dann als definitiv verbucht, wenn ein Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Ausserdem lassen sich Buchungen jederzeit korrigieren oder löschen. Stornobuchungen, nur weil über ein falsches Konto gebucht wurde, gehören der Vergangenheit an. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 11

12 Kontenrahmen Der Kontenrahmen kann unbeschränkt viele Konten aufnehmen. Im Lieferumfang sind einige Standardkontenrahmen enthalten. Sie können einen solchen einlesen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder aber vollständig einen eigenen erfassen. Der Kontenrahmen kann während der Arbeit mit Q3 Buchhaltung jederzeit ergänzt und angepasst werden. Sobald Sie über ein Konto gebucht haben, kann es nicht mehr gelöscht werden. Ebenso kann nur noch der Kontoname geändert werden. Die Konten lassen sich mit Funktion+Kontenrahmen mannigfaltig gliedern. Sie können die Übersichtlichkeit und Aussagekraft Ihres Kontenrahmens mit Titeln, Leerzeilen und Totalisierungskonten deutlich erhöhen. Neben den vier Hauptkategorien Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag verwaltet Q3 Buchhaltung die Kategorie Spezialkonti. Hier werden vom Programm Abschluss- und Eröffnungskonten geführt. Sie können aber auch eigene Konten in dieser Kategorie eröffnen und so Nebenbuchhaltungen führen. Eröffnungsbilanz Bearbeiten Sie das erste Geschäftsjahr mit Q3 Buchhaltung (und übernehmen keine Daten aus einer älteren Programmversion), so gibt Ihnen das Programm die Möglichkeit, Vorjahreszahlen manuell zu erfassen. Anhand dieser Vorjahreszahlen bucht es automatisch die Eröffnungsbuchungen. Für eine Aktiengesellschaft, AG, ist ein Vorjahresvergleich beim Abschluss gesetzlich erforderlich. Das manuelle Erfassen der Vorjahreszahlen unterstützt Sie, diese Forderung zu erfüllen. Buchen Das bei der Erstinstallation erfasste Eröffnungsdatum legt das frühest mögliche Buchungsdatum fest. Solange noch kein Abschluss durchgeführt wurde, lässt sich dieses Datum in der Fibu-Konfiguration ändern. Vergeben Sie in der Fibu-Konfiguration eine Buchungsperiode, sind Buchungen ausserhalb dieser Periode nicht möglich unabhängig vom Eröffnungsdatum. Pro Buchung erfassen Sie Datum, Belegnummer, Soll- und Habenkonto, Betrag, Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer, ab advanced) und einen beliebigen Text. profi Lassen Sie entweder Soll- oder Habenkonto weg, leitet Q3 Buchhaltung eine Sammelbuchung ein. Es wird nur das Hauptjournal geführt. Buchungen im Hauptjournal lassen sich jederzeit ändern und löschen bis zum definitiven Abschluss eines Geschäftsjahres. Eine nterscheidung zwischen provisorisch und definitiv verbucht kennt Q3 Buchhaltung nicht. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 12

13 Sie haben beim Buchen vollen Zugriff auf Konten und Steuerschlüssel. Fehlt Ihnen beispielsweise ein Konto, können Sie dieses direkt über Kontenfelder während dem Erfassen einer Buchung neu anlegen. Buchungsvorlagen Mit Funktion+Buchungsvorlagen können Vorgaben für immer wiederkehrende Buchungen definiert werden. Sie können auch nur Teile einer Buchung erfassen und den Rest beim Buchen ergänzen. Die Buchungsvorlagen werden nach Laufnummern sortiert. Sie können mit Detail+Neu ab Buchungsvorlage eine Buchungsvorlage als Vorgabe für eine neue Buchung wählen. Hauptjournal Das Hauptjournal ist Drehscheibe aller Funktionen im Programm. Jede Auswertung wird anhand des Hauptjournals aufgerechnet auch Bilanz und Erfolgsrechnung. Dies ermöglicht höchste Datensicherheit auf eine Funktion Datenreorganisation kann verzichtet werden. profi Das Hauptjournal kann Buchungen über mehrere Bilanzperioden enthalten. Sie können problemlos gleichzeitig in verschiedenen Perioden buchen. Die Auswertung Hauptjournal erlaubt einen Auszug über einen bestimmten Zeitraum, so beispielsweise auch über den Zeitraum einer Bilanzperiode. Dasselbe gilt natürlich für die Auswertung Kontoauszug. Bilanz/Erfolgsrechnung Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich per beliebigem Stichdatum ausdrucken oder in einer Vorschau überprüfen. profi Führen Sie mehrere Bilanzperioden gleichzeitig, ist jederzeit der Ausdruck aller Bilanzen möglich. Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel advanced Jedem Konto wird zugeordnet, ob es steuerpflichtig ist oder nicht. Ein Bezug auf einen Steuerschlüssel (z.b. msatzsteuer 8.0 brutto ) bestimmt bei einem steuerpflichtigen Konto, wie hoch der Steuersatz ist, ob die Verbuchung netto oder brutto erfolgen soll, und über welches Steuerkonto der Steuerbetrag verbucht werden soll. Buchen Sie über ein steuerpflichtiges Konto, berechnet das Programm automatisch den Steuerbetrag und verbucht diesen über das angehängte Steuerkonto. Rechnen Sie die Mehrwertsteuer mit Saldosteuersatz ab, so richtet Q3 Buchhaltung nur msatz-steuerschlüssel ein. In jedem msatzsteuerschlüssel wird zusätzlich der Saldosatz hinterlegt. Beim Buchen muss zwar ebenfalls der Steuerschlüssel eingesetzt werden, jedoch wird vom Programm kein Steuerbetrag zusätzlich verbucht. Das Journal bleibt knapp und übersichtlich. Sie müssen lediglich nach erfolgter MWST-Abrechnung den geschuldeten Betrag als Aufwand abbuchen. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 13

14 Budget Sie können sowohl für die Bilanz wie auch für die Erfolgsrechnung ein Budget erstellen. Wahlweise lassen sich aktuelle Kontensaldi als Budgetvorgaben übernehmen. profi Q3 Buchhaltung profi erlaubt das Führen von bis zu vier verschiedenen Budgets. Vorjahresvergleich Beim Abschluss druckt Q3 Buchhaltung automatisch einen Vorjahresvergleich für Bilanz und Erfolgsrechnung aus. Die Vorjahreszahlen werden nach einem Abschluss automatisch vom Programm eingebucht. Bei der Erstinstallation müssen die Vorjahreszahlen (wenn vorhanden) manuell erfasst werden. profi Mit Q3 Buchhaltung profi steht Ihnen diese Auswertung jederzeit für Bilanz und Erfolgsrechnung getrennt oder zusammen zur Verfügung. Perioden Dank jederzeit anpassbarer Konfiguration können Sie die Buchungsperiode bestimmen, ausserhalb derer buchen nicht möglich ist. profi Die Buchungsperiode kann sich auch über mehrere Geschäftsjahre erstrecken. In Q3 Buchhaltung profi können Sie somit beliebig viele Buchhaltungsperioden (Geschäftsjahre) gleichzeitig bearbeiten. Grafiken Q3 Buchhaltung bietet zwei grafische Auswertungen an: Der Kontoauszug eines einzelnen Kontos zeigt in monatlichen Intervallen die Entwicklung des Saldos. Die Kontenübersicht liefert einen Vergleich ausgewählter Konten oder Kontengruppen per Stichdatum. Die Grafiken selber können Sie wahlweise beschriften, farblich anpassen und in verschiedenen Arten (Torten, Balken, Kurven usw.) anzeigen lassen. Alle Grafiken lassen sich ausdrucken oder in andere Programme übernehmen. Abschluss Beim Abschluss legen Sie das Ende der abzuschliessenden Bilanzperiode fest. Gleichzeitig teilen Sie Q3 Buchhaltung mit, welche Konten für das Ausbuchen von Bilanz und Erfolgsrechnung und für das Einbuchen des Erfolgs (Gewinn/Verlust) verwendet werden sollen. Anschliessend übernimmt Q3 Buchhaltung die vollständige Kontrolle, bucht Abschlussbuchungen, erstellt die Schlussbilanz, verbucht den Erfolg und bucht die Eröffnungsbuchungen. Vorjahresvergleich und Hauptjournal müssen zwingend ausgedruckt werden. Die Buchungen eines abgeschlossenen Geschäftsjahres werden im Hauptjournal gelöscht. Wollen Sie vielleicht später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, sollten Sie vor dem Abschluss eine Datensicherung durchführen. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 14

15 GRNDKRS Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q3 Buchhaltung installiert und haben sich in Kapitel 3 mit dem Bedienungskonzept der Q3 Software vertraut gemacht. Haben Sie nicht? Wir empfehlen Ihnen, Versäumtes nachzuholen. Vor allem das Kapitel über Konventionen in diesem Handbuch (Kapitel 1) sollten Sie nicht überspringen. Es ist die Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs und insbesondere für dieses Kapitel. Starten Sie das Q3 Programm und tippen Sie im Lizenzfenster Ihre Anschrift und (wenn Sie nicht mit einer Demoversion arbeiten) Ihre Lizenznummern und Ihre Kundennummer ein. Das Eingabefenster für die Konfiguration (Eröffnungsdatum usw.) erscheint. Hier beginnt der Grundkurs: Wer ist die ProbeX? Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma ProbeX zum Leben. Sie können für die ProbeX eine Buchhaltung führen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen Buchhaltung beginnen. Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie vorübergehend in die Haut einer Mitarbeiterin der Firma ProbeX schlüpfen sicher macht es Ihnen sogar ein wenig Spass. Wie dem Namen zu entnehmen ist, verdient unsere Firma ihr Geld damit, die Dienstleistung Ausprobieren anzubieten. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen. Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Ausprobierens saftige Risikoprämien auf unsere Honorare. ns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte. nser Chef, Herr Immerfroh, hat entschieden, das Programm Q3 Buchhaltung in unserer Büroadministration einzusetzen. Er überlässt die Arbeit jedoch lieber Ihnen. Let's go. Lernen wir das Programm kennen! Wir müssen an dieser Stelle darauf hinweisen, dass der Grundkurs keine Einführung in die Doppelte Buchhaltung ist. Fehlen Ihnen grundlegende buchhalterische Kenntnisse, so sollten Sie dieses Handbuch wieder weg legen und entweder einen Buchhaltungskurs besuchen oder aber das Arbeiten mit Q3 Buchhaltung einer entsprechend bewanderten Person übertragen. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 15

16 Lektion 1 Programm-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Programm-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm wieder verlassen können. 1 öffnen Sie mit! oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster 2 Klicken Sie mit der Maus auf Suchen 3 Tippen Sie beenden 4 Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfefenster Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. 2 Schliessen Sie das Hilfefenster Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Buchhaltung zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die zu führende Buchhaltung zu installieren. Die meisten Konfigurationswerte (z.b. Abrechnungsart) können Sie später im Programm mit Datei+Konfiguration ändern. Bevor wir eine Buchhaltung führen können, müssen wir das Eröffnungsdatum unserer Bilanzperiode (Geschäftsjahr) festlegen. nser Chef hat uns beauftragt, das Geschäftsjahr 2010 vollständig mit Q3 Buchhaltung nachzubuchen. 1 Tippen Sie im Feld 'Beginn der Buchhaltung' (+T) Es ist wichtig, dass Sie genau eintippen. Ansonsten können Sie den Grundkurs nicht mehr exakt Schritt für Schritt nachvollziehen. Die vollständige Jahreszahl 2012 ergänzt das Programm automatisch. Das Abschlussdatum brauchen Sie jetzt noch nicht festzulegen. Q3 Buchhaltung benötigt dieses Datum erst beim Durchführen des Abschlusses. Für den Moment sorgt Q3 Buchhaltung dafür, dass Sie unbeschränkt in die Zukunft buchen können. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 16

17 Das Feld 'Kontenrahmen' ist aktiv. Zum Glück müssen wir nicht den ganzen Kontenrahmen erfassen. Q3 Buchhaltung liefert verschiedene Kontenrahmen mit (in Anlehnung an Käfer, oder Kontenrahmen KM ). Die Firma ProbeX ist eine Einzelfirma mit einfachem Kontenrahmen, also wählen wir den Standardkontenrahmen für Einzelfirmen. 2 öffnen Sie das Feld Kontenrahmen mit einem Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld 3 Bewegen Sie den Cursor auf 'EINZEL' und schliessen Sie mit einem Mausklick das Auswahlfenster wieder advanced Im Feld Abrechnungsart bestimmen Sie, ob und wie Sie Mehrwertsteuer abrechnen. Die Firma ProbeX ist mehrwertsteuerpflichtig und rechnet vereinnahmt ab. 4 Öffnen Sie mit einem Mausklick das Feld 'Abrechnungsart' 5 Bewegen Sie den Cursor auf 'vereinahmt' und schliessen Sie mit einem Mausklick das Auswahlfeld wieder Sind Sie selber nicht mehrwertsteuerpflichtig, können Sie im Feld Abrechnungsart nicht pflichtig wählen. Der Grundkurs lässt sich auch ohne Mehrwertsteuer gut durcharbeiten. Herr Immerfroh will sich aufs Wesentliche konzentrieren, und rechnet deshalb die Mehrwertsteuer vereinfacht nach Saldosteuersatz 6% ab. Seinen Kunden muss er aber seine Arbeitsleistung mit 8.0% verrechnen. 6 Aktivieren Sie den Satz 8.0% und zusätzlich den Saldosteuersatz, indem Sie mit der Maus zuerst ins Kästchen links von 8.0% und danach ins Kästchen links von Saldosteuersatz klicken. Das Eingabefeld rechts von Saldosteuersatz wird aktiv. Hier erfassen Sie den Prozentsatz. 7 Tippen Sie 6.0 im Feld Saldosteuersatz Rechnen Sie mit Saldosteuersatz ab, so sollten Sie dies unbedingt dem Programm hier mitteilen. Anhand dieser Angabe richtet Q3 Buchhaltung den Kontenrahmen ein, und Sie sparen sich so viel Zeit für die Zukunft. 8 Wählen Sie Installieren Wir warten kurz, bis Q3 Buchhaltung den gewählten Kontenrahmen eingelesen hat. Voilà uns präsentiert sich erstmals das Buchenfenster. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten. Sollten Ihnen hier verwendete Begriffe (wie z.b. Bilanzperiode) nicht geläufig sein, oder interessiert Sie die vielleicht etwas spezifische Bedeutung in der Q3 Buchhaltung, so suchen Sie jeweils in der Programm-Hilfe nach diesem Begriff. Solche kurzen Abstecher tragen oft viel zum besseren Verständnis bei. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 17

18 Lektion 3 Kontenrahmen Bevor wir mit Buchen beginnen können, wollen wir zuerst den Kontenrahmen unseren Bedürfnissen anpassen. 1 Wählen Sie Funktion+Kontenrahmen Wir haben bei der Installation ja bereits den Kontenrahmen für Einzelfirmen eingelesen. Dessen Konten erscheinen im oberen Teil des Arbeitsfensters (Kontenliste). Im unteren Bereich werden jeweils Detailinformationen zu demjenigen Konto angezeigt, auf dem sich der Auswahlbalken gerade befindet. Der untere Bereich dient auch dem Ändern und Neuerfassen von Konten. Der Einstieg erfolgt direkt in der Kontenliste. Es stehen Funktionen wie Datei+Suchen oder Bearbeiten+Ändern bereit. 2 öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b oder per Maus Alle zur Verfügung stehenden Menüpunkte sind schwarz geschrieben 3 öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 18

19 Auch hier sind alle aktiven Menüpunkte schwarz geschrieben. Die Menüpunkte dieser beiden Menüs sind in jedem Arbeitsfenster gültig. 4 öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i Dieses Menü enthält spezifische Menüpunkte zum Kontenrahmen. Auch hier sind die aktiven Punkte schwarz geschrieben. Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Konkret wollen wir vorab den Kontenrahmen unseren Bedürfnissen anpassen. Ein Konto ändern Wir wollen unsere Konten beim Namen nennen. Wir führen zwei Bankkonten bei der SBK (Schweizerische Bankkasse). Der Kontenrahmen für Einzelfirmen enthält das Bankkonto Den Namen dieses Kontos ändern wir: 1 Schliessen Sie das geöffnete Menü mit (zweimal) 2 Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1020 (Bank CHF) 3 Wechseln Sie mit Bearbeiten+ändern in den Änderungsmodus 4 Gehen Sie mit T zum Feld 'Bezeichnung' 5 Tippen Sie Bank SBK, Konto Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus. Die Kontenliste wird wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf dem geänderten Konto. Ein Konto löschen Weiter unten folgt das Konto 1024 (WIR). Wir löschen dieses für uns überflüssige Konto. 1 Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1024 (WIR) 2 Wählen Sie Bearbeiten+Löschen Haben Sie ein Konto aus Versehen gelöscht, hilft Bearbeiten+Rückgängig. Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 19

20 Ein Neues Konto hinzufügen Mit den Bilanzkonten sind wir nun zufrieden. Hingegen entsprechen die Erfolgskonten noch nicht unseren Bedürfnissen. Im ausserordentlichen Aufwand benötigen wir das Spezialkonto Rekrutierung. Da Herr Immerfroh kein fest angestelltes Probierpersonal einstellen will er will das Risiko von Langzeitschäden möglichst tief halten fallen regelmässig Ausgaben im Bereich der Personalrekrutierung an. 1 Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus 2 Tippen Sie 4950 im Feld Konto' (+T) 3 Tippen Sie Personalrekrutierung im Feld 'Bezeichnung' (+T) 4 Tippen Sie Aufwand im Feld 'Kategorie' (+T) 5 Sichern Sie das neu erfasste Konto mit Sichern. Es erscheint in der Kontenliste. Die Firma ProbeX rechnet mit Saldosteuersatz ab (reduzierte msatzsteuer; keine Vorsteuer). Deshalb ist es nicht nötig, dem gerade erfassten Aufwandkonto einen Steuersatz zuzuordnen. Wir sind eine nicht ganz alltägliche Firma, und so ist es kaum verwunderlich, dass wir auch aussergewöhnliche Ertragskonten führen. Wir erfassen zwei neue Konten: 1 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 2 Tippen Sie 6300 im Feld 'Konto' (+T) 3 Tippen Sie Probieren-Honorare im Feld 'Bezeichnung' (+T) 4 Tippen Sie Ertrag im Feld 'Kategorie' (+T) advanced Da wir mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen wir den pflichtigen Ertragskonten einen Steuersatz zuordnen. Wir rechnen zwar mit Saldosteuersatz 6.0 ab, dem Ertragskonto müssen wir aber den effektiven Steuersatz (8.0%) zuordnen. Dieser Steuersatz ist bereits vordefiniert, und wir müssen ihn nur noch dem Ertragskonto zuordnen. Wenn Sie selber keine Mehrwertsteuer abrechnen müssen, so können Sie die nächsten zwei Schritte überspringen. 5 Tippen Sie fix im Feld 'Steuertyp' (+T) 6 Tippen Sie 8.0B im Feld 'Schlüssel' (+T) 7 Sichern Sie das neue Konto mit Sichern Wir erfassen das zweite Ertragskonto: 1 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 2 Tippen Sie 6301 im Feld Konto' 3 Tippen Sie Risikoprämien im Feld 'Bezeichnung' 4 Tippen Sie Ertrag im Feld 'Kategorie' Handbuch Q3 Buchhaltung (Version Doppelte Buchhaltung) 20