Register der Sammlungen von Personendaten

Transkript

1 Gemeinde Heiden im Appenzellerland über dem Bodensee Gemeindeverwaltung Gemeindepräsidium Rathaus Kirchplatz Heiden Ihre Kontaktperson: Gallus Pfister Tel Fax gallus.pfister@heiden.ar.ch Heiden, 9. Oktober 2015 Blatt 1/20

2 Blatt 2/20 Einleitung zum 1 Gesetzliche Grundlagen Das kantonale Gesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, bgs 146.1) vom 18. Juni 2001, in Kraft seit dem 1. Januar 2002, regelt den Schutz der Grundrechte von Personen, über welche öffentliche Organe Daten bearbeiten. Das Datenschutzgesetz verpflichtet den Kanton, die Gemeinden und die öffentlich-rechtlichen Körperschaften, über ihre Datensammlungen ein zentrales Register zu führen. Die entsprechenden Bestimmungen lauten: Art. 18 Register a) Grundsatz 1 Der Kanton, die Gemeinden und die öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten führen je ein zentrales Register ihrer Datensammlungen. 2 Die Organe des Kantons führen ein Register der in ihrem Verantwortungsbereich bestehenden Datensammlungen. 3 Die Register sind öffentlich und enthalten für jede Datensammlung Angaben über a) die Art und die Herkunft der Daten, b) die, den Zweck und die Mittel der Bearbeitung, c) das verantwortliche Organ, d) die regelmässigen Empfängerinnen und oder von Kopien sowie e) die auf Datensammlungen. 4 Der Hinweis auf die Öffentlichkeit der zentralen Register des Kantons und der Gemeinden sowie der Ort, wo sie eingesehen werden können, ist durch die Organe jährlich in ihrem amtlichen Publikationsorganen zu veröffentlichen. Art. 19 b) Ausnahmen Nicht registriert werden Datensammlungen, die a) nicht auf Dauer angelegt sind, b) nur Kopien oder Bearbeitungsmittel sind oder c) von einzelnen Personen ausschliesslich als pers. Arbeitsmittel verwendet werden. 2 Zweck des Registers Der Zweck dieses Register ergibt sich im wesentlichen aus Art. 18 Abs. 4 Datenschutzgesetz. Jede einzelne Person hat Anspruch darauf, das Register und die über sie in einer bestimmten Datensammlung bearbeiteten Daten einzusehen. Dazu muss öffentlich bekannt gemacht werden, welche Datensammlungen überhaupt bestehen. Was unter einer Datensammlung zu verstehen ist, ergibt sich aus Art. 2 Abs. 3 Datenschutzgesetz, welcher lautet: Eine Datensammlung ist eine Sammlung von Daten, die nach der betroffenen Person erschlossen oder erschliessbar ist.

3 Blatt 3/20 3 Inhalt und Führung des Registers Der Registerinhalt ergibt sich aus dem bereits zitierten Art. 2 Abs. 3 Datenschutzgesetz, aufzuführen sind alle Datensammlungen, die nach einer bestimmten Person erschlossen oder erschliessbar sind. Zu jeder Datensammlung sind darüber hinaus die gemäss dem oben zitierten Art. 18 Abs. 3 lit. a bis e Datenschutzgesetz erforderlichen Angaben anzuführen. Gemäss Art. 18 Abs. 1 Datenschutzgesetz sind die öffentlichen Register von den Gemeinden zentral zu führen. Für die Gemeinde Heiden bedeutet dies naturgemäss, dass das Register von der Gemeindekanzlei zu führen ist und auch dort zur Einsichtnahme aufliegt. Hingegen ist es Sache der zuständigen Abteilung bzw. der jeweils verantwortlichen Person, den Inhalt des Registereintrags festzulegen und periodisch zu aktualisieren. Die jährliche Publikation des Registers gemäss Art. 18 Abs. 4 Datenschutzgesetz erfolgt durch die Gemeindekanzlei. 4 Auskunftserteilung Die Gemeindekanzlei gewährt den berechtigten Personen Einsicht in das öffentliche Register der Datensammlungen, d.h. sie erteilt Auskunft, welche Datensammlungen bei den einzelnen Verwaltungsabteilungen bestehen. Für Auskünfte über bestimmte Datensammlungen werden die betroffenen Personen an die jeweils zuständige Verwaltungsabteilung bzw. die im Registereintrag als verantwortlich bezeichnete Person verwiesen. Diese erteilt die erforderlichen Auskünfte oder gewährt Einsicht in die Daten. der Auskunftserteilung bzw. des Einsichtsrechts sind die Art. 20 ff. Datenschutzgesetz. Materiell ist Art. 21 und für das Verfahren Art. 25 Datenschutzgesetz massgebend, diese lauten: Art. 21, Auskunft a) Grundsatz 1 Das verantwortliche Organ erteilt jeder Person Auskunft darüber, welche Daten über sie in einer bestimmten Datensammlung bearbeitet werden und gewährt ihr Einsicht in diese Daten. 2 Wer um Auskunft oder Einsicht ersucht, hat sich über seine Identität auszuweisen. 3 Die Auskunft wird in allgemeinverständlicher Form und auf Gesuch hin schriftlich erteilt. Art. 25, Verfahren 1 Das verantwortliche Organ entscheidet über Gesuch gemäss Art. 21 bis Die Verfügung kann mit Rekurs angefochten werden. 5 kant. Datenschutzbeauftragter Der kantonale Datenschutzbeauftragte Dr. iur. Urs Glaus Rechtsanwalt Unterstrasse St. Gallen übt gemäss Art. 26 Datenschutzgesetz auch gegenüber den Gemeinden die Aufsicht über die Anwendung des Gesetzes aus. Ihm wird ein Exemplar dieses Registers und der periodischen Aktualisierungen zugestellt.

4 Blatt 4/20 6 Inhaltsverzeichnis des zentralen Registers Allgemeine Verwaltung... 5 a) Gemeindekanzlei... 5 b) Bestattungs- und Erbschaftsamt... 6 c) Grundbuchamt... 8 d) Baubewilligungswesen e) Einwohnerdienste und AHV-Zweigstelle f) Sektionschef g) Zivilstandsamt h) Betreibungsamt Schule, Musikschule Soziales Betriebe und Sicherheit Umweltschutz Finanzen Tiefbau/Umweltschutz Bibliothek... 20

5 Blatt 5/20 Allgemeine Verwaltung a) Gemeindekanzlei 1. Behörden-, Vereins- und Firmenverzeichnis Name und Adressen der Mitglieder des Kantonsrats, des Gemeinderats, der Kommissionen und der Angestellten der Gemeinde Heiden. Datenherkunft: Einwohnerdatei. Vereinsund Firmenverzeichnis gemäss freiwilligen Angaben der betroffenen Organisationen. Art. 8 Informationsgesetz Zweck und Bearbeitungsmittel Information der Öffentlichkeit. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Gemeindeschreiber/in Öffentlichkeit, Gemeindeverwaltung Auskunftsberechtigung Jedermann Gemeindekanzlei 2. Verzeichnis der Beglaubigungen Chronologische Registratur der von der Gemeindekanzlei und EWD vorgenommen Beglaubigungen. Art. 8 Abs. 2 Beurkundungsgesetz (bgs 211.2) Art. 9 und 16 EG zum ZGB Zweck und Bearbeitungsmittel Geschäftskontrolle; Registerbuch und -ordner Verantwortliche Person Gemeindeschreiber/in Gemeindeschreiber/in, beurkundungsfähige Personen Auskunftsberechtigung -- Gemeindekanzlei, beurkundungsfähige Personen

6 Blatt 6/20 3. Personaldossiers (Gemeindekanzlei) Art: Bewerbungsschreiben, Anstellungsbeschlüsse, weitere Korrespondenz, Personalblatt, Verträge, Stellenbeschreibungen, Lohnberechnungen, Weiterbildungen. Herkunft: Bewerbungsunterlagen, Stammdaten Finanzverwaltung, Mitarbeitende, Vorgesetzte Art. 22 Gemeindegesetz, Personalreglement Zweck und Bearbeitungsmittel Sammlung der schriftlichen Unterlagen eines Anstellungsverhältnisses Verantwortliche Person Personaldienst, Gemeindepräsident/in Ressortchefs, Abteilungsleiter und die jeweiligen Angestellten Gemeindepräsident/in, Gemeindekanzlei, Personaldienst b) Bestattungs- und Erbschaftsamt 4. Beurkundungsregister Chronologische Registratur der vom Erbschaftsamt vorgenommen Beurkundungen von Eheverträgen, Erbverträgen, öffentlich-letztwillige Verfügungen Art. 8 Abs. 2 Beurkundungsgesetz (bgs 211.2) Zweck und Bearbeitungsmittel Geschäftskontrolle; Registerbuch, -ordner Verantwortliche Person Leiter/in Erbschaftsamt --- Leiter/in Erbschaftsamt 5. Register Grabunterhalt, Friedhofverwaltung Bestattungsamt, Erbschaftsamt, Finanzen Bestattungs- und Friedhofreglement Zweck und Bearbeitungsmittel Rechnungswesen für Grabunterhalt, -bepflanzung / Grabfeldräumung Verantwortliche Person Leiter/in Bestattungsamt / Friedhofgärtner/in Abteilung Finanzen Auskunftsberechtigung Hinterbliebene Bestattungsamt, Friedhofgärtner/in

7 Blatt 7/20 6. Register der deponierten Urkunden - Vom Erbschaftsamt beurkundete Eheverträge, Erbverträge, letztwillige Verfügungen von Personen mit Wohnsitz in Heiden - Von auswärtigen Urkundspersonen verfasste Urkunden - Eigenhändig geschriebene Testamente Art. 73 EG zum ZGB Zweck und Bearbeitungsmittel Geschäftskontrolle Eröffnung bei Todesfall / ZGB und Art. 78 EG zum ZGB Verantwortliche Person Leiter/in Erbschaftsamt --- Auskunftsberechtigung betroffene Personen (Besonderheiten: bei Erbverträgen die Vertragsparteien; bei Verfügungen von Todes wegen die verfügende Person, nach dem Tod ab Testamentseröffnung die Erben) Personal Erbschaftsamt 7. Register der Todesfälle Personendaten, Familienbüchlein/-register, Einwohnerdienste, persönliche Angaben, ärztliche Todesbescheinigung, beteiligte Zivilstandsämter ZStV Zweck und Bearbeitungsmittel Registrierung aller in Heiden wohnhaft gewesenen Verstorbenen, EDV Verantwortliche Person Auskunftsberechtigung Leiter/in Bestattungsamt Zivilstandsamt des Todesortes, Einwohnerdienste, Ausgleichskasse Kanton AR, Vormundschaftsbehörden, Bezugsberechtigte gemäss Art. 29 ff. Zivilstandsverordnung Zivilstandsamt, Aufsichtsbehörde; weitere gemäss Art. 29 ff ZStV 8. Register der Nachlässe Vom Bestattungsamt Heiden gemeldete Todesfälle von Gemeindeeinwohnern EG zum ZGB Zweck und Bearbeitungsmittel Art. 76 ff. EG zum ZGB Verantwortliche Person Leiter/in Erbschaftsamt Personal beim Erbschaftsamt Personal Erbschaftsamt

8 Blatt 8/20 c) Grundbuchamt Heiden Grub Rehetobel Wald 9. Grundbuch Art: detaillierte Personalien aller Grundeigentümer/innen Herkunft: Grundbuchbelege ZGB Zweck und Bearbeitungsmittel Zweck: Grundbuchführung Bearbeitungsmittel: Bücher, Karteien, EDV, Belege Verantwortliche Person Grundbuchverwalter/in Eigentümer, Gläubiger, Amtsstellen, teilw. Drittpersonen (alle nur soweit berechtigt; s. Art. 970 ZGB) Grundbuchpersonal 10. Steuerschätzungsregister Art: Personalien aller Grundeigentümer/innen; Herkunft: Grundbuch Steuergesetz und VO über die amtlichen Grundstückschätzungen Zweck und Bearbeitungsmittel Zweck: Führung Steuerschätzungsregister; Bearbeitungsmittel: EDV, Schätzungsprotokolle Verantwortliche Person Grundbuchverwalter/in Eigentümer, Steuerverwaltung Grundbuchpersonal

9 Blatt 9/20 d) Baubewilligungswesen 11. Baugesuchsadministration Angaben Gesuchsteller, kant. Instanzen, Grundbuchamt RPG, BauG, Bauordnung, BauV Zweck und Bearbeitungsmittel Ortsplanung, Baugesuchsverfahren, EDV Verantwortliche Person Leiter/in Bau und Planung Gesuchsteller, kant. Instanzen, intern Gemeinde, Grundbuchamt Auskunftsberechtigung Betroffene Grundeigentümer, Kant. Instanzen Leiter/in und Sachbearbeiter/in Baubewilligungswesen 12. Brandschutzbewilligungen Baugesuchsunterlagen, Gesuchsteller Gesetz und Verordnung über den Feuerschutz Zweck und Bearbeitungsmittel Vermeidung von Bränden und Explosionen Verantwortliche Person Regionale/r Feuerschauer/in Bausekretariate der Vertragsgemeinden, Gesuchsteller Auskunftsberechtigung Gebäudeversicherung, Vertragsgemeinden, Gesuchsteller Regionale/r Feuerschauer/in und Stellvertreter/in

10 Blatt 10/20 e) Einwohnerdienste und AHV-Zweigstelle 13. Einwohnerdatei Name, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Heimatorte, Zivilstand, Konfession, Name der Eltern, Adresse, Beruf, Arbeitgeber, Zuzugsort, Zuzugsdatum, Um-, Wegzugsdaten, Angaben über Vertretungen. Datenherkunft: Heimatschein, Familienbüchlein, persönliche Angaben. Ausserrhodische Gesetzessammlung Nr vorläufige VO über die Einwohnerregister Zweck und Bearbeitungsmittel Registerführung. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Auskunftsberechtigung 14. Stimmregister Leiter/in Einwohnerdienste Diverse Abteilungen der Gemeindeverwaltung, beide Landeskirchen, Ausgleichskasse AR, Migrationsamt AR (Todesfälle und Wegzüge), Schulverwaltung Heiden, Kant. Steuerverwaltung (weitere Listen auf Anfrage) gemäss Art. 10 bis 12 Datenschutzgesetz Einwohnerdienste Nur Abfrage: berechtigte Gemeindeabteilungen, Schulverwaltung Heiden, Zivilstandsamt Vorderland, Betreibungsamt, Staatsanwaltschaft AR, Passbüro AR, Strassenverkehrsamt AR, Kantons- und Obergericht AR, Amt für Gesundheit AR, Ausgleichskasse AR, Kantonspolizei AR, KESB, Arbeitslosenkasse AR Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum. Datenherkunft: Einwohnerdatei, Schweizer Vertretung im Ausland Bundes- und kantonales Gesetz über die politischen Rechte sowie VO über die politischen Rechte der Auslandschweizer Zweck und Bearbeitungsmittel Abklärung der Stimmberechtigung, führen des Stimmregisters, Versand des Stimmmaterials. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Leiter/in Einwohnerdienste und Stimmregisterführer/in Stimmberechtigte Personen Auskunftsberechtigung gemäss Art. 5 Gesetz über die politischen Rechte Einwohnerdienste, Aktuar Zählbüro

11 Blatt 11/ Liste der stimmberechtigten Auslandschweizer Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Heimatorte. Datenherkunft: Schweizer Konsulate und Botschaf- ten Bundes- und kantonales Gesetz über die politischen Rechte sowie VO über die politischen Rechte der Auslandschweizer Zweck und Bearbeitungsmittel Abklärung der Stimmberechtigung, führen des Stimmregisters, Versand des Stimmmaterials. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Stimmregisterführer Stimmberechtigte Personen Auskunftsberechtigung gemäss Art. 5 Gesetz über die politischen Rechte Einwohnerdienste (Stimmregisterführer) Nur Abfrage: berechtigte Gemeindeabteilungen 16. Register der Ausländerinnen und Ausländer Gleiche Art der Daten wie bei den Einwohnerdiensten. Datenherkunft: Pass, Personalausweis, Geburtsschein, Ehe- schein, persönliche Angaben. Bundesgesetz über die Ausländerinnen und Ausländer (AuG), VO zur Bundesgesetzgebung über die Ausländerinnen und Ausländer Zweck und Bearbeitungsmittel Registerführung, Kontaktstelle zwischen Ausländer und kantonalem Migrationsamt. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Leiter/in Einwohnerdienste Kantonales Migrationsamt gemäss eidg. Datenschutzgesetz Einwohnerdienste 17. AHV-Zweigstelle (Rentner/innen, abrechnungspflichtige Selbständigerwerbende, Verbandsmitglieder) Datenherkunft: Kantonale Ausgleichskasse (nur Einsicht) Auftrag der kantonalen Ausgleichskasse; Organisation der Ausgleichskasse bgs Zweck und Bearbeitungsmittel Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Zweigstellenleiter/in Kant. Ausgleichskasse gemäss Weisung Ausgleichskasse AHV-Zweigstelle der Gemeinde

12 Blatt 12/20 f) Sektionschef 18. Sektionschefkontroll-Register Name, Vorname, Geburtsdatum, Versichertennummer, Beruf, Adresse, Zuzugsort, Zuzugsdatum, militärischer Grad, Einteilung Militärgesetz Zweck und Bearbeitungsmittel Registerführung mittels Kartei Verantwortliche Person Sektionschef/in Amt für Militär und Bevölkerungsschutz Auskunftsberechtigung gemäss Militärgesetz Sektionschef/in (Einwohnerdienste) g) Zivilstandsamt (wird auf der Basis eines Zusammenarbeitsvertrages seit dem 1. Juli aufgrund der Regionalisierung - in der Gemeinde Rehetobel geführt.

13 Blatt 13/20 h) Betreibungsamt Appenzeller Vorderland 19. Betreibungsregister Betreibungsbegehren ausgefüllt durch den Gläubiger Art. 8 und Art. 67 SchKG Zweck und Bearbeitungsmittel Registratur von Betreibungen der natürlichen und juristischen Personen/ Bearbeitung über EDV Verantwortliche Person Amtsleiter/in Betreibungsamt Schuldner/Gläubiger/Gerichte und gegen Interessennachweis Drittpersonen (Art. 8a SchKG)/ Bearbeitung über EDV Auskunftsberechtigung gemäss Art. 8a SchKG Personal Betreibungsamt 20. Eigentumsvorbehaltsregister Begehren um Eintragung eines Eigentumsvorbehaltes aufgrund eines Kauf- oder Abzahlungsvertrages Verordnung des Bundesgerichts (SchKG) betreffend die Eintragung der Eigentumsvorbehalte vom 19. Dezember 1910 Zweck und Bearbeitungsmittel Vorbehalt des Eigentumsüberganges /Bearbeitung über EDV Verantwortliche Person Amtsleiter/in Betreibungsamt Käufer/Verkäufer/Gerichte und gegen Interessennachweis Drittpersonen (Art. 8a SchKG) Auskunftsberechtigung gemäss Art. 8a SchKG Personal Betreibungsamt 21. Viehverschreibungsregister Mitteilung des Verschreibungsamtes Verordnung des Bundesrates über die Viehverpfändung vom 30. Oktober 1917/ 7. Juli 1971 (SR ) Zweck und Bearbeitungsmittel Sicherung der Pfandhaft/ Bearbeitung Viehverschreibungsbuch Verantwortliche Person Amtsleiter/in Betreibungsamt Darlehensgeber und Verpfänder/ Gerichte und gegen Interessennachweis Drittpersonen (Art. 8a SchKG) Auskunftsberechtigung gemäss Art. 8a SchKG Personal Betreibungsamt

14 Blatt 14/20 Schule 22. Schüleradministration, Schulleitung Art: Personalien Schüler / Herkunft: Einwohnerkontrolle, Angaben Erziehungsberechtigte Kant. Schulgesetz und Schulverordnung Zweck und Bearbeitungsmittel Kontrolle über Schulbesuch Verantwortliche Person Assistent/in der Schulleitung Lehrpersonen, evang.-ref. Kirchgemeinde, röm.-kath. Kirchgemeinde, Pädagogisch-therapeutische Dienste (ED) Schulverwaltung, Schulleitung, Musikschule 23. Personaldossiers, Schulleitung Art: Personalien Lehrpersonen / Herkunft: Bewerbungsunterlagen Anstellungsverordnung Volksschule Zweck und Bearbeitungsmittel Anstellung Verantwortliche Person Pädagogischer Schulleiter Schulleitung, Finanzverwaltung Schulleitung, Schulverwaltung Die Musikschule Appenzeller Vorderland wird als Zweckverband mit eigener Rechtspersönlichkeit geführt.

15 Blatt 15/20 Soziales (Heime, Sozialamt) 24. Vormundschaftsregister Das Vormundschaftsregister aufgrund einer Gesetzesänderung seit dem 1. Januar 2013 durch die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) in Herisau geführt. 25. Sozialhilferegister Name, Adresse, Geburtsdatum, Heimatort, Zivilstand, Einzugsdatum in CH, Zuzugsdatum in Kanton und Gemeinde, Ausbildung, erlernter Beruf, Erwerbssituation, Versicherungen (v.a. Krankenkasse und Haftpflichtversicherung, Vers.Nr. und Prämienhöhe), Wohnverhältnis, Angehörige (v.a. im gleichen Haushalt wohnhafte und Ehepartner), Kontaktpersonen (wie z.b. Hausarzt, Psychotherapeut etc.) Datenherkunft: Einwohnerkontrolle, Sozialhilfedossiers Verordnung des Bundesstatistikgesetzes (siehe auch ) Art. 4 Abs. 1 Datenschutzgesetz Gesetz über öffentliche Fürsorge Zweck und Bearbeitungsmittel Fallführung in Sozialhilfe, Sozialhilfestatistik Bearbeitungsmittel: Excel-Datei, Programm KLIB Verantwortliche Person Leiter/in Sozialamt Sozialamt / Gesetzliche Betreuung, Art. 28 Fürsorgesetz Sozialamt / Gesetzliche Betreuung 26. Asylsuchende Name, Adresse, Geburtsdatum, Herkunftsland, Zivilstand, Einreisedatum in CH, Zuzugsdatum in Kanton und Gemeinde, Versicherungen, Wohnverhältnis, Angehörige, Kontaktpersonen Datenherkunft: Bundesamt für Migration Art. 4 Abs. 1 Datenschutzgesetz Gesetz über öffentliche Fürsorge Zweck und Bearbeitungsmittel Fallführung im Asylwesen, Sozialhilfestatistik Bearbeitungsmittel: Excel-Datei, Programm KLIB Verantwortliche Person Leiter/in Sozialamt Sozialamt / Gesetzliche Betreuung, Art. 28 Fürsorgesetz Sozialamt / Gesetzliche Betreuung

16 Blatt 16/20 Soziales (Fortsetzung) 27. Bewohnerdossiers Altersheim Quisisana Name, Adresse vor Heimeintritt, Geburtsdatum, Zivilstand, Heimatort, Telefonnummer, Konfession, AHV-Nummer, Hausarzt, Arztzeugnis, Krankenkasse und Krankenkassennummer, Bankverbindung, Haftpflichtversicherung. Daten zu Kontaktperson: Name, Adresse, Telefonnummer, Mailadresse Daten zu vertretungsberechtigter Person: Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer Beistand: Ernennungsurkunde Beistandschaft Entbindung Schweigepflicht Patientenverfügung Protokolle bei speziellen Gesprächen/Vorkommnissen Pflegedokumentation: persönliche Daten, Arzt, Therapeut, Arztbericht, Diagnosen, medizinische Befunde, Medikamenten-Verordnung, Anamnese, Pflegeplanung, Pflegebericht, Pflegeprotokolle, Leistungsnachweise, BESA-Einstufung, Biografie Herkunft: Durch den Bewohner oder deren Vertreter, Einwohnerdienste, Dritte. Pensionsvertrag, Reglemente Alters- und Pflegeheim Quisisana Zweck und Bearbeitungsmittel Zweck: Aufnahme und Beherbergung, Bewohneradministration, Rechnungsplanung und Dokumentation der Leistungserfassung, Rechnungsstellung für Hotellerie und private Auslagen, Pflege und Betreuung, Restfinanzierung Bearbeitungsmittel: EDV, BESA und Pflegemanager Verantwortliche Person Auskunftsberechtigung Heimleitung, Sekretariat, Pflegedienstleitung, Pflegepersonal im Rahmen ihrer Aufgaben Heimleitung, Mitarbeitende des Alters- und Pflegeheims Quisisana zur Erfüllung ihres Auftrages, Finanzbuchhaltung der Gemeinde, Ärzte, Spital, Therapeuten, Krankenkassen, Bewohner oder deren Vertreter, Wohngemeinden Akteneinsicht zur Überprüfung der Rechnungsstellung, des Controllings und/oder der Feststellung des Leistungsanspruches durch den Versicherer, Statistiken Betroffene Person, Vertretungsberechtigte Person Heimleitung, Pflegedienstleitung oder zuständige betreuende Personen gemäss Entbindung der Schweigepflicht sowie den Richtlinien Datenschutz in Alters- und Pflegeinstitutionen von Curaviva Schweiz (Version Mai 2013) Heimleitung, Sekretariat, Mitarbeitende des Alters- und Pflegeheimes Quisisana zur Erfüllung ihres Auftrages

17 Blatt 17/20 Betriebe und Sicherheit Regionale Feuerwehr Heiden Grub Eggersriet Wolfhalden wird seit 1. Januar 2007 als Zweckverband mit eigener Rechtspersönlichkeit geführt. 28. Register der Ordnungsbussen Bussenverzeigungen OBV Ordnungsbussenverfahren Zweck und Bearbeitungsmittel Verzeigungen, EDV (OM-Police) Verantwortliche Person Verkehrsdienstangestellte ASTRA, verzeigte Person, zuständiger Polizeiposten, Verhöramt Abteilung Finanzen und Verkehrsdienst 29. Brandschutzkontrolle (Feuerschau) Baugesuchsakten und Feuerschaurapporte Brandschutznorm vom 1. Januar 2015 Zweck und Bearbeitungsmittel Vollzug der Brandschutznorm und richtlinien, Administration der periodischen und der fallbezogenen Brandschutzkontrolle, EDV Verantwortliche Person Feuerschauer/in, Bausekretär/in Feuerschauer, Assekuranzverwaltung, Feuerwehr, betroffene Personen Feuerschauer, Sachearbeiter Baubewilligungswesen 30. Personaladministration Zivilschutz, Regionale Zivilschutzstelle Vorderland Mit der Kantonalisierung des Zivilschutzes per 1. Januar 2005 wurde die Registerführung von Stufe "Gemeinde" auf Stufe "Kanton" übertragen. 31. Schutzraumregister Mit der Kantonalisierung des Zivilschutzes per 1. Januar 2005 wurde die Registerführung von Stufe "Gemeinde" auf Stufe "Kanton" übertragen.

18 Blatt 18/20 Umweltschutz 32. Register der Waldbesitzer Die Forstkorporation Vorderland wird auf der Basis eines Zusammenarbeitsvertrages in der Gemeinde Reute AR geführt und umfasst die Mitgliedergemeinden Grub AR, Heiden, Wolfhalden, Lutzenberg, Walzenhausen und Reute. 33. Wasser- und Abwasserrechnungen Adress-, Grundstück- und Hausdaten; Herkunft: Einwohnerkontrolle, Grundbuchamt, Abteilung Bau und Planung Wasserreglement, Abwasserreglement Zweck und Bearbeitungsmittel Zweck: Grundlage für Wasser- und Abwasserrechnungen; Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Personal Wasserversorgung, Abteilung Bau und Planung, Finanzen Grundeigentümer Abteilung Bau und Planung, Abteilung Finanzen

19 Blatt 19/20 Finanzen 34. Besoldungswesen Gemeindepersonal Datenherkunft: Stammdaten Mitarbeiter/innen Personalreglement Zweck und Bearbeitungsmittel Lohnbuchhaltung der Angestellten und Lehrpersonen der Gemeinde Heiden inkl. Heime. Bearbeitungsmittel: EDV Verantwortliche Person Leiter/in Finanzen Mitarbeiter/innen, Vorgesetzte Angestellte Abteilung Finanzen

20 Blatt 20/20 Tiefbau/Umweltschutz 35. Kanalisationskartei verrechnete Anschlussgebühren, Planunterlagen Liegenschaftsentwässerung, Korrespondenz, aus Baubewilligungs- verfahren, Grundbuchamt, Kanalisationsunterhalt Abwasserreglement Zweck und Bearbeitungsmittel Vollzug Abwasserreglement, manuell und elektronisch Verantwortliche Person Fachstelle Umweltschutz, Gemeindebaumeister Liegenschaftseigentümer bzw. deren Vertreter (zb. Architekten, Unterhaltsfirmen, usw.) Auskunftsberechtigung Liegenschaftseigentümer bzw. deren Vertreter (zb. Architekten, Unterhaltsfirmen, usw.) Fachstelle Umweltschutz, Abwasserentsorgung, Gemeindeingenieur, Grundbuchamt, Baubewilligungsbehörde 36. Verzeichnis Öl-/Gasfeuerungen bis 350 kw Feuerungswärmeleistung Dossier mit Angaben über Eigentümer, Anlagedaten, gemessene Emissionswerte und allfällige Sanierungsfristen. Datenherkunft:Anlagenbewilligungsverfahren, Emissionsmessungen Luftreinhalte-Verordnung; kant. Umweltschutzgesetz; Weisungen für die Feuerungskontrolle Zweck und Bearbeitungsmittel Emissionskontrolle bei stationären Anlagen bis 350 kw Feuerungswärmeleistung mittels EAM-zugelassener Messgeräte Verantwortliche Person Amtliche/r Feuerungskontrolleur/in Liegenschaftseigentümer, Gemeinde, kantonale Instanzen Amtliche/r Feuerungskontrolleur/in Bibliothek Die Gemeinde- und Schulbibliothek wird seit 29. Januar 1997 als Verein geführt.