Livelink WCM Server. Integrationshandbuch

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1 Livelink WCM Server Integrationshandbuch Dieses Handbuch beschreibt, wie Sie Ihr WCM- System mit einem Livelink-System integrieren. Sie erhalten Informationen zu folgenden Themen: Verwendung der Livelink- Benutzerverwaltung für beide Systeme Nutzung von Livelink-Funktionen in einer Website Umgang mit Livelink-Inhalten im Content- Client Nutzung der in Livelink integrierten Suchmaschine für eine Website

2 Copyright 2006 Open Text Corporation Das Copyright an diesen Unterlagen und der dazugehörigen Software gehört ohne Einschränkungen der Open Text Corporation. Diese Unterlagen und die dazugehörige Software dürfen ohne die ausdrückliche, schriftliche Genehmigung der Open Text Corporation weder ganz noch teilweise kopiert werden. Die Open Text Corporation ist Eigentümer der Warenzeichen Open Text, Great Minds Working Together, Livelink, MeetingZone u.a.; diese Liste ist nicht vollständig. Andere in der Dokumentation erwähnte Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Unternehmens und werden nur zum Zweck der Identifizierung der Produkte und Unternehmen verwendet. Alle Rechte vorbehalten. Für die in diesem Dokument beschriebene Software der Open Text Corporation gelten bestimmte Gewährleistungen und Einschränkungen. Informationen zu diesen Gewährleistungen und Einschränkungen erhalten Sie in dem Lizenzvertrag, der zwischen dem Lizenznehmer und der Open Text Corporation geschlossen wurde. Kontaktadresse: Unternehmenshauptsitz Open Text Corporation 275 Frank Tompa Drive, Waterloo, Ontario N2L 0A1 Kanada Telefon: Wenn Sie Abonnent des Customer Assistance Program sind oder weitere Informationen zum Kundendienstprogramm wünschen, wenden Sie sich an den Kundendienst von Open Text Corporation unter oder per Telefon unter +1 (800) oder +1 (519) Unser Kundendienst ist Montag-Freitag von 8:30 Uhr bis 20:00 Uhr (EST) erreichbar. Wenn Sie zu dieser Dokumentation Anmerkungen haben oder Vorschläge machen möchten, senden Sie eine -Nachricht an Weitere Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen der Open Text Corporation finden Sie auf unserer Homepage unter IXOS SOFTWARE AG Werner-v.-Siemens-Ring Grasbrunn, Deutschland Tel.: +49 (89) Fax: +49 (89) Internet: Alle Rechte vorbehalten. Einschließlich solche, die die Reproduktion, das Kopieren oder eine andere Verwendung oder Übermittlung der Inhalte dieses Dokumentes oder Teile davon betreffen. Kein Teil dieser Publikation darf, egal in welcher Form, ohne die schriftliche

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4 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis 6 Tabellenverzeichnis 9 Kapitel 1 Einleitung Vorgehen bei der Integration Hinweise zu diesem Handbuch Typographische Konventionen 15 Kapitel 2 Gemeinsame Benutzerverwaltung Gemeinsame Benutzerverwaltung einrichten Principals im Admin-Client verwalten Principals in Livelink verwalten 57 Kapitel 3 Livelink-Funktionen in einer Website Vorarbeiten Mehrere Livelink-Systeme konfigurieren Überblick über API-Funktionen Anwendungsbeispiele 101 Kapitel 4 Inhalte aus Livelink im Content-Client Relatoren anlegen Relatoren bearbeiten Relatoren löschen Livelink WCM Server

5 Kapitel 5 Livelink-Suche im WCM-System Architektur Livelink-Suche für das WCM-System einrichten Berechtigungen für die Suche Suche verwenden Kommandozeilen-Tools Problembehebung 225 Glossar 229 Index 239 Livelink Integrationshandbuch 5

6 Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Der Bereich Modulverwaltung auf der Seite Livelink-Verwaltung 21 Abb. 2 Benutzerverwaltung bei der Installation des WCM-Systems festlegen 22 Abb. 3 Am Admin-Client anmelden 27 Abb. 4 Die Elemente der Benutzerverwaltung im Admin-Client 31 Abb. 5 Principals im Admin-Client finden 33 Abb. 6 Eingerichtete Benutzer im Admin-Client 35 Abb. 7 Benutzer im Admin-Client anlegen 36 Abb. 8 Einstellungen eines Benutzers im Admin-Client bearbeiten 38 Abb. 9 Zuordnungen eines Benutzers im Admin-Client 39 Abb. 10 Eingerichtete Gruppen im Admin-Client 43 Abb. 11 Gruppe im Admin-Client anlegen 44 Abb. 12 Zuordnungen einer Gruppe im Admin-Client 46 Abb. 13 Verfügbare Funktionsbereiche 51 Abb. 14 Funktionsbereich anlegen 52 Abb. 15 Einstellungen von Funktionsbereichen 53 Abb. 16 Zuordnungen zu Websites 56 Abb. 17 Am Livelink-System anmelden 58 Abb. 18 Principals in Livelink finden 62 Abb. 19 Gefundene Benutzer in Livelink 63 Abb. 20 Eingerichtete Benutzer in Livelink 64 Abb. 21 Benutzer in Livelink anlegen 66 Abb. 22 Benutzerinformationen in Livelink bearbeiten 70 Abb. 23 Eingerichtete Gruppen in Livelink 78 Abb. 24 Gruppe in Livelink anlegen 79 Abb. 25 Einstellungen einer Gruppe in Livelink bearbeiten 80 6 Livelink WCM Server

7 Abb. 26 Mitglieder einer Gruppe in Livelink hinzufügen 81 Abb. 27 Mitglieder einer Gruppe in Livelink 82 Abb. 28 Benutzer in Livelink als Gruppenleiter festlegen 83 Abb. 29 Der Bereich Modulverwaltung auf der Seite Livelink-Verwaltung 89 Abb. 30 Website-Erweiterung für Livelink 90 Abb. 31 Livelink-Pool zu Master-Content-Server zuordnen 92 Abb. 32 Neuen Runlevel auswählen 93 Abb. 33 Livelink-System angeben 143 Abb. 34 Livelink-Objekt beim Anlegen eines Relators auswählen 144 Abb. 35 Angaben zur Version des Livelink-Objekts vornehmen 145 Abb. 36 Anmerkung für den Relator eintragen 147 Abb. 37 Livelink-System angeben 148 Abb. 38 Livelink-Ordner festlegen 149 Abb. 39 Angaben zur Version des Livelink-Ordner-Relators vornehmen 150 Abb. 40 Titel, Datei und Objekttyp festlegen 154 Abb. 41 Livelink-System angeben 155 Abb. 42 Livelink-Ordner festlegen 156 Abb. 43 Der Objektfilter im Content-Client 159 Abb. 44 Ergebnis der Filterung 160 Abb. 45 Der Livelink-Metadaten-Dialog 166 Abb. 46 Die Kategorie Trainingsmaterialien im Livelink-System 170 Abb. 47 Zusammenspiel der Komponenten bei der Livelink-Suche 178 Abb. 48 Suchserver im WCM-Installationsprogramm 182 Abb. 49 Livelink-Suchserver installieren 183 Abb. 50 Der Bereich Suchverwaltung auf der Seite Livelink-Verwaltung 187 Abb. 51 XML Activator-Hersteller-Datenquelle erzeugen 188 Abb. 52 Livelink-Parameter für interne Collection angeben 191 Abb. 53 Der Bereich Startoptionen auf dem Register Spezifisch 195 Livelink Integrationshandbuch 7

8 Abb. 54 Suchserver im WCM-Installationsprogramm 199 Abb. 55 Livelink-Suchserver installieren 200 Abb. 56 Der Bereich Suchverwaltung auf der Seite Livelink-Verwaltung 203 Abb. 57 XML Activator-Hersteller-Datenquelle erzeugen 204 Abb. 58 Livelink-Parameter für interne Collection angeben 207 Abb. 59 Der Bereich Startoptionen auf dem Register Spezifisch Livelink WCM Server

9 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Hinweise zur gemeinsamen Benutzerverwaltung über den Admin-Client 28 Tabelle 2 Elemente und Funktionen der Benutzerverwaltung im Admin-Client 31 Tabelle 3 Hinweise zur gemeinsamen Benutzerverwaltung über Livelink 59 Tabelle 4 Verfügbare Funktionsbereiche 72 Tabelle 5 Aktionen und erforderliche Standard-Objektrechte 75 Tabelle 6 Einträge in der Datei livelink-systems.xml 95 Tabelle 7 Livelink-Objekttypen und ihre Entsprechung im WCM Java API 99 Tabelle 8 Livelink-Benutzer und -Gruppen und ihre Entsprechung im WCM Java API 100 Tabelle 9 WCM-Tags der gebräuchlichsten Livelink-Metadaten 168 Tabelle 10 Allgemeine Parameter der Kommandozeilen-Tools 218 Tabelle 11 Parameter des Kommandozeilen-Tools AddDocument 219 Tabelle 12 Parameter des Kommandozeilen-Tools DeleteDocument 219 Tabelle 13 Parameter des Kommandozeilen-Tools AddDirectory 220 Tabelle 14 Parameter des Kommandozeilen-Tools DeleteDirectory 221 Tabelle 15 Parameter des Kommandozeilen-Tools ListSources 222 Tabelle 16 Parameter des Kommandozeilen-Tools RemoveCollection 223 Tabelle 17 Parameter des Kommandozeilen-Tools Query 224 Livelink Integrationshandbuch 9

10 10 Livelink WCM Server

11 KAPITEL 1 1Einleitung Livelink Web Content Management Server TM (kurz: Livelink WCM Server) ist ein benutzerfreundliches, hoch skalierbares und anpassungsfähiges Content-Management-System zur Erstellung und Verwaltung von anspruchsvollen und leistungsfähigen Intranet- und Internet-Lösungen. Mit der Integration von Open Text Livelink Enterprise Server TM (kurz Livelink) ist eine umfassende Enterprise-Content-Management-Lösung entstanden, die durchgängig alle Aspekte der teamorientierten Erstellung ( Collaboration ), Verwaltung und Publikation von Inhalten ( Content ) im Intranet, Extranet und Internet abdeckt. Im Folgenden werden die wesentlichen Merkmale der Integration kurz dargestellt. Livelink Integrationshandbuch 11

12 Kapitel 1 Gemeinsame Benutzerverwaltung verwenden Durch die Integration des Web-Content-Management-Systems (kurz WCM-System) mit Livelink ist es möglich, für beide Systeme die Benutzerdaten aus Livelink zu verwenden und dort zu speichern. Die Principals (Benutzer, Gruppen und Rollen) können dann entweder über die Livelink- Benutzerverwaltung oder den Admin-Client des WCM-Systems verwaltet werden. Das Verwalten von Benutzern fällt in der Regel in den Aufgabenbereich von Systemadministratoren. Wenn Sie Systemadministrator sind, lesen Sie hierzu weiter in Kapitel 2 Gemeinsame Benutzerverwaltung. Livelink-Objekte in einer Website veröffentlichen Mithilfe von JSP-Seiten lassen sich Livelink-Objekte wie Ordner, Dokumente, Diskussionen und Nachrichten-Kanäle einfach und komfortabel in einer WCM-verwalteten Website veröffentlichen. Hierzu sind programmiertechnische Kenntnisse erforderlich. Wenn Sie für die Programmierung von JSP-Seiten verantwortlich sind, lesen Sie hierzu weiter in Kapitel 3 Livelink-Funktionen in einer Website. Livelink-Objekte können außerdem als WCM-Objekte in einer Website angelegt werden. Diese WCM-Objekte werden Relatoren genannt. Durch die Verwendung von Relatoren ist es möglich, Inhalte aus einem Livelink- System ohne zusätzlichen Programmieraufwand in eine Website einzubinden. Wenn Sie als Redakteur einfach und unkompliziert Inhalte aus Livelink in der Website veröffentlichen möchten, lesen Sie weiter in Kapitel 4 Inhalte aus Livelink im Content-Client. Livelink-Suche in einer Website verwenden Der Search Server Connector für Livelink ermöglicht es, die in Livelink integrierte Suchmaschine auch in einer WCM-verwalteten Website zu verwenden. Das Einrichten und Verwalten einer Suchmaschine fällt in der Regel in den Aufgabenbereich von Systemadministratoren. Wenn Sie Systemadministrator sind, lesen Sie hierzu weiter in Kapitel 5 Livelink- Suche im WCM-System. 12 Livelink WCM Server

13 Einleitung 1.1 Vorgehen bei der Integration Um das WCM-System und Livelink sinnvoll zusammen nutzen zu können, sind die nachfolgend beschriebenen Schritte erforderlich. Vorausgesetzt wird ein bereits eingerichtetes Livelink-System. 1. Installation des WCM-Systems mit Livelink-Benutzerverwaltung durch den Systemadministrator Siehe Livelink WCM Server-Installationshandbuch 2. Einrichten einer Website über den Admin-Client des WCM-Systems durch den Systemadministrator Siehe Online-Hilfe des Admin-Clients 3. Verwalten der Principals (Benutzer und Gruppen) durch den Systemadministrator Die Principals müssen auf die eingerichtete Website zugreifen können und mit den erforderlichen Funktionsbereichen und Objektrechten ausgestattet werden. Siehe Kapitel 2 Gemeinsame Benutzerverwaltung 4. Optional: Erstellen von JSP-Seiten durch den Web-Designer, um Objekte aus Livelink (z.b. Nachrichten-Kanäle, Diskussionen) in der Website nutzen zu können Siehe Kapitel 3 Livelink-Funktionen in einer Website 5. Optional: Anlegen von Relatoren durch die Redakteure Die Redakteure können Livelink weiter als ihre gewohnte Redaktionsumgebung nutzen. Siehe Kapitel 4 Inhalte aus Livelink im Content-Client Livelink Integrationshandbuch 13

14 Kapitel Hinweise zu diesem Handbuch Dieses Handbuch beschreibt die verschiedenen Bereiche der Integration des WCM-Systems mit Livelink. Die Beschreibung basiert auf Livelink Enterprise Server Das Handbuch richtet sich an Redakteure, Web-Designer und Programmierer, die mit Livelink WCM Server neue Websites erstellen bzw. bestehende Websites verwalten und erweitern, um Dokumente und andere Inhalte aus Livelink in einem Intranet, Extranet oder Internet-Auftritt zu publizieren. Administratoren, die die Systemumgebung für die Websites verwalten und das WCM-System an eine Livelink-Installation anbinden. Zusätzlich zum vorliegenden Integrationshandbuch können Sie Informationen aus folgenden Quellen beziehen: Livelink WCM Server-Installationshandbuch: Dieses Dokument beschreibt die Installation des WCM-Systems und gibt Konfigurationshinweise für Webserver und Application-Server. Livelink WCM Server-Administratorhandbuch: Dieses Dokument beschreibt die Konfiguration und Administration von WCM-Systemen und enthält eine ausführliche Darstellung der technischen Konzepte von Livelink WCM Server. Content-Client-Benutzerhandbuch: Dieses Dokument weist Sie ausführlich in alle Aufgaben der redaktionellen Pflege von Websites ein, die mit Livelink WCM Server verwaltet werden. WCM Java API-Programmierhandbuch: Dieses Dokument enthält Informationen über Interfaces, Klassen und Methoden der Java- Programmierschnittstelle (WCM Java API), mit der die Funktionalität der WCM-Server über externe Programme genutzt werden kann. 14 Livelink WCM Server

15 Einleitung Portal Manager API-Programmierhandbuch: Dieses Handbuch enthält u.a. detaillierte Informationen zur Entwicklung dynamischer und personalisierter Websites auf Grundlage des Portal Manager API. Content Miner-Handbuch bzw. Handbuch zum Search Server Connector für Lucene: Diese Dokumente beschreiben Konzepte und Verwaltung eines Suchservers. Ausführliche Informationen zu den Konzepten und der Bedienung von Livelink finden Sie in der Livelink-Produktdokumentation. 1.3 Typographische Konventionen Programmelemente u.ä. werden im Text folgendermaßen hervorgehoben: Element Schriftart oder Symbol Beispiele Programmoberfläche wie z.b. Menübefehle, Fenster, Dialoge, Feldund Schaltflächenbezeichnungen Pfade zu Verzeichnissen, Namen von Dateien und Verzeichnissen Menü Eintrag Laufwerk:\Verzeichnis\ Dateiname Datei Anlegen D:\WCM\ admin.bat Livelink Integrationshandbuch 15

16 Kapitel 1 Element Schriftart oder Symbol Beispiele Variablen, d.h. Platzhalter für bestimmte Elemente Code-Zitate {Variable} <head> <title>heading </title> </head> Zitate aus Programmcode oder Konfigurationsdateien {WCM- Installationsverzeichnis} Wichtige Hinweise und Warnungen stehen in grauen Kästen. Diese Informationen sollten Sie unbedingt lesen, um Fehler bei der Nutzung und Verwaltung von WCM-Systemen sowie Datenverluste zu vermeiden. 16 Livelink WCM Server

17 Einleitung Livelink Integrationshandbuch 17

18 18 Livelink WCM Server

19 KAPITEL 2 2Gemeinsame Benutzerverwaltung Durch die Integration des WCM-Systems mit Livelink ist es möglich, für beide Systeme die Benutzerdaten aus Livelink zu verwenden und dort zu speichern. Die Principals (Benutzer, Gruppen und Rollen) können dann entweder über die Livelink-Benutzerverwaltung oder den Admin-Client des WCM-Systems bearbeitet werden. Dieses Kapitel behandelt folgende Themen. Einrichten einer gemeinsamen Benutzerverwaltungs, siehe folgenden Abschnitt Bearbeiten von Principals über den Admin-Client, siehe Abschnitt 2.2 Principals im Admin-Client verwalten ab Seite 26 Bearbeiten von Principals über die Benutzerverwaltung von Livelink, siehe Abschnitt 2.3 Principals in Livelink verwalten ab Seite Gemeinsame Benutzerverwaltung einrichten Damit Sie die Benutzer des Livelink- und des WCM-Systems in einer gemeinsamen Datenhaltung verwalten können, sind zwei Installationsschritte erforderlich: Livelink Integrationshandbuch 19

20 Kapitel 2 1. Installation des Livelink-Moduls WCM User Administration (siehe folgenden Abschnitt) 2. Auswählen einer Livelink-Benutzerverwaltung während der Installation des WCM-Systems (siehe Abschnitt Livelink- Benutzerverwaltung festlegen auf Seite 22) Modul WCM User Administration installieren Hinweise Die Installation des Moduls ist nur erforderlich, wenn Sie bei der Installation Ihres WCM-Systems für die Benutzerverwaltung die Option Livelink wählen möchten. Wenn die Benutzerdaten des Livelink-Systems durch Synchronisation aus einem LDAP-Verzeichnisdienst gelesen werden, empfiehlt es sich, bei der Installation des WCM-Systems für die Benutzerverwaltung die Option LDAP zu wählen. In dem Fall können Sie die WCM-spezifischen Einstellungen der Principals nur über den Admin- Client bearbeiten, da die Livelink-Benutzerverwaltung das Register WCM nicht enthält. Die Installation des Moduls muss vor der Installation des WCM- Systems erfolgen. Vorgehensweise 1. Das Modul WCM User Administration wird als Datei wcmadm.zip ausgeliefert. Diese Datei befindet sich im Verzeichnis \livelink\ auf der WCM-CD. Entpacken Sie die Datei in das Verzeichnis {Livelink-Installationsverzeichnis}\staging\. 2. Öffnen Sie die Seite Livelink-Verwaltung. 20 Livelink WCM Server

21 Gemeinsame Benutzerverwaltung Die URL dieser Seite ist vom Typ admin.index. 3. Melden Sie sich als Benutzer Admin am Livelink-System an, und navigieren Sie zum Bereich Modulverwaltung. Abb. 1 Der Bereich Modulverwaltung auf der Seite Livelink-Verwaltung 4. Klicken Sie auf die Verknüpfung Module installieren. 5. Aktivieren Sie auf der Seite Module installieren das Kontrollkästchen WCM User Administration, und wählen Sie die Schaltfläche Installieren. Weitere Informationen zur Installation von Modulen erhalten Sie in der Online-Hilfe von Livelink. Deinstallation des Moduls Nach der Deinstallation des Moduls ist das WCM-System nicht zugreifbar, da sich keine Benutzer mehr anmelden können. Die Deinstallation des Moduls sollte deshalb erst nach der Deinstallation des WCM-Systems erfolgen. Klicken Sie auf der Seite Livelink-Verwaltung im Bereich Modulverwaltung auf die Verknüpfung Module deinstallieren. Weitere Informationen zur Deinstallation von Modulen erhalten Sie in der Online- Hilfe von Livelink. Livelink Integrationshandbuch 21

22 Kapitel 2 Livelink-Benutzerverwaltung festlegen Im Dialog Admin-Server des WCM-Installationsprogramms geben Sie an, ob der Admin-Server die Benutzerdaten in einem relationalen Datenbank- Managementsystem, in einem LDAP-Verzeichnisdienst oder in Livelink speichern soll. Abb. 2 Benutzerverwaltung bei der Installation des WCM-Systems festlegen Aktivieren Sie hier die Option Livelink, und legen Sie im folgenden Dialog die Parameter für die Verbindung zum Livelink-System fest. Ausführliche Informationen zur Installation eines WCM-Systems finden Sie im Livelink WCM Server-Installationshandbuch. 22 Livelink WCM Server

23 Gemeinsame Benutzerverwaltung Nach der Installation Bei einer gemeinsamen Benutzerverwaltung für das WCM-System und Livelink haben alle Livelink-Benutzer und -Gruppen automatisch Zugriff auf das WCM-System; sie können jedoch noch nicht auf Websites zugreifen. Den Principals muss daher nach der Installation der Zugriff auf die Websites und das Arbeiten im WCM-System ermöglicht werden. Ein klares Zugriffskonzept ermöglicht es Ihnen, den Objektzugriff ohne großen Aufwand zu regeln. Die Organisation der Benutzer in Gruppen bildet die Voraussetzung für ein Zugriffskonzept. Die Vergabe von Rechten an einzelne Benutzer sollte die Ausnahme sein. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Zuordnen von Gruppen zu Websites Durch die Zuordnung von Gruppen zu einer Website können die Benutzer über den Content-Client auf die Objekte der Website zugreifen. Siehe Abschnitt Zuordnungen zu Websites auf Seite Vergabe von Funktionsbereichen an Gruppen Über die Funktionsbereiche steuern Sie, welche Typen von Objekten die Benutzer anlegen, ausleihen und zurückgeben dürfen sowie welche Ansichten, Dialoge und Funktionen ihnen im Content-Client zur Verfügung stehen. Siehe Abschnitt Funktionsbereiche zuordnen auf Seite Vergabe von Standard-Objektrechten an Gruppen Für Principals können Vorgaben für die Objektrechte definiert werden. Die Objektrechte bestimmen, welche Aktionen dem Benutzer für ein WCM-Objekt, dem er zugeordnet wurde, standardmäßig zur Verfügung stehen ( Lesen, Metadaten ändern, Freigeben etc.). Livelink Integrationshandbuch 23

24 Kapitel 2 Siehe Abschnitt Zuordnungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin- Client bearbeiten auf Seite Wiederholen der Schritte 1 bis 3 gegebenenfalls für einzelne Benutzer Die Zuordnungen für Benutzer können Sie entweder über den Admin-Client oder über die Livelink-Benutzerverwaltung vornehmen. Admin-Client: Websites zuordnen, siehe Abschnitt Zuordnungen zu Websites auf Seite 55 Funktionsbereiche vergeben, siehe Abschnitt Funktionsbereiche zuordnen auf Seite 54 Standard-Objektrechte vergeben, siehe Abschnitt Zuordnungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten auf Seite 38 Livelink: Sämtliche Zuordnungen werden in den Einstellungen des Benutzers vorgenommen, siehe Abschnitt Einstellungen auf dem Register WCM auf Seite Festlegen der Rechte für die Administration des WCM-Systems Die Administration und Konfiguration des WCM-Systems sollte nur ausgewählten Benutzern erlaubt sein. Administrationsrechte können Benutzern, Gruppen und Rollen gewährt werden. Siehe Abschnitte Zuordnungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten auf Seite 38 und Zuordnungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client bearbeiten auf Seite 46. Ausführliche Informationen zur Entwicklung eines Zugriffskonzepts für das WCM-System finden Sie im Livelink WCM Server-Administratorhandbuch (Kapitel Konzepte ). 24 Livelink WCM Server

25 Gemeinsame Benutzerverwaltung Zugriff auf mehrere Livelink-Server Der Zugriff eines Admin-Servers auf mehrere Livelink-Server (analog zu LDAP-Servern) wird durch das Modul WCM User Administration derzeit nicht unterstützt. Jeder Admin-Server kann für die Benutzerverwaltung nur auf genau einen Livelink-Server zugreifen. Informationen dazu, wie Sie für die Verwaltung von Objekten mehrere Livelink-Server an ein WCM-System anbinden, finden Sie im Abschnitt 3.2 Mehrere Livelink-Systeme konfigurieren auf Seite 92. Zugriff auf mehrere WCM-Systeme Die Anbindung mehrerer WCM-Systeme an die Benutzerverwaltung eines Livelink-Servers wird durch das Modul WCM User Administration derzeit nicht unterstützt. Es ist dennoch möglich, für mehrere WCM-Systeme die Benutzerverwaltung desselben Livelink-Servers zu verwenden. Dabei ist jedoch Folgendes zu beachten: Die Angaben zu verfügbaren Websites und Funktionsbereichen werden bei jeder Änderung in einem WCM-System automatisch durch den entsprechenden Admin-Server in Livelink aktualisiert. Die Informationen, die auf dem Register WCM in Livelink angezeigt werden, spiegeln also stets die Daten des WCM-Systems wider, das zuletzt geändert wurde. Jede Änderung, die an den Principal-Daten eines WCM-Systems vorgenommen wird, hat Auswirkungen auf alle WCM-Systeme, die die Benutzerverwaltung desselben Livelink-Servers verwenden. Es ist beispielsweise nicht möglich, einem Benutzer nur für ein WCM- System ein spezielles Standard-Objektrecht zu gewähren. Livelink Integrationshandbuch 25

26 Kapitel Principals im Admin-Client verwalten Hinweise: Für das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Principals im Admin- Client benötigen Sie das Administrationsrecht Principal anlegen, ändern, löschen. Um die Administrationsrechte eines Principals zu bearbeiten, benötigen Sie zusätzlich das Recht Administrationsrechte ändern. Ein Benutzer, der über die entsprechenden Administrationsrechte im WCM-System verfügt, kann Änderungen an Benutzern vornehmen. Diese Änderungen sind auch in Livelink wirksam. Der Benutzer benötigt dazu keinerlei Berechtigung im Livelink-System. Alle Benutzer, die auf das WCM-System und das Livelink-System zugreifen sollen, können über den Admin-Client bearbeitet werden. Um Benutzer entsprechend ihren Aufgaben und der organisatorischen Struktur des Unternehmens zusammenzufassen und spezielle Zugriffsrechte zu vergeben, können Sie Gruppen und Rollen definieren sowie Funktionsbereiche zuordnen. Admin-Client starten Ein installierter Admin-Client wird über die Datei adminclient.bat (Windows) bzw. adminclient.sh (UNIX) aufgerufen, die sich im Verzeichnis {WCM-Installationsverzeichnis}\admin\ befindet. Um die Webanwendung eines Admin-Clients zu starten, öffnen Sie einen Browser, und rufen Sie die URL der Startseite der Webanwendung auf (z. B. Direkt nach der Installation des WCM-Systems verfügt nur der Benutzer über Administrationsrechte, den Sie während der Installation eingetragen haben. 26 Livelink WCM Server

27 Gemeinsame Benutzerverwaltung Am Admin-Client anmelden und abmelden Nachdem Sie den Admin-Client gestartet haben, wird der Anmeldedialog in der Sprache geöffnet, die während der Installation des WCM-Systems verwendet wurde. Abb. 3 Am Admin-Client anmelden Geben Sie Ihre Benutzerkennung und das entsprechende Passwort ein. Wenn Sie den Admin-Client nach der Installation des WCM-Systems zum ersten Mal starten, geben Sie Kennung und Passwort des Benutzers an, der während der Installation als Administrator eingerichtet wurde. Bei der ersten Anmeldung am WCM-System werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Livelink Integrationshandbuch 27

28 Kapitel 2 Hinweis: Beachten Sie bitte, dass bei Benutzerkennung und Passwort zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Für Livelink WCM Server sind administrator und Administrator also verschiedene Benutzer. Um den Admin-Client zu verlassen, wählen Sie im Menü Programm den Eintrag Beenden. Die Verbindung zum Admin-Server wird beendet; dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Besonderheiten bei gemeinsamer Benutzerverwaltung Aus den unterschiedlichen Konzepten der Livelink- und der WCM-Benutzerverwaltung ergeben sich Abweichungen und Einschränkungen in Bezug auf den gewohnten Umgang mit dem Admin-Client. Für Administratoren, die mit dem Admin-Client bereits vertraut sind, enthält die folgende Tabelle entsprechende Hinweise. Tabelle 1 Hinweise zur gemeinsamen Benutzerverwaltung über den Admin-Client Aspekt der Benutzerverwaltung Beschreibung Benutzer anlegen Berechtigungen des Benutzers Ein über den Admin-Client angelegter Benutzer verfügt in Livelink über die Berechtigungen Anmelden erlaubt und Öffentlicher Zugriff aktiviert und ist der Standardgruppe zugeordnet. 28 Livelink WCM Server

29 Gemeinsame Benutzerverwaltung Aspekt der Benutzerverwaltung Benutzername Beschreibung Für den Namen eines Benutzers gibt es im Admin-Client nur das Feld Name. Der Eintrag in diesem Feld kann in die Livelink-Namensbestandteile Vorname, 2. Vorname und Nachname zerlegt werden. Dazu müssen bei Eingabe des Namens im Admin-Client der Vorname, der Nachname und optional der zweite Vorname durch mindestens zwei Leerzeichen getrennt werden. Beispiel Der Eintrag Joshua{zwei Leerzeichen}F{zwei Leerzeichen}Stein im Feld Name des Admin- Clients wird in Livelink folgendermaßen zerlegt: Vorname: Joshua 2. Vorname: F Nachname: Stein Benutzer bearbeiten Suchen nach Benutzern Für die Suche nach Benutzern kann entweder die Kennung oder der Nachname des Benutzers verwendet werden. Gruppen und Rollen allgemein Konzept der Gruppen und Rollen Im Livelink-System gibt es nur Benutzer und Gruppen keine Rollen. Die WMC-Rollen werden in Livelink als Gruppen abgebildet. Das Modul WCM User Administration speichert zu jeder Livelink-Gruppe die Information, ob diese im WCM-System eine Gruppe oder eine Rolle darstellt. Livelink Integrationshandbuch 29

30 Kapitel 2 Aspekt der Benutzerverwaltung Beschreibung Gruppen bzw. Rollen anlegen Eindeutigkeit von Namen Im WCM-System muss der Name einer Gruppe oder Rolle nur innerhalb aller Gruppen bzw. Rollen eindeutig sein. Es ist also möglich, dass eine Gruppe und eine Rolle denselben Namen haben. Bei der Speicherung der Benutzerdaten in Livelink ist dies hingegen nicht erlaubt, da Rollen in Livelink als Gruppen behandelt werden. Gruppen bzw. Rollen bearbeiten Bearbeiten WCM-spezifischer Einstellungen In Livelink können zu Gruppen keine zusätzlichen Informationen wie z.b. die - Adresse gepflegt werden. Die WCM-spezifischen Informationen von Gruppen und Rollen können deshalb nur über den Admin-Client bearbeitet werden. Funktionen der Benutzerverwaltung im Admin- Client Um die Benutzerverwaltung zu öffnen, klicken Sie im Admin-Client auf den Reiter. In einer baumartigen Ansicht sehen Sie die Elemente, die Sie in dieser Ansicht verwalten können. 30 Livelink WCM Server

31 Gemeinsame Benutzerverwaltung Abb. 4 Die Elemente der Benutzerverwaltung im Admin-Client Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Funktionen, die für die einzelnen Elemente verfügbar sind. Tabelle 2 Elemente und Funktionen der Benutzerverwaltung im Admin-Client Element Benutzer Gruppen Verfügbare Funktionen Anlegen und Einrichten von Benutzern sowie Änderung von Benutzereinstellungen Zuordnen von Gruppen, Rollen, Funktionsbereichen und Websites zu Benutzern sowie Vergabe von Standard- Objektrechten und Administrationsrechten Siehe Abschnitt Benutzer im Admin-Client verwalten ab Seite 34 Anlegen und Einrichten von Gruppen sowie Änderung von Gruppeneinstellungen Zuordnen von Benutzern, Funktionsbereichen und Websites zu Gruppen sowie Vergabe von Standard- Objektrechten und Administrationsrechten Siehe Abschnitt Gruppen und Rollen im Admin-Client verwalten ab Seite 42 Livelink Integrationshandbuch 31

32 Kapitel 2 Element Rollen Jeder Funktionsbereiche Websites Verfügbare Funktionen Anlegen und Einrichten von Rollen sowie Änderung von Rolleneinstellungen Zuordnen von Benutzern, Funktionsbereichen und Websites zu Rollen sowie Vergabe von Standard-Objektrechten und Administrationsrechten Siehe Abschnitt Gruppen und Rollen im Admin-Client verwalten ab Seite 42 Dieser Eintrag repräsentiert alle Benutzer des WCM- Systems. Sie können ihm Administrationsrechte zuweisen. Siehe Abschnitt Die Rechte des Principals Jeder verwalten ab Seite 49 Anlegen von Funktionsbereichen sowie Zuordnen von Benutzern, Gruppen und Rollen zu Funktionsbereichen Siehe Abschnitt Funktionsbereiche verwalten ab Seite 50 Zuordnen von Benutzern, Gruppen und Rollen zu Websites Siehe Abschnitt Zuordnungen zu Websites ab Seite 55 Principals finden im Admin-Client In einem Livelink-System können zahlreiche Principals verwaltet werden. Das Laden und Anzeigen aller Principals kann daher unter Umständen sehr lange dauern. Aus diesem Grunde stehen in der Benutzerverwaltung des Admin-Clients für alle Principals Filter zur Verfügung, um die Zahl der angezeigten Elemente einzuschränken. 32 Livelink WCM Server

33 Gemeinsame Benutzerverwaltung Die Felder für die Filterkriterien werden im rechten Fensterbereich eingeblendet, wenn Sie auf eines der Elemente Benutzer, Gruppen oder Rollen klicken. Abb. 5 Principals im Admin-Client finden So finden Sie Principals im Admin-Client: 1. Geben Sie die Kriterien für den Anzeigefilter ein. Es kann nach folgenden Kriterien gesucht werden: Name des Principals Für die Suche nach einem Benutzer kann nur der Nachname verwendet werden. Kennung von Benutzern WCM-Zugriff Livelink Integrationshandbuch 33

34 Kapitel 2 Sie können das Sternchen (*) als Platzhalter für die Suche verwenden. Das Sternchen ersetzt dabei beliebig viele Zeichen am Ende, am Anfang oder in der Mitte eines Suchbegriffs. Wenn Sie z.b. m* im Feld Benutzerkennung eingeben, werden Ihnen alle Benutzer angezeigt, deren Kennung mit diesem Buchstaben beginnen, z.b. mmoreno oder mrossi. 2. Bestätigen Sie die Suchkriterien mit ENTER oder der Schaltfläche Suchen und Anzeige aktualisieren. Die Anzeige im linken Baum wird entsprechend den Suchergebnissen aktualisiert. So enthält das Baumelement Benutzer nach einer Suche nach einzelnen Benutzern nur noch die gefundenen Benutzer. 3. Um sich wieder alle Elemente anzeigen zu lassen, löschen Sie die Filterkriterien und bestätigen noch einmal mit ENTER oder der Schaltfläche Suchen und Anzeige aktualisieren. Benutzer im Admin-Client verwalten Wenn Sie das Hauptelement Benutzer in der Ansicht Benutzerverwaltung öffnen, wird eine Liste aller Benutzer, die in Ihrem Livelink-System eingerichtet sind, geöffnet. Nach der Installation können alle Livelink-Benutzer automatisch auch auf das WCM-System zugreifen. Sie haben jedoch weder Administrationsrechte noch Funktionsbereiche und besitzen nur die Standard-Objektrechte Lesen und Lesen (Produktion). Die Benutzer können so noch keine Websites bearbeiten oder Konfigurationsänderungen am WCM-System vornehmen. 34 Livelink WCM Server

35 Gemeinsame Benutzerverwaltung Abb. 6 Eingerichtete Benutzer im Admin-Client Folgende Funktionen stehen Ihnen für Benutzer im Admin-Client zur Verfügung: neue Benutzer einrichten, siehe folgenden Abschnitt Einstellungen von Benutzern (z.b. -Adresse) bearbeiten, siehe Abschnitt Einstellungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten auf Seite 37 Zuordnungen von Benutzern bearbeiten, siehe Abschnitt Zuordnungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten auf Seite 38 Benutzer vollständig aus der Benutzerverwaltung entfernen, siehe Abschnitt Benutzer im Admin-Client löschen auf Seite 41 Hinweis: Alle Änderungen an einem Benutzer werden im WCM-System erst nach einer erneuten Anmeldung des Benutzers am WCM-System wirksam. Als Administrator können Sie Benutzer über die Systemverwaltung abmelden (weitere Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients). Livelink Integrationshandbuch 35

36 Kapitel 2 Benutzer im Admin-Client anlegen So legen Sie einen Benutzer im Admin-Client an: 1. Markieren Sie das Baumelement Benutzer in der Ansicht Benutzerverwaltung. 2. Wählen Sie Neuer Benutzer aus dem Kontextmenü, oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Symbol zum Anlegen eines Benutzers 3. Legen Sie die Einstellungen des Benutzers im Dialog Neuer Benutzer fest. Abb. 7 Benutzer im Admin-Client anlegen Genaue Informationen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 36 Livelink WCM Server

37 Gemeinsame Benutzerverwaltung Hinweise Ein über den Admin-Client angelegter Benutzer verfügt in Livelink über die Berechtigungen Anmelden erlaubt und Öffentlicher Zugriff aktiviert und ist der Standardgruppe zugeordnet. Die Benutzerkennung wird in Livelink als Anmeldungsname verwendet. Für den Namen eines Benutzers gibt es im Admin-Client nur das Feld Name. Der Eintrag in diesem Feld kann in die Livelink-Namensbestandteile Vorname, 2. Vorname und Nachname zerlegt werden. Dazu müssen bei der Eingabe des Namens im Admin-Client der Vorname, der Nachname und optional der zweite Vorname jeweils durch mindestens zwei Leerzeichen getrennt werden. Beispiel Der Eintrag Joshua{zwei Leerzeichen}F{zwei Leerzeichen}Stein im Feld Name des Admin-Clients wird in Livelink folgendermaßen dargestellt: Vorname: Joshua 2. Vorname: F Nachname: Stein Einstellungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten So ändern Sie die Einstellungen eines Benutzers, z.b. seine - Adresse: 1. Wählen Sie den Benutzer über Benutzerverwaltung Benutzer {Benutzerkennung} aus. Im rechten Fensterbereich werden die Einstellungen des Benutzers angezeigt. Livelink Integrationshandbuch 37

38 Kapitel 2 Abb. 8 Einstellungen eines Benutzers im Admin-Client bearbeiten 2. Nehmen Sie die gewünschten Veränderungen vor. Genaue Informationen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Zuordnungen von Benutzern im Admin-Client bearbeiten Mithilfe von Zuordnungen können Sie einen Benutzer zu einer Gruppe bzw. Rolle zuordnen, ihm Zugriff auf eine Website ermöglichen sowie seine Standard-Objektrechte und Administrationsrechte steuern. Allgemeine Informationen zu Gruppen, Rollen, Funktionsbereichen und Rechten erhalten Sie im Livelink WCM Server-Administratorhandbuch (Kapitel Konzepte ). 38 Livelink WCM Server

39 Gemeinsame Benutzerverwaltung Um die Zuordnungen eines Benutzers zu öffnen, markieren Sie ihn über Benutzerverwaltung Benutzer {Benutzerkennung} und klicken doppelt auf die Benutzerkennung. Über die Symbolleiste oder das Kontextmenü können Sie die Funktionen für die Bearbeitung der Zuordnungen aufrufen. Abb. 9 Zuordnungen eines Benutzers im Admin-Client Folgende Zuordnungen können Sie für Benutzer vornehmen. Die Übersicht zeigt die Symbole für das Herstellen und Aufheben der Zuordnungen zwischen den Elementen. Gruppen: Sie können Benutzer zu bestimmten Gruppen zuordnen. Benutzer erhalten damit die Rechte der entsprechenden Gruppe(n). Rollen: Sie können Benutzern bestimmte Rollen zuweisen. Benutzer erhalten damit die Rechte der entsprechenden Rolle(n). Livelink Integrationshandbuch 39

40 Kapitel 2 Funktionsbereiche: Über die Funktionsbereiche steuern Sie, welche Typen von WCM-Objekten die Benutzer anlegen, ausleihen und zurückgeben dürfen sowie welche Dialoge und Funktionen im Content-Client zur Verfügung stehen. Sie können jedem Benutzer individuell Funktionsbereiche zuweisen. Websites: Wenn Sie einem Benutzer eine Website zuordnen, kann dieser über den Content-Client auf die Objekte der Website zugreifen. Die genauen Zugriffsrechte hängen von der Zugehörigkeit des Benutzers zu Gruppen, Rollen und Funktionsbereichen sowie von den Rechteeinstellungen der einzelnen WCM-Objekte ab. Standard-Objektrechte: Sie können für jeden einzelnen Benutzer die Standard-Objektrechte für die Arbeit an den WCM-Objekten festlegen. Diese Vorgaben werden als Voreinstellung für die Zugriffsrechte verwendet, sobald ein Benutzer im Content-Client zur Liste der Zugriffsberechtigten eines Objekts hinzugefügt wird. Administrationsrechte: Hier legen Sie die Rechte der Benutzer für die Administration des WCM-Systems fest. Die einzelnen Rechte können individuell vergeben werden. Auf diese Weise können Sie genau steuern, welche Einstellungen die verschiedenen Benutzer einsehen und welche Änderungen sie vornehmen dürfen. Entsprechend den vergebenen Rechten werden im Admin-Client nur die Ansichten und Funktionen eingeblendet, für die der Benutzer auch die Berechtigung hat. Besitzt der Benutzer z. B. nicht das Recht, die Konfiguration einzusehen, wird diese Ansicht im Admin-Client ausgeblendet. Einen Überblick über die Administrationsrechte finden Sie in der Online- Hilfe des Admin-Clients. 40 Livelink WCM Server

41 Gemeinsame Benutzerverwaltung Hinweis: Hat ein Benutzer aufgrund seiner Gruppen- bzw. Rollenzugehörigkeit bestimmte Administrationsrechte und zusätzlich eigene Administrationsrechte, dann werden die Berechtigungen addiert. Außerdem gelten für alle Benutzer die Administrationsrechte des Principals Jeder, siehe Abschnitt Die Rechte des Principals Jeder verwalten auf Seite 49. Benutzer im Admin-Client löschen So entfernen Sie einen Benutzer im Admin-Client: 1. Wählen Sie den Benutzer über Benutzerverwaltung Benutzer {Benutzerkennung} aus. 2. Wählen Sie Benutzer löschen aus dem Kontextmenü, oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Symbol zum Löschen eines Benutzers 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage durch Klicken auf die Schaltfläche Ja. Der gelöschte Benutzer kann sich nicht mehr am WCM-System anmelden; in Livelink wird der Benutzer als gelöscht markiert. Um lediglich den Zugriff eines Benutzers auf das WCM-System zu sperren, können Sie auch in den Einstellungen des Benutzers die Option WCM-Zugriff deaktivieren. So müssen Sie nicht gleich den kompletten Benutzereintrag löschen. Hinweise Wenn Sie einen Benutzer löschen, nachdem Sie ihn im Content- Client zu den Zugriffsberechtigten eines WCM-Objekts hinzugefügt haben, wird diese Änderung nicht automatisch übertragen. Sie müssen die Liste der Zugriffsberechtigten manuell anpassen. Livelink Integrationshandbuch 41

42 Kapitel 2 Durch das Löschen von Benutzern können WCM-Objekte entstehen, auf die kein Principal mehr Zugriff hat. Über den Menübefehl Extras Verwaiste Objekte sammeln ordnen Sie solche Objekte wieder einem Benutzer zu. Ein Benutzer mit Administrationsrechten kann nur von Benutzern gelöscht werden, die über das Recht Administrationsrechte ändern verfügen. Gruppen und Rollen im Admin-Client verwalten Sie können mit Livelink WCM Server die Benutzer einer Website in Gruppen zusammenfassen und den Zugriff auf die Objekte der Website über die Vergabe von Rechten an diese Gruppen regeln. Gruppen sind in der Regel an organisatorische Strukturen wie Abteilungen oder Projekte geknüpft, z.b. Marketing oder Sales. Eine andere Art der Klassifizierung von Benutzern stellen Rollen dar. Im Unterschied zu Gruppen werden Rollen aufgabenbezogen definiert, z.b. IntranetAdmin oder Editor. Allgemeine Informationen zur Zugriffssteuerung mit Gruppen und Rollen erhalten Sie im Livelink WCM Server-Administratorhandbuch (Kapitel Konzepte ). Hinweise: In Livelink gibt es nur Benutzer und Gruppen keine Rollen. Die WCM- Rollen werden in Livelink als Gruppen abgebildet. Zu jeder Livelink- Gruppe wird die Information gespeichert, ob diese im WCM-System eine Gruppe oder eine Rolle darstellt. In Livelink können zu Gruppen keine zusätzlichen Informationen wie z.b. die -Adresse gepflegt werden. Die WCM-spezifischen Einstellungen von Gruppen und Rollen können deshalb nur über den Admin-Client bearbeitet werden. 42 Livelink WCM Server

43 Gemeinsame Benutzerverwaltung Die Vorgehensweise bei der Verwaltung von Gruppen und Rollen im Admin-Client ist identisch und wird deshalb zusammen beschrieben. Wenn Sie das Hauptelement Gruppen bzw. Rollen in der Ansicht Benutzerverwaltung öffnen, werden die eingerichteten Gruppen bzw. Rollen links im Baum angezeigt. Abb. 10 Eingerichtete Gruppen im Admin-Client Folgende Funktionen stehen Ihnen für Gruppen und Rollen zur Verfügung: neue Gruppen oder Rollen einrichten, siehe folgenden Abschnitt -Adresse oder WCM-Zugriff von Gruppen bzw. Rollen ändern, siehe Abschnitt Einstellungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin- Client bearbeiten auf Seite 45 Zuordnungen von Gruppen bzw. Rollen bearbeiten, siehe Abschnitt Zuordnungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client bearbeiten auf Seite 46 Gruppen oder Rollen vollständig aus der Benutzerverwaltung entfernen, siehe Abschnitt Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client löschen auf Seite 48 Livelink Integrationshandbuch 43

44 Kapitel 2 Hinweis: Änderungen an einer Gruppe bzw. Rolle werden im WCM- System erst wirksam, wenn sich die entsprechenden Benutzer neu am WCM-System anmelden. Als Administrator können Sie Benutzer über die Systemverwaltung abmelden (weitere Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients). Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client anlegen So legen Sie eine Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client an: 1. Markieren Sie in der Ansicht Benutzerverwaltung das Element Gruppen bzw. Rollen. 2. Wählen Sie Neue Gruppe bzw. Neue Rolle aus dem Kontextmenü, oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Symbol zum Anlegen einer Gruppe Symbol zum Anlegen einer Rolle 3. Legen Sie im darauf folgenden Dialog die Einstellungen der Gruppe bzw. Rolle fest. Abb. 11 Gruppe im Admin-Client anlegen 44 Livelink WCM Server

45 Gemeinsame Benutzerverwaltung Genaue Informationen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients. Hinweis: Im WCM-System muss der Name einer Gruppe oder Rolle nur innerhalb aller Gruppen bzw. Rollen eindeutig sein. Es ist also möglich, dass eine Gruppe und eine Rolle denselben Namen haben. Wenn die Benutzerdaten in Livelink gespeichert werden, ist dies nicht erlaubt, da Rollen in Livelink als Gruppen behandelt werden. 4. Bestätigen Sie die Angaben durch Klicken auf die Schaltfläche OK. Einstellungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client bearbeiten So ändern Sie die Einstellungen einer Gruppe bzw. Rolle: 1. Wählen Sie das gewünschte Element über Benutzerverwaltung Gruppen bzw. Rollen {Gruppen/Rollen-Name} aus. Die Einstellungen werden im rechten Fensterbereich angezeigt. 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Genaue Informationen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie in der Online-Hilfe des Admin-Clients. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Hinweis: In Livelink können zu Gruppen keine zusätzlichen Informationen wie z.b. die -Adresse gepflegt werden. Die WCMspezifischen Einstellungen von Gruppen und Rollen können deshalb nur über den Admin-Client bearbeitet werden. Livelink Integrationshandbuch 45

46 Kapitel 2 Zuordnungen einer Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client bearbeiten Mithilfe der Zuordnungen können Sie einer Gruppe bzw. Rolle Benutzer zuordnen, ihr den Zugriff auf eine Website ermöglichen sowie die Standard-Objektrechte und Administrationsrechte festlegen. Allgemeine Informationen zu Gruppen, Rollen, Funktionsbereichen und Rechten erhalten Sie im Livelink WCM Server-Administratorhandbuch (Kapitel Konzepte ). Um die Zuordnungen einer Gruppe bzw. Rolle zu öffnen, wählen Sie Benutzerverwaltung Gruppen bzw. Rollen {Gruppen/Rollen-Name}. Über die Symbolleiste oder das Kontextmenü rufen Sie die Funktionen zur Bearbeitung der Zuordnungen auf. Abb. 12 Zuordnungen einer Gruppe im Admin-Client Folgende Zuordnungen können Sie für Gruppen bzw. Rollen vornehmen. Die Übersicht zeigt die Symbole zum Herstellen und Aufheben der Zuordnungen zwischen den Elementen. Benutzer: Aus der Liste der gespeicherten Benutzer können Sie auswählen, welche Benutzer zu einer bestimmten Gruppe bzw. Rolle gehören sollen. 46 Livelink WCM Server

47 Gemeinsame Benutzerverwaltung Funktionsbereiche: Über die Funktionsbereiche steuern Sie, welche Typen von Objekten die Benutzer anlegen, ausleihen und zurückgeben dürfen und welche Dialoge und Funktionen im Content-Client zur Verfügung stehen. Wenn Sie einer Gruppe bzw. Rolle Funktionsbereiche zuordnen, erhalten alle entsprechenden Benutzer die damit verbundenen Rechte. Websites: Wenn Sie eine Gruppe bzw. Rolle einer Website zuordnen, können die entsprechenden Benutzer über den Content-Client auf die Objekte der Website zugreifen. Die genauen Zugriffsrechte hängen von den Gruppen- und Rolleneinstellungen, den zugeordneten Funktionsbereichen sowie von den Rechteeinstellungen der einzelnen WCM-Objekte ab. Standard-Objektrechte: Sie können für jede Gruppe bzw. Rolle die Standard-Objektrechte für die Arbeit an den WCM-Objekten festlegen. Diese Vorgaben werden als Voreinstellung für die Zugriffsrechte verwendet, sobald eine Gruppe bzw. Rolle im Content-Client zur Liste der Zugriffsberechtigten eines Objekts hinzugefügt wird. Administrationsrechte: Hier legen Sie die Rechte der Gruppe bzw. Rolle für die Administration des WCM-Systems fest. Die einzelnen Rechte können individuell vergeben werden. Auf diese Weise können Sie genau steuern, welche Einstellungen die zugeordneten Benutzer einsehen und welche Änderungen sie vornehmen dürfen. Entsprechend den vergebenen Rechten werden im Admin-Client nur die Ansichten und Funktionen eingeblendet, für die die zugeordneten Benutzer auch die Berechtigung haben. Hat eine Gruppe bzw. Rolle z.b. nicht das Recht, die Konfiguration einzusehen, wird diese Ansicht im Admin-Client ausgeblendet. Livelink Integrationshandbuch 47

48 Kapitel 2 Einen Überblick über die Administrationsrechte finden Sie in der Online- Hilfe des Admin-Clients. Hinweis: Hat ein Benutzer aufgrund seiner Gruppen- bzw. Rollenzugehörigkeit bestimmte Administrationsrechte und zusätzlich eigene Administrationsrechte, dann werden die Berechtigungen addiert. Außerdem gelten für alle Benutzer die Administrationsrechte des Principals Jeder, siehe Abschnitt Die Rechte des Principals Jeder verwalten auf Seite 49. Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client löschen So entfernen Sie eine Gruppe bzw. Rolle im Admin-Client: 1. Wählen Sie die Gruppe bzw. Rolle über Benutzerverwaltung Gruppen bzw. Rollen {Gruppen/Rollen-Name} aus. 2. Wählen Sie Gruppe löschen bzw. Rolle löschen aus dem Kontextmenü, oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Symbol zum Löschen einer Gruppe Symbol zum Löschen einer Rolle 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage durch Klicken auf die Schaltfläche Ja. Hinweise Wenn Sie eine Gruppe bzw. Rolle löschen, nachdem Sie sie im Content-Client zu den Zugriffsberechtigten eines WCM-Objekts hinzugefügt haben, wird diese Änderung nicht automatisch übertragen. Sie müssen die Liste der Zugriffsberechtigten manuell anpassen. 48 Livelink WCM Server