Konzept. Das Archivieren von Daten und Langzeitspeicher

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1 Verfahrensbeschreibung Das Archivieren von Daten und Langzeitspeicher von Hubert Salm Version 1.0

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Langzeitaufbewahrung digitaler Bestände Ablaufplanung digitale Magazinierung Daten bereitstellen Daten vorbereiten Medium empfangen Daten auslesen und überprüfen Magazinierung Die Nutzung des digitalen Magazins Planungsstand...10 Version 1.0 Seite 2 von 10

3 1 Langzeitaufbewahrung digitaler Bestände 1 Langzeitaufbewahrung digitaler Bestände Digitale Archive beinhalten nicht nur Dokumente, also die Abbildung von Schriftstücken und elektronische Dokumente, also Schriftsätze, Anträge, Erklärungen und so weiter in elektronischer Form, mit oder ohne digitale Signatur, sondern Daten, die in Dateien vorliegen. Digitale Archive beinhalten Überlieferungen (Primärdaten) und erläuternde Daten (Metadaten). Struktur und Inhalt dieser Primär- und Metadaten sind bezüglich ihrer technischen Parameter nicht zwangsläufig normiert. Grundsätzlich werden die technischen Parameter der im Archiv aufzubewahrenden Daten infolge von bewertenden und organisatorischen Entscheidungen durch das verantwortliche Archiv festgelegt. Ein digitales Archiv kann zum Beispiel auch ausführbare Programme, Audiodateien, Dateien beliebiger Formate oder Zeichensätze beinhalten. Die Organisation eines Archivs erfordert, dass die archivierten Überlieferungen in logische Einheiten, die sogenannten Bestände, gegliedert werden. Ein Bestand 1 in einem digitalen Archiv ist eine Anzahl von Dateien, die so aufzubewahren sind, dass sie bezüglich Inhalt, Form und Funktion weiterhin und unabhängig von einer spezifischen IT- Infrastruktur verwendet werden können. Dazu kann es erforderlich sein, die Dateien eines Bestandes in einer beliebig tiefen hierarchischen Struktur abzulegen. Die Tiefe der hierarchischen Struktur ist ggf. nur durch technische Parameter der jeweils verwendeten IT-Infrastruktur beschränkt. Aus den oben genannten organisatorischen Vorgaben ergeben sich einige Anforderungen, die bei der Bereitstellung einer Infrastruktur für die Langzeitarchivierung (LZA) digitaler Überlieferungen beachtet werden müssen und bei einer Verfahrensbeschreibung zu berücksichtigen sind. 1 Der Begriff Bestand wird hier anstelle des OAIS-konformen Begriffs AIP Archival Information Package verwendet. Version 1.0 Seite 3 von 10

4 Unter Archivierung wollen wir alle Prozesse einer Organisation verstehen, die den Auftrag zur Bildung von Überlieferungen für die unbegrenzte Aufbewahrung hat. Der Prozess beginnt mit der Übernahme von Daten und deren anschließender Bewertung und Beschreibung (Erschließung). 2 Die Bewertung, Beschreibung und die Organisation der Daten erfolgt im Archiv nach Maßgabe der dem Archiv gestellten Aufgabe und den Möglichkeiten der dem Archiv eigenen Infrastruktur. Die übernommenen Daten werden in der Regel in sogenannten Beständen gegliedert. Die Bestandsbildung ist erforderlich, um die Daten in überschaubaren und organisierten Einheiten benutzbar zu machen. Bestände sind Sammlungseinheiten, in denen Überlieferungen im Archiv organisiert werden. Die physische Organisation von Schriftgut in Archiven erfolgt sequenziell, also gewissermaßen Blatt für Blatt oder Verzeichnungseinheit für Verzeichnungseinheit. Innerhalb dieser sequenziellen Ordnung können weitere Zusammenhänge zwischen den Archiveinheiten nicht abgebildet werden. Dieses ist erst durch die Erschließung, also zum Beispiel durch die Bildung von Indizes möglich. Die Organisation von Dateien in digitalen Archiven erfolgt während der Bearbeitungsphase innerhalb der aktuellen IT-Infrastruktur. Anders als beim Schriftgut ist hier die Organisation der Daten nicht von der physischen Ablage vorgegeben. Die IT-Infrastruktur ist, je nach Systemvoraussetzung der Archivierungssystematik und ihrer Anforderung an die Datenhaltung, beliebig. Innerhalb der Systematik zur Bearbeitung des Bestandes ist eine analoge physische Anordnung der Dateien und Dateiinformationen auf einem Datenträger zur Abbildung einer sequenziellen Ordnung oder einer Da- 2 Die Erschließung wird gewöhnlich in den Konzepten zur digitalen Archivierung nicht genannt oder beschrieben, möglicherweise aber als gegeben vorausgesetzt. S. dazu z.b. Nestor: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung Version Juni 2009, herausgegeben von: Heike Neuroth, Achim Oßwald, Regine Scheffel, Stefan Strathmann, Mathias Jehn oder ISO (OAIS). Version 1.0 Seite 4 von 10

5 teinetzes in einer hierarchischen Struktur nicht erforderlich. Auch auf die bestandsabhängige physische Verteilung der Daten kann während der Bearbeitung verzichtet werden, sofern die vorhandene IT-Infrastruktur die Gliederung der Archivalien für die Bearbeitung angemessen darstellt. Während der Übernahme und Erschließung der Daten müssen diese ständig im Zugriff des Archivars, also ständig und unmittelbar verfügbar sein, um den Arbeitsprozess nicht zu unterbrechen. Für die LZA ist die physische Anordnung der Dateien- und Dateiinformationen eines Bestandes auf einem Medium von Bedeutung und muss bei der Erzeugung des Mediums angemessen berücksichtigt werden, da die Bestände auch unabhängig von einer vorgegebenen IT-Infrastruktur interpretierbar und einzeln (Bestand für Bestand) nutzbar sein müssen. Nach dem Ende der Bearbeitung eines Bestandes oder eines Teilbestandes durch den Archivar kann die Rückgriffsquote auf Dateien des Bestandes drastisch sinken. Der Rückgriff auf die Daten ohne verändernde Wirkung ist erst dann wieder erforderlich, wenn ein Bestand oder Daten eines Bestandes zur Nutzung bereitgestellt werden. Darüber hinaus muss auch berücksichtigt werden, dass Bestände bei Bedarf nachbearbeitet werden, ggf. mit verändernder Wirkung auf die Struktur oder die Beschreibung des Bestandes. Wie bei archiviertem Schriftgut ist es möglich, dass Dateien über eine Reihe von Jahren nicht benutzt werden, sodass kein Rückgriff auf diese erfolgt. Aus Sicht des Archivs ist der aktuelle Rückgriff nicht entscheidend für die Relevanz von Archivalien. 2.1 Ablaufplanung digitale Magazinierung Aus IT-Sicht sind die Mechanismen, wie sie für die Bereitstellung von Daten für die LZA erforderlich sind, bereits bekannt. Sie werden gewöhnlich als nearline oder offline Speicherung bezeichnet. Dennoch ist es erforderlich, diesen Prozess mit den für Archive typischen Abläufen genauer zu betrachten und darzustellen, um eine Schnittstelle zwischen IT-Infrastruktur und LZA-System so bereitzustellen, wie sie aus Sicht des Archivs benötigt wird. Version 1.0 Seite 5 von 10

6 Die Bereitstellung der Daten eines Bestandes oder eines Teilbestandes für die LZA erfolgt zu einem Zeitpunkt, an dem die Bearbeitung des betreffenden Bestandes abgeschlossen ist. Aufbau des digitalen Magazins, Ablaufplanung Daten bereitstellen Die Bereitstellung von Daten für die LZA kann in Dokumentationen, Bibliotheken und Registraturen in der Regel dateiweise erfolgen, sobald das zu archivierende Dokument bezüglich der technischen und inhaltlichen Vorgaben vollständig und richtig ist und eine nach den Kriterien der jeweiligen Organisation vollständige und normgerechte Beschreibung vorliegt. In Archiven erfolgt die Bereitstellung in der Regel nicht nach der abschließenden Bearbeitung genau eines Dokumentes, sondern nach der abschließenden Bearbeitung eines Bestandes oder Teilbestandes. Die Anzahl von Dateien eines Bestandes oder Teilbestandes oder das Dateivolumen ist kein Kriterium der Bestandsbildung für den Archivar. Die Bereitstellung für die LZA kann frühestens zu einem Zeitpunkt erfolgen, an dem der Bestand bzw. Teilbestand abschließend und vollständig beschrieben ( verzeichnet ) ist, da die normgerechte Verzeichnung zwingend erforderlicher Bestandteil der LZA ist. Version 1.0 Seite 6 von 10

7 Der bereitgestellte Bestand / Teilbestand kann theoretisch beliebig viele Dateien enthalten und kann darüber hinaus beliebig tief hierarchisch gegliedert sein. Alle Dateiparameter einschließlich der Hierarchie sind Bestandteil der Überlieferung und müssen in der LZA konserviert werden. Sollten sich aufgrund der technischen Parameter der LZA Einschränkungen bezüglich der Anzahl und des Volumens der Dateien eines Bestands oder bezüglich der Dateinamenlänge (einschließlich der Pfadnamen) ergeben, so sind diese durch das Archiv bei der Zusammenstellung der Bestände oder Teilbestände zu berücksichtigen. Die Dateien sollten so bereitgestellt werden, dass aus den für den Transfer bereitgestellten Daten leicht erkennbar ist: Archiv Ein weltweit eindeutiger Identifikator für das bereitgestellte Datenpaket Tag, Datum, Uhrzeit der Bereitstellung Weitere statistische Daten zum Bestand (Anzahl Dateien und so weiter) Diese Angaben sollten unabhängig von der normierten vollständigen Verzeichnung des Bestandes, die auch Bestandteil der LZA sein sollte, aus technischen Gründen den eigentlichen Daten des Bestandes vorangestellt werden Daten vorbereiten Vor der Weiterverarbeitung muss geprüft werden, ob die Daten des bereitgestellten Bestandes / Teilbestandes für die LZA bezüglich Volumen, Anzahl Dateien und Dateinamenlänge geeignet sind. Die Vorbereitung der Daten erfolgt so, dass die Integrität der Daten auch über die Folgeverarbeitung hinaus nachgewiesen werden kann und die Datenübertragung mit einem möglichst geringen Aufwand erfolgt. Es ist daher anzunehmen, dass die Daten in der Vorbereitung der Datenübertragung so mit Hashwerten versehen werden, damit durch Vergleichsoperationen nachgewiesen werden kann, dass die Daten aus der LZA identisch mit den abgegebenen Daten sind. Version 1.0 Seite 7 von 10

8 Es ist ferner anzunehmen, dass die Daten vor der Übertragung mit einem normierten Verfahren gepackt, das heißt ohne Informationsverlust komprimiert werden Medium empfangen Nach der Übertragung der Daten auf das Medium zur LZA erhält das Archiv das mit den Daten versehene Medium zur Magazinierung zurück Daten auslesen und überprüfen Grundsätzlich sollte das Archiv die Möglichkeit haben, das Medium und die darauf enthaltenen Daten zu überprüfen. Dieses kann zum Beispiel dadurch erfolgen, dass die Daten vom Medium ausgelesen und anschließend mit den Daten aus der Bereitstellung verglichen werden Magazinierung Die Magazinierung des Datenträgers erfolgt durch das Archiv. Version 1.0 Seite 8 von 10

9 3 Die Nutzung des digitalen Magazins 3 Die Nutzung des digitalen Magazins Im digitalen Magazin eines Archivs werden Daten bestandsweise auf Datenträgern gelagert. Auf Anforderung können die Datenträger dem Magazin entnommen ( ausgehoben ) werden. Nutzung des digitalen Magazins, Ablaufplanung Vor der Nutzung der ausgehobenen Datenträger ist die Bereitstellung der Daten für die IT-Infrastruktur erforderlich. Die Daten werden dazu vom Langzeitdatenträger eingelesen, geprüft und der vorhandenen IT-Infrastruktur für die Nutzung übergeben. Version 1.0 Seite 9 von 10

10 4 Planungsstand 4 Planungsstand Dieser Artikel wurde für die Projektgruppe Langzeitaufbewahrung auf Mikrofilm der Arbeitsgemeinschaft Wirtschaftliche Verwaltung (AWV) konzipiert. Er beinhaltet Vorschläge zum technischen Ablauf beim Aufbau eines digitalen Magazins unter Verwendung von Mikrofilm als Speichermedium für die Langzeitaufbewahrung digitaler Überlieferungen. Die Projektgruppe wird am 10. Mai 2010 zusammenkommen, um diesen Vorschlag zu diskutieren und ggf. weiterzuentwickeln. Version 1.0 Seite 10 von 10