SSI White Paper: Offshoring

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1 leicht gemacht: Herausforderungen bei der externen Projektvergabe an Outsourcing Partner SSI erläutert Risiken und Best Practices von Offshore Outsourcing Projekten zweifellos interessant, gleichzeitig aber auch mit hohen Risiken behaftet. Denn die Zusammenarbeit mit einem Partner außerhalb Deutschlands unterscheidet sich teilweise deutlich vom Umgang mit einem hier ansässigen Lieferanten. Ohne das nötige Know-how kann diese Lernphase sehr aufwändig, kostspielig und ineffizient werden. Oft werden Projekte sogar abgebrochen und das Thema für einige Zeit komplett auf Eis gelegt. Statt Wachstum droht so Stillstand. Viele Unternehmen erkennen die Zeichen der Zeit: Durch das Outsourcing von Softwareentwicklungsprojekten lassen sich Wachstumschancen nutzen, die ansonsten nicht gestemmt werden könnten. Diese Lösung ist wirtschaftlich Welche Probleme bei der Projektvergabe an Outsourcing Partner auftreten können, zeigte Gottfried Gillich, Projektmanager der SSI Software Services GmbH, im Rahmen eines Fachvortrags beim 15. Treffen der SharePoint COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 1/9

2 UserGroup in Düsseldorf auf. Unter dem Titel Made Easy with SSI erläuterte der Experte etablierte Lösungsansätze, die das erfahrene Unternehmen seit Jahrzehnten ganzheitlich und erfolgreich umsetzt. Beispielhafte Herausforderungen Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, die ohne persönlichen Kontakt und informelle Kaffeeküche funktionieren muss, erfordert eine angepasste Herangehensweise, ist Gottfried Gillich überzeugt. Denn schon aufgrund der kulturellen Unterschiede ergeben sich Herausforderungen, die es zu meistern gilt:... schon aufgrund kultureller Unterschiede ergeben sich Herausforderungen, die es zu meistern gilt... Namen: Die Namen der Ansprechpartner klingen meist fremd. Zwischen Vornamen wie Moshe, Muzzammil, Shafqat, Shahab oder Amos, Awais, Azhar, Arshad und Adeel zu unterscheiden und die Namen auch jeweils richtig auszusprechen ist keine leichte Übung. Bei Nachnamen ist das oft noch schwieriger. Hinzu kommt, dass manche Namen in muslimisch geprägten Ländern wie etwa Syed und Muhammad eine religiöse Bedeutung haben und deshalb meist nicht explizit ausgesprochen worden. Hier sind Knowhow und Einfühlungsvermögen gefragt nicht zuletzt sind auch deutsche Namen für externe Offshore Mitarbeiter problematisch. Auch sie müssen sensibel an das Thema herangeführt werden. Höflichkeit: Hier unterscheiden sich die Kulturen sehr stark, das nötige Wissen darüber trägt zur reibungslosen Kommunikation bei. Während zum Beispiel im Umgang mit israelischen Partnern ein relativ rauer Ton durchaus üblich ist, wird bei SSI ein ausgesprochen höflicher Ton praktiziert und die im Englischen üblichen Best Regards COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 2/9

3 werden gesteigert zu Warm Regards und aus Please wird beispielsweise Kindly. Perfektionismus: Deutscher Perfektionismus wird von den meisten anderen Kulturen dieser Welt zunächst als druckvolle und kleinkarierte Gängelei wahrgenommen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, Offshore Teams relativ behutsam an eine perfektionistische Denk- und Arbeitsweise heranzuführen, statt sie damit zu überrumpeln. So kann es etwa sinnvoll sein, beispielhaft die Bedeutung der Redewendung Das Gute ist der Feind des Besseren zu erklären und deren Zusammenhang zum weltweit führenden German Engineering, speziell im Automobilbereich zu erläutern. Auf diesem Weg lässt sich schließlich der Bogen zu den jeweils vorliegenden Anforderungen, zum Beispiel für Qualitätsprüfungen oder exakte Zeiterfassungen der Mitarbeiter zu spannen. Kreative Lösungskompetenz: Gerade in diesem Punkt werden kulturelle Unterschiede zwischen westlich und asiatisch geprägten Ländern oftmals zu einer großen Herausforderung. Die von deutschen Auftraggebern erwünschte eigenständige, kreative und lösungsorientierte Arbeitsweise stößt bei asiatischen Teams oft auf Unverständnis, denn ihre Erziehung und Philosophie verbietet es, ihr Wissen einem Vorgesetzten aufzudrängen. Nur mit einer genauen Kenntnis über die asiatische Arbeitskultur sowie viel Erfahrung und Sensibilität im Umgang mit derartigen Situationen lassen sich Prozesse in einer offenen Diskussion vorantreiben und asiatische Offshore-Entwicklungsteams vom Einbringen kreativer Lösungsvorschläge überzeugen. Machtdistanz: Die Machtdistanz kann sich teilweise deutlich von deutschen Gegebenheiten unterscheiden, wie folgende Übersicht zeigt 1 : 1 Von: COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 3/9

4 Geringe Machtdistanz Ungleichheit unter den Menschen sollte so gering wie möglich sein Eltern behandeln ihre Kinder wie ihresgleichen Lehrer erwarten von den Schülern Eigeninitiative Tendenz zu Dezentralisation Mitarbeiter erwarten, in Entscheidungen miteinbezogen zu werden Der ideale Vorgesetzte ist der einfallsreichste Demokrat Privilegien und Statussymbole stoßen auf Missbilligung Große Machtdistanz Ungleichheit unter den Menschen wird erwartet und ist erwünscht Eltern erziehen ihre Kinder zu Gehorsam, Kinder behandeln ihre Eltern mit Respekt Jede Initiative geht vom Lehrer aus Tendenz zu Zentralisation Mitarbeiter erwarten, Anweisungen zu erhalten Der ideale Vorgesetzte ist der wohlwollende Autokrat oder gütige Vater Privilegien und Statussymbole für Manager werden erwartet und sind populär Große Machtdistanzwerte finden sich bei den meisten asiatischen, osteuropäischen, lateineuropäischen und arabischen Ländern. Geringe Machtdistanzwerte gelten für die deutsch sprechenden und die nordischen Länder, ebenfalls für Israel, USA, Großbritannien und Kanada. Die Implikationen sind weitreichend und reichen vom bereits angesprochenen Aspekt des kreativen, eigenständigen Denkens (siehe Mitarbeiter erwarten, Anweisungen zu erhalten ) bis hin zu konkreten Empfehlungen so ist zum Beispiel das Präsentieren von Statussymbolen wie etwa Luxusuhren bei deutschen Kundenbesuchen nicht empfehlenswert. COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 4/9

5 Kenntnisse darüber sind für den Umgang mit externen Partnern und die erfolgreiche Projektumsetzung wichtig. Essen: Auch ein gemeinsames Essen mit Geschäftspartner kann zur Herausforderung werden, wenn aufgrund der Kultur oder Religion zum Beispiel nur koschere oder Halal- Produkte gegessen werden dürfen. Bisweilen sind vegetarische oder Fischgerichte eine guter Kompromiss, bei dem trotzdem sichergestellt sein muss, dass etwa auch bei der Saucenzubereitung kein Alkohol verwendet wurde. Wenn Offshore Mitarbeiter längere Zeit vor Ort in Deutschland tätig sind, bietet es sich an, sie bei der Suche nach geeigneten Einkaufsquellen und Restaurants zu unterstützen, um ihren Aufenthalt angenehm zu machen. Religion: Auch wenn Religion, genauso wie Politik, eher ein Thema ist, das generell vermieden werden sollte, ist es zum Beispiel wichtig zu wissen, dass in vielen muslimischen Ländern am Freitagvormittag deutscher Zeit keine Telefonkonferenzen eingeplant werden können, da hier die sogenannten Freitagsgebete stattfinden. Feiertage: Die Feiertage anderer Kulturen können komplett anderen Regeln gehorchen. So kann sich etwa das genaue Datum eines Feiertags aus einer Kombination vom Stand im Mondzyklus und der Sichtung des Mondes berechnen. Nur eine genaue Kenntnis über diese nur eine genaue Kenntnis über Gegebenheiten von Feiertagen ermöglicht es, diese in detaillierten Projektplänen zu berücksichtigen Gegebenheiten ermöglicht es, Feiertage in detaillierten Projektpläne zu berücksichtigen. Gastgeschenke: Kleine Gastgeschenke sind oft gerne gesehen. In der Regel kommen Süßigkeiten gut an und lassen sich auch mit den Essensvorschriften vereinbaren. COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 5/9

6 Unzuverlässige Infrastruktur: Während in Deutschland die Infrastruktur meist sehr verlässlich ist, muss dies im Ausland nicht der Fall sein. Professionelle Unternehmen treffen dafür Vorkehrungen, zum Beispiel mit Notstromaggregaten oder redundanten Internetverbindungen verschiedener Anbieter, um jederzeit einen zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten. Vorkehrungen für eine gesicherte Infrastruktur treffen Sprachbarriere: Das Niveau der englischen Kommunikation muss für alle Beteiligten angemessen sein. In manchen Fällen ist es empfehlenswert, anfangs öfter nachzufragen und Details zu wiederholen bzw. zu klären. So kann das OK von Seiten des Offshore Mitarbeiters unterschiedliche Bedeutung haben: Das rechtzeitige Klären von sprachlichen Details in der Kommunikation verhindert Missverständisse Ich verstehe gar nichts, aber ich will mir vor meinem Chef gerade keine Blöße geben Ich kann noch nicht ganz folgen, aber vielleicht wird das ja noch Akustisch verstanden, aber ich mache das, was ich vorher eh schon vor hatte Einverstanden, auch wenn ich nicht gleichen Meinung bin Einverstanden. Ich bin der gleichen Meinung, aber das hat jetzt eine niedrige Priorität Einverstanden, ich bin der gleichen Meinung und kümmere mich umgehend darum COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 6/9

7 Komponenten erfolgreicher Implementierungsstrategien Um mit diesen Herausforderungen umgehen zu können, bietet SSI eine maßgeschneiderte Unterstützung, die sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt: Individuelles Konzept und deutsche Projektmanager: Als besonderen Service bietet SSI immer lokale Ansprechpartner zur Unterstützung, die dafür sorgen, dass für jeden Kunden ein individuelles Konzept erarbeitet und umgesetzt wird. So wird gewährleistet, dass der Auftraggeber schnell und effizient über ein dediziertes Entwicklungsteam verfügt, das kontinuierlich ausschließlich für ihn arbeitet. Die umfassende Unterstützung reicht auf Wunsch bis hin zum kompletten Projektmanagement. Ein wichtiger Aspekt ist in diesem Zusammenhang auch die Vermittlung kultureller Besonderheiten in beide Richtungen, denn so lassen sich gerade beim Projektstart Missverständnisse vermeiden. Dieser Weg sichert von Anfang an eine effiziente Kommunikation mit dem Team und eine schnelle Zielerreichung. Mitarbeiterschulung und auswahl: Die SSI Führungskräfte verfügen über internationale Erfahrung und waren meist über einen längeren Zeitraum im Umfeld fremder Kulturen tätig. Fachlich zählen Sie zu den Besten in ihren Bereichen und sind mit dem neuesten Stand der Technik vertraut. Zusätzlich werden COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 7/9

8 die Teams fachlich und kulturell vor Projektbeginn nochmals geschult. Teamintegration: Wichtig sind auch strukturierte Maßnahmen zur Teamintegration durch die persönliche Zusammenarbeit. Je nach Projekt gibt es verschiedene Möglichkeiten, die kundenspezifisch in den Projektablauf integriert werden können: On-Site Kick Off Technology Training und Know-How Transfer Joint Development Phasen Austausch von Teammitgliedern mit Botschafterfunktion Training on the Job Informelle Freizeitaktivitäten Einzelcoaching: SSI Mitarbeiter werden auch in regelmäßigen Einzelgesprächen gezielt gecoacht. Softwarearchitekten: Oft hat es sich als günstig erwiesen, die kompetenten Softwarearchitekten bereits früh in der Planungsphase einzubinden, um dann gemeinsam Lösungenskonzepte zu erarbeiten und abzuschätzen. Lessons Learned Zum Aufbau dedizierter Teams sind maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden nötig. Die Betreuung vor Ort durch die deutsche Niederlassung der SSI zu Anfang eines Projekts gewährleistet, dass mit Hilfe von agilen, inkrementellen und iterativen Entwicklungsprozessen schnelle Erfolgserlebnisse für die Beteiligten erzielt werden können. kundengerechte, maßgeschneiderte Lösungen und schnelle Erfolgserlebnisse für die Beteiligten COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 8/9

9 Überzeugende SSI Philosophie SSI Softwares Services sichert durch langjährige Erfahrung einen reibungslosen Ablauf und Erfolg von Offshore Outsourcing Projekten. Die Unternehmensphilosophie begründet die ganzheitliche Leistung des Dienstleisters: 1. SSI holt Partner und Mitarbeiter sorgfältig ab und platziert nicht nur Ressourcen 2. SSI Ansprechpartner in Deutschland verfügen über profunde internationale Erfahrung mit verteilten Teams 3. Kundenindividuelle Teamintegration mit Vor-Ort -Entwicklungsphasen 4. Know-How Transfer und Technologieconsulting 5. Inkrementelle und iterative Projektplanung mit dem Kunden 6. Dedizierte Teams entwickeln hohe Fachexpertise 7. Förderung der Gruppenkohäsion durch erprobte Teambuildingsaktivitäten 8. Kontinuierliche Verbesserung insbesondere in Projektretrospektiven 9. Etablierte und moderierte Multilevel- Kommunikationprozesse 10. Hohe Skalierbarkeit eröffnet Wachstumsmöglichkeiten SSI Software Services GmbH Leopoldstrasse München / Germany Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info-germany@ssidecisions.com Erstberatung kostenlos und unverbindlich Für eine erste Beratung kostenlos und unverbindlich steht ein kompetenter Ansprechpartner von SSI gerne zur Verfügung. Gottfried Gillich IT Projektmanager Mobil ggillich@ssidecisions.com COPYRIGHT 2013, SSI Software Services GmbH Seite 9/9