Horizont 2020: Leitfaden zur Antragstellung im Teilnehmerportal

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1 Horizont 2020: Leitfaden zur Antragstellung im Teilnehmerportal Nationale Kontaktstelle Sozial-, Wirtschaftsund Geisteswissenschaften (NKS SWG) Projektträger im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (PT-DLR)

2 Überblick VORAB: TEILNEHMERPORTAL KURZPORTRÄT 1. REGISTRIERUNG UND LOGIN IM TEILNEHMERPORTAL Registrierung von Personen im ECAS Registrierung von Organisationen im Beneficiary Register LogIn im Participant Portal Exkurs: Nach dem Login - die Rubrik My Area Über Call & Topic-Auswahl zum Submission-Service 2. EINEN ANTRAGSENTWURF ERSTELLEN Exkurs: Definition der Rollen bei der Antragstellung 3. DAS KONSORTIUM EINRICHTEN Exkurs: Zuweisung der Projektrollen Exkurs: Minimum und Maximum-Konfiguration des Projektkonsortiums Exkurs: Zugangsrechte für die jeweiligen Projektrollen 4. DEN ANTRAGSENTWURF BEARBEITEN Exkurs: Die Antragsbestandteile Administrative forms ausfüllen Part B-templates herunterladen & ausfüllen; alle Dateien hochladen 5. DEN ANTRAGSENTWURF EINREICHEN WICHTIGE HINWEISE ZUR ANTRAGSTELLUNG HILFREICHE LINKS NKS SWG, PT-DLR 2

3 Vorab: Teilnehmerportal - Kurzportrait Das neue Teilnehmerportal (Participant Portal): Verknüpfung aller bereits bestehenden webbasierten Dienste der EU-Kommission Einheitliche Benutzeroberfläche für alle Interaktionen (Ausschreibungen, Antragsstellung, Grant Management) Unterteilung in einen öffentlichen und einen benutzerspezifischen Bereich Vertragsabwicklung ohne Tinte : ausschließlich digitale Unterschriften NKS SWG, PT-DLR 3

4 Vorab: Teilnehmerportal - Kurzportrait Öffentlicher Bereich H2020- Ausschreibungsinformationen Dokumentendatenbank Registrierung (ECAS Account) PIC Suche Benutzerspezifischer Bereich Antragstellung Unterzeichnung Grant Management Vertragsänderungen (Amendments) Berichtswesen NKS SWG, PT-DLR 4

5 Vorab: Teilnehmerportal Kurzportrait Zugang zum öffentlichen und benutzerspezifischen Bereich NKS SWG, PT-DLR 5

6 In 5 Schritten zur papierlosen Einreichung von Anträgen 1. REGISTRIERUNG UND LOGIN IM TEILNEHMERPORTAL Registrierung von Personen im ECAS Registrierung von Organisationen im Beneficiary Register LogIn im Participant Portal Über Call & Topic-Auswahl zum Submission-Service 2. EINEN ANTRAGSENTWURF ERSTELLEN 3. DAS KONSORTIUM EINRICHTEN 4. DEN ANTRAGSENTWURF BEARBEITEN Administrative forms ausfüllen Part B-templates herunterladen & ausfüllen; alle Dateien hochladen 5. DEN ANTRAGSENTWURF EINREICHEN HINWEIS: Nach der Einreichung kann der Antrag bis zur Antragsfrist überarbeitet oder zurückgezogen werden! NKS SWG, PT-DLR 6

7 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal NKS SWG, PT-DLR 7

8 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Der Zugang zum benutzerspezifischen Bereich im Teilnehmerportal basiert auf drei technischen Komponenten: 1. ECAS-Account (European Commission Authentification Service) 1. PIC (Participant Identification Code) 2. IAM (Identity und Access Management): dient der Zuordnung der verschiedenen Projektrollen der Teilnehmer/innen. Der ECAS-Account ist mit den verschiedenen Rollen, welche der Teilnehmende in den verschiedenen Projekten hat, durch das IAM verbunden. NKS SWG, PT-DLR 8

9 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal ECAS: Personen-Registrierung ECAS (European Commission Authentification Service): dient der Identifizierung des jeweiligen Projektteilnehmers (und ist verbunden mit der persönlichen offiziellen -Adresse) Notwendige inmalige Registrierung aller beteiligten Personen im ECAS NKS SWG, PT-DLR 9

10 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal ECAS: Personen-Registrierung _LR JTNpwho8T0nJpnAdWH3asTUpSLJuGuZlEdloyB6bwmAHYiBMijBYTHK6oRadLfx rcjxkdtzcxtrsuvexzkrqw8-jj71zxyb8yrr06uagw13zhql1etm38brpdlet6bfpgnt85yeyh7qeo8y8mttkczjc NKS SWG, PT-DLR 10

11 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Organisationen-Registrierung mit dem PIC NKS SWG, PT-DLR 11

12 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Organisationen-Registrierung mit dem PIC Einmalige Registrierung aller beteiligten Organisationen im Beneficiary Register notwendig => Erhalt des PIC (Participant Identification Code): ons/register.html Der PIC dient der Identifikation der jeweiligen Einrichtung. Jeder ECAS-Account ist einer (oder auch mehreren) PIC-Nummer(n) zugeordnet und beschreibt die Zugehörigkeit eines Projektteilnehmers zu seiner Einrichtung. Bei Beteiligung in FP7 ist der PIC einer Einrichtung bereits vorhanden. NKS SWG, PT-DLR 12

13 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Area NKS SWG, PT-DLR 13

14 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Organisation(s) Registrierung der Organisation Zuordnung bzw. Erstellung der PIC Nummern Zugang zu den Daten der Einrichtungen Möglichkeit zur Aktualisierung der Organisationsdaten NKS SWG, PT-DLR 14

15 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Proposals Zugang zu den Anträgen (Entwürfe und eingereichte Anträge) Nach dem ECAS-Login erscheint der Submission Service auf der jeweiligen Ausschreibungsseite Schritt-für-Schritt-Anleitung durch die Antragstellung Entwürfe können gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden NKS SWG, PT-DLR 15

16 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Projects Zugang zu den verschiedenen Projekten und ihren Services Grant preparation Amendments Reporting tools Einsicht der verschiedenen Rollen im Projekt Es können neue Rollen vergeben werden (wenn die eigene Rolle dies erlaubt) NKS SWG, PT-DLR 16

17 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Projects NKS SWG, PT-DLR 17

18 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Projects NKS SWG, PT-DLR 18

19 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Notification(s) Zugang zu allen persönlichen/projektbezogenen Benachrichtigungen Beispiele: Änderung der Rollen, Formulare zum unterzeichnen, e- receipts, etc. NKS SWG, PT-DLR 19

20 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Nach dem Login: die Rubrik My Expert Area Neue Experten können sich für den Begutachtungsprozess registrieren und ein Profil erstellen Aktualisierung des Profils Vertragsmanagement NKS SWG, PT-DLR 20

21 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Über Call & Topic-Auswahl zum Submission-Service ECAS LogIn Screen: Über das jeweilige Topic gelange ich NKS SWG, PT-DLR 21

22 1. Schritt: Registrierung und LogIn im Teilnehmerportal Über Call und Topic-Suche zum Submission-Service zum Submission Service NKS SWG, PT-DLR 22

23 2. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Der Projektkoordinator gibt die eigene Organisation über den PIC oder den Namen seiner Organisation an. NKS SWG, PT-DLR 23

24 2. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Exkurs: Definition der Rollen bei der Antragstellung Projektkoordinator Ist die einzige Ansprechperson für die EU-Kommission Ist verantwortlich für die gesamte Antragstellung Stellt das Konsortium zusammen Sucht den Call aus Erstellt den Antragsentwurf im Participant Portal Fügt die Partner per Einladung hinzu Verteilt die Rollen im Projekt und damit die Zugangsrechte im Participant Portal Kann Zugangsrechte für andere Kontaktpersonen vergeben Definiert die Budgettabellen Reicht den Antrag ein NKS SWG, PT-DLR 24

25 2. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Der Projektkoordinator legt die eigene Rolle fest; gibt für das Projekt ein Akronym & kurze Zusammenfassung (max Zeichen) (später noch veränderbar) ein. NKS SWG, PT-DLR 25

26 2. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Einverständniserklärung des Projektkoordinators notwendig NKS SWG, PT-DLR 26

27 2. Schritt: Einen Antragsentwurf erstellen Bei Zustimmung erhält der Projektkoordinator eine Bestätigungs- und Nachricht Continue with this proposal : mit der Bearbeitung des Antrags fortfahren. Go to my proposals : spätere Bearbeitung des Antrags möglich. NKS SWG, PT-DLR 27

28 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Der Projektkoordinator fügt die Partner des Konsortiums hinzu: NKS SWG, PT-DLR 28

29 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Die Partnersuche durch den Projektkoordinator erfolgt über die PIC-Nummer oder den Namen der Partnerorganisation. NKS SWG, PT-DLR 29

30 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zuweisung der Projektrollen Projektpartner Werden vom Projektkoordinator eingeladen, die administrative forms mit den eigenen Kontaktdaten auszufüllen. Projektpartner können den vollständigen Antrag lesen, aber nicht bearbeiten (nur die sie betreffenden Anteile) Kontaktperson Die Kontaktperson ist z.b. zuständig für das Ausfüllen oder Korrekturlesen des Antrags (bzw. des entsprechenden Anteils darin) im Auftrag des Koordinators und Partners. Die vollen Zugangsrechte werden dieser Person nur für die Antragsteile gestattet, die auch ihrer jeweiligen Organisation zustehen. NKS SWG, PT-DLR 30

31 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Zu Beginn der Antragstellung werden folgende Rollen automatisch festgelegt ( original roles ): The proposal initiator identified in the proposal as Main contact person - in the proposal submission phase will automatically be recognised by the Commission as the Primary Coordinator Contact. The contact persons of the participating organisations identified during proposal submission will become Participant Contacts or Team members at the beginning of negotiations. NKS SWG, PT-DLR 31

32 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Die Vergabe der Zugangsrechte Main contact (Project role) und Participant contact (full access) (Access rights) durch den Projektkoordinator ist notwendig, damit die Partner den Antrag bearbeiten können. Name und -Adresse des Partners eingeben. Vorgang für jeden Partner wiederholen. NKS SWG, PT-DLR 32

33 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zuweisung der Projektrollen Die Rollen werden in zwei Hauptbereiche unterteilt : Organisation roles gelten für Organisationen / Einrichtungen (ohne Zugriff auf die Projekte ) Project roles gelten für den Zugriff auf die Daten eines Projekts (lesen / schreiben / abschicken) durch die Projekteilnehmer/innen! Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. NKS SWG, PT-DLR 33

34 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zuweisung der Projektrollen Die meisten Aufgaben können frei belegt und von den Konsortien frei verwaltet werden. Der Coordinator Contact und der Participant Contact können die Projektrollen ( project role ) für die Teilnehmer/innen vergeben und wiederrufen. Der LEAR kann die Organisation role für die Einrichtung vergeben. Ausnahme Die Zuordnung der folgenden zwei Schlüsselrollen müssen von der Kommission überprüft werden : LEAR (Legal Entity Authorised Representative) / organisaton role: Es kann nur einen LEAR pro Organisation geben. Primary Coordinator Contact - project role: Er ist der Hauptverantwortliche des Projekts und Schnittstelle zur EU- Kommission (für Anfragen, Berichte, Benachrichtigungen). NKS SWG, PT-DLR 34

35 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zuweisung der Projektrollen: Aufgaben des LEARS LEAR: Legal Entity Appointed Representative Verantwortlich für die organisationsspezifischen Datensätze im Teilnehmerportal Benennt den FSIGN ( Financial signatory ): die Person, die die Jahresabschlüsse ( Form C ) im Teilnehmerportal unterschreibt. Benennt den LSIGN ( Legal signatory ): die Person, die für die jeweilige Einrichtung zum Vertragsabschluss mit der EU-Kommission zeichnungsbefugt ist. Re-Nominierung der in FP7 benannten LEARS für H2020 notwendig, Verfahren der Benennung sowie Dokumente unter: NKS SWG, PT-DLR 35

36 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zuweisung der Projektrollen - LEAR ernennt FSIGN und LSIGN FSIGN Der FSIGN unterschreibt die Jahresabschlüsse ( Form C ) der jeweiligen Einrichtung im Teilnehmerportal Es können unendlich viele FSIGNs ernannt werden. Kommentierung zu jedem FSIGN möglich (z.b. welcher FSIGN welches Form C für welches Projekt unterschreiben kann). LSIGN Der LSIGN ist für die jeweilige Einrichtung zum Vertragsabschluss (Finanzhilfevereinbarung) mit der EU-Kommission zeichnungsbefugt. Vertragsabschluss nur noch möglich über den LSIGN. Benennung von mehreren LSIGNs möglich (Vertretung), elektronische Zeichnungsmöglichkeit aber nur für einen. NKS SWG, PT-DLR 36

37 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Minimum und Maximum-Konfiguration des Projektkonsortiums NKS SWG, PT-DLR 37

38 3. Schritt: Das Konsortium einrichten Exkurs: Zugangsrechte für die jeweiligen Projektrollen NKS SWG, PT-DLR 38

39 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Im Anschluss an die Einrichtung des Konsortiums erhalten alle hinzugefügten Projektpartner eine mit allen notwendigen Informationen und einen Zugangs-Link zum Antrags-Entwurf. Der Entwurf befindet sich im Participant Portal in My Area unter My Proposal(s). Der Antrag besteht zu diesem Zeitpunkt aus der kurzen Zusammenfassung, die zu Beginn eingegeben wurde. Die Zugangsrechte, die der Projektkoordinator eingerichtet hat, entscheiden darüber, ob ein Partner den Antrag nur lesen (readonly-rights) oder auch bearbeiten (full access-rights) kann. NKS SWG, PT-DLR 39

40 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten NKS SWG, PT-DLR 40

41 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Exkurs: Die Antragsbestandteile Part A Administrative form templates Enthält die administrativen Daten aller Beteiligten: grundlegende Antragsdetails, die vom Koordinator ausgefüllt werden Budgetaufschlüsselung pro Organisation und Kostenkategorie Ethical issues-tabelle ggf. Call-spezifische Fragen Wird online über das elektronische Einreichsystem ausgefüllt. Die Felder enthalten automatisch Hinweise darüber, wie sie ausgefüllt werden müssen. Einige Felder sind bereits automatisch ausgefüllt. NKS SWG, PT-DLR 41

42 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Exkurs: Hinweise zu den Administrative Forms Der Koordinator kann alle Teile der Administrative Forms bearbeiten. Teilnehmer haben nur Zugriff auf ihre Sektion, inkl. Budget- Tabelle. Nur der main contact der Partnereinrichtung kann diese bearbeiten. Koordinator und Teilnehmer können theoretisch gleichzeitig einen Teil des Administrative Form bearbeiten, die zuletzt erfolgte Speicheraktivität gilt => nach dem Speichern alle Angaben sorgfältig überprüfen! Anschließend wieder die Submit -Taste betätigen, damit die EU-Kommission die jeweils aktuellste Antragsversion erhält! NKS SWG, PT-DLR 42

43 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Exkurs: Die Antragsbestandteile Part B: Research proposal Beschreibt die inhaltliche Projektarbeit, das Projektmanagement sowie die Rollen und Befähigung der Teilnehmenden im Konsortium. Die Gliederung, Kapitelüberschriften und Tabellen sind vorgegeben. Nur der Koordinator kann den Part B des Antrags hochladen und über die Taste Submit einreichen Liegt im RTF-Format vor und muss nach dem Ausfüllen in ein pdf- Dokument umgewandelt und über das elektronische Einreichsystem hochgeladen werden. NKS SWG, PT-DLR 43

44 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Exkurs: Vorlage für Proposal templates ng/reference_docs.html#h2020-call_ptef-pt NKS SWG, PT-DLR 44

45 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten NKS SWG, PT-DLR 45

46 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Edit forms: Lädt das Administrative form hoch zum Bearbeiten. View history: Hier kann der Koordinator sehen, ob alle Partner ihre Angaben aktualisiert haben. Print preview: Hier kann der Antrag heruntergeladen und lokal auf dem eigenen PC abgespeichert werden. NKS SWG, PT-DLR 46

47 4. Schritt: Den Antragsentwurf bearbeiten Validate Form: Selbst-Check des Formulars auf Fehler oder fehlende Angaben, sollte unbedingt genutzt werden! Save and Close: Damit werden alle Angaben auf den Servern der Kommission gespeichert, aber noch nicht als eingereich ( submitted ) betrachtet. Der Vorgang Submit erfolgt als nächster Schritt. Upload: Hierüber können die jeweils notwendigen eigenen Dateien hochgeladen werden. NKS SWG, PT-DLR 47

48 5. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen Wie weiß ich, dass der Antrag eingereicht ist? Eine Bestätigungsmail ( e-receipt ) geht nach jeder Einreichung ( submission ) an den Koordinator und alle Kontaktpersonen seiner Organisation (ggf. Spam-Ordner checken!) Die Bestätigungsmail enthält den gesamten Antrag (inkl. aller relevanten digitalen Unterschriften) als pdf-dokument sowie das Datum und die Uhrzeit der Einreichung durch den Nutzer Die Bestätigungsmail ist im Projekt-Archiv gespeichert und kann jederzeit von allen Beteiligten heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. In der Rubrik My Proposals wird der Antrag ebenfalls als eingereicht ( submitted ) angezeigt Nach der Deadline ist der Antrag für den Koordinator und die vor der Deadline eingeladenen Partner für 90 Tage noch im Lesemodus abrufbar. NKS SWG, PT-DLR 48

49 5. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen NKS SWG, PT-DLR 49

50 5. Schritt: Den Antragsentwurf einreichen Revise / Re-edit the proposal Der Projektkoordinator hat hier bis zur Call-Deadline die Möglichkeit, den Antrag noch einmal zu überarbeiten. Jede überarbeitete und eingereichte Version überschreibt die vorherige. Download Submitted proposal package Nach dem Einreichen kann der Antrag bis zur Call-Deadline heruntergeladen werden zwecks Überprüfung, ob alles korrekt ist. Withdraw Submitted proposal Erlaubt es, den Antrag zurückzuziehen. Der Antrag wird dann nicht mehr evaluiert. Der Projektkoordinator erhält eine Bestätigungsmail, dass der Antrag zurückgezogen wurde. NKS SWG, PT-DLR 50

51 Wichtige Hinweise zur Antragstellung Seitenvorgaben beachten! Überschüssige Seiten werden als solche gekennzeichnet und von den Gutachtern nicht gelesen. Das Hochladen oder Speichern von Dokumenten bedeutet nicht, dass diese eingereicht sind! Anschließend muss noch der Knopf Submit betätigt werden. Die EU-Kommission hat bis zur Antragsfrist keinen Zugriff auf den im Teilnehmerportal eingereichten Antrag und somit auch nicht auf mögliche Entwürfe. NKS SWG, PT-DLR 51

52 Wichtige Hinweise zur Antragstellung Der Entwurf kann somit bis zur Antragsfrist jederzeit und wiederholt überarbeitet werden. Den Antrag über die Funktion Submit a proposal einzureichen heißt auch, dass die vorherige aktuelle Version jedes Mal - irreversibel - überschrieben wird! Deshalb, und da die EU-Kommission am Einreichungstag pünktlich um 17 Uhr den Server abschaltet: Bereits einige Tage vor der Einreichungsfrist den Antrag hochladen! Auch die Annex-Dokumente können bis zur Antragsfrist beliebig oft neu hochgeladen werden. NKS SWG, PT-DLR 52

53 Hilfreiche Links Teilnehmerportal / Participant Portal Horizon2020 Helpdesk Für generelle Fragen bezüglich Horizont 2020 sowie zur beneficiary registration und zu data updates : Research IT Helpdesk Für IT-Probleme mit dem Einreichungssystem: Participant Portal H2020 Online-Manual: Financial Capacity Self-Check: s/lfv.html User s Guide: NKS SWG, PT-DLR 53